Microsoft bietet verschiedene Lizenzen an. Die aktuellen Angebote richten sich – vereinfacht dargestellt – an drei unterschiedliche Zielgruppen:
- Microsoft 365 für Privatpersonen,
- Microsoft 365 Business / Enterprise für Unternehmen und
- Microsoft 365 Education für Bildungseinrichtungen.
Diese Lizenzen unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch im Umfang der enthaltenen Apps und Dienste.
Als wäre das nicht schon komplex genug: Innerhalb dieser Gruppen wiederum gibt es ebenfalls verschiedene Angebote. Du solltest von ihnen zumindest mal gehört haben, um mögliche Verwechslungen auszuschließen.
Microsoft 365 für Privatpersonen
Mit einem persönlichen Microsoft-Konto kannst Du zahlreiche Web-Apps kostenlos nutzen, darunter vereinfachte Online-Versionen der Office-Programme Word, Excel und PowerPoint sowie eine simple Variante des KI-Assistenten Copilot.
Zum kostenlosen Benutzerkonto gehören zudem ein E-Mail-Postfach, ein Kalender und der Cloud-Speicher OneDrive mit 5 GB Speicherplatz für Deine Dateien. Vielleicht hast Du so ein Konto sogar schon, weil Du Dich damit an Deinem PC und damit in Windows 11 anmeldest.
Wer mehr will oder braucht, muss zahlen. Das sind die kostenpflichtigen Angebote für Privatpersonen – jeweils als Abonnement verfügbar (aktueller Stand):
- Microsoft 365 Basic für 100 GB Speicherplatz;
- Microsoft 365 Single mit 1.000 GB Speicherplatz, weiteren KI-Funktionen und der Option, die Office-Apps auf dem PC und auf weiteren Geräten zu installieren;
- Microsoft 365 Family mit den obigen Vorteilen für bis zu 6 Personen;
- Microsoft 365 Premium mit umfassendem Zugang zu Copilot.
In der Regel sparst Du bei jährlicher Zahlung. Über die aktuellen Preise informierst Du Dich am besten auf der offiziellen Website von Microsoft.
Manchmal haben unabhängige Online-Händler sogar noch günstigere Angebote. Du wirst über die Suchmaschinen und auf Preisvergleichsseiten sicher schnell fündig. Achte aber unbedingt darauf, dass Du beim Kauf nicht auf irgendwelche unseriösen Internet-Shops hereinfällst.
Microsoft 365 Business / Enterprise für Firmen
Vom kleinen Familienunternehmen bis zum großen Konzern: Microsoft hat für so ziemlich jede Firma eine Lösung parat.
Man sollte sich allerdings eine Weile mit den verfügbaren Lizenzen beschäftigen, um das passende Angebot zu finden:
- Die Business‑Pläne richten sich an kleine und mittelgroße Firmen mit bis zu 300 Beschäftigten. Die Enterprise‑Pläne sind für größere Unternehmen mit höheren Anforderungen gedacht. Sie bieten im Hintergrund mehr Sicherheit, Kontrolle und Möglichkeiten zur Verwaltung von Benutzerkonten und Geräten.
- Unternehmen können Microsoft 365 mit der eigenen Internetdomain verbinden. So lassen sich berufliche E-Mail-Konten und professionell erscheinende Cloud-Links zum Teilen und Veröffentlichen von Inhalten einrichten.
- Achtung! Mit den günstigsten Angeboten kannst Du die Office-Anwendungen nur als Web-Apps im Browser aufrufen, aber nicht lokal auf dem PC installieren und damit nicht offline nutzen. Spare nicht am falschen Ende, wenn Du jederzeit und überall mobil bzw. ohne Internetverbindung arbeiten können willst.
- Viele Unternehmen möchten Microsoft Teams für die interne Kommunikation nutzen. Wegen eines EU-Kartellverfahrens ist die Software allerdings nicht mehr in allen Plänen enthalten und muss ggf. zusätzlich erworben werden.
- Jedes geschäftliche Benutzerkonto für Microsoft 365 hat Zugriff auf bestimmte Copilot-Features – ohne Zusatzkosten und sofern es Deine IT-Abteilung erlaubt. Du kannst mit dem KI-Assistenten chatten und sogar eigene Agents erstellen. Diesen Funktionsumfang lernst Du in meinem Handbuch für Einsteiger kennen.
Microsoft 365 für Einsteiger
Das neue Handbuch für Office, Cloud, Copilot & Co. mit vielen Tipps und Beispielen
- Noch mehr Möglichkeiten hast Du mit der teureren Lizenz für Copilot Premium. Damit kann die KI alle Inhalte in Deiner Cloud berücksichtigen und steht innerhalb vieler Anwendungen in Microsoft 365 bereit. Die zusätzlichen Funktionen lernst Du ebenfalls in meinem Handbuch kennen. So kannst Du besser entscheiden, ob sich das Angebot für Dich und Deine Mitarbeitenden lohnt.
Informiere Dich über die verschiedenen Angebote für kleine, mittlere und größere Unternehmen. Du kannst die Lizenzen auf der Website von Microsoft miteinander vergleichen.
Microsoft 365 Education für Schulen und Bildungseinrichtungen
Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen entscheiden sich meist für die Variante Microsoft 365 Education.
Diese Lizenzart richtet sich sowohl an Lehrkräfte als auch an Schüler*innen und Studierende, deren Benutzerkonten im Hintergrund unterschiedlich behandelt werden, zum Beispiel aus Jugendschutzgründen.
Die Zusammenstellung der in Microsoft 365 Education enthaltenen Apps ähnelt dem oben vorgestellten Angebot für Unternehmen. Darüber hinaus stehen zusätzliche Anwendungen und Funktionen zur Verfügung, die Microsoft speziell für den Einsatz im Schulalltag entwickelt und veröffentlicht hat:
- Kursnotizbücher, Kursarbeit und Aufgaben für digitalen Unterricht;
- Unterrichtstools mit KI-Unterstützung (Lehrpläne, Quizze, Lernaktivitäten);
- verschiedene Lernhelfer (Lesecoach, Mathe-Fortschritt),
- Feedback-Tool Reflect, Lernspiel Minecraft Education, u. a.
Für Schulen gibt es eine kostenlose Basis-Lizenz mit bis zu 100 GB Cloud-Speicher pro Person. Office 365 Education A1 enthält die meisten Tools nur als Web-Apps, aber immerhin auch Zugriff auf den KI-Assistenten Copilot.
Damit Lehrkräfte die Office-Programme auf ihren Geräten installieren und so offline nutzen können, muss ihnen der Schulträger eine bezahlte Lizenz bereitstellen (A3 oder A5). Auch Studierende und Mitarbeitende an Hochschulen kommen vielerorts in den Genuss dieser Vorteile, ggf. für eine kleine Gebühr.
Bestimmte EDU-Lizenzen umfassen auch noch das Betriebssystem Windows. Tools wie Intune for Education und School Data Sync helfen zudem bei der professionellen Einrichtung und Verwaltung von Lehrer- und Schülergeräten. Damit kommen die Lehrkräfte selbst aber nur selten in Berührung.
Einen vollständigen Überblick über die Angebote für Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen findest Du auf der offiziellen Website von Microsoft.
Falls Du als Lehrkraft keine Lizenz von Deiner Schule gestellt bekommst, kannst Du natürlich als Privatperson selbst ein Abonnement für Microsoft 365 abschließen und die Anwendungen dann auch legal verwenden.
In meinem Handbuch für Einsteiger schauen wir uns vor allem die Möglichkeiten von Microsoft 365 für Beruf und Schule an. Mit privat angeschaffter Lizenz stehen nahezu alle Apps und Funktionen ähnlich zur Verfügung – bis auf die Tools zur Zusammenarbeit im Team.
