Microsoft 365: Benutzerkonten erstellen & verwalten

Wie kannst Du in Microsoft 365 Benutzerkonten erstellen? Wie fügst Du neue Mitarbeiter, Kollegen, Projektpartner, Studierende und Schüler mit jeweils einer eigenen Lizenz hinzu? Welche unterschiedlichen Konten gibt es überhaupt?

Zum Erstellen neuer Benutzerkonten wechselst Du ins 👉🏻 Admin Center von Microsoft 365. Um diesen Bereich aufrufen zu können, benötigst Du selbst ein Konto mit Berechtigungen als Administrator. Wie Du dort weitere Personen für die Nutzung von Microsoft 365 bzw. Office 365 einträgst, erfährst Du in dieser Anleitung.

Im ersten Schritt musst Du Dich wie üblich 👉🏻 im Online-Portal Deiner Firma oder Schule anmelden. Zum Admin Center gelangst Du dann links oben im Menü mit den neun Punkten. Es wird hier nur angezeigt, wenn Du ein entsprechendes Benutzerkonto hast.

Admin Center in Microsoft 365
Admin Center im Menü von Microsoft 365

Alternativ öffnest Du das Admin Center auch direkt, und zwar über die folgende Internetadresse:

Wenn der Login geklappt hat, siehst Du in der linken Spalte unter Benutzer die verfügbaren Menüpunkte aufgelistet. Neue Kolleg*innen, neue Praktikant*innen, auch Mitarbeiter*innen in Sekretariat und Verwaltung – sie alle müssen einmalig unter Aktive Benutzer eingetragen werden, um Microsoft 365 (Education) zu nutzen.

Aktive Benutzer in Microsoft 365
Aktive Benutzer in Microsoft 365

Aktive Benutzer hinzufügen in Microsoft 365

Hier kannst Du nun neue Benutzer hinzufügen. Klicke auf die Funktion oben in der Menüleiste und trage dann im neuen Fenster die jeweiligen Daten ein. Dazu gehören zunächst Vorname und Nachname sowie ein Anzeigename. Das kann der volle Name sein, alternativ aber auch eine Bezeichnung mit akademischen Titeln wie „Dr.“ und „OStR.“ – oder ein üblicher Spitzname.

Der Anzeigename ist zum Beispiel beim Erstellen von E-Mails, bei der Kommunikation per 👉🏻 Microsoft Teams oder beim Teilen von Dateien für alle sichtbar.

So ein Benutzername für Microsoft 365 ist immer in Form einer Mail-Adresse aufgebaut. Diese endet meist mit der einmalig verbundenen Domain Deiner Firma oder Schule. Üblich ist dabei die folgende Zusammensetzung:

  • vorname.nachname@musterfirma.de

Sollte Eure Firmen- oder Schullizenz von Microsoft 365 bislang nicht mit Eurer Domain verknüpft sein, dann lautet die Endung in der Regel wie folgt:

  • vorname.nachname@musterschule.onmicrosoft.com

Diese muss dann jede Person bei jeder Anmeldung in voller Länge eingegeben werden.

Als Administrator kannst Du für neue Benutzer ein bestimmtes Kennwort vergeben. Alternativ lässt sich automatisch ein Kennwort aus einer zufälligen Zeichenfolge generieren. In jedem Fall sollte sich die Person dann später ein eigenes Kennwort aussuchen, das nur sie selbst kennt.

Diese Anforderung wird ihr bei der 👉🏻 ersten Anmeldung im Online-Portal angezeigt, wenn Du bei der Einrichtung des Kontos einen Haken vor der entsprechenden Option setzt. Auf Wunsch erhalten neue Benutzer diese Daten auch per E-Mail an eine separate Adresse.

Benutzer hinzufügen in Microsoft 365
Benutzer hinzufügen in Microsoft 365

Rollen in Microsoft 365: Benutzer oder Administrator?

Im nächsten Schritt weist Du dem neuen Benutzer eine 👉🏻 Lizenz für die Nutzung von Microsoft 365 zu. Die Optionalen Einstellungen auf der nächsten Seite solltest Du auch berücksichtigen.

Zunächst geht es aber um die Rolle des neuen Benutzers. Sie entscheidet, welche Zugriffsrechte jemand im Online-Portal hat. Ein regulärer Benutzer kann alle Apps und Dienste verwenden, die innerhalb der Lizenz vorgesehen sind. Er kann aber nicht aufs Admin Center zugreifen.

Auf Wunsch machst Du einen Benutzer zu einem weiteren Administrator. Microsoft 365 bietet verschiedene Berechtigungsstufen an. Ein Globaler Administrator kann auf alle Einstellungen im Portal Einfluss nehmen. Andere verfügbare Rollen gelten nur für bestimmte Bereiche oder Apps.

Rolle als Administrator vergeben
Rolle als Administrator vergeben

Wenn Du mit dem Mauspfeil auf dem kleinen Info-Symbol neben einem Eintrag verweilst, erfährst Du mehr über die Rechte der jeweiligen Rolle. Aus Sicherheitsgründen sollte es erfahrungsgemäß nur so viele Administratoren wie nötig und so wenige wie möglich geben.

Ebenfalls unter den optionalen Einstellungen findest Du weitere Eingabefelder rund um die Person. Hier ergänzt Du zum Beispiel Hinweise zu Zuständigkeiten oder Telefonnummern.

Bitte beachte: Auf hier eingetragene Infos können alle Mitglieder der Firma oder Einrichtung zugreifen. Das ist einerseits praktisch, damit jeder die Angaben im Verzeichnis findet. Andererseits möchtest Du vielleicht nicht, dass alle Kolleg*innen Deine private Mobilfunknummer kennen. Das handhaben Menschen meiner Erfahrung nach unterschiedlich.

Profilinformationen für neues Benutzerkonto
Profilinformationen für neues Benutzerkonto

Auf der letzten Seite siehst Du noch einmal alle Angaben. Prüfe, ob die Einträge korrekt sind oder eventuell Tippfehler enthalten. Wenn Du nichts bearbeiten musst, kannst Du unten auf Hinzufügen fertig stellen klicken. Der neue Benutzer wird angelegt und in der Übersicht angezeigt. Er kann sich ab sofort 👉🏻 in der Web-Oberfläche anmelden.


Erste Hilfe vom Administrator: Was noch passieren kann …

Im Büroalltag erleben Administratoren noch diese drei typischen Situationen mit ihrem Team:

Kennwort zurücksetzen

Es kommt immer wieder vor, dass jemand sein Passwort vergisst und es nicht selbst wiederherstellen kann. Der Hilferuf erreicht dann in der Regel Dich als Administrator.

Der rettende Handgriff ist einfach: Wähle das Benutzerkonto in der Liste aus und klicke dann oben im Menü auf Kennwort zurücksetzen. Alternativ klappt das auch mit dem in der Listenzeile angezeigten Schlüsselsymbol.

Kennwort für ein Benutzerkonto zurücksetzen
Kennwort für ein Benutzerkonto zurücksetzen

Wie schon bei der Erstellung neuer Konten vergibst Du dann ein neues Kennwort, das die Person bei der erneuten Anmeldung wieder ändern sollte.

Kontaktinformationen aktualisieren

Musst Du bestimmte Angaben aktualisieren, zum Beispiel eine Telefonnummer oder einen Nachnamen nach einer Hochzeit im Kollegium? Klicke auf den Benutzernamen in der Liste. Die Angaben zur Person öffnen sich in einem überlagernden Fenster auf der rechten Seite. Hier kannst Du die Infos in den Feldern korrigieren.

Benutzer löschen

Wenn Personen nicht mehr Teil des Unternehmens oder der Schule sind, solltest Du die jeweiligen Konten entfernen. Wähle den Namen in der Liste aus und klicke oben in der Menüleiste auf Benutzer löschen. Du findest die Option auch hinter den drei Punkten in der Zeile.

Benutzer löschen in Microsoft 365

In begründeten Fällen und falls dringend erforderlich kannst Du anderen Personen vor dem Löschen noch Zugriff auf das aufzulösende E-Mail-Postfach oder den Cloud-Ordner gewähren, damit wichtige Inhalte nicht komplett verloren gehen.

Auch wenn in Microsoft 365 ausschließlich berufliche Informationen gespeichert sein sollten: Beachte die Persönlichkeitsrechte ehemaliger Mitarbeiter*innen und Schüler*innen und gehe mit den Daten in dem Konto vertrauensvoll um.

Übrigens: Unter Gelöschte Benutzer in der linken Spalte werden die entfernten Konten 30 Tage lang aufbewahrt. In diesem Zeitraum können sie noch wiederhergestellt werden.

Microsoft 365 Education - Buchcover

Zugegeben: Es ist keine Freude, neue Benutzerkonten fürs gesamte Kollegium sowie für zig hundert Schüler einzeln händisch einzurichten. Das weiß auch Microsoft und lässt Dich im Admin Center auch viele Konten auf einmal einrichten. Die Anleitung gibt’s 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.

Über Stefan Malter:

  • Als Autor schreibe ich 👉🏻 Bücher und Blog-Artikel - vor allem über digitale Tools im Bildungsbereich.
  • Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft Innovative Educator (MIE) Expert und als Microsoft Most Valuable Professional (MVP) ausgezeichnet.

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