Aus meiner Sicht ist OneNote die beste und meistunterschätzte Lösung in Microsoft 365, um verschiedenste Inhalte zu verwalten, bei Bedarf nachzuschlagen und innerhalb des Teams bereitzustellen. Lass mich dafür zunächst etwas ausholen.
Mit der Zeit häufen Personen und Organisationen wertvolles Wissen an, zum Beispiel über interne Abläufe, aus laufenden Projekten und von bevorzugten Kunden*innen. Irgendwann stellen sich Fragen:
- Wie findet man diese vielen Infos schnell wieder?
- Wie kann eine Abteilung das gesammelte Wissen für alle Teammitglieder zugänglich machen?
- Wie können Unternehmen und Schulen dafür sorgen, dass die Erkenntnisse nirgendwo untergehen und dass langjährige Erfahrungen nicht verloren gehen?
Herausforderungen in Firmen und Schulen
In Gesprächen vor Ort höre ich oft von diesen Herausforderungen:
- Information Overload – Mitarbeitende sind überfordert, weil sie im Arbeitsalltag von mehr oder oft weniger wichtigen Informationen überflutet werden. Ständig neue Nachrichten, interne Mitteilungen, technische Veränderungen, rechtliche Anforderungen: Dieser Wissensberg wächst mittlerweile schneller an, als man ihn dokumentieren kann.
- Fragmentierung – Die Infos liegen auf vielen unterschiedlichen Plattformen, zum Beispiel in Dateiordnern auf dem Firmen-Server, als Dokumente in der Cloud, als E-Mails im eigenen Postfach und in Chatverläufen in Microsoft Teams. Wer soll da noch den Überblick behalten?
- Abhängigkeiten – Die einen bringen Spezialwissen auf ihrem Fachgebiet mit. Die anderen sammeln in ihrem Arbeitsbereich wertvolle Erfahrungen. Dieses Wissen steckt bislang oft nur in den Köpfen der Kolleg*innen und ist deshalb für andere nur schwer zugänglich. Wer schließlich kündigt oder in Rente geht, nimmt oft auch seinen persönlichen Wissensschatz mit. Das kann keine Einrichtung wollen.
Digitale Notizbücher fürs Wissensmanagement
Genau hier spielt Microsoft OneNote seine vielen Stärken aus. Eine zentrale, leicht zu bedienende Software fürs strukturierte Wissensmanagement schafft Transparenz.
In digitalen Notizbüchern lassen sich sämtliche Informationen und Unterlagen leicht einfügen und übersichtlich sortieren – allein für die Selbstorganisation ein Gewinn.
So ein digitales Notizbuch hat eine gut nachvollziehbare und doch flexible Struktur. Die Hierarchien ermöglichen ein sinnvolles Ordnungssystem, das Teammitglieder intuitiv verstehen.
Wenn Du das Prinzip von OneNote einmal verinnerlicht hast, wirst Du Dich in der Benutzeroberfläche des Programms gut zurechtfinden.
Aufbau der Notizbücher in OneNote
Der Aufbau eines digitalen Notizbuchs entspricht einer typischen Ordnungsmappe aus dem Schreibwarenladen. So eine Ordnungsmappe hat an der Seite meist farbige Registerkarten als Trenner.
Diese Trenner kannst Du beliebig beschriften, etwa für verschiedene Themenfelder und Kategorien. Dazwischen sortierst Du dann unterschiedliche Unterlagen ein, zum Beispiel Rechnungen, Briefe, Zeitungsartikel, Notizen, Zeichnungen oder Fotos.
Dieses Ordnungsprinzip hat sich in vielen Büros und Sekretariaten bewährt, auch für Aktenordner und Schubladen mit Hängeregistern.
Es ist also nur naheliegend, dass sich Microsoft bei den digitalen Notizbüchern ebenfalls daran orientiert. Du findest diese Struktur mit Abschnitten und Seiten in allen Versionen von OneNote wieder.
Alle Elemente lassen sich frei benennen und sortieren, und die Farben der Abschnitte kannst Du selbst festlegen. So entstehen Notizbücher für verschiedene Zwecke:
- vereinbarte Leitlinien im Unternehmen
- Projektdokumentation im Team
- Konferenzprotokolle und Gesprächsnotizen
- Onboarding-Handbuch für neue Kolleg*innen
- Support-Wissen aus IT, Rechtsabteilung, Buchhaltung, etc.
- Medienberichte für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
Grundfunktionen von Microsoft OneNote
Die Bedienung ist intuitiv und leicht zu erlernen. Schon die Grundfunktionen geben Dir ein Gefühl dafür, wie Du die Notizbuchseiten in OneNote mit Inhalten füllen und flexibel bearbeiten kannst:
- OneNote unterstützt Text, Tabellen, Bilder, handschriftliche Notizen und Skizzen, PDF-Dateien, Audio-Aufnahmen und viele weitere Inhaltstypen.
- Die Inhalte sind sofort in OneNote einsehbar, ohne Dateien einzeln und eigens in bestimmten Anwendungen öffnen zu müssen.
- Alle Inhalte lassen sich kategorisieren und gesammelt durchsuchen.
- Dank Cloud-Synchronisation bleiben alle Beteiligten auf einem Wissensstand.
- Synchronisierte Notizbücher sind auf allen Geräten auch offline verfügbar.
- Inhalte lassen sich teilen und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Die jeweiligen Berechtigungen folgen den Einstellungen in OneNote bzw. SharePoint.
Willst Du Microsoft OneNote von Grund auf kennenlernen? Dann empfehle ich Dir gerne mein Handbuch für Einsteiger:
OneNote für Einsteiger
Seit 10 Jahren ein Bestseller: Bestelle jetzt meine umfassende Anleitung für Microsoft OneNote!
Was geht noch mit OneNote?
Fortgeschrittene können Arbeitsschritte in OneNote automatisieren. Inhalte lassen sich mithilfe von KI erstellen und bearbeiten.
Dazu kommt das Zusammenspiel mit anderen Apps und Diensten in Microsoft 365: Die Notizbücher lassen sich innerhalb der Kommunikationsplattform Teams einbetten und aufrufen, einzelne Seiten leicht mithilfe von Outlook als E-Mail versenden, u. v. m.
Wer sein Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit innerhalb der Firma effizienter gestalten möchte, sollte sich OneNote unbedingt anschauen. Die Software macht gesammeltes Wissen für alle Beteiligten sichtbar und zugänglich.
OneNote für Schule und Unterricht
OneNote spielt auch in Schulen eine Rolle: Speziell für digitalen Unterricht hat Microsoft die Kursnotizbücher entwickelt.
Dank dieser Erweiterung können Lehrkräfte ihr Unterrichtsmaterial bequem online verteilen und die Aufgaben ihrer Schüler*innen direkt in OneNote korrigieren.
Für den Einsatz dieser Kursnotizbücher benötigen Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen eine EDU-Lizenz für Microsoft 365.
Bei Interesse empfehle ich Dir gerne auch meine Fortbildungen speziell für Lehrkräfte. Gerne mache ich auch Dein Kollegium mit den Möglichkeiten von OneNote für digitalen Unterricht vertraut.
