OneNote gehört zu den beliebtesten Apps in Microsoft 365. In digitalen Notizbüchern kannst Du verschiedene Inhalte erstellen und verwalten. Lehrer*innen zum Beispiel organisieren darin ihr komplettes Unterrichtsmaterial für die Schule.
Doch oft herrscht Verwirrung, weil Microsoft mehrere Versionen von OneNote anbietet. Außerdem kursieren immer wieder Gerüchte über die Zukunft der Software – manchmal sogar 👉🏻 bewusst von Microsoft-Gegnern gestreut.
Welche Versionen von OneNote gibt es aktuell? Wie unterscheiden sie sich? Welche App sollten Lehrer und Schüler nutzen? Welche Vorteile und Nachteile haben die verschiedenen Versionen im Vergleich?
Eine Übersicht über die verfügbaren Varianten von OneNote bietet dieser Blog-Artikel. Du kannst alle Versionen übrigens kostenlos herunterladen bzw. nutzen. Du brauchst nur ein Microsoft-Konto, um Dich in der jeweiligen App anzumelden und Deine Notizbücher in der Cloud zu speichern.
Bücher zu OneNote von Stefan Malter
Jetzt bestellen auf Amazon.de!*
OneNote Online – Web-App im Browser
OneNote-Notizbücher sind in der Regel in der Cloud OneDrive bzw. innerhalb von Microsoft 365 gespeichert. Nur so kannst Du sie über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren und mit anderen Personen teilen.
Deshalb liegt es nahe, OneNote Online zu nutzen. Dank der Web-App kannst Du im Internetbrowser auf Deine Notizbücher zugreifen und die Inhalte auch bearbeiten.
Das ist übrigens auch die Benutzeroberfläche für Notizbücher, die beim Einbetten von OneNote innerhalb der Kommunikationsplattform 👉🏻 Microsoft Teams angezeigt wird.
Vorteile:
- Du kannst OneNote Online auf jedem Gerät mit 🛒 schneller Internetverbindung und geeignetem Browser aufrufen. Du musst dafür auf Deinem Computer nichts zusätzlich installieren. Öffne die Web-App über das Menü im 👉🏻 Online-Portal von Microsoft 365. Alternativ klappt das auch direkt über den folgenden Link: https://www.onenote.com/
- In OneNote Online hast Du garantiert Zugriff auf die aktuelle Version Deiner Notizbücher. Du musst hier nicht befürchten, dass die Synchronisierung hakt. Dank Cloud musst Du auch nicht an Updates für die App denken.
Nachteile:
- Du kannst OneNote Online nur mit einer bestehenden Internetverbindung nutzen. Ohne WLAN im Klassenzimmer oder mobiles Internet unterwegs hast Du keinen Zugriff auf Deine Inhalte.
- Die Web-App im Browser hat weniger Funktionen als die installierten Versionen. Auch das Wechseln zwischen mehreren OneNote-Notizbüchern ist umständlich.
Persönliche Einschätzung:
Die Web-App OneNote Online nutze ich persönlich nur im Notfall, zum Beispiel wenn das installierte Desktop-Programm hakt oder wenn ich an einem fremden Computer etwas nachschauen möchte. Außerdem kannst Du hier im Zweifel einsehen, ob alle Abschnitte und Seiten korrekt synchronisiert wurden.
Vergiss bitte nicht, Dich nach dem Einloggen an einem fremden PC immer von Deinem Benutzerkonto abzumelden!
OneNote – Desktop-Version in Microsoft Office
OneNote ist schon seit 2003 Teil des Office-Pakets von Microsoft – damals noch ganz ohne Cloud-Anbindung. Das Programm war zunächst ziemlich unbekannt, bis es viele Jahre später den Durchbruch im Bildungsbereich geschafft hat.
Zwischenzeitlich haben die Entwickler das Desktop-Programm sehr vernachlässigt und sich auf die Windows-App konzentriert (s. u.). Nach lauten Fan-Protesten wird die Office-Version nun wieder weiterentwickelt und 👉🏻 standardmäßig mit dem Office-Paket installiert.
Im Startmenü von Windows heißt die Desktop-App einfach OneNote. Bekannt ist sie auch noch als OneNote für Microsoft 365 oder OneNote 2016. Seit der letzten Version wurde nämlich kein größeres Update mehr veröffentlicht. Das soll sich im Verlauf des Jahres 2022 ändern.
Wenn Du keine Lizenz für die Office-Programme zur Verfügung hast, kannst Du OneNote trotzdem separat herunterladen und kostenlos nutzen: https://www.onenote.com/download
Vorteile:
- Dies ist die umfangreichste Version von OneNote. Sie enthält die meisten Funktionen und eignet sich für die professionelle Arbeit mit und an Deinen digitalen Notizbüchern.
- In der Desktop-Version kannst Du OneNote-Notizbücher öffnen und bearbeiten, auch wenn sie eigentlich in der Cloud gespeichert sind. Die Inhalte werden auf Dein Gerät heruntergeladen, Änderungen daran online abgeglichen und synchronisiert. Auf Deine Notizbücher kannst Du deshalb auch offline zugreifen – zum Beispiel im Klassenzimmer ohne WLAN oder unterwegs im Flugzeug.
- Nur diese Version von OneNote erlaubt es Dir, Notizbücher lokal auf der Festplatte oder im Netzwerk zu speichern. (Du kannst sie dann aber zum Beispiel nicht ohne Weiteres mit Freunden und Kollegen teilen und nicht in der mobilen App öffnen.)
- Die Desktop-Version funktioniert auch gut im Zusammenspiel mit anderen Office-Programmen wie Outlook und Excel.
- Außerdem gibt es verschiedene Erweiterungen, die Du kostenlos installieren kannst. Sie fügen OneNote weitere Funktionen hinzu.
Nachteile:
- Das Design des Office-Programms wirkt veraltet. Es unterscheidet sich optisch mittlerweile stark von den moderneren OneNote-Versionen. Ein Update lässt seit Jahren auf sich warten.
- Die Zeichenfunktionen der Desktop-Version wirken ebenfalls veraltet. Deshalb lassen sie sich nicht so gut mit Stift oder Finger bedienen, zum Beispiel auf 🛒 Tablet-PCs
und sonstigen Geräten mit Touchscreen.
Persönliche Einschätzung:
Die Desktop-Version von OneNote nutze ich am liebsten und am häufigsten. Zum Vorbereiten von Inhalten, zum Verwalten von Dokumenten und generell zum produktiven Arbeiten fühle ich mich im mächtigen Office-Programm am besten aufgehoben. Ich habe die meiste Kontrolle über alle Notizbücher.
Deshalb bin ich auch dankbar für das Versprechen der Microsoft-Entwickler, diese Version demnächst wieder zum Standard zu machen.
OneNote für Windows 10 – App im Microsoft Store
OneNote für Windows 10 – so heißt die Windows-App im Startmenü. Wenn sie nicht auf Deinem PC vorinstalliert ist, kannst Du das aktuell noch 👉🏻 im Microsoft Store nachholen.
Auch wenn die App mittlerweile vor allem in Schulen viele Freunde gewonnen hat: Ganz akzeptiert wurde sie von eingefleischten OneNote-Fans nie. Das liegt auch daran, dass sie nie wie versprochen den Funktionsumfang der Desktop-Version erreicht hat.
Vorteile:
- Wenn Du Notizbücher in OneNote für Windows 10 öffnest und synchronisierst, kannst Du auch offline auf die Inhalte zugreifen – so wie in der Desktop-Version (s. o.).
- Die Benutzeroberfläche sieht fast so aus wie in OneNote Online (s. o.). Das macht die Einarbeitung und Orientierung für einfache Anwender*innen einfacher.
- Die OneNote-App ist optimiert für Touch- und Stiftbedienung. Alle Schaltflächen sind groß genug, um sie mit dem Finger oder dem 🛒 Surface Pen
Nachteile:
- Mit dieser OneNote-App kannst Du nur Notizbücher öffnen, die in der Cloud gespeichert sind.
- Der App fehlen einige grundlegende Funktionen der Desktop-Variante. Stattdessen vorhandene Funktionen (Lineal, Mathematik-Funktionen, etc.) sind eher speziell und werden nur von wenigen genutzt.
- Microsoft setzt in Zukunft aufs oben genannte Desktop-Programm. Nutzer der Windows-App sollen bald zum Wechsel animiert werden. Die App selbst hat also keine nennenswerte Zukunft mehr.
Wichtiger Hinweis!
Nutzt Du noch OneNote für Windows 10? Microsoft stellt die App ein und empfiehlt JETZT den Umstieg auf die Desktop-Version!
Mit meiner Anleitung als „Umzugshelfer“ klappt der Wechsel reibungslos:
Persönliche Einschätzung:
Einsteiger nutzen die OneNote-App für Windows 10 noch gerne, weil die reduzierte Benutzeroberfläche zunächst übersichtlicher erscheint. Auch die 👉🏻 Zeichenfunktionen scheinen hier flüssiger zu funktionieren.
Die Entwickler haben versprochen, dass die Desktop-Version in diesem Bereich aufholen wird. Allein für den größeren Funktionsumfang lohnt sich der Wechsel!
OneNote als App für Android / iOS
Microsoft bietet OneNote auch als App für mobile Geräte wie Smartphones und Tablets an. In den App Stores von Google und Apple kannst Du OneNote jeweils kostenlos herunterladen.
Wenn die App mit Deinem Microsoft-Konto verbunden ist, kannst Du auch hier bestimmte Notizbücher aus Deiner Cloud auswählen. Die Inhalte werden dann mit Deinem Gerät synchronisiert.
Vorteile:
- Dank der OneNote-App kannst Du auch auf dem 🛒 Smartphone
- Dank Synchronisierung der Inhalte kannst Du Deine Notizbücher auch offline ansehen, zum Beispiel im Funkloch oder im Ausland ohne mobiles Internet.
- Die mobile OneNote-App für Android enthält exklusive Zusatzfunktionen. Dazu gehören zum Beispiel der Zugriff auf Deine 👉🏻 Kurznotizen, der OneNote-Badge für schnelle Notizen und ein interaktives Widget für den Startbildschirm, zum Beispiel für den 👉🏻 Microsoft Launcher.
Nachteile:
- Die Bearbeitung von OneNote-Seiten klappt auf mobilen Geräten nur rudimentär, vor allem auf kleinen Smartphone-Displays.
- Auch Tablet-Nutzer – egal ob 🛒 iPad
- Malter, Stefan (Autor)
- Inhalte werden nicht automatisch im Hintergrund synchronisiert. Außerdem dauert die Synchronisierung der OneNote-Notizbücher vergleichsweise lange – zumindest auf meinen verfügbaren Geräten.
Persönliche Einschätzung:
Wer auch unterwegs Zugriff auf OneNote haben möchte, kommt um die App für Android bzw. iOS nicht herum. Ganz zufrieden bin ich mit den Versionen fürs Handy nicht – auch weil ich mich noch an die viel benutzerfreundliche OneNote-App für Windows Phone erinnere.
Mein persönliches Fazit: Um auf dem 🛒 Smartphone
Es muss nicht nur eine Version sein …
Aktuell gilt: Jede Lehrkraft sollte die OneNote-Version(en) nutzen, mit der sie sich am wohlsten fühlt. Natürlich kann man die unterschiedlichen Apps auch parallel einsetzen und dann je nach Einsatzzweck entsprechend verwenden.
Du kannst frei entscheiden, in welcher OneNote-Version Du welche Deiner Notizbücher einbindest. So trennst Du zum Beispiel berufliche Notizbücher von privaten Notizbüchern. In jedem Fall sollten sich Einsteiger nicht mehr an die bald abgeschaffte Windows-App gewöhnen und ihre Zeit mit dieser Version verschwenden.
Wie Du mit OneNote Dein komplettes Unterrichtsmaterial in den Griff bekommst und an Deine Kurse verteilen kannst, erfährst Du ausführlich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erkläre ich Dir u. a. auch, wie Du OneNote im Zusammenspiel mit Outlook und Microsoft Teams einsetzen kannst.
Hallo Stefan,
tolle Tipps hier, vielen Dank dafür.
Ich arbeite auf dem Mac und habe auch dort den Eindruck, dass OneNote nicht weiterentwickelt wird. Wenn ich mir ansehe, was Notion inzwischen so zaubert, ist das etwas bedauerlich. Zumal Notion aus Datenschutzgründen nur bedingt eine wirkliche Alternative darstellt.
Weisst Du evetneulle mehr über den Entwicklungsstand auch auf dem Mac?
Hallo Derek, herzlichen Dank für Deine nette Nachricht! Da ich selbst keinen Mac zur Verfügung habe, verfolge ich die Entwicklung von OneNote auf dem Gerät nur bedingt. Ich teile aber Deinen Eindruck, dass Microsoft auf diesen Version gerade nicht den Fokus legt. Du könntest mal in meiner Facebook-Gruppe rund um OneNote fragen, wie andere Nutzer*innen das einschätzen. Viele Grüße & toi toi toi!
Hallo
Das Design der Desktop-App hat sich unterdessen verbessert. Zudem wurden auch die neuen Stifte der UWP-App übernommen.
Sind wir gespannt, wie es weitergeht;-)
Hallo Daniel, vielen Dank für Deinen Kommentar. Das neue Design und die neuen Stifte kann man aktuell als Insider testen, aber offiziell verfügbar ist die runderneuerte Desktop-App von OneNote noch nicht. Neugierige können hier vorab einen Blick darauf werfen.