Welche Vorteile hat Microsoft 365?

Microsoft 365 ist ein Software-Paket, das zahlreiche Anwendungen unter einem Dach bündelt.

Dazu gehören vor allem die beliebten Office-Programme von Microsoft. Mit Deiner Lizenz kannst Du also zum Beispiel die Textverarbeitung Word, die Tabellenkalkulation Excel sowie PowerPoint zum Erstellen von Präsentationen nutzen. Vielen ist sicher auch Outlook zum Verwalten von E-Mails, Terminen und Kontakten ein Begriff.

Viel mehr als Office

Du kennst dieses Paket vielleicht noch unter dem früheren Namen Microsoft Office oder später Office 365. Mittlerweile umfasst die Lizenz viele weitere Apps und auch Online-Dienste und wurde deshalb fast durchgängig umbenannt.

Microsoft 365 enthält zum Beispiel noch

die Cloud-Speicherorte OneDrive und SharePoint
die bekannte Kommunikationsplattform Teams
digitale Notizbücher in OneNote und
das Formular-Tool Forms für Umfragen.

Weitere Apps und Dienste in Microsoft 365 lernst Du in zahlreichen Beiträgen in meinem Blog kennen.

Digitale Werkzeuge kennenlernen

In meinen Fortbildungen für Unternehmen und Schulen stelle ich Microsoft 365 gerne als großen Werkzeugkasten vor.

Darin gibt es ein paar Werkzeuge, die wohl jeder von uns mal braucht, etwa den Hammer, die Zange und den Schraubenzieher.
Andere Werkzeuge wiederum eignen sich nur für sehr spezielle Aufgaben. Man braucht sie im Alltag selten oder nie.

Du solltest wissen, welche Werkzeuge überhaupt in Microsoft 365 zur Verfügung stehen, damit Du bei Bedarf weißt, dass Du sie hast.

Natürlich gibt es auch Werkzeuge anderer Hersteller. Dieser Werkzeugkasten ist aber so umfangreich, dass sich Unternehmen die Kosten für andere Angebote oft sparen können.

Weitere Vorteile von Microsoft 365

Aus meiner Sicht hat Microsoft 365 zudem noch weitere Vorteile:

Du benötigst nur ein einziges Benutzerkonto, um die vielen Anwendungen zu verwenden. Du musst Dich also nicht ständig auf verschiedenen Plattformen anmelden und abmelden.
Microsoft unterstützt nicht nur sein eigenes Betriebssystem Windows, sondern veröffentlicht auch Apps für den Mac sowie mobile Geräte mit Android, iOS und iPadOS. Die meisten Anwendungen sind zudem als Web-Apps verfügbar und laufen daher auf nahezu allen Geräten mit Internetbrowser.
Alle Anwendungen können auf dieselben Speicherorte in der Cloud zugreifen. Du musst also nicht ständig überlegen, wo welche Inhalte gespeichert sind.
Viele der Apps und Dienste sind miteinander verbunden. Du musst Dateien und Daten also nicht umständlich von Tool zu Tool übertragen. Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich teilweise automatisieren.
Dazu kommen diverse KI-Funktionen, teilweise integriert in die bestehenden Programme. In einem separaten Blog-Artikel erfährst Du, was Copilot alles kann:

Passend dazu:

Was kann Microsoft Copilot? – 5 Aufgaben, die KI übernimmt

Überforderte Einsteiger, Kritik an Microsoft

Zugegeben: Die Vielzahl von Apps und deren immenser Funktionsumfang kann gerade Einsteiger überfordern. Oft gibt es mehrere Wege, um dieselben Aufgaben zu erfüllen.

Du solltest auch wissen, dass einige Datenschützer den Einsatz von Microsoft 365 kritisch sehen. Der US-Konzern mache nicht ausreichend transparent, inwiefern personenbezogene Daten in der Cloud gesammelt, gespeichert und für andere Zwecke verwendet werden. Kritiker*innen befürchten außerdem, dass wir uns zu sehr von ausländischen Tech-Riesen abhängig machen.

Deshalb ist es vor allem für die Zusammenarbeit im Team wichtig, sich einen guten Überblick über Microsoft 365 zu verschaffen und dann gemeinsam Vereinbarungen zu treffen, welche Werkzeuge für welche Zwecke genutzt werden sollen – sonst ist Chaos vorprogrammiert.

Wenn Du Dein Team für den Einsatz der Software fortbilden möchtest: Ich biete auch individuelle Schulungen für Microsoft 365 an.