OneNote Versionen: Vorteile und Nachteile im Vergleich

Microsoft möchte sicherstellen, dass Du OneNote auf möglichst allen Geräten nutzen kannst. Deshalb gibt es mehrere Versionen der Software.

Doch je nach Betriebssystem unterscheiden sich sowohl die Benutzeroberfläche als auch der Funktionsumfang erheblich. Das führt im digitalen Alltag mit diversen Dienst- und Privatgeräten leider oft zu Verwirrung und Frust. Deshalb gibt es auf dieser Seite einen Überblick:

• Wieso sieht OneNote auf dem iPad anders aus als am PC?
• Auf welche Funktionen musst Du in der Web-App verzichten?
• Welche Vorteile und Nachteile haben die verschiedenen Versionen von OneNote im Vergleich?

Gemeinsamkeiten der Versionen

Vorab habe ich drei gute Nachrichten für Dich:

1. Die wichtigsten Funktionen enthält jede Version von OneNote. Das heißt: Du kannst Deine Infos und Unterlagen grundsätzlich auf jedem vorhandenen Gerät problemlos anschauen und auch bearbeiten – egal ob Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.

2. In allen App-Varianten findest Du die grundsätzliche Notizbuchstruktur mit Abschnitten und Seiten wieder. Nur die Anordnung der Elemente innerhalb der Benutzeroberfläche sieht je nach Version von OneNote etwas anders aus.

3. Du kannst alle Versionen kostenlos herunterladen bzw. nutzen. Du brauchst nur ein Microsoft-Konto, um Dich in der jeweiligen App anzumelden und Deine Notizbücher in der Cloud zu speichern.

OneNote Online – Web-App im Browser

Kennst Du meinen Blog-Beitrag über die unterstützten Speicherorte von OneNote? Darin erfährst Du, warum Du Notizbücher möglichst in der Cloud OneDrive erstellen solltest. So kannst Du sie über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren und mit anderen Personen teilen.

Speicherorte für OneNote: Notizbücher sicher spe...

Welche Speicherorte bietet OneNote für Notizbücher an? Welche Vorteile hat die Cloud OneDrive ...

Deshalb liegt es zunächst nahe, OneNote Online zu nutzen. Dank der Web-App kannst Du in jedem Internetbrowser auf Deine Notizbücher in der Cloud zugreifen und die Inhalte dort bearbeiten – an jedem Gerät, mit jedem Betriebssystem und von jedem Ort aus.

Mit einer Lizenz für Microsoft 365 kannst Du Dich wie üblich im Online-Portal anmelden und dann über das App-Menü links oben zu OneNote wechseln. Alternativ funktioniert auch die offizielle Internetadresse als Zugang für alle Arten von Benutzerkonten.

Benutzeroberfläche von OneNote Online

Auf der folgenden Abbildung siehst Du, wie ein geöffnetes Notizbuch in der Web-App OneNote Online dargestellt wird. Auf den ersten Blick sieht die Anwendung im Browser-Fenster wie ein installiertes PC-Programm aus.

Tatsächlich funktioniert alles so ähnlich – vielleicht ein bisschen langsamer, weil Inhalte manchmal erst aus dem Internet nachgeladen werden müssen.

• Oben gibt es ein Menüband mit Registerkarten und Schaltflächen, wie Du es von vielen installierten Programmen kennst. Es lässt sich auf Wunsch erweitern, um noch mehr Funktionen auf einen Blick zu sehen und griffbereit zu haben.

• Links unter dem Menüband siehst Du den Namen des aktuell hier geöffneten Notizbuchs. Darunter werden nebeneinander zwei Spalten angezeigt, jeweils für die vorhandenen Abschnitte und die darin enthaltenen Seiten.

• Der aktuelle Seiteninhalt nimmt den verbleibenden Platz auf der rechten Seite ein. Dort kannst Du ihn bearbeiten und verschiedene Inhalte einfügen.

Vorteile:

• Um OneNote Online zu nutzen, musst Du auf Deinem Gerät nichts installieren. Du benötigst nur einen Browser und eine ausreichende Internetverbindung, um Dich in Microsoft 365 bzw. auf der Website von OneNote anzumelden.

• In der Web-App hast Du immer Zugriff auf die aktuell gespeicherte Version Deiner Notizbücher. Du musst nicht befürchten, dass die Synchronisierung von Gerät zu Gerät hakt. Dank Anwendung in der Cloud brauchst Du auch nicht an Updates für die App denken. Darum kümmert sich Microsoft im Hintergrund.

Nachteile:

• Du kannst OneNote Online eben nur mit einer bestehenden Internetverbindung nutzen. Ohne WLAN im Büro und ohne mobiles Internet unterwegs hast Du so keinen Zugriff auf Deine Inhalte.

• Die Web-App im Browser hat aus technischen Gründen weniger Funktionen als die Desktop-Version für Windows, die Du auf dem PC installierst (s. u.).

• Das Wechseln zwischen mehreren Notizbüchern, Abschnitten und Seiten ist umständlich und langsam, weil die Inhalte immer erst nachladen müssen. Das Verschieben und Kopieren von Elementen klappt im Browser auch nur bedingt.

Vielleicht arbeitest Du auch schon mit Microsoft Teams, der Kommunikationsplattform für den Austausch in der Gruppe. Wenn Du ein Notizbuch darin einbindest, wird eigentlich die Benutzeroberfläche von OneNote Online angezeigt.

Meine Meinung zu OneNote Online:

Ich finde gut, dass es OneNote Online gibt. So kann man im Notfall auch an einem fremden Computer schnell etwas nachschauen. Die Benutzeroberfläche ist einfach gehalten, so dass man sich auch als Einsteiger schnell zurechtfindet.

Persönlich nutze ich die Web-App aber nur sehr selten, zum Beispiel wenn das installierte Desktop-Programm hakt oder wenn ich prüfen möchte, ob alle Abschnitte und Seiten einwandfrei mit der Cloud synchronisiert wurden.

OneNote als mobile App (iPad, iOS, Android)

Theoretisch kannst Du auch auf tragbaren Geräten wie Tablets und Smartphones die Web-App OneNote Online nutzen. Melde Dich dafür im jeweils vorhandenen Internetbrowser an, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Du weißt mittlerweile aber auch, dass die Online-Version von OneNote mehrere Nachteile hat. Gerade auf mobilen Geräten ist die Bedienung im Browser hakelig. Zudem verbrauchst Du viel Datenvolumen, wenn Du unterwegs und nicht in einem WLAN bist.

Microsoft bietet OneNote auch als mobile App an, die Du kostenlos auf Deinem Tablet bzw. Smartphone herunterladen und installieren kannst. So kannst Du noch bequemer auf Besprechungsprotokolle, Reiseunterlagen, Unterrichtsmaterial und sonstige Infos in der Cloud zugreifen.

In der App lassen sich ausgewählte Notizbücher öffnen und synchronisieren, sodass die Inhalte bei Bedarf offline verfügbar sind.

OneNote auf dem iPad

In den vergangenen Jahren wurden immer mehr Arbeitnehmer mit Dienstgeräten ausgestattet, darunter oft iPads von der Firma Apple. Die Tablets sind leicht zu bedienen, unterstützen digitale Stifte und gelten als erschwinglich – zumindest in der einfachsten Variante. Es gibt auch ganze Arbeitsgruppen, mobile Teams und Schulklassen, die mit iPads arbeiten.

Auf der obigen Abbildung siehst Du, dass Notizbücher, Abschnitte und Seiten in Spalten nebeneinander angeordnet sind – ähnlich wie in OneNote Online. Weil das iPad ein relativ kleines Display hat, lassen sich die Spalten jederzeit ein- und ausklappen. So hat der aktuelle Seiteninhalt mehr Platz auf dem Bildschirm.

Viele schätzen die OneNote-App auch, weil sie den Apple Pencil unterstützt und damit handschriftliche Notizen auf dem Tablet erlaubt.

In meinen Fortbildungen für OneNote kommt es aber manchmal zu Frust: iPad-Besitzer können nämlich einige Funktionen nicht nutzen, von denen Windows-Nutzer schon seit Jahren profitieren.

Für diese Lücke, den sogenannten Feature Gap, gibt es laut Microsoft verschiedene Gründe, teilweise Beschränkungen seitens Apple. Nutzer*innen können zurzeit wohl nur hoffen, dass zukünftige Updates für die App mehr Möglichkeiten aufs iPad bringen.

Auf welche Funktionen Du auf dem Tablet aktuell noch verzichten musst, dokumentiere ich in diesem Blog-Artikel über OneNote auf dem iPad. Dort findest Du auch Tipps für die Installation und Einrichtung der App auf dem Tablet.

OneNote für iPad: Notiz-App auf Apple-Tablet

Wie läuft OneNote auf dem iPad? Die Notizbuch-App von Microsoft ist auch fürs ...

Aus meiner Sicht ist das iPad ein geeignetes mobiles Gerät, um Notizbuch-Inhalte nachzuschlagen, bei einem Vortrag zu präsentieren, zum Teil auch zu bearbeiten.

Um Dokumente oder Schaubilder von Grund auf zu erstellen, würde ich Dir aber immer einen PC oder Mac mit größerem Monitor empfehlen. Darauf kannst Du die Desktop-Version von OneNote mit allen verfügbaren Funktionen nutzen.

OneNote für Android

Nach meiner Erfahrung kommen in Firmen und Schulen nur selten Tablets mit dem mobilen Betriebssystem Android und dem Google Play Store für Apps zum Einsatz – obwohl die Geräte oft etwas günstiger als die weit verbreiteten iPads sind.

Auf Smartphones wiederum hat Android aktuell die Nase vorn und ist weltweit verbreiteter als iOS, das Betriebssystem auf iPhones von Apple. Deshalb schauen wir uns hier in diesem Beitrag auch an, wie OneNote auf dem Handy aussieht.

Du wirst Dich in der App schnell zurechtfinden, wenn Du mittlerweile die Logik der Software verinnerlicht hast. Auch auf dem Smartphone findest Du die bewährte Struktur mit Abschnitten und Seiten wieder. Du kannst die Elemente antippen, um zu den Inhalten Deiner Notizbücher zu gelangen.

Inhalte lassen sich auch mit den Fingern größer und kleiner ziehen, damit Du sie auf dem kleinen Bildschirm besser erkennst. So kannst Du alle Seiten anzeigen und teilweise bearbeiten – wenn auch nur rudimentär.

Zwar gibt es auch Stiftfunktionen, aber naturgemäß lässt es sich mit dem Finger auf dem Smartphone-Display nicht so präzise schreiben und zeichnen (s. o.).

Dafür bietet die Android-App einige exklusive Zusatzfunktionen. Dazu gehört zum Beispiel der OneNote-Floatie, ein Button auf dem Startbildschirm Deines Handys zum schnellen Erfassen kurzer Notizen.

Um schnell einen Blick auf meine Notizen zu werfen, nutze ich die Android-App gerne. So kann ich meinen PC oft ausgeschaltet lassen.

Dank Synchronisierung per Cloud habe ich meine Inhalte auch parat, wenn ich unterwegs kein mobiles Internet zur Verfügung habe, zum Beispiel im Flugzeug, auf Reisen im Ausland oder bei meinen Software-Schulungen in einem der vielen deutschen Klassenzimmer ohne WLAN.

Bedenke, dass der Speicherplatz auf mobilen Geräten meist begrenzter ist als auf einem Computer mit großer Festplatte. Digitale Notizbücher können je nach Inhalt mehrere Gigabyte umfassen. Auch deshalb verteile ich meine Inhalte auf mehrere Notizbücher, die ich bei Bedarf einzeln auf dem Smartphone öffne.

OneNote für Windows

Die Windows-Version von OneNote nutze ich seit vielen Jahren am liebsten und am häufigsten. Zum Vorbereiten von Inhalten, zum Verwalten von Dokumenten und generell zum produktiven Arbeiten fühle ich mich in dem umfangreichen Office-Programm am besten aufgehoben. Nur hier habe ich gefühlt die volle Kontrolle über alle Notizbücher und deren Inhalte.

Die folgende Abbildung zeigt die Benutzeroberfläche von OneNote für Windows – zur besseren Übersicht leicht vergrößert. Du siehst die aktuelle Standard-Ansicht des Programms auf dem PC. Darin habe ich schon einige Beispiel-Notizbücher für verschiedene Zwecke geöffnet.

• In der Spalte ganz links sind die Notizbücher untereinander aufgelistet, teils auch die darin enthaltenen Abschnitte. Über die kleinen Pfeile links neben den Notizbuch-Symbolen lassen sich die Abschnitte jeweils ein- und ausklappen. So behältst Du auch bei vielen geöffneten Notizbüchern noch den Überblick.

• Du weißt vielleicht schon, dass jeder Abschnitt beliebig viele Seiten enthalten kann. Die Liste der im aktuell ausgewählten Abschnitt vorhandenen Seiten wird in der Spalte rechts daneben dargestellt. Die Anordnung ähnelt hier also der App auf dem iPad und der Web-App im Browser.

• Die aktuell ausgewählte Seite nimmt die übrige Fläche im Programmfenster ein. Hier kannst Du die Inhalte dieser Seite bearbeiten und zum Beispiel weitere Elemente wie Texte, Bilder und handschriftliche Notizen einfügen.

Auch auf dem PC gilt: Du kannst jederzeit beliebig zwischen Abschnitten und Seiten hin und her springen. Weil Notizbücher aus der Cloud auf der Festplatte zwischengespeichert werden, kannst Du ohne Internetverbindung auf verfügbare Inhalte zugreifen. Sie werden ohne spürbare Pause angezeigt. Änderungen werden bei nächster Gelegenheit mit der Online-Version synchronisiert.

Vielleicht sind die Bereiche bei Dir etwas anders angeordnet. Der Notizbuchbereich lässt sich zum Beispiel per Klick auf das Symbol mit den drei Linien links darüber einblenden und ausblenden. So hat die aktuelle Seite bei Bedarf mehr Platz im Fenster.

Auch die Menüs und weitere Bestandteile der Desktop-Version lassen sich an Deine Bedürfnisse anpassen, teilweise auch anders anordnen. Mehr über diese Möglichkeiten erfährst Du in meinem Handbuch “OneNote für Einsteiger”.

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Vorteile:

• Dies ist die umfangreichste Version von OneNote. Sie enthält die meisten Funktionen und eignet sich am besten für die professionelle Arbeit mit und an Deinen digitalen Notizbüchern. Auch deshalb spielt das PC-Programm in meinen Handbüchern und hier im Blog die größte Rolle.

• Nur die Windows-Version erlaubt es Dir, Notizbücher in OneNote lokal auf der Festplatte oder im Netzwerk zu speichern. (Du kannst sie dann aber nicht ohne Weiteres mit Freunden und Kollegen teilen und nicht in den mobilen Apps öffnen.)

• Du profitierst vom Zusammenspiel mit den anderen Office-Programmen wie Outlook und Excel. Einige Beispiele dafür lernst Du ebenfalls in meinen Anleitungen für OneNote kennen.

• Außerdem gibt es verschiedene Erweiterungen für OneNote, die Du kostenlos installieren kannst. Diese Add-Ins fügen OneNote weitere hilfreiche Funktionen hinzu.

Nachteile:

• Die größte Stärke ist auch eine Schwäche: Einsteiger fühlen sich oft von dem großen Funktionsumfang erschlagen. Man braucht etwas Einarbeitung, um die Logik der Software zu verstehen.

• Man merkt, dass Microsoft die Windows-Version eine Zeit lang vernachlässigt und viel aufzuholen hat. An einigen Stellen wirkt das Programm mittlerweile etwas behäbig und veraltet. Man scheint aber an den Baustellen zu arbeiten.

• Bestes Beispiel sind die Stiftfunktionen, die die Entwickler zuletzt verbessert haben. Ich bin auch gespannt, wie Microsoft die Integration des KI-Assistenten Copilot in OneNote noch weiter vorantreiben wird.

In einer separaten Anleitung verrate ich Dir, wo Du OneNote für Windows herunterladen kannst und was Du bei der Installation und bei der Einrichtung auf dem PC beachten solltest.

OneNote für Windows installieren: Anleitung für ...

Wie kannst Du OneNote herunterladen und installieren? Das musst Du beim Download von ...

Verschiedene Versionen parallel nutzen

Du hast jetzt die verschiedenen Versionen von OneNote und ihre Unterschiede kennengelernt. Ich finde: Du solltest die Versionen nutzen, mit denen Du Dich am wohlsten fühlst.

Dazu gehört, dass Du OneNote einfach mal auf den verschiedenen Geräten ausprobierst. Das gilt auch für die weniger verbreitete OneNote-Variante für den Mac sowie irgendwelche über Umwege ermöglichten Linux-Installationen.

Natürlich kann man die unterschiedlichen Apps auch parallel einsetzen und dann je nach Einsatzzweck entsprechend verwenden.

• Im Homeoffice sitzt Du vielleicht lieber am PC mit großem Monitor und Tastatur.

• Unterwegs oder in der Schule hast Du vielleicht lieber ein leichtes Notebook, ein einfach zu bedienendes iPad oder ein anderes Tablet mit Anstecktastatur und digitalem Stift dabei.

Dank Synchronisierung in OneNote hast Du auf allen Geräten dieselben Inhalte zur Verfügung. Du kannst trotzdem frei entscheiden, auf welchem Gerät Du welche Deiner Notizbücher einbindest oder wieder schließt. So sparst Du auf mobilen Geräten Speicherplatz und kannst besser berufliche von privaten Inhalten trennen.

Mehr über den Umgang mit den digitalen Notizbüchern erfährst Du in meinen Handbüchern für OneNote. Darin zeige ich Dir auch, wie Du Inhalte speicherst und mit anderen Personen teilst.