Für ein strukturiertes Wissensmanagement im Team empfehle ich Microsoft OneNote. In digitalen Notizbüchern lassen sich sämtliche Informationen und Unterlagen einfügen und übersichtlich sortieren.
Warum sich OneNote besonders für die digitale Zusammenarbeit eignet und wie die Einführung in Deinem Team gut klappen kann, erfährst Du in diesem Beitrag.
Wer weiß was? – Herausforderungen im Team
Unternehmen häufen im Arbeitsalltag wertvolles Wissen an, zum Beispiel über interne Abläufe, aus laufenden Projekten, von bevorzugten Kunden und vieles mehr.
Irgendwann stellt sich die Frage: Wie kann eine Abteilung die gesammelten Infos fürs gesamte Team zugänglich machen? Wie kann eine Firma dafür sorgen, dass gewonnene Erkenntnisse nirgendwo untergehen und dass langjährige Erfahrungen nicht verloren gehen?
In Gesprächen vor Ort höre ich oft von diesen Herausforderungen:
Information Overload
Mitarbeitende sind überfordert, weil sie im Arbeitsalltag von mehr oder weniger wichtigen Informationen überflutet werden.
Ständig neue Nachrichten, interne Mitteilungen, technische Veränderungen, rechtliche Anforderungen: Der Wissensberg wächst mittlerweile schneller an, als man es dokumentieren kann.
Fragmentierung
Die Informationen liegen auf zu vielen unterschiedlichen Plattformen, zum Beispiel in Dateien auf dem Firmen-Server, in Dokumenten in der Cloud, in E-Mails im eigenen Postfach und in Chatverläufen in Microsoft Teams. Wer soll da noch den Überblick behalten?
Abhängigkeiten
Die einen bringen Spezialwissen auf ihrem Fachgebiet mit. Die anderen sammeln in ihrem Arbeitsbereich wertvolle Erfahrungen.
Dieses Wissen steckt bislang oft nur in den Köpfen der Kolleg*innen und ist deshalb für andere nur schwer zugänglich. Wer schließlich kündigt oder in Rente geht, nimmt oft auch seinen persönlichen Wissensschatz mit. Das kann keine Firma wollen.
Eine zentrale, leicht zu bedienende Software fürs gemeinsame Wissensmanagement kann Transparenz schaffen. Genau hier spielt Microsoft OneNote seine Stärken aus.
Digitale Notizbücher als zentrales Wissensarchiv
Ein digitales Notizbuch in Microsoft OneNote hat eine gut nachvollziehbare und doch flexible Struktur.
Die Hierarchien ermöglichen ein Ordnungssystem, das Teammitglieder intuitiv verstehen. Alle Elemente lassen sich frei benennen und sortieren.
So entstehen Notizbücher für verschiedene Themen und Zwecke:
- vereinbarte Leitlinien im Unternehmen
- Projektdokumentation im Team
- Konferenzprotokolle und Gesprächsnotizen
- Onboarding-Handbuch für neue Kolleg*innen
- Support-Wissen aus IT, Rechtsabteilung, Buchhaltung, etc.
- Medienberichte für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
Vorteile von OneNote im Unternehmen
Die Bedienung des Tools ist intuitiv und leicht zu lernen. Schon die Grundfunktionen geben Dir ein Gefühl für die vielen Möglichkeiten.
- OneNote unterstützt Text, Bilder, PDF, Audio und weitere Inhaltstypen.
- Inhalte sind sofort einsehbar, ohne Dateien eigens öffnen zu müssen.
- Alle Inhalte lassen sich kategorisieren und gesammelt durchsuchen
- Dank Cloud-Synchronisation bleiben alle auf einem Wissensstand.
- Die Notizbücher sind auf allen Geräten auch offline verfügbar.
- Inhalte lassen sich teilen und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten.
- Berechtigungen folgen den Einstellungen in Teams und SharePoint.
Fortgeschrittene können Arbeitsschritte in OneNote automatisieren. Inhalte lassen sich mithilfe von KI bearbeiten. Dazu kommt das Zusammenspiel mit anderen Apps und Diensten in Microsoft 365.
Du lernst den Funktionsumfang von Microsoft OneNote in meinem beliebten Handbuch für Einsteiger kennen.
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OneNote im Team: 5 Tipps für die Einführung
Wer die Zusammenarbeit im Team effizienter gestalten möchte, sollte sich Microsoft OneNote unbedingt mal anschauen. Die Software macht Wissen im Unternehmen für alle Beteiligten sichtbar und zugänglich.
Das sind meine persönlichen Tipps für die ersten Schritte mit OneNote:
- Einigt Euch auf einen nachvollziehbaren Aufbau gemeinsamer Notizbücher. Das hilft gerade am Anfang bei der Orientierung und spart später viel Zeit beim Suchen von Inhalten.
- Vereinbart feste Benennungen für wiederkehrende Infos. Seitentitel nach einem Schema wie „KW10 – Protokoll: Status von Projekt X“ können alle Teammitglieder auf Anhieb zuordnen.
- Vermeidet lange und übersichtliche Textwüsten. Teilt Inhalte lieber auf mehrere Notizbuchseiten und -abschnitte auf und nutzt verschiedene Medienformen für die Visualisierung.
- Häufig bearbeitete und prall gefüllte Notizbücher können mit der Zeit unübersichtlich werden. Legt am besten Zuständigkeiten fest: Wer soll die Ordnung regelmäßig überprüfen?
- Gewöhnt Euch direkt an, OneNote für die besprochenen Aufgaben konsequent zu nutzen. Nur so stellt Ihr sicher, dass Ihr schon bald einen festen Ort für alle internen Informationen zur Verfügung habt.
Bonus-Tipp für den Start
Du solltest Deinem Team vor der Einführung eine passende Schulung anbieten, damit alle Mitarbeitenden direkt auf demselben Stand sind.
In meinen bewährten Praxis-Workshops für OneNote probieren wir alle wichtigen Funktionen des Tools live aus. Danach ist Dein Unternehmen fit für den Einsatz der digitalen Notizbücher:
