Elternsprechtag online organisieren mit Bookings

Einen Elternsprechtag zu planen ist erheblich einfacher, wenn Mütter und Väter die Termine samt Uhrzeit einfach selbst online buchen.

Für die Terminvergabe können Schulen Microsoft Bookings nutzen. Wie leicht Du mit dem Online-Tool eine eigene Buchungsseite erstellst, erfährst Du in dieser Anleitung.

Voraussetzungen für Microsoft Bookings

Ob Du Bookings ohne Zusatzkosten nutzen kannst, hängt von Deiner verfügbaren Schullizenz ab: Die Web-App ist ab dem kostenpflichtigen Plan A3 in Microsoft 365 Education enthalten.

Mehr erfahren:

Microsoft 365 Education: Lizenzen für Schulen und Lehrer

Offenbar reicht es aus, wenn nur der Organisator des Elternsprechtags eine entsprechende Lizenz hat.
Die Eltern bzw. die Erziehungsberechtigten benötigen kein Benutzerkonto, um einen Termin online zu buchen.

1. Kalender für Elternsprechtage online erstellen

Du findest Bookings als Web-App im Online-Portal von Microsoft 365. Alternativ kannst Du die offizielle Website direkt aufrufen und Dich mit Deinem Benutzerkonto anmelden.

Auf der Startseite kannst Du direkt eine neue Buchungsseite erstellen. Wenn Du auf die Schaltfläche klickst, führt Dich ein Assistent Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

In dem Formular gibst Du zunächst Infos zu Deinem „Geschäft“ ein, in diesem Fall zu Deiner Schule. Der Name und das Logo werden später auf der Buchungsseite für den Elternsprechtag zu sehen sein.
Auf der folgenden Seite wählst Du aus, welche Personen Zugriff auf die Buchungsseite haben sollen. Entscheide, welche Kolleg*innen mit einem entsprechendem Benutzerkonto dafür in Frage kommen.
Danach überspringst Du am besten das Einrichten eines Diensts. Diesen passen wir später gesondert an – speziell zugeschnitten auf den Elternsprechtag an Deiner Schule.
Auf der vorerst letzten Seite entscheidest Du, wer Termine buchen können. Wähle Jeder aus, damit die Eltern, also Personen außerhalb der Organisation die Buchungsseite aufrufen können.

Zuletzt klickst Du auf Erstellen. Nach ein paar Sekunden erscheint ein Link, unter dem Du Dir die neue Buchungsseite schon mal online ansehen könntest. Eine E-Mail solltest Du ebenfalls erhalten.

Die URL zur Buchungsseite verrät Dir, dass Bookings mittlerweile Outlook zugeordnet ist, dem bekannten Online-Dienst für E-Mails, Termine und Kontakte. Das passt doch, oder?

Wir müssen aber noch einiges anpassen, um Termine für den anstehenden Elternsprechtag online vergeben zu können. Klicke dafür auf die Schaltfläche Erste Schritte.

2. Buchungsseite und Dienste anpassen

Auf der linken Seite findest Du ein Menü. Hinter den Einträgen verbergen sich unterschiedliche Einstellungen, um den Kalender und die dazugehörige Buchungsseite anzuzeigen und anzupassen. Wir gehen sie am besten kurz zusammen durch:

Kalender

In dieser Ansicht siehst Du später alle gebuchten Termine auf einen Blick. Du kannst den Kalender auch sortiert nach Mitarbeitern anzeigen lassen oder für andere Zwecke exportieren.

Buchungsseite

Die Buchungsseite bekommen alle Eltern zu sehen, die per Bookings einen Termin für den Elternsprechtag online buchen möchten.

Hier findest Du nochmal den Link zur Seite, den Du später kopieren und auf beliebigen Wegen versenden kannst, zum Beispiel per E-Mail. Schau Dir auch die weiteren Einstellungen darunter:

Zustimmung des Kunden zur Datennutzung — Einstellungen für Buchungsseite

Die Zustimmung des Kunden zur Datennutzung solltest Du aus rechtlichen Gründen unbedingt einrichten.
Die Angaben unter Standardmäßige Planungsrichtlinien gelten für den gesamten Schulkalender. Du kannst sie hier vorerst ignorieren, weil wir sie später speziell für den anstehenden Elternsprechtag festlegen werden.
Setze die Allgemeine Verfügbarkeit zunächst auf Nicht buchbar. Sonst könnten Eltern nämlich ständig Termine online buchen.

Eine andere Option bietet sich für regelmäßige, wöchentliche Sprechstunden an, zum Beispiel bei der Schulleitung.

Unter Anpassen Ihrer Seite legst Du die Farbe und Design der Buchungsseite fest – mit oder ohne Logo.
Prüfe auch die Regions- und Zeitzoneneinstellungen, damit Du im Buchungskalender keine ungewollte Zeitverschiebung erlebst.

Kunden

Unter Kunden werden die Kontaktinformationen der Eltern gelistet, die online einen Termin gebucht haben. Du kannst Väter und Mütter auch selbst hinzufügen, falls Du einen Termin manuell vergeben willst.

Mitarbeiter

Mitarbeiter sind alle verfügbaren Lehrerinnen und Lehrer. Schau Dir hier jeweils ihre Kontaktdaten und bisherige Buchungen an.

Achte auch darauf, dass die Verfügbarkeiten der einzelnen Kolleg*innen stimmen. Vielleicht ist jemand schon ab 13:00 Uhr, ein anderer erst ab 15:00 Uhr, jemand anderes nur bis 17:00 Uhr buchbar.

Dienste

Dienste sind quasi Arten von Terminen, die in Microsoft Bookings zur Auswahl stehen. Aus dem allgemein eingerichteten Dienst Geschäftszeiten machen wir nun das Element Elternsprechtag.

Die Eingabemaske öffnet sich, wenn Du auf Dienst bearbeiten klickst.

Details zum Elternsprechtag in Bookings eingeben

Die Angaben Dienstname, Beschreibung und Ort sind selbsterklärend.
Auf Wunsch ergänzt Bookings für jeden vereinbarten Termin einen Link für eine Onlinebesprechung mit Microsoft Teams. Du könntest die Elterngespräche also auch per Videokonferenz durchführen.
In diesem Beispiel veranschlage ich pro Elterngespräch eine überschaubare Dauer von 10 Minuten.
Außerdem füge ich jeweils eine Pufferzeit von 5 Minuten hinzu, falls ein Gespräch mal länger dauert oder Du zwischen zwei Terminen kurz durchschnaufen möchtest.

Mehr erfahren:

Schulorganisation mit Microsoft 365 Education: Tipps für Apps

Wechsle nun links zum Eintrag Verfügbarkeitsoptionen.

Als Planungsrichtlinie kannst Du die Taktung der Gesprächstermine und die Mindestvorlaufzeit angeben. In meinem Beispiel lasse ich Buchungen bis zu 48 Stunden vorher zu.
Der Elternsprechtag findet in der Regel nur an einem bestimmten Tag statt. Die Allgemeine Verfügbarkeit setze ich deshalb auf Nicht buchbar. Das spezielle Datum wiederum kannst Du darunter unter Andere Verfügbarkeit für einen Datumsbereich festlegen. An dem Tag sind Gespräche natürlich nur Buchbar, wenn Mitarbeiter frei sind.

Verfügbarkeit für Elternsprechtag online festlegen

Kunden – also Eltern – sollten außerdem online auswählen dürfen, mit welcher Person – also Lehrer – sie einen Termin vereinbaren möchten. Links unter Mitarbeiter zuweisen kannst Du diese Auswahl erlauben.
Vielleicht möchtest Du zuletzt noch Benachrichtigungen einrichten. Eltern bekommen auf Wunsch automatisch und rechtzeitig vor dem Elternsprechtag von Bookings eine E-Mail als Erinnerung gesendet.

Geschäftsinformationen

Hier findest Du die Infos über Deine Schule, die Du schon beim Erstellen der Buchungsseite angegeben hast. Ergänze die Angaben zum Beispiel um fehlende Kontaktdaten und Hinweise zu Eurer Datenschutzrichtlinie.

3. Terminbuchung testen und veröffentlichen

Ich empfehle Dir unbedingt, die Terminvergabe erst ausgiebig zu testen und durchzuspielen, bevor Du den Link veröffentlichst und an die Eltern versendest. Das Risiko ist zu groß, dass eine falsche oder fehlende Angabe für Terminchaos sorgt.

Öffne die Buchungsseite dafür nicht nur auf dem PC, sondern auch auf verschiedenen Smartphones und Tablets. Die Benutzeroberfläche von Bookings sollte auf allen Geräten einwandfrei funktionieren.

Um einen Termin für den Elternsprechtag online zu buchen, können Eltern nun zuerst eine Lehrkraft auswählen. Dann sehen sie alle an dem Tag noch verfügbaren Uhrzeiten.

Bookings gibt die Taktung so vor, wie Du sie für diesen Dienst erstellt hast – inklusive Pufferzeiten (s. o.).

Nach der Auswahl geben die Eltern noch ihre Kontaktdaten ein. Wenn sie danach unten auf Buchen klicken bzw. tippen, wird der Termin entsprechend im Kalender reserviert. Er ist für andere Erziehungsberechtigte nicht mehr online verfügbar.

Du kannst die erfolgreiche Buchung dann ab sofort unter den oben genannten Menüpunkten einsehen, auch direkt im Kalender.

Jede Lehrkraft sollte die Termine außerdem in ihrem eigenen Kalender sehen können und eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten. Du kannst Dir die Gespräche aber natürlich auch in deinen digitalen Lehrerkalender eintragen.

Den Link zur Buchungsseite kannst Du übrigens nicht nur per E-Mail verschicken. Die Seite lässt sich zum Beispiel auch auf Eurer Schulhomepage einbetten. Den passenden HTML-Code dafür findest Du unter Buchungsseite.

Mehr über die Möglichkeiten von Microsoft 365 Education erfährst Du in meinen beliebten Lehrerfortbildungen.