Microsoft 365: Welche Lizenzen gibt es? (Update 2026)

Microsoft bietet verschiedene Lizenzen an. Die Angebote richten sich – vereinfacht dargestellt – an drei unterschiedliche Zielgruppen:

Microsoft 365 für Privatpersonen,
Microsoft 365 Business / Enterprise für Unternehmen und
Microsoft 365 Education für Bildungseinrichtungen.

Die Lizenzen unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch im Umfang der enthaltenen Apps und Dienste.

Als wäre das nicht schon komplex genug: Innerhalb dieser Gruppen wiederum gibt es ebenfalls verschiedene Angebote.

Microsoft 365 für Privatpersonen

Mit einem persönlichen Microsoft-Konto kannst Du zahlreiche Web-Apps kostenlos nutzen, darunter vereinfachte Online-Versionen der Office-Programme Word, Excel und PowerPoint sowie eine simple Variante des KI-Assistenten Copilot.

Zum kostenlosen Benutzerkonto gehören zudem ein E-Mail-Postfach, ein Kalender und der Cloud-Speicher OneDrive mit 5 GB Speicherplatz für Deine Dateien. Wer mehr will oder braucht, muss zahlen.

Das sind die kostenpflichtigen Angebote für Privatpersonen – jeweils als Abonnement verfügbar:

Microsoft 365 Basic für 100 GB Speicherplatz;
Microsoft 365 Single für 1.000 GB Speicherplatz, weiteren KI-Funktionen und der Option, die Office-Apps auf dem PC und auf weiteren Geräten zu installieren;
Microsoft 365 Family mit den obigen Vorteilen für bis zu 6 Personen;
Microsoft 365 Premium mit umfassendem Zugang zu Copilot.

In der Regel sparst Du bei jährlicher Zahlung. Über die aktuellen Preise informierst Du Dich am besten auf der offiziellen Website von Microsoft. Manchmal haben andere Online-Händler sogar noch günstigere Angebote.

Microsoft 365 Business / Enterprise für Firmen

Vom kleinen Familienunternehmen bis zum großen Konzern: Microsoft hat für so ziemlich jede Firma eine Lösung parat.

Man sollte sich allerdings eine Weile mit den verfügbaren Lizenzen beschäftigen, um das passende Angebot zu finden:

Die Business‑Pläne richten sich an kleine und mittelgroße Firmen mit bis zu 300 Beschäftigten. Die Enterprise‑Pläne sind für größere Unternehmen mit höheren Anforderungen gedacht. Sie bieten im Hintergrund mehr Sicherheit, Kontrolle und Möglichkeiten zur Verwaltung von Benutzerkonten und Geräten.
Unternehmen können Microsoft 365 mit der eigenen Internetdomain verbinden. So lassen sich berufliche E-Mail-Konten und professionell erscheinende Cloud-Links einrichten.
Achtung! Bei den günstigsten Angeboten kannst Du die Office-Anwendungen nur als Web-Apps im Browser aufrufen, aber nicht lokal auf dem PC installieren und damit nicht offline nutzen. Spare nicht am falschen Ende, wenn Du jederzeit und überall mobil bzw. ohne Internetverbindung arbeiten können willst.
Viele Unternehmen möchten Microsoft Teams für die interne Kommunikation nutzen. Wegen eines EU-Kartellverfahrens ist die Software allerdings nicht mehr in allen Plänen enthalten und muss ggf. zusätzlich erworben werden.
Jedes geschäftliche Benutzerkonto für Microsoft 365 hat Zugriff auf bestimmte Copilot-Features – ohne Zusatzkosten und sofern es Deine IT-Abteilung erlaubt. Du kannst mit dem KI-Assistenten chatten und sogar eigene Agents erstellen. Noch mehr Möglichkeiten hast Du mit einer teureren Lizenz. Damit kann Copilot die Inhalte in Deiner Cloud berücksichtigen und steht innerhalb vieler Anwendungen bereit.

Informiere Dich über die verschiedenen Angebote für kleine, mittlere und größere Unternehmen. Du kannst die Lizenzen auf der Website von Microsoft miteinander vergleichen.

Microsoft 365 Education für Schulen und Bildungseinrichtungen

Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen entscheiden sich meist für die Variante Microsoft 365 Education. Diese Lizenz richtet sich sowohl an Lehrkräfte als auch an Schüler*innen und Studierende.

Die Zusammenstellung der Apps ähnelt dem Angebot für Unternehmen. Darüber hinaus stehen zusätzliche Anwendungen und Funktionen zur Verfügung – speziell für den Schulalltag:

Kursnotizbücher, Kursarbeit und Aufgaben für digitales Unterrichtsmaterial;
Unterrichtstools mit KI-Unterstützung (Lehrpläne, Quizze, Lernaktivitäten);
verschiedene Lernhelfer (Lesecoach, Mathe-Fortschritt),
Feedback-Tool Reflect, Lernspiel Minecraft Education, u. a.

Für Schulen gibt es eine kostenlose Lizenz mit 100 GB Cloud-Speicher pro Person. Office 365 Education A1 enthält die meisten Tools nur als Web-Apps und immerhin auch Zugriff auf den KI-Assistenten Copilot.

unterschiedliche Lizenzen für Lehrpersonal, Schüler und Studenten

Damit Lehrkräfte die Office-Programme auf ihren Geräten installieren und offline nutzen können, muss ihnen der Schulträger eine bezahlte Lizenz bereitstellen (A3 oder A5). Auch Studierende und Mitarbeitende an Hochschulen kommen vielerorts in den Genuss dieser Vorteile.

Bestimmte EDU-Lizenzen umfassen noch das Betriebssystem Windows. Tools wie Intune for Education und School Data Sync helfen zudem bei der Einrichtung und Verwaltung von Lehrer- und Schülergeräten. Damit kommen die Lehrkräfte selbst aber nur selten in Berührung.

Einen vollständigen Überblick über die Angebote für Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen findest Du auf der offiziellen Website von Microsoft.

Falls Du als Lehrkraft keine Lizenz von Deiner Schule gestellt bekommst, kannst Du natürlich selbst ein Abonnement für Privatpersonen abschließen und die Apps dann legal verwenden.

Lade Dir jetzt kostenlos meinen Überblick über die wichtigsten Apps in Microsoft 365 Education herunter: