OneNote: Versionen im Vergleich, Übersicht für alle Geräte

Es gibt mittlerweile mehrere Versionen von OneNote. Microsoft möchte sicherstellen, dass Du die Software auf möglichst allen Geräten nutzen kannst.

Doch je nach Betriebssystem unterscheiden sich sowohl die Benutzeroberfläche als auch der Funktionsumfang erheblich. Das führt im Job- und Schulalltag mit diversen Dienst- und Privatgeräten leider oft zu Verwirrung und Frust.

Deshalb gibt’s auf dieser Seite einen Überblick: Wieso sieht OneNote auf dem iPad anders aus als am PC? Auf welche Funktionen musst Du in der Web-App verzichten? Welche Vorteile und Nachteile haben die Versionen von OneNote im Vergleich?

Was haben die Versionen von OneNote gemeinsam?

Vorab habe ich drei gute Nachrichten für Dich:

  1. Die wichtigsten Funktionen enthält jede Version von OneNote. Das heißt: Du kannst Deine Infos und Unterlagen grundsätzlich auf jedem vorhandenen Gerät problemlos anschauen und auch bearbeiten – egal ob PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.
  1. In allen App-Varianten findest Du die grundsätzliche Notizbuchstruktur von OneNote mit Abschnitten und Seiten wieder. Nur die Anordnung der Elemente sieht jeweils etwas anders aus.
  1. Du kannst alle Versionen kostenlos herunterladen bzw. nutzen. Du brauchst nur ein Microsoft-Konto, um Dich in der jeweiligen App anzumelden und Deine Notizbücher in der Cloud zu speichern.

OneNote Online – Web-App im Browser

Kennst Du meinen Blog-Beitrag über die Speicherorte von OneNote? Darin erfährst Du, warum Du Notizbücher möglichst in der Cloud OneDrive erstellen solltest. So kannst Du sie über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren und mit anderen Personen teilen.

Deshalb liegt es zunächst nahe, OneNote Online zu nutzen. Dank der Web-App kannst Du in jedem Internetbrowser auf Deine Notizbücher in der Cloud zugreifen und die Inhalte dort bearbeiten – an jedem Gerät, mit jedem Betriebssystem und von jedem Ort aus.

Mit einer Lizenz für Microsoft 365 kannst Du Dich wie üblich im Online-Portal anmelden und dann über das App-Menü zu OneNote wechseln. Alternativ funktioniert auch die offizielle Internetadresse als Zugang für alle Benutzerkonten.

Benutzeroberfläche von OneNote Online

Auf der folgenden Abbildung siehst Du, wie ein geöffnetes Notizbuch in der Web-App OneNote Online dargestellt wird. Auf den ersten Blick sieht die Anwendung im Browser-Fenster wie ein installiertes PC-Programm aus.

OneNote Online im Internetbrowser
OneNote Online im Internetbrowser

Tatsächlich funktioniert alles so ähnlich – vielleicht ein bisschen langsamer, weil Inhalte manchmal erst aus dem Internet nachgeladen werden müssen.

  • Oben gibt es ein Menüband mit Registerkarten und Schaltflächen, wie Du es von vielen installierten Programmen kennst. Es lässt sich auf Wunsch erweitern, um noch mehr Funktionen griffbereit zu haben.
  • Links unter dem Menüband siehst Du den Namen des aktuell geöffneten Notizbuchs. Darunter werden nebeneinander zwei Spalten angezeigt, jeweils für die enthaltenen Abschnitte und Seiten im Notizbuch.
  • Der aktuelle Seiteninhalt nimmt den verbleibenden Platz auf der rechten Seite ein. Dort kannst Du ihn bearbeiten und verschiedene Inhalte einfügen.

Vorteile von OneNote Online:

  • Um OneNote Online zu nutzen, musst Du auf Deinem Gerät nichts installieren. Du benötigst nur einen Browser und eine ausreichende Internetverbindung, um Dich in Microsoft 365 bzw. auf der Website von OneNote anzumelden.
  • In der Web-App hast Du immer Zugriff auf die aktuell gespeicherte Version Deiner Notizbücher. Du musst nicht befürchten, dass die Synchronisierung von Gerät zu Gerät hakt. Dank Cloud brauchst Du auch nicht an Updates für die App denken. Darum kümmert sich Microsoft im Hintergrund.

Nachteile:

  • Du kannst OneNote Online eben nur mit einer bestehenden Internetverbindung nutzen. Ohne WLAN im Büro und ohne mobiles Internet unterwegs hast Du so keinen Zugriff auf Deine Inhalte.
  • Die Web-App im Browser hat weniger Funktionen als die Desktop-Version für Windows, die Du auf dem PC installierst (s. u.).
  • Das Wechseln zwischen mehreren Notizbüchern, Abschnitten und Seiten ist umständlich und langsam, weil die Inhalte immer erst nachladen müssen. Das Verschieben und Kopieren von Elementen klappt im Browser auch nur bedingt.

Vielleicht arbeitest Du auch schon mit Microsoft Teams, der Kommunikationsplattform für den Austausch mit Kolleg*innen. Wenn Du ein Notizbuch darin einbindest, wird eigentlich die Benutzeroberfläche von OneNote Online angezeigt.

Meine Meinung zu OneNote Online:

Ich finde gut, dass es OneNote Online gibt. So kann man im Notfall auch an einem fremden Computer schnell etwas nachschauen. Die Benutzeroberfläche ist einfach gehalten, so dass man sich auch als Einsteiger schnell zurechtfindet.

Persönlich nutze ich die Web-App aber nur selten, zum Beispiel wenn das installierte Desktop-Programm hakt oder wenn ich prüfen möchte, ob alle Abschnitte und Seiten einwandfrei mit der Cloud synchronisiert wurden.

Vergiss bitte nicht, Dich nach dem Einloggen an einem PC im Büro, im Hotel oder in der Bibliothek wieder von Deinem Benutzerkonto abzumelden. Im schlimmsten Fall haben sonst Kolleg*innen oder sogar Fremde nach Dir Zugriff auf Deine persönlichen Inhalte in der Cloud.

OneNote als mobile App (iPad, iOS, Android)

Theoretisch kannst Du auch auf tragbaren Geräten wie Tablets und Smartphones die Web-App OneNote Online nutzen. Melde Dich dafür im jeweiligen Browser an, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Du weißt mittlerweile aber auch, dass die Online-Version von OneNote mehrere Nachteile hat. Gerade auf mobilen Geräten ist die Bedienung im Browser hakelig. Zudem verbrauchst Du viel Datenvolumen, wenn Du unterwegs und nicht in einem WLAN bist.

Microsoft bietet OneNote auch als mobile App an, die Du kostenlos auf Deinem Tablet bzw. Smartphone herunterladen und installieren kannst. So kannst Du noch bequemer auf Besprechungsprotokolle, Reiseunterlagen und sonstige Infos in der Cloud zugreifen.

In der App lassen sich ausgewählte Notizbücher öffnen und synchronisieren, sodass die Inhalte dann auch offline verfügbar sind.

OneNote auf dem iPad

In den vergangenen Jahren wurden immer mehr Arbeitnehmer mit Dienstgeräten ausgestattet, darunter oft iPads von der Firma Apple. Die Tablets sind leicht zu bedienen, unterstützen digitale Stifte und gelten als erschwinglich – zumindest in der einfachsten Variante. Es gibt auch ganze Arbeitsgruppen und mobile Teams, die mit iPads arbeiten.

OneNote auf dem iPad
OneNote auf dem iPad

Auf der obigen Abbildung siehst Du, dass Notizbücher, Abschnitte und Seiten in Spalten nebeneinander angeordnet sind – ähnlich wie in OneNote Online. Weil das iPad ein relativ kleines Display hat, lassen sich die Spalten jederzeit ein- und ausklappen. So hat der aktuelle Seiteninhalt mehr Platz auf dem Bildschirm.

Viele schätzen die OneNote-App auch, weil sie den Apple Pencil unterstützt und damit handschriftliche Notizen auf dem Tablet erlaubt.

Handschrift / Zeichnen auf dem iPad
Handschrift / Zeichnen auf dem iPad

In meinen Fortbildungen für OneNote kommt es aber manchmal zu Frust: iPad-Besitzer können nämlich einige Funktionen nicht nutzen, von denen Windows-Nutzer schon seit Jahren profitieren.

Für diese Lücke, den sogenannten Feature Gap, gibt es laut Microsoft verschiedene Gründe, teilweise Beschränkungen seitens Apple. Nutzer*innen können zurzeit wohl nur hoffen, dass zukünftige Updates für die App mehr Möglichkeiten aufs iPad bringen.

Auf welche Funktionen Du auf dedem Tablet aktuell noch verzichten musst, dokumentiere ich in diesem Blog-Artikel über OneNote auf dem iPad. Dort findest Du auch Tipps für die Installation und Einrichtung der App auf dem Tablet.

Aus meiner Sicht ist das iPad ein geeignetes mobiles Gerät, um Notizbuch-Inhalte nachzuschlagen, bei einem Vortrag zu präsentieren, zum Teil auch zu bearbeiten.

Um Dokumente oder Schaubilder von Grund auf zu erstellen, würde ich Dir aber immer einen PC oder Mac mit größerem Monitor empfehlen. Darauf kannst Du die Desktop-Version von OneNote mit allen verfügbaren Funktionen nutzen.

OneNote für Android

Nach meiner Erfahrung kommen in Firmen nur selten Tablets mit dem mobilen Betriebssystem Android und dem Google Play Store für Apps zum Einsatz – obwohl die Geräte oft etwas günstiger sind.

Auf Smartphones wiederum hat Android aktuell die Nase vorn und ist weltweit verbreiteter als iOS, das Betriebssystem auf iPhones von Apple. Deshalb schauen wir uns hier in diesem Beitrag auch an, wie OneNote auf dem Handy aussieht.

Du wirst Dich in der App schnell zurechtfinden, wenn Du mittlerweile die Logik der Software verinnerlicht hast. Auch auf dem Smartphone findest Du die bewährte Struktur mit Abschnitten und Seiten in OneNote wieder. Du kannst die Elemente antippen, um zu den Inhalten Deiner Notizbücher zu gelangen.

Inhalte lassen sich auch mit den Fingern größer und kleiner ziehen, damit Du sie auf dem kleinen Bildschirm besser erkennst. So kannst Du alle Seiten anzeigen und teilweise bearbeiten – wenn auch nur rudimentär.

Zwar gibt es auch Stiftfunktionen, aber naturgemäß lässt es sich mit dem Finger auf dem Smartphone-Display nicht so präzise schreiben und zeichnen.

Dafür bietet die Android-App einige exklusive Zusatzfunktionen. Dazu gehört zum Beispiel der OneNote-Badge, ein Button auf dem Startbildschirm zum schnellen Erfassen kurzer Notizen.

OneNote-Badge für Android
OneNote-Badge für Android

Um schnell einen Blick auf meine Notizen zu werfen, nutze ich die Android-App gerne. So kann ich meinen PC oft ausgeschaltet lassen. Dank Synchronisierung per Cloud habe ich meine Inhalte auch parat, wenn ich unterwegs kein mobiles Internet zur Verfügung habe, zum Beispiel im Flugzeug, auf Reisen im Ausland oder bei meinen Software-Schulungen für Lehrer*innen in einem der vielen deutschen Klassenzimmer ohne WLAN.

Bedenke, dass der Speicherplatz auf mobilen Geräten meist begrenzter ist als auf einem Computer mit großer Festplatte. Digitale Notizbücher können je nach Inhalt mehrere Gigabyte umfassen. Auch deshalb verteile ich meine Inhalte auf mehrere Notizbücher, die ich bei Bedarf einzeln auf dem Smartphone öffne.


OneNote für Windows

Die Windows-Version von OneNote nutze ich seit vielen Jahren am liebsten und am häufigsten. Zum Vorbereiten von Inhalten, zum Verwalten von Dokumenten und generell zum produktiven Arbeiten fühle ich mich in dem mächtigen Office-Programm am besten aufgehoben. Nur hier habe ich gefühlt die volle Kontrolle über alle Notizbücher und deren Inhalte.

OneNote ist schon seit 2003 Teil des Office-Pakets von Microsoft – damals noch ganz ohne Cloud-Anbindung und ziemlich unbekannt. Erst viele Jahre später hat die Software den Durchbruch geschafft.

Zwischenzeitlich hat Microsoft das PC-Programm vernachlässigt und sich auf eine vereinfachte App für Windows konzentriert, die aber nicht mehr weiterentwickelt wird. Die Zukunft gehört jetzt wieder dieser Version hier.

Die folgende Abbildung zeigt die Benutzeroberfläche der aktuellen Version von OneNote für Windows. Ich habe die Ansicht hier etwas vergrößert.

Microsoft OneNote für Windows: Desktop-Version auf dem PC
OneNote für Windows

In einer separaten Anleitung zeige ich Dir, wie sich viele Bestandteile der Benutzeroberfläche in OneNote anpassen lassen.

  • In der linken Spalte siehst Du mehrere Notizbücher untereinander, teilweise auch die darin enthaltenen Abschnitte. Über die kleinen Pfeile links neben den Notizbuch-Symbolen lassen sich Abschnitte jeweils ein- und ausblenden. So behältst Du auch bei vielen geöffneten Notizbüchern noch den Überblick.
  • Zusätzlich werden die farbigen Abschnitte des ausgewählten Notizbuchs über der aktuellen Seite angezeigt – in einer Reihe nebeneinander. Das ist eine weitere Möglichkeit, um schnell von Abschnitt zu Abschnitt zu wechseln.
  • Du weißt schon, dass jeder Abschnitt beliebig viele Seiten enthalten kann. Die Liste der im aktuell ausgewählten Abschnitt vorhandenen Seiten wird ganz rechts in der Spalte angezeigt. Das ist die Standard-Einstellung der Windows-Version – und anders als auf dem iPad und in der Web-App OneNote Online.
  • Der Inhalt der aktuell ausgewählten Seite wird dann großflächig in der Mitte des Programmfensters angezeigt. Du kannst die Seite dort bearbeiten und weitere Elemente einfügen.

Auch in der Windows-Version gilt: Während der Arbeit mit OneNote kannst Du beliebig zwischen den Abschnitten und Seiten hin und her springen. Alle Inhalte sind sofort verfügbar und werden ohne spürbare Pause angezeigt.

Notizbücher aus der Cloud werden außerdem auf Deinem PC zwischengespeichert. So kannst Du auch auf Deine Inhalte zugreifen, wenn Du keine Internetverbindung zur Verfügung hast. Alle Änderungen werden bei nächster Gelegenheit mit der Online-Version synchronisiert.

Vorteile von OneNote für Windows:

  • Dies ist die umfangreichste Version von OneNote. Sie enthält die meisten Funktionen und eignet sich am besten für die professionelle Arbeit mit und an Deinen digitalen Notizbüchern. Auch deshalb spielt das PC-Programm in diesem Blog die größte Rolle.
  • Außerdem gibt es verschiedene Erweiterungen für OneNote, die Du kostenlos installieren kannst. Diese Add-Ins fügen OneNote weitere hilfreiche Funktionen hinzu.

Nachteile der Windows-Version:

  • Die größte Stärke ist auch eine Schwäche: Einsteiger fühlen sich oft von dem großen Funktionsumfang erschlagen. Man braucht etwas Einarbeitung, um die Logik der Software zu verstehen – und natürlich mein Handbuch für Einsteiger. 😉
  • Man merkt, dass Microsoft die Windows-Version eine Zeit lang vernachlässigt und viel aufzuholen hat. An einigen Stellen wirkt das Programm mittlerweile behäbig und veraltet.
  • Das gilt vor allem für die Stiftfunktionen, an denen Microsoft gerade verstärkt arbeitet. Ich bin gespannt, wie die Entwickler das Schreiben und Zeichnen in OneNote in den kommenden Jahren verbessern werden.

In einer separaten Anleitung verrate ich Dir, wo Du OneNote für Windows herunterladen kannst und was Du bei Installation und Einrichtung auf dem PC beachten solltest.

Verschiedene Versionen von OneNote parallel nutzen

Du hast jetzt die verschiedenen Versionen von OneNote und ihre Unterschiede kennengelernt. Ich finde: Du solltest die Versionen nutzen, mit denen Du Dich am wohlsten fühlt.

Dazu gehört, dass Du OneNote einfach mal auf den verschiedenen Geräten ausprobierst. Das gilt auch für die wenig verbreitete OneNote-Variante für den Mac sowie irgendwelche über Umwege ermöglichten Linux-Installationen.

Natürlich kann man die unterschiedlichen Apps auch parallel einsetzen und dann je nach Einsatzzweck entsprechend verwenden.

  • Im Homeoffice und im Büro sitzt Du vielleicht lieber am PC mit Tastatur.
  • Unterwegs hast Du vielleicht lieber das leichte und leicht bedienbare iPad oder ein anderes Tablet mit Anstecktastatur und digitalem Stift dabei.

Dank Synchronisierung in OneNote hast Du auf allen Geräten dieselben Inhalte zur Verfügung.

Du kannst übrigens auch frei entscheiden, auf welchem Gerät Du welche Deiner Notizbücher einbindest oder wieder schließt. So sparst Du auf mobilen Geräten Speicherplatz und kannst besser berufliche von privaten Inhalten trennen.

Wie Du Inhalte erstellst, sammelst und mit anderen teilst, erkläre ich Dir in meinem beliebten Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

OneNote für Einsteiger: Handbuch von Stefan Malter

OneNote für Einsteiger

Das aktuelle Standardwerk für digitale Notizen und Unterlagen mit Microsoft OneNote

11 Gedanken zu „OneNote: Versionen im Vergleich, Übersicht für alle Geräte“

  1. Hallo,
    ich habe auf windows office 2016 mit onenote.
    Dieses onenote2016 ist im Vergleich zu onenote365 wohl mit weniger funktionen, so zb das alphabetische Sortieren von Seiten .

    Wie kann ich von onenote 2016 auf onenote365 updaten?
    Meine office2016 Installation ist eine msi-Installation und onenote365 ist click-to-run Installation und anscheinend schließen die sich gegenseitig aus.
    Weißt Du mehr? Danke
    Max

    Antworten
  2. Hallo Stefan,
    tolle Tipps hier, vielen Dank dafür.
    Ich arbeite auf dem Mac und habe auch dort den Eindruck, dass OneNote nicht weiterentwickelt wird. Wenn ich mir ansehe, was Notion inzwischen so zaubert, ist das etwas bedauerlich. Zumal Notion aus Datenschutzgründen nur bedingt eine wirkliche Alternative darstellt.
    Weisst Du evetneulle mehr über den Entwicklungsstand auch auf dem Mac?

    Antworten
    • Hallo Derek, herzlichen Dank für Deine nette Nachricht! Da ich selbst keinen Mac zur Verfügung habe, verfolge ich die Entwicklung von OneNote auf dem Gerät nur bedingt. Ich teile aber Deinen Eindruck, dass Microsoft auf diesen Version gerade nicht den Fokus legt. Du könntest mal in meiner Facebook-Gruppe rund um OneNote fragen, wie andere Nutzer*innen das einschätzen. Viele Grüße & toi toi toi!

  3. Hallo
    Das Design der Desktop-App hat sich unterdessen verbessert. Zudem wurden auch die neuen Stifte der UWP-App übernommen.

    Sind wir gespannt, wie es weitergeht;-)

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