OneNote: Speicherorte für Notizbuch wählen [Übersicht]

Wo kann man OneNote-Notizbücher speichern? Kann man ein neues Notizbuch auch lokal auf der Festplatte speichern und nur offline nutzen? Oder zwingt OneNote alle Anwender zur Nutzung der Cloud OneDrive?

Diese Fragen erreichen mich regelmäßig in meiner Online-Community als auch in 👉🏻 Schulungen zu OneNote. In diesem Blog-Artikel erfährst Du deshalb, welche Speicherorte für digitale Notizbücher in Frage kommen.

Ich erkläre Dir dabei, welche Vor- und Nachteile die unterschiedlichen Optionen haben. Danach kannst Du beim Speichern in OneNote selbst eine gute Entscheidung treffen.

Du kennst vermutlich schon die 👉🏻 Logik und Struktur von OneNote: Jedes Notizbuch besteht aus Abschnitten und Seiten. Eigentlich stecken einzelne Ordner und Dateien dahinter, die Du in der Regel nicht zu Gesicht bekommst.

Du musst Dich um den Aufbau also nicht kümmern. OneNote sorgt dafür, dass Deine Notizbücher in der Benutzeroberfläche verwaltet und visuell dargestellt werden. Du musst Dich deshalb auch nicht mit dem Speichern einzelner Dateien herumschlagen.

Einsteiger sollten sich zunächst mit den Grundlagen von OneNote vertraut machen. Wie Du Dein Unterrichtsmaterial darin erstellst, sammelst und organisierst, erkläre ich Dir 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Neben den Schritt-für-Schritt-Anleitungen gibt’s außerdem viele Beispiele aus dem Schulalltag.

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OneNote-Notizbuch lokal speichern (PC, Speichermedium, Server)

Trotz 👉🏻 anderslautender Gerüchte: Man konnte und kann OneNote problemlos offline nutzen – also ohne Anbindung an die Cloud. Dafür benötigst Du die Desktop-Version für Windows, die auch Teil von 👉🏻 Microsoft Office ist. Mit ihr erstellst Du neue Notizbücher einfach lokal auf der Festplatte.

Alternativ kannst Du als Speicherort zum Beispiel auch eine 🛒 externe Festplatte, einen USB-Stick oder einen Ordner im Netzwerk auswählen.

Vorteile:

• Du hast die volle Kontrolle über Deine lokal gespeicherten Notizbücher. Nur Du kannst auf diese Inhalte in OneNote zugreifen.

• Deshalb hast Du als Lehrer*in auch weniger Probleme mit dem 👉🏻 Datenschutz. Schließlich sind alle Inhalte nur auf Deinem Gerät gespeichert sind. Der Zugriff von Fremden sollte ausgeschlossen sein.

Nachteile:

• Du kannst Deine Notizbücher nur auf diesem einen PC öffnen und bearbeiten. Sie lassen sich dann nicht ohne größeren Aufwand mit anderen Geräten synchronisieren und auch nicht mit der mobilen OneNote-App auf dem 🛒 Smartphone nutzen.

• Du kannst Deine Notizbücher nicht online mit anderen Personen wie Kollegen oder Schüler teilen und gemeinsam daran arbeiten. Das ist eigentlich ein großer Mehrwert bei der Arbeit mit OneNote.

• Du musst selbständig regelmäßig Backups machen. Denn: Wenn Deine Festplatte defekt ist, gehen im schlimmsten Fall Deine kompletten Notizbuch-Inhalte verloren. (Das gilt natürlich auch für alle anderen Dateien und Speicherorte auf Deinem PC. Bist Du Dir dessen bewusst und erstellst regelmäßig Sicherheitskopien?)

Übrigens: Wenn Du ein Notizbuch auf Deinem PC anlegen willst, wählt OneNote dafür in der Regel einen Standard-Ordner auf Deinem Festplatten-Abschnitt C: aus, z.B. „C:/Benutzer/Name/Dokumente/OneNote-Notizbücher“. In den Optionen kannst Du diesen Speicherort verändern.

Wie Du ein neues Notizbuch in OneNote erstellst und mit Inhalten füllst, erfährst Du ausführlich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erkläre ich Dir auch, wie Du Sicherheitskopien Deiner Dateien auf dem PC erstellst und viele Computer-Probleme mit Windows selbständig löst.

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OneNote-Notizbuch in der Cloud OneDrive speichern

Microsoft hat in den vergangenen Jahren viel dafür getan, dass die hauseigene Cloud-Lösung 👉🏻 OneDrive mit den meisten Apps und Diensten verbunden ist. So sind Deine Inhalte überall online verfügbar. Sie werden dann auf Wunsch auf allen Deinen Geräten synchron gehalten.

Weil sowohl OneNote als auch OneDrive zu 👉🏻 Microsoft 365 (Education) gehören, funktioniert das interne Zusammenspiel nahezu perfekt.

Vorteile:

• einfache Synchronisierung auf nahezu alle Geräten wie PC, Laptop, 🛒 Tablet oder Smartphone – auch anderer Betriebssysteme wie Android und iOS

• automatisches Online-Backup auf (hoffentlich) sicheren Servern bei Microsoft

• weltweiter Zugriff auf Deine Notizbücher – 👉🏻 per Web-App OneNote Online in jedem Internet-Browser

• einfaches 👉🏻 Teilen von Notizbüchern mit anderen Personen

• keine Zusatzkosten: OneDrive ist Teil von 👉🏻 Microsoft 365 bzw. Microsoft 365 Education. Privatpersonen können sich kostenlos registrieren.

Nachteile:

• ggf. Registrierung für ein Microsoft-Konto notwendig

• Vertrauensfrage: Bei OneDrive liegen Deine Notizbücher auf Servern von Microsoft. Vertraust Du der Cloud als Speicherort in punkto Sicherheit und Datenschutz?

• rechtliche Bedenken: Darfst Du in Deiner Firma oder Schule die Cloud nutzen? In jedem Fall solltest Du beim Hochladen sensibler und personenbezogener Daten achtsam sein. Im schlimmsten Fall können sich Fremde Zugriff verschaffen.

Keine Sorge: Wenn Du OneNote-Notizbücher in OneDrive speicherst, brauchst Du nicht ständig und überall eine Internetverbindung. Das Desktop-Programm synchronisiert die Inhalte mit der Cloud. Deshalb kannst Du sie bei Bedarf auch in OneNote offline nutzen.

Du kannst also zum Beispiel an Deinem PC zu Hause einen Text einfügen oder etwas korrigieren. Die Änderungen gleicht OneNote automatisch mithilfe von OneDrive online ab.

Wenn Du das Notizbuch später auf dem Laptop, Tablet oder 🛒 Smartphone öffnest und mit dem Internet verbunden bist, werden die Änderungen auch an diesen Speicherorten übernommen.

Mehrere Cloud-Speicher parallel einrichten

Übrigens: Du kannst mit der Software auf dem PC auf verschiedene OneDrive-Konten gleichzeitig zugreifen und so die darin gespeicherten OneNote-Notizbücher parallel nutzen.

Ich persönlich habe mir zwei getrennte Microsoft-Konten dafür eingerichtet. Ein Konto enthält alle beruflichen Notizbücher (über meine berufliche Mail-Adresse), in einem weiteren Konto stecken alle privaten Unterlagen. So behalte ich mehr Ordnung in OneNote.

Wie Du Dein Unterrichtsmaterial mit OneNote und den anderen Office-Programmen digital organisierst, erfährst Du ausführlich 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.

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OneNote-Notizbuch auf SharePoint speichern

SharePoint ist ein gemeinsamer Cloud-Speicherort in Microsoft 365 Education. Während OneDrive jeweils an eine Person gebunden ist, eignet sich SharePoint für Gruppen und Teams.

Apropos: Vielleicht nutzt Du als Lehrer*in 👉🏻 Microsoft Teams und erstellst innerhalb der Plattform ein OneNote-Notizbuch bzw. ein 📓 Kursnotizbuch. Dieses wird dann in der Regel in einem SharePoint-Ordner gespeichert – auch wenn Du das als Nutzer nicht sichtbar wahrnimmst.

Mehr über das Zusammenspiel von OneNote und Teams erfährst Du 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erkläre ich Dir u. a., wie Du Arbeitsblätter in digitalen Notizbüchern an Deine Schüler*innen weitergibst und ihre Aufgaben online korrigieren kannst.

Wenn Du SharePoint als Speicherort nutzt, gelten eigentlich dieselben Vor- und Nachteile wie beim Speichern in OneDrive (s. o.). Du solltest Dich aber mit SharePoint auskennen, damit Du nicht versehentlich und ungewollt persönliche Unterlagen fürs gesamte Team oder Kollegium zur Verfügung stellst.

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OneNote-Notizbuch bei anderen Cloud-Anbietern speichern (DropBox, Google Drive, Magenta Cloud, etc.)

In der Desktop-Version von OneNote kannst Du Notizbücher auch an jedem anderen Speicherort ablegen, der in Windows eingebunden ist. Von Ordnern anderer Cloud-Anbietern rate ich hier aber explizit ab!

Es gibt im Internet viele Erfahrungsberichte dazu, dass die Synchronisierung bei Fremdanbietern oft zu Fehlern führt und nicht reibungslos funktioniert. Die Gefahr ist zu groß, dass Du beim Speichern Notizbuchinhalte verlierst. Dieses Risiko fremder Speicherorte solltest Du meiner Meinung nach nicht eingehen.

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Meine Empfehlung:

Ja, Du kannst Notizbücher lokal speichern und OneNote offline nutzen. Seine Stärken spielt das Tool aber erst im Zusammenspiel mit OneDrive aus. Für die meisten Zwecke sind Deine Inhalte in der Cloud wohl am besten aufgehoben. Das gilt vor allem, wenn es Dir um die Zusammenarbeit mit anderen Personen innerhalb der Firma oder Schule geht.

Ich selbst habe meine wichtigsten Notizbücher in OneDrive als Speicherort erstellt. Deshalb kann ich sie flexibel auf allen Geräten und an jedem Ort nutzen. Im Desktop-Programm kannst Du übrigens lokale Notizbücher und Notizbücher aus der Cloud parallel nutzen.

Natürlich entscheide ich sorgfältig und bewusst, was ich in OneDrive speichere:

• Unterrichtsmaterial und pädagogische Inhalte solltest Du in der Cloud zum Beispiel bedenkenlos aufbewahren können.

• Sensible Daten und personenbezogene Informationen gehören meines Erachtens aber nicht unverschlüsselt auf fremde Server!

Für die praktische Arbeit mit OneNote empfehle ich Dir 📙 mein Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“. Darin findest Du viele Tipps und Beispiele, wie Du OneNote in Schule und Unterricht nutzen kannst und dabei viel Zeit sparst.