OneNote: Speicherorte für Notizbücher [Übersicht]

Wo kann und sollte man digitale Notizbücher speichern? Zwingt Microsoft alle Anwender zur Nutzung der Cloud OneDrive? Oder kann man ein neues Notizbuch auch lokal auf der Festplatte speichern und ausschließlich offline nutzen? Diese und weitere Fragen rund um die Speicherorte in OneNote erreichen mich regelmäßig in meiner Online-Community sowie in meinen 👉🏻 Schulungen für OneNote.

In dieser Anleitung erfährst Du, welche Speicherorte für digitale Notizbücher in Frage kommen. Ich erkläre Dir dabei, welche Vor- und Nachteile die unterschiedlichen Optionen haben. Danach kannst Du beim Erstellen eines neuen Notizbuchs in OneNote jeweils selbstständig eine gute Entscheidung treffen.

Einsteiger sollten sich zunächst mit den Grundlagen von OneNote vertraut machen. Wie Du Inhalte darin erstellst, sammelst und organisierst, erkläre ich Dir 📓 in meinem Praxishandbuch „OneNote für Einsteiger“. Neben den Schritt-für-Schritt-Anleitungen gibt’s außerdem viele Beispiele aus dem digitalen Alltag.

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Notizbuch lokal speichern (PC, Speichermedium, Server)

Trotz 👉🏻 anderslautender Gerüchte: Man konnte und kann OneNote problemlos nur offline nutzen – also ohne Anbindung an die Cloud. Das klappt allerdings bislang nur mit der Desktop-Version für Windows. Mit ihr erstellst Du neue Notizbücher einfach lokal auf Deinem Gerät.

Alternativ kannst Du als Speicherort auch eine 🛒 externe Festplatte, einen USB-Stick oder einen Ordner im Netzwerk auswählen.

Vorteile:

• Du hast die volle Kontrolle über Deine lokal gespeicherten Notizbücher. Nur Du und zugelassene Personen können auf diese Inhalte in OneNote zugreifen.

• Deshalb hast Du als Lehrer*in auch weniger Probleme mit dem 👉🏻 Datenschutz. Schließlich sind die Inhalte nur auf Deinem Gerät bzw. im Netzwerk gespeichert. Der Zugriff von Fremden ist je nach Einstellungen ausgeschlossen.

Nachteile:

• Du kannst Deine Inhalte nur auf diesem einen Gerät bzw. auf PCs im Netzwerk öffnen und bearbeiten. Die Notizbücher lassen sich dann nicht ohne größeren Aufwand mit anderen Computern außerhalb der Schule synchronisieren und auch nicht mit den Apps für mobile Geräte wie Smartphone und 🛒 Tablet nutzen.

• Du kannst Deine Notizbücher nicht 👉🏻 online mit anderen Personen wie Kollegen oder Schülern teilen und gemeinsam an den Inhalten arbeiten. Das wiederum ist eigentlich ein großer Mehrwert bei der Arbeit mit OneNote.

• Du musst selbständig regelmäßig Backups machen. Wenn Deine Festplatte mal defekt ist oder Dein Gerät gestohlen wird, gehen im schlimmsten Fall die kompletten Notizbuch-Inhalte verloren. (Das gilt natürlich auch für alle anderen Dateien und Speicherorte auf Deinem PC. Bist Du Dir dessen bewusst und erstellst regelmäßig Sicherheitskopien?)

Wie Du ein neues Notizbuch erstellst und mit Inhalten füllst, erfährst Du ausführlich 📓 in meinem Praxishandbuch „OneNote für Einsteiger“. Darin erkläre ich Dir auch, wie Du Sicherheitskopien Deiner Inhalte auf dem PC erstellst.

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Notizbuch in der Cloud OneDrive speichern

Microsoft hat in den vergangenen Jahren viel dafür getan, dass die hauseigene Cloud-Lösung OneDrive ein komfortabler Speicherort für jeden PC-Nutzer ist. Alle Versionen von OneNote bieten das Speichern von Notizbüchern in der Cloud an.

Vorteile:

• automatische Synchronisierung Deiner Inhalte auf nahezu alle Geräte wie PC, Laptop, Tablet und Smartphone – auch anderer Betriebssysteme wie Android, iOS und iPadOS

• weltweiter Zugriff auf Deine Notizbücher – per 👉🏻 Web-App OneNote Online in jedem gängigen Internet-Browser

• einfaches Teilen von Notizbüchern mit anderen Personen

• Online-Backup auf (hoffentlich) sicheren Servern bei Microsoft

• keine Zusatzkosten! OneDrive ist Bestandteil von 👉🏻 Microsoft 365 (Education). Business-Kunden und Lehrkräften mit entsprechender Lizenz stehen dort meist rund 1.000 Gigabyte Online-Speicher zur Verfügung. Privatpersonen können sich auf der Website kostenlos registrieren und immerhin 5 Gigabyte Speicherplatz gratis nutzen.

Nachteile:

• Registrierung für ein Microsoft-Konto notwendig

• Vertrauensfrage: Die Inhalte sind auf Servern von Microsoft gespeichert – dem Unternehmen nach in Europa bzw. in Deutschland. Vertraust Du der Cloud als Speicherort in punkto Sicherheit und Datenschutz? Im schlimmsten Fall können sich Fremde Zugriff auf Schülernoten und Kontaktinformationen verschaffen.

Keine Sorge: Wenn Du digitale Notizbücher in OneDrive speicherst, musst Du deshalb nicht ständig online sein. OneNote synchronisiert die Inhalte aus der Cloud. Das heißt: Die Notizbücher werden auf Deinen Geräten quasi zwischengespeichert und kontinuierlich mit der Online-Version abgeglichen.

So kannst Du Inhalte bei Bedarf auch offline aufrufen, zum Beispiel wenn Du in der Schule oder unterwegs keine Internetverbindung hast. In jedem Fall sparst Du Dir das Hin- und Herschieben geänderter Dateien per USB-Stick oder gar per E-Mail.

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Notizbuch im SharePoint speichern

SharePoint ist ein gemeinsamer Cloud-Speicherort in Microsoft 365 (Education). Während OneDrive jeweils an eine Person gebunden ist, eignet sich SharePoint für Gruppen und Teams, also Dein Kollegium, die Schulleitung oder eine Fachschaft. Auch in einem SharePoint-Ordner kannst Du ein Notizbuch erstellen, auf das dann alle Mitglieder der Gruppe Zugriff haben.

Du lernst in diesem Blog auch die 👉🏻 Kursnotizbücher von OneNote kennen, die sich für die Zusammenarbeit mit Schüler*innen eignen. Sie liegen ebenfalls in der Regel in einem SharePoint-Ordner – auch wenn das bei der Nutzung im Schulalltag auf Anhieb nicht offensichtlich ist.

Wenn Du SharePoint als Speicherort in der Cloud nutzt, gelten dieselben Vorteile und Nachteile wie beim Speichern in OneDrive (s. o.). Du solltest Dich aber mit SharePoint und den dazugehörigen Berechtigungen auskennen, damit Du nicht ungewollt persönliche Unterlagen fürs gesamte Kollegium oder für alle Kinder der Schule zur Verfügung stellst.

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Notizbuch bei anderen Cloud-Anbietern speichern (DropBox, Google Drive, Magenta Cloud, etc.)

In der Desktop-Version von OneNote kannst Du Notizbücher theoretisch an jedem Speicherort ablegen, der in Windows eingebunden ist und mit dem Datei-Explorer aufgerufen werden kann. Die wohl bekanntesten Dienste sind Dropbox und Google Drive. Auch Firmen wie die Telekom, Amazon und 1&1 bieten Online-Speicher zu günstigen Konditionen an.

Ich möchte Dir hier aber explizit davon abraten, OneNote im Zusammenspiel mit anderen Cloud-Anbietern zu nutzen. Es gibt im Internet viele Erfahrungsberichte dazu, dass die Synchronisierung bei solchen Fremdanbietern selten reibungslos funktioniert und oft zu Fehlern führt. Die Gefahr ist meiner Meinung nach zu groß, dass Du beim Speichern wichtige Notizbuchinhalte verlierst.

Dieses Risiko solltest Du bei der Wahl eines geeigneten Speicherorts für Dein Unterrichtsmaterial und für sonstige schulische Angelegenheiten nicht eingehen – oder nur für Testzwecke ohne wichtige Inhalte.

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Meine Empfehlung

Ja, Du kannst Notizbücher lokal speichern und OneNote auch komplett offline nutzen. Seine Stärken spielt die Software aber erst im Zusammenspiel mit OneDrive aus. Für die meisten Zwecke sind Deine Inhalte in der Cloud also wohl am besten aufgehoben. Das gilt vor allem, wenn es Dir um die 👉🏻 Zusammenarbeit mit anderen Personen innerhalb und außerhalb der Firme oder Schule geht.

Ich selbst habe meine wichtigsten Notizbücher in OneDrive abgelegt. So kann ich alle Inhalte flexibel auf allen Geräten und an jedem Ort aufrufen. Natürlich entscheide ich dabei sorgfältig und bewusst, was ich in der Cloud speichere und was nicht. Das gilt übrigens völlig unabhängig von OneNote.

• Sensible Daten, personenbezogene Informationen und sehr persönliche Fotos gehören meines Erachtens nie unverschlüsselt auf fremde Server. Das gilt selbstverständlich für Passwörter, Geheimzahlen und Kreditkartennummern, aber auch für Namen, Adressen und Telefonnummern anderer Personen.

• Unterrichtsmaterial und pädagogische Inhalte dagegen solltest Du in der Cloud bedenkenlos aufbewahren können. Arbeitsblätter, Präsentationen und ähnliche Entwürfe enthalten ja meist gar keine personenbezogenen und damit auch keine besonders schützenswerten Daten.

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Verschiedene Speicherorte parallel nutzen

Du kannst Dich in OneNote mit mehreren Microsoft-Konten gleichzeitig anmelden und so verschiedene Cloud-Speicherorte parallel nutzen.

Ich habe zum Beispiel ein privates Benutzerkonto für alle persönlichen Inhalte sowie getrennt davon ein berufliches Konto, zum Beispiel für Blog-Beiträge, Seminarpläne und Buchmanuskripte. Bei jedem einzelnen neuen Notizbuch kann ich entscheiden, in welcher Cloud ich es speichern möchte, in der Windows-Version – wie oben beschrieben – sogar lokal.

Für die praktische Arbeit empfehle ich Dir 📓 mein Handbuch „OneNote für Einsteiger“. Darin findest Du viele Tipps und Beispiele, wie Du digitale Notizbücher im Alltag nutzen kannst und dabei viel Zeit sparst.