OneNote: Aufbau & Struktur digitaler Notizbücher

Wie ist ein Notizbuch in OneNote aufgebaut? Um die Logik der Software gut nachvollziehen zu können, musst Du zunächst den Aufbau und die Struktur der digitalen Notizbücher verstehen. Wenn Du das Prinzip von Microsoft OneNote einmal verinnerlicht hast, findest Du Dich in der Benutzeroberfläche des Programms viel besser zurecht. Außerdem kannst Du die Ordnung Deiner Inhalte dann problemlos an Deine persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Dabei ist OneNote flexibel. Du kannst die Struktur Deiner Notizbücher mit den darin vorhandenen Abschnitten und Seiten jederzeit ändern. Inhalte lassen sich beliebig umbenennen und verschieben. Du kannst also Dein Ordnungssystem ständig an Deine aktuellen Anforderungen ausrichten, ohne dass Deine bestehenden Notizen und Unterlagen in OneNote verloren gehen.

Die Beispiele in diesem Artikel zeigen Dir prototypisch, wie Du Notizbücher in OneNote für verschiedene Aufgaben im Büro- oder Schulalltag strukturieren kannst. Für den umfassenden Einstieg mit OneNote empfehle ich Dir meine 👉🏻 Handbücher als Anleitung – wahlweise als Taschenbuch oder E-Book.

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Wie ist ein Notizbuch in OneNote aufgebaut?

Ich habe es oben bereits erwähnt: In OneNote hantierst Du hauptsächlich mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten. Diese Elemente bringen Struktur in Deine Unterlagen und sonstige Inhalte. Dabei orientiert sich OneNote auch bei der optischen Darstellung der Notizbücher daran, wie typische Aktenordner, Kladden oder Hängeregister in Büros und Sekretariaten angelegt werden.

Der Aufbau eines digitalen Notizbuchs in OneNote entspricht im Prinzip einer typischen 🛒 Ordnungsmappe*, wie Du sie sicher schon oft genutzt hast.

So eine Ordnungsmappe hat meist farbige Registerkarten oder Trennblätter. Du kannst sie für verschiedene Themen und Kategorien entsprechend beschriften. Dazwischen sortierst Du dann unterschiedlichste Unterlagen ein, zum Beispiel Rechnungen, Briefe, Ausdrucke, Zeitungsartikel, Notizen, Zeichnungen oder Fotos.

Wenn Du dieses Ordnungsprinzip verinnerlichst, hast Du die grundsätzliche Logik von OneNote im Grunde schon verstanden. Genau diesen Aufbau nutzt Microsoft nämlich auch bei seinen digitalen Notizbüchern.

Der Vorteil der Software: Du kannst unendlich viele Notizbücher, Trenner und Blätter nutzen und musst dafür weder Mappen noch Papier nachkaufen. Zusätzlich sparst Du also viel Platz: Digitale Ordner verstopfen Deine Regale im Arbeitszimmer nicht. Sie belegen höchstens 👉🏻 Speicherplatz auf Deiner Festplatte oder in der Cloud.

Außerdem können Notizbücher in OneNote auch multimediale Elemente wie Audiodateien und Videos enthalten. Damit sind sie einer herkömmlichen Mappe mit Seiten aus Papier definitiv überlegen.

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Beispiele für OneNote-Notizbücher

Also: Für jeden übergeordneten Zweck kannst Du in OneNote ein separates Notizbuch erstellen, zum Beispiel jeweils ein Notizbuch für Deine Versicherungen und für alle Rechnungen im Haushalt. Dasselbe gilt für weitere Zwecke: ein Notizbuch für die aktuelle Urlaubsplanung, ein Notizbuch für eigene Kochrezepte oder ein Notizbuch für Deine Schul- und Arbeitszeugnisse.

In jedem Notizbuch lassen sich dann nach Belieben farbige Registerkarten anlegen und frei beschriften. Sie heißen in OneNote „Abschnitte“ und entsprechen den farbigen Trennseiten in einem realen Notizbuch.

Schau Dir die Beispiele auf den folgenden Abbildungen an. So oder so ähnlich könnten die Struktur Deiner ersten Notizbücher für alltägliche Aufgaben aussehen. Die Farben der Notizbücher und Abschnitte kannst Du aus einer Vorauswahl festlegen – ganz nach Deinem Geschmack und so, dass Du bei umfangreicheren Notiz-Sammlungen in OneNote immer noch den Überblick behältst.

In einem Notizbuch für Schulzeugnisse könnten das Abschnitte für die verschiedenen Jahrgangsstufen sein. In einem Notizbuch für Rechnungen könntest Du zum Beispiel Abschnitte für unterschiedliche Produkte wie Elektrogeräte oder Dienstleistungen wie Handwerker-Reparaturen anlegen. Vielleicht willst Du die Rechnungen aber auch nach Jahren sortieren.

OneNote macht Dir bei der Struktur keine Vorgaben – anders als andere Notizprogramme und Systeme für die Dokumentverwaltung. Du kannst nämlich alles so einrichten, benennen und organisieren, wie es Deinem persönlichen Ordnungssinn entgegenkommt. Fast alles, was Du einmal eingerichtet hast, kannst Du jederzeit wieder ändern, verschieben oder umbenennen.

In jedem dieser Abschnitte kannst Du wiederum beliebig viele Seiten erstellen. Auf diesen Seiten lassen sich dann verschiedene Inhalte einfügen, zum Beispiel Texte, Bilder, Online-Artikel, Links zu Videos und handschriftliche Notizen. So füllst Du Dein digitales Notizbuch – ganz ähnlich wie ein echtes Notizbuch.

Mehr Ebenen, mehr Struktur

Natürlich ist so eine einfache Notizbuch-Struktur wie in den Abbildungen erst der Anfang. Die Beispiele oben sollen Dir fürs bessere Verständnis dienen. Für manche Aufgaben in Job oder Schule brauchst Du aber vermutlich eine komplexere Struktur. Das ist in OneNote aber kein Problem: Du kannst die Hierarchie um weitere Ebenen ergänzen, zum Beispiel mit Abschnittsgruppen, die mehrere Abschnitte sinnvoll zusammenfassen bzw. gruppieren.

Vielleicht hast Du auf dem Computer bereits eine ähnlich durchdachte Ordnerstruktur für Deine Dateien angelegt. Ein Vorteil in OneNote ist, dass Du direkt in allen verfügbaren Notizbüchern nach Inhalten suchen und zwischen den Abschnitten hin- und herspringen kannst. Du musst also nicht erst Deine über die Ordner verstreuten Dateien durchforsten und Dokumente mühselig einzeln öffnen und schließen.

Auch die digitalen Seiten, die Du später innerhalb der einzelnen Abschnitte anlegst, kannst Du auf mehreren Ebenen sortieren – ähnlich wie Du es vielleicht schon von Unter-Unterordnern in Windows kennst. In einem separaten Blog-Beitrag erfährst Du 👉🏻 mehr über Abschnittsgruppen und Unterseiten.

OneNote: Abschnittsgruppen & Unterseiten erstellen [Anleitung]

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So sieht die Notizbuch-Struktur in OneNote aus:

Nun will ich Dir noch zeigen, wie sich die Notizbuch-Struktur in den verschiedenen Versionen von OneNote abbildet. So findest Du Dich dann schnell in der Software zurecht.

OneNote für Windows (Desktop-Version)

Der folgende Screenshot zeigt die Benutzeroberfläche von OneNote auf dem Windows-PC. In der linken Spalte siehst Du, dass hier bereits mehrere digitale Notizbücher vorhanden sind. Die jeweils darin enthaltenen Abschnitte sind dort ebenfalls aufgelistet. Über die kleinen Pfeile rechts neben dem Notizbuch-Titel lassen sich die Abschnitte ein- und ausblenden – zur besseren Übersicht aller Inhalte.

Zusätzlich werden Die Abschnitte im aktuell ausgewählten Notizbuch auch in einer Reihe über der aktuellen Seite angezeigt.

Du weißt schon, dass jeder dieser Notizbuch-Abschnitte beliebig viele Seiten enthalten kann. Die Liste der im ausgewählten Abschnitt vorhandenen Seiten wird hier in der rechten Spalte angezeigt. Das ist die Standard-Einstellung von OneNote auf dem Windows-PC.

Der Inhalt der aktuell ausgewählten Seite wird dann großflächig in der Mitte des Programmfensters angezeigt und kann dort entsprechend bearbeitet werden. Während der Arbeit mit OneNote kannst Du beliebig zwischen den Abschnitten und Seiten hin- und herspringen und Dir die verschiedenen Inhalte hier ansehen.

OneNote Online

Du weißt vielleicht schon, dass es 👉🏻 verschiedene Versionen von OneNote gibt. Egal auf welchem Gerät Du die Software nutzt: Du findest die oben beschriebene Notizbuchstruktur mit Abschnitten und Seiten in allen App-Versionen wieder. Es kann aber sein, dass die Anordnung etwas anders aussieht.

Hier siehst Du, wie ein geöffnetes Notizbuch in der Web-App OneNote Online aussieht, also im Internetbrowser. Hier sind die Spalten für Abschnitte und Seiten im Notizbuch direkt nebeneinander positioniert. Der aktuell ausgewählte Seiteninhalt nimmt den Raum auf der rechten Seite ein.

OneNote auf mobilen Geräten

Ganz ähnlich ist die Anordnung zum Beispiel auch in der OneNote-App auf dem iPad. Weil dessen Display kleiner ist, muss man die Spalten für die Notizbücher wiederum manuell ein- und ausklappen.

Selbst auf dem Smartphone findest Du die Struktur mit Abschnitten und Seiten wieder. Probiere am besten auch die OneNote-Apps für Android und iOS aus. Du wirst Dich jetzt schnell zurechtfinden, weil Du den Aufbau der digitalen Notizbücher verinnerlicht hast.

Wie Du eigene Notizbücher in OneNote mit verschiedenen Inhalten füllst und so Dein persönliches Wissensarchiv aufbaust, erkläre ich Dir ausführlich 👉🏻 in meinen Handbüchern. Darin lernst Du – je nach Ausgabe – auch die beliebten Kursnotizbücher für Schüler*innen und das Zusammenspiel von OneNote mit Microsoft Teams kennen.