Für die Word, Excel und PowerPoint gibt es jeweils eine eigene mobile App für Smartphone und Tablet. Die einzelnen Downloads kannst Du Dir sparen! Schau Dir stattdessen die umfassende App Microsoft 365 an. Sie vereint die Office-Dienste und weitere nützliche Funktionen unter einer Oberfläche.
Mit der mobilen App Microsoft 365 kannst Du Dateien auf Deinem Handy ansehen, präsentieren und teilweise sogar bearbeiten. In diesem Blog-Artikel lernst Du die Office-App für Android und iOS kennen.
Um alle Funktionen der mobilen App und mehr Speicherplatz in der Cloud OneDrive nutzen zu können, benötigst Du eine Lizenz für Microsoft 365. Für Privatpersonen, Schulen und Geschäftskunden gibt es jeweils unterschiedliche Lizenzen.
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Download der App Microsoft 365 (Office)
Seit Januar 2023 heißt die App offiziell Microsoft 365, nicht mehr nur Office. Damit will Microsoft sein Angebot mit zahlreichen enthaltenen Apps und Diensten stärken.
Lade Dir zunächst die App Microsoft 365 (Office) aus dem jeweiligen App Store herunter. Unter den folgenden Links solltest Du den Download und die Installation auf Deinem Gerät direkt starten können:
- Microsoft 365 (Office) für Android im Google Play Store
- Microsoft 365 (Office) für iOS im Apple App Store
Aktuell kann es sein, dass die App auf Deinem Gerät trotzdem noch Office heißt und der Eintrag im Menü entsprechend gelistet ist.
Erste Schritte in Microsoft 365 (Office)
Beim ersten Start musst Du ggf. zulassen, dass die App auf den internen Speicher zugreifen darf. Nur so kannst Du Dateien auf Deinem mobilen Gerät öffnen und bearbeiten. Außerdem begrüßt Dich ein kurzes Tutorial, das Dir die Funktionen von Microsoft 365 auf dem Smartphone oder Tablet vorstellt.
Melde Dich danach mit Deinem 👉🏻 Benutzerkonto für Microsoft 365 an. Du kannst Dich über das Profilbild noch mit weiteren privaten und geschäftlichen Konten parallel verbinden. Danach hast Du Zugriff auf Deine Dokumente in der Cloud. Auf der Startseite der App werden dann Deine zuletzt genutzten Dateien angezeigt.
Über das Menü am oberen Rand kannst Du Deine Inhalte gezielt nach bestimmten Dateiformaten filtern. Alternativ tippst Du auf das Ordnersymbol oder die Lupe rechts oben, um weitere Dateien in Deiner Cloud zu finden. Wenn Du auf einen Eintrag tippst, wird die Datei direkt in der passenden Benutzeroberfläche geöffnet.
Auch neue Office-Dateien lassen sich in der App Microsoft 365 erzeugen. Tippe dafür rechts unten auf die entsprechend benannte Schaltfläche und wähle aus, ob Du zum Beispiel ein neues Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation erstellen möchtest.
Neue Dateien werden grundsätzlich direkt in der Cloud gespeichert. So kannst Du sie später direkt auf dem PC weiter bearbeiten. Wie Du OneDrive auf dem Desktop einrichtest und Dateien in der Cloud sinnvoll verwaltest, zeige ich Dir 📘 in meinem Handbuch „Windows 11 für Einsteiger und Umsteiger“.
Office-Dateien in der mobilen App bearbeiten
Egal ob Word, PowerPoint oder Excel: Du öffnest eine Datei also, indem Du sie auf dem Touchscreen antippst. Die App Microsoft 365 lädt die Datei dann aus der Cloud auf Dein Gerät herunter und öffnet die passende Benutzeroberfläche.
Wenn Du zum Beispiel eine Word-Datei öffnest, siehst Du das Dokument zunächst in der mobilen Ansicht. Die Ansicht ist optimiert für die Lesbarkeit auf dem 🛒 Smartphone.
Zum Bearbeiten der Datei tippst Du auf das Stiftsymbol in der Leiste oben. Du siehst nun den Textcursor im Dokument, die Touch-Tastatur Deines 👉🏻 Smartphones unten sowie eine neue Menüleiste darüber.
In dieser Zeile sind die wichtigsten Funktionen abgelegt, die Du vermutlich schon aus den Office-Programmen kennst. Wische auf der Menüleiste zur Seite, um alle Möglichkeiten zu entdecken – von der Schriftfarbe über nummerierte Listen bis hin zu Links, Bildern und Tabellen.
Tippe an eine beliebige Stelle im Dokument, um den Textcursor dorthin zu setzen. Du kannst über die Tastatur etwas eingeben oder über das Menü Elemente einfügen. Wenn Du den Finger an einer Position etwas länger gedrückt hältst, kannst Du einen Teil des Absatzes markieren und wie sonst in den Office-Programmen kopieren oder ausschneiden.
Hast Du Dich vertippt oder aus Versehen etwas gelöscht? Mache einzelne Schritte über den nach links zeigenden Pfeil in der Menüleiste oben wieder rückgängig.
Den kompletten Funktionsumfang der App Microsoft 365 (Office) entdeckst Du, wenn Du ganz rechts in der Leiste auf den kleinen Pfeil nach oben tippst und so das komplette Menü öffnest. Die Menüpunkte entsprechen quasi den Registerkarten im Desktop-Programm. Die Funktionen sind auf mehrere Abschnitte verteilt, die Du über das Feld Start auswählst.
Wenn Du mit der Bearbeitung fertig bist, verlässt Du die Datei über die Zurück-Taste auf Deinem 🛒 Smartphone.
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Offline-Dateien in der App Microsoft 365
Häufig genutzte Office-Dateien kannst Du für einen bestimmten Zeitraum aufs Handy herunterladen. Die Inhalte stehen also jederzeit auch ohne Internetverbindung zur Verfügung, zum Beispiel im Flugzeug oder im Funkloch. Änderungen daran werden bei nächster Gelegenheit natürlich mit der Cloud synchronisiert.
Neben den Dateien auf der Startseite siehst Du jeweils ein kleines Wolkensymbol. Wenn Du darauf tippst, wird aus dem Symbol ein kleines grünes Handy. So machst Du das dazugehörige Dokument zur Offline-Datei. Über das Drei-Punkte-Menü daneben kannst Du eine Datei wieder von Deinem Gerät entfernen.
In demselben Menü findest Du auch die Funktion Teilen, um Dateien für andere Personen freizugeben. Den Dialog und die Optionen kennst Du vielleicht schon vom Teilen mit der Microsoft-Cloud OneDrive.
Beachte auch die weiteren Einstellungen in der App, die sich hinter Deinem Profilsymbol links oben verbergen. Dort kannst Du Dich zum Beispiel neue Dateien automatisch herunterladen und Dich per Pushbenachrichtigungen über geteilte Dokumente informieren lassen.
Weitere Funktionen in der mobilen Office-App
Die App Microsoft 365 für Android und iOS enthält noch viele weitere Funktionen. In meinem 📙 Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ zeige ich Dir u. a., wie Du
- PowerPoint-Dateien in der App bearbeitest und Deine Präsentationen sogar vom Smartphone aus vorführst
- Excel-Tabellen auf dem mobilen Gerät komfortabel anzeigst
- Du unterwegs den Überblick über Deine Kurznotizen behältst
- eine Umfrage mit Microsoft Forms vorbereitest
- die App auf Deinem Smartphone als mobilen Scanner nutzt.
Außerdem lernst Du 📙 in meinem Buch weitere mobile Apps von Microsoft, die Web-Apps in Office Online sowie die Desktop-Versionen der Office-Familie kennen – natürlich mit vielen Beispielen aus Schule und Unterricht. Ich freue mich zudem über Dein Feedback als Kommentar unter diesem Blog-Artikel.
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