Das Admin Center von Microsoft 365 bekommen nur ausgewählte Personen zu Gesicht. Das ist auch gut so: Ein Administrator hat im Unternehmen oder in der Schule viel Verantwortung und braucht für die vielen Einstellungen eine gute Portion technisches Know-how.
In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du das Admin Center aufrufst und wo Du die wichtigsten Optionen findest. Ich setze hier voraus, dass Du Deine Organisation eine Lizenz für Microsoft 365 hat.
Wer ist Administrator für Microsoft 365?
Du kannst das Admin Center nur öffnen, wenn Du ein passendes Benutzerkonto mit besonderen Rechten hast. Wer Zugriff auf diese Einstellungen erhält, handhaben Organisationen unterschiedlich:
- Große Unternehmen und Hochschulen haben eine eigene IT-Abteilung, die die Einrichtung von Microsoft 365 übernimmt.
- Manche Firmen und Schulen engagieren einen externen Dienstleister als Ansprechpartner für technische Probleme.
- Viele Einrichtungen können sich keinen professionellen Support leisten. Dann übernimmt meist jemand im Team die Verantwortung.
- Dasselbe gilt für Selbstständige, die Microsoft 365 nutzen und sich selbst um die Administration kümmern.
Ein Admin kann viele Informationen einsehen, Inhalte dauerhaft löschen und im schlimmsten Fall das komplette System lahmlegen – aus Versehen oder absichtlich. Das sollte man bei der Wahl eines vertrauenswürdigen Administrators für Microsoft 365 beachten.
Admin Center von Microsoft 365 öffnen
Du erreichst den Bereich Admin vom Online-Portal aus. Du findest den Eintrag, indem Du erst links im Menü auf Apps und dann rechts auf der Seite auf Alle Apps klickst.
Das Symbol lässt sich dann auch im Menü anheften. So kannst Du das Admin Center in Zukunft direkt links unten aufrufen.
Alternativ öffnest Du die Einstellungen über den folgenden Link. Melde Dich dort auf der Seite mit Deinem Benutzerkonto als Administrator an:
Es gibt außerdem eine App für mobile Geräte. So hast Du auf dem Smartphone oder Tablet schnell Zugriff auf ein paar grundlegende Optionen im Admin Center.
So ist das Admin Center aufgebaut:
Nach der Anmeldung gelangst Du zur Startseite.
Titelleiste
- Klicke auf die neun Punkte links oben, um zu einer bestimmten Web-App in Microsoft 365 zu wechseln.
- In der Mitte der Titelleiste findest Du ein Suchfeld. Die Suche hilft Dir dabei, eine bestimmte Option schnell zu finden.
- Rechts oben erscheint Dein Profilbild. Von hier aus kannst Du schnell zwischen mehreren Benutzerkonten wechseln – falls vorhanden.
- Links daneben findest Du mehrere Icons, u. a. für Einstellungen der Ansicht und Benachrichtigungen. Mit passender Lizenz erscheint hier links in der Reihe auch der KI-Assistent Copilot als Unterstützung.
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Menü
Die Einstellungen im Admin Center sind in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Links am Rand siehst Du alle verfügbaren Menüpunkte.
Ãœber die kleinen Pfeile rechts neben der Bezeichnung kannst Du die Bereiche jeweils ausklappen und einklappen.
Einträge, die Du häufig aufrufst, kannst Du über die Pinnnadel anheften und abheften.
Links unten im Menü kannst Du Alle anzeigen, auch ausgeblendete Bereiche. Unter Navigation anpassen lassen sich die sichtbaren Einträge gezielt auswählen.
Dashboard
Auf der Startseite selbst erscheint oben eine Leiste mit Schaltflächen für die wichtigsten Funktionen. Du kannst von hier aus zum Beispiel einen Benutzer hinzufügen oder ein Kennwort zurücksetzen.
Die Zusammenfassung von Copilot gibt Aufschluss darüber, ob alle Systeme fehlerfrei laufen oder ob irgendwelche Dienste ausgefallen
Das Dashboard selbst besteht aus mehreren Karten mit Informationen. Darauf siehst Du zum Beispiel Neuigkeiten rund um Microsoft 365 und Hinweise auf technische Probleme.
Du kannst diese Infokarten umsortieren, einzelne davon entfernen und neue Karten hinzufügen. Hinter den drei Punkten auf der weißen Leiste verbirgt sich die Option Dashboard anpassen.
Stelle Dir die Übersicht so zusammen, wie Du es für sinnvoll hältst.
Einstellungen im Admin Center anpassen
Copilot aktivieren, Agents freigeben, neue Mitarbeiter einpflegen oder nur ein Kennwort ändern: Es würde zu weit führen, hier alle verfügbaren Einstellungen vorzustellen.
Vorrangig geht es im Admin Center immer um diese Möglichkeiten:
- Benutzerkonten und Gruppen erstellen, konfigurieren und löschen;
- Lizenzen für Microsoft 365 kontrollieren und zuweisen;
- Apps, Funktionen und Inhalte bereitstellen oder sperren;
- die Sicherheit prüfen und interne Daten schützen;
- technische Probleme lösen.
Am besten hangelst Du Dich mal links durch das Menü und schaust Dir die verschiedenen Optionen an. Die Beschriftungen sind oft selbsterklärend, aber nicht immer.
Vorsicht vor Ãœbermut!
Ein Hinweis ist mir wichtig: In diesem Blog ermuntere ich Dich ja oft dazu, die Apps und Funktionen selbstständig zu entdecken und auszuprobieren. Von Übermut will ich Dir in Deiner Rolle als Administrator aber explizit abraten.
Einige Optionen im Admin Center können weitreichende Auswirkungen auf den Betrieb von Microsoft 365 haben. Unbedachte Änderungen führen im schlimmsten Fall zu dauerhaften Problemen und Datenverlust. Bitte vermeide also, dass Du bestimmte Geräte oder einzelne Benutzerkonten versehentlich lahmlegst.
Weitere Admin Center für einzelne Dienste
Damit nicht genug: Neben den allgemeinen Einstellungen haben einige Anwendungen und Dienste noch jeweils ein separates Admin Center mit eigenen Optionen.
Dazu gehören zum Beispiel der E-Mail-Dienst Exchange, die Cloud-Plattform SharePoint und das Kommunikations-Tool Microsoft Teams. Links im Menü findest Du dafür den Hinweis Alle Admin Center.
Dass die vielen Settings über so viele Orte verteilt sind, kann Einsteiger schnell überfordern. Mit der Zeit wirst Du es aber zu schätzen wissen, dass sich Microsoft 365 und die enthaltenen Tools so sicher und passgenau einrichten lassen.
Welche Einstellungen im Admin Center sollte jeder kennen? Welche Möglichkeiten vergisst Du im Alltag? Ich bin gespannt auf Deine persönlichen Erfahrungen – gerne als Kommentar zu diesem Beitrag.
