Microsoft 365: Mehrere Benutzer hinzufügen [Anleitung]

Zur Einrichtung von Microsoft 365 gehört das Erstellen von Benutzerkonten für alle Mitarbeiter und Kollegen. Darum kümmern sich in der Regel IT-Verantwortliche in Firmen und Schulen. Sie müssen zum Beispiel vor jedem neuen Schuljahr zahlreiche Accounts für neue Klassen, Referendare und sonstige Mitarbeitende anlegen.

Zugegeben: Es ist keine Freude, die Benutzerkonten für das gesamte Team oder Kollegium, vielleicht noch für zig neue Kunden und hunderte Schüler*innen einzeln von Hand einzurichten. Das weiß auch Microsoft und lässt Dich im Admin Center auf einen Schlag Mehrere Benutzer hinzufügen. Die Anleitung findest Du in diesem Blog-Artikel.

Ich setze hier voraus, dass Ihr als Firma oder Schule Microsoft 365 (Education) mit gültiger Lizenz nutzt und dass Du als Administrator aufs Admin Center zugreifen kannst. Das Software-Paket mit allen Apps und Diensten lernst Du ausführlich in meinem Handbuch „Microsoft 365 Education“ kennen.

Benutzervorlagen im Admin Center

Zunächst schauen wir uns an, wie Du einzelne Benutzerkonten mithilfe von Vorlagen schneller erstellen kannst. Allein mit diesen Handgriffen sparst Du in Zukunft viel Zeit.

1. Öffne das Admin Center wie üblich über das Menü im Online-Portal von Microsoft 365 Education. Wechsle dann in der Spalte links unter Benutzer zur Ansicht Aktive Benutzer.

2. Klicke nun oben in der Menüleiste auf Benutzervorlagen und dann auf Vorlage hinzufügen.

3. Vergib dann einen eindeutigen Namen für die Vorlage und trage in den folgenden Eingabemasken alle wiederkehrenden Angaben wie gewünscht ein, zum Beispiel die Rolle, die Lizenz oder bestimmte Profilinformationen.

4. Speichere zuletzt die Vorlage, mit deren Hilfe Du ab sofort neue Benutzerkonten schneller erstellen kannst.

Mehrere Benutzer hinzufügen in Microsoft 365 (Education)

Noch mehr Zeit sparst Du mit der Funktion Mehrere Benutzer hinzufügen. Sie ermöglicht die Eingabe vieler Namen auf einer Seite, für die dann die entsprechenden Konten mit Lizenzen erstellt werden.

Noch hilfreicher ist der Umweg über eine sogenannte CSV-Datei, mit der Du bis zu 249 neue Konten gleichzeitig einrichten kannst.

Eine CSV-Datei lässt sich zum Beispiel mit Microsoft Excel erstellen. Damit das reibungslos klappt, führe ich Dich hier schrittweise durch den Prozess. Du solltest ihn für Mitarbeiter*innen und Schülerschaft separat handhaben – auch wegen späterer Einstellungen.

1. Beispieldatei herunterladen

Klicke auf die Funktion Mehrere Benutzer hinzufügen im Menü oben, so dass sich ein neues Fenster öffnet. Setze unter den Eingabefeldern für neue Namen den Haken vor der Option „Ich möchte eine CSV mit Benutzerinformationen hochladen“.

Darunter kannst Du nun eine vorbereitete Beispieldatei herunterladen. Wähle am besten die zweite CSV-Datei mit Beispiel-Benutzerinformationen, auf denen Du bei den nächsten Schritten gut aufbauen kannst.

Die Beispieldatei hat die Endung .csv. CSV-Dateien kannst Du u. a. mit Excel öffnen. Wenn Du das allerdings machst, siehst Du die enthaltenen Daten in langen Zeilen. Sie sind per Komma getrennt, denn die Abkürzung CSV steht für „Comma-Separated Values“.

2. CSV-Datei anpassen

In dieser Form ist die Datei umständlich zu bearbeiten und zu erweitern. Das Problem: In den USA ist ein Komma als Trennzeichen vorgesehen, bei uns dagegen ein Semikolon üblich. Schließe Excel also wieder, denn wir müssen erst tricksen und die Satzzeichen vorab austauschen.

Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf die Beispieldatei und wähle im Kontextmenü unter „Öffnen mit“ nun bitte nicht Excel aus, sondern den Editor, ein schlichtes Text-Tool in Windows. Wähle oben im Menü unter Bearbeiten die Funktion Ersetzen und trage die zu tauschenden Satzzeichen entsprechend ein.

Ein Klick auf Alle ersetzen führt den Vorgang durch. Ohne weitere Änderung speicherst und schließt Du die Datei jetzt wieder – unbedingt mit der Endung .csv. Wenn Du die Beispieldatei nun wieder in Excel öffnest, sollten alle Daten in separaten Spalten angezeigt werden.

3. Benutzerdaten eingeben

Jetzt kannst Du endlich die Angaben in der Tabelle ändern und mit Daten zu den Personen ergänzen. Fülle für jedes neue Benutzerkonto eine weitere Zeile aus. Vielleicht kannst Du die Daten sogar der Einfachheit halber aus anderen vorhandenen Quellen kopieren, zum Beispiel einer internen Datenbank oder einem Schulverwaltungssystem.

Wichtig ist, dass Du für jedes neue Benutzerkonto mindestens eine Mail-Adresse mit Eurer Firmendomain oder Schuldomain sowie einen Anzeigenamen einträgst.

Du musst Dich außerdem unbedingt an die vorgegebenen Spalten halten und die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften unberührt lassen. Nur so wird die Tabelle gleich in Microsoft 365 (Education) fehlerfrei eingelesen.

Wenn Du bestimmte Angaben nicht kennst, dann lasse die Zellen zunächst frei. Sobald Du alle Personen hinterlegt hast, speicherst Du die Datei.

Du ahnst es vielleicht schon: Jetzt musst Du die Satzzeichen wieder zurücktauschen. Öffne die CSV-Datei also noch mal mit dem Editor und ersetze diesmal jedes Semikolon durch ein Komma.

4. CSV-Datei hochladen und Benutzer importieren

Wir wechseln zurück zum Browser mit dem Online-Portal von Microsoft 365. Klicke unten im Fenster auf Durchsuchen, um die gerade gespeicherte CSV-Datei auszuwählen und hochzuladen.

Wenn die neuen Benutzerdaten fehlerfrei erkannt werden, kannst Du sie nach einem Klick auf Weiter importieren. Andernfalls siehst Du oben einen Hinweis und musst erst den Fehler in Deiner Datei ermitteln.

Im letzten Schritt weist Du den Benutzerkonten noch die gewünschte Lizenz von Microsoft 365 (Education) zu, also zum Beispiel für Lehrende oder für Lernende.

Wenn Du danach unten auf Weiter klickst, kümmert sich das System um den Rest und wird wie versprochen mehrere Benutzer hinzufügen. Kurze Zeit später sind alle neuen Benutzerkonten im Admin Center verfügbar und nutzbar.

Auf Wunsch kannst Du noch die Ergebnisse herunterladen oder Dir eine Übersicht per E-Mail zusenden. Sie enthält übrigens auch die Einmalkennwörter für die erste Anmeldung, die Du den betreffenden Personen nun jeweils zur Verfügung stellen kannst.

Wie können sich die Personen nun mit ihrem neuen Benutzerkonto anmelden? Wie lassen sich die vielen Apps und Tools im Online-Portal sinnvoll für Job und Schule nutzen? Die besten Tipps und Anregungen gibt’s in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“!