Das Admin Center von Microsoft 365 bekommen nur wenige ausgewählte Personen zu Gesicht. Das ist auch gut so: Ein Administrator hat im Unternehmen oder in der Schule viel Verantwortung und braucht für die vielen Einstellungen eine gute Portion technisches Knowhow.
In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du das Admin Center aufrufst und wo Du die wichtigsten Optionen findest. Ich setze hier voraus, dass Du Deine Organisation eine Lizenz für Microsoft 365 hat.
Mehr über diese und weitere Voraussetzungen erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch für Einsteiger.
Wer ist Administrator für Microsoft 365?
Du kannst das Admin Center nur öffnen, wenn Du ein passendes Benutzerkonto mit besonderen Rechten hast. Wer Zugriff auf diese Einstellungen erhält, handhaben Organisationen unterschiedlich:
- Große Unternehmen und Hochschulen haben eine eigene IT-Abteilung, die die Einrichtung von Microsoft 365 übernimmt.
- Manche Firmen und Schulen engagieren einen externen Dienstleister als Ansprechpartner für technische Probleme.
Microsoft 365: Schulung für Firmen und Organisationen
- Viele Einrichtungen können sich gar keinen professionellen Support leisten. Dann übernimmt meist jemand im Team die Verantwortung.
- Dasselbe gilt für Selbstständige, die Microsoft 365 nutzen und sich einfach selbst um die Administration kümmern.
Ein Administrator kann viele Informationen einsehen, gespeicherte Inhalte dauerhaft löschen und im schlimmsten Fall das komplette System lahmlegen – aus Versehen oder absichtlich.
Das sollte man bei der Wahl eines vertrauenswürdigen Adminis für Microsoft 365 beachten und entsprechende Vereinbarungen treffen.
Admin Center von Microsoft 365 öffnen
Du erreichst den Bereich Admin vom Online-Portal aus, also auch in der Übersicht aller Apps. Du findest den Eintrag, indem Du erst links im Menü auf Apps und dann rechts auf der Seite auf Alle Apps klickst.
Alternativ öffnest Du die Einstellungen über den folgenden Link. Melde Dich dort auf der Seite mit Deinem Benutzerkonto als Administrator an:
Es gibt außerdem eine App für mobile Geräte. So hast Du auf dem Smartphone oder Tablet schnell Zugriff auf ein paar grundlegende Optionen im Admin Center.
So ist das Admin Center aufgebaut:
- Nach der Anmeldung im Browser siehst Du in der Mitte der Titelleiste ein Suchfeld. Die Suche hilft Dir dabei, eine bestimmte Einstellung schnell zu finden.
- Rechts oben erscheint Dein Profilbild, über das Du schnell zwischen mehreren Benutzerkonten wechseln kannst.
- Links daneben findest Du mehrere Icons, u. a. für Einstellungen der Ansicht und Benachrichtigungen.
- Mit passender Lizenz erscheint hier in der Reihe auch der KI-Assistent Copilot als Unterstützung.
Die Einstellungen im Admin Center sind in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Links am Rand siehst Du alle verfügbaren Menüpunkte.
Über die kleinen Pfeile rechts neben der Bezeichnung kannst Du die Bereiche jeweils ausklappen und einklappen.
Einträge, die Du häufig aufrufst, kannst Du mit der Pinnnadel anheften und abheften. Ganz unten im Menü kannst Du Alle anzeigen, auch ausgeblendete Bereiche. Unter Navigation anpassen lassen sich die sichtbaren Einträge gezielt auswählen.
Das Dashboard auf der Startseite umfasst mehrere Karten mit verschiedenen Infos. Darauf siehst Du zum Beispiel aktuelle Nutzungsstatistiken und Fehlermeldungen.
Unzählige Einstellungen im Admin Center
Copilot aktivieren, Agents freigeben, neue Mitarbeiter und Gruppen einpflegen oder nur ein Kennwort ändern: Es würde zu weit führen, in diesem Buch alle verfügbaren Einstellungen vorzustellen.
Vorrangig geht es hier im Admin Center um diese Möglichkeiten:
- Benutzerkonten und Gruppen erstellen, konfigurieren und löschen;
- Domains und Lizenzen für Microsoft 365 kontrollieren und zuweisen;
- Apps, Funktionen und Inhalte bereitstellen oder sperren;
- die Sicherheit prüfen und interne Daten schützen;
- technische Probleme lösen.
Am besten hangelst Du Dich mal links durch das Menü und schaust Dir die jeweiligen Optionen an. Die Beschriftungen sind oft selbsterklärend, aber nicht immer.
Vorsicht vor Übermut!
Ein Hinweis ist mir wichtig: In diesem Blog habe ich Dich oft dazu ermuntert, die Apps und Funktionen selbstständig zu entdecken und auszuprobieren. Von Übermut will ich Dir in der Rolle als Administrator aber explizit abraten.
Einige Einstellungen im Admin Center haben weitreichende Auswirkungen auf den Betrieb von Microsoft 365. Unbedachte Änderungen können im schlimmsten Fall zu dauerhaften Problemen, versehentlichem Datenverlust und unerreichbaren Benutzerkonten führen.
Weitere Admin Center für weitere Dienste
Neben den allgemeinen Einstellungen haben einige Anwendungen und Dienste in Microsoft 365 noch jeweils ein separates Admin Center mit eigenen Optionen.
Dazu gehören zum Beispiel der E-Mail-Dienst Exchange, die Cloud-Plattform SharePoint und das Kommunikations-Tool Microsoft Teams. Du lernst die verschiedenen Apps und Dienste in meinem Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“ kennen.
Endlich ein Buch für alle(s).
Die neue Anleitung für Office, Cloud & Copilot – von Profis empfohlen! ⭐⭐⭐⭐⭐
Links im Menü findest Du dafür den Hinweis Alle Admin Center. Spätestens jetzt solltest Du ein Gefühl dafür bekommen, wie komplex die Welt von Microsoft 365 auch im Hintergrund ist.
Eine besondere Rolle spielen hier noch die folgenden Bereiche:
- Azure ist die technische Grundlage für viele Cloud-Dienste.
- Mit Intune kann man Dienstgeräte zentral verwalten.
- Defender schützt Benutzerkonten und Daten vor Bedrohungen.
- In Entra verwaltest Du Benutzerkonten und die Identitäten dahinter.
- Purview unterstützt Dich bei Datenschutz und Berechtigungen.
- Im Bereich Sicherheit bündelt Microsoft weitere Schutzfunktionen.
Dass die vielen Settings über so viele Orte verteilt sind, kann Einsteiger*innen schnell überfordern. Die IT-Abteilung weiß es aber meist zu schätzen, dass sich Microsoft 365 und die enthaltenen Tools so sicher und passgenau einrichten lassen.
Welche Einstellungen im Admin Center sollte jeder kennen? Welche Möglichkeiten vergisst Du im Alltag? Ich bin gespannt auf Deine persönlichen Erfahrungen – gerne als Kommentar zu diesem Beitrag.
