Man kann in Microsoft 365 nicht nur Benutzerkonten für einzelne Personen erstellen, sondern auch Gruppen anlegen. Wie das funktioniert, erfährst Du in dieser kurzen Anleitung.
Vielleicht bist Du schon Mitglied einer Gruppe und hast Zugriff auf den gemeinsamen Speicherort SharePoint. Wie Du das prüfen kannst, erfährst in einer separaten Anleitung hier im Blog.
Du kannst auch eine eigene Gruppe erstellen und selbst Mitglieder hinzufügen, sofern das innerhalb Deines Benutzerkontos für Microsoft 365 erlaubt ist. Dafür gibt es verschiedene Wege:
- In manchen Organisationen kann nur der Administrator neue Gruppen erstellen und verwalten. Das macht er im Admin Center von Microsoft 365.
- In SharePoint unter Erstellen kannst Du eine neue Website einrichten. Du weißt vielleicht schon: Hinter einer Website in SharePoint steckt immer eine Gruppe in Microsoft 365.
- Üblicher ist der Weg über die Kommunikationsplattform Microsoft Teams. Wenn Du hier ein neues Team mit ausgewählten Mitgliedern erstellst, entsteht ebenfalls eine neue Gruppe dafür. Mehr über Microsoft Teams erfährst Du in meinem Handbuch für Einsteiger.
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- Auch in Outlook kannst Du neue Gruppen erstellen und verwalten. Das liegt nahe, weil Du hier auch Zugriff auf die gemeinsamen E-Mail-Postfächer hast. In Outlook Online findest Du die Gruppen links in der Navigation unter Weitere Apps.
- In dieser Anleitung nutze ich den folgenden Weg: Klicke links unten auf der Startseite von Microsoft 365 auf Dein Profilbild und dann auf Konto anzeigen. Rufe dort unter Meine Gruppen die Übersicht auf und klicke dann auf die Schaltfläche M365-Gruppe erstellen. Auf dem Bildschirm erscheint ein Formular für alle notwendigen Angaben.
- Vergib zunächst einen Gruppennamen und wähle ein Kürzel für die dazugehörige E-Mail-Adresse aus. Ergänze eine passende Beschreibung und lege fest, ob dieser Gruppe jeder eigenständig beitreten darf. Klicke auf Erstellen und schau Dir noch die Erweiterten Einstellungen rund um die Kommunikation mit der Gruppe an.
Keine Gruppe ohne SharePoint
Danach musst Du nichts weiter machen: Jeder neuen Gruppe wird automatisch ein gemeinsamer Speicherplatz im SharePoint zugeordnet.
Den müssen Mitglieder aber erst mal finden. Falls sie noch keinen direkten Link dorthin sehen, können sie einfach die URL, also die Internetadresse der SharePoint-Website aufrufen.
Der Link setzt sich nach einem wiederkehrenden Muster zusammen. Er hängt vom Kürzel Deiner Firma oder Schule sowie dem Namen der neu erstellten Gruppe ab – sofern nicht anders ausgewählt. Im obigen Beispiel ergibt sich diese Adresse:
https://musterfirma.sharepoint.com/sites/Projektwoche
Gruppen als Chance für Firmen und Schulen
Mithilfe von Gruppen und dem Speicherort SharePoint könnt Ihr Euer Ordnungssystem überdenken und eine neue Dateistruktur für Eure Firma bzw. Schule aufbauen. Wenn die Inhalte grundsätzlich in der Cloud gespeichert sind, kann Microsoft 365 seine Stärken voll ausspielen – auch mit Blick auf die KI-Funktionen.
Bei aller Freude an den digitalen Tools: Für so ein grundsätzliches Vorhaben solltest Ihr Euch ausreichend Zeit nehmen, Euch die zukünftige Struktur vielleicht auch mal auf einem großen Zettel aufmalen und dabei von Anfang an alle beteiligten Personengruppen mitdenken. Je besser Ihr den Neustart plant, desto weniger Aufwand werdet Ihr in Zukunft im Arbeitsalltag damit haben. Versprochen!
Dabei spielen auch die weiteren Apps und Dienste in Microsoft 365 eine wichtige Rolle. Einen umfassenden Überblick mit vielen Tipps und Beispielen aus der Praxis findest Du in meinem Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
