Microsoft 365: Neue Gruppe erstellen, Link zum SharePoint finden

Man kann in Microsoft 365 nicht nur Benutzerkonten für einzelne Personen erstellen, sondern auch Gruppen anlegen. Wie das funktioniert, erfährst Du in dieser kurzen Anleitung.

Eine Gruppe kann aus allen oder nur aus ausgewählten Personen innerhalb Deiner Einrichtung bestehen. In einer Schule kann es zum Beispiel gleichzeitig eine Gruppe für die Schulleitung, eine Gruppe fürs gesamte Kollegium sowie Gruppen für Fachschaften und Jahrgangsstufen geben, zu denen jeweils nur bestimmte Lehrkräfte gehören.

Jeder Gruppe in Microsoft 365 wird ein Cloud-Speicherort zugeordnet, auf den alle Gruppenmitglieder gleichberechtigt Zugriff haben, der sogenannte SharePoint.

Analog zur persönlichen Cloud OneDrive bietet SharePoint noch weitere Funktionen an, zum Beispiel einen Gruppenkalender für gemeinsame Termine, eine gemeinsame Aufgabenverwaltung und ein Team in Microsoft Teams für die Kommunikation untereinander.

Übersicht für Gruppen in Microsoft 365

Prüfe zunächst, ob Du schon Mitglied in einer oder mehreren Gruppen bist. Klicke dafür erst rechts oben auf der Startseite von Microsoft 365 auf Dein Profilbild und dann auf Konto anzeigen.

Auf der folgenden Seite findest Du links in der Spalte den Eintrag Meine Gruppen. Er führt Dich zur gleichnamigen Übersicht.

Du siehst hier nun zum einen alle Gruppen, die Du selbst angelegt hast und demnach in Deinem „Besitz“ sind. Darunter werden auch alle Gruppen aufgelistet, zu denen Dein Benutzerkonto irgendwann mal von irgendjemandem hinzugefügt wurde.

Im Idealfall haben die Ersteller*innen jeweils eine kurze Beschreibung hinterlegt, damit Du den Zweck der Arbeitsgruppen auf Anhieb zuordnen kannst. Microsoft-typische Übersetzungsfehler wie auf der folgenden Abbildung ignorierst Du am besten.

Klicke einen Eintrag in der Liste an, um mehr über die jeweilige Gruppe zu erfahren. Nur mit entsprechender Berechtigung kannst Du hier zum Beispiel den Text der Beschreibung ändern und weitere Mitglieder hinzufügen.

Verlassen kannst Du die Gruppe natürlich jederzeit. Außerdem findest Du unten eine Gruppenverknüpfung zum dazugehörigen Postfach sowie eben zum gemeinsamen SharePoint.

M365-Gruppe erstellen

Du kannst selbstständig eine neue M365-Gruppe erstellen, sofern das innerhalb Deines Benutzerkontos erlaubt ist.

Dafür rufen wir nochmal die Übersicht unter Meine Gruppen auf. Dort führt Dich ein Assistent durch die einzelnen Schritte.

Vergib zunächst einen Namen und ergänze eine passende Beschreibung. Unter Richtlinie legst Du zudem fest, wer dieser Gruppe noch beitreten bzw. Mitglieder hinzufügen darf.

Klicke auf Weiter und wähle auf der folgenden Seite die Kontakte aus, die direkt Teil der Gruppe sein sollen – wahlweise ebenfalls als Besitzer*in.

Du musst danach nichts weiter machen: Jeder neuen Gruppe wird automatisch ein gemeinsamer Speicherplatz zugeordnet. Den muss man allerdings erst mal finden, denn zunächst erscheint in der obigen Übersicht keine Verknüpfung dorthin.

Link zum SharePoint der Gruppe finden

Der einfachste Weg ist eine URL, also eine Internetadresse, die Dich im Browser zum SharePoint der Gruppe führt. Der Link setzt sich nach einem wiederkehrenden Muster zusammen – abhängig vom Kürzel Deiner Schule und dem Namen der neuen Gruppe.

Im obigen Beispiel ergibt sich demnach diese Adresse:

https://musterschule.sharepoint.com/sites/AbschlussfahrtJahrgang10

Sobald Du die Seite erstmalig aufgerufen hast, sollte die Verknüpfung dann auch in den Einstellungen der jeweiligen Gruppe erscheinen.

Warum dieser Weg so kompliziert gestaltet ist, weiß wohl nur Microsoft.