Mit deinem Benutzerkonto für Microsoft 365 kannst Du nicht nur die vielen enthaltenen Apps und Dienste nutzen. Du hast auch die Möglichkeit, Dateien in der Cloud zu erstellen und zu speichern.
Doch eine Sache sorgt oft für Verwirrung: Es gibt nämlich zwei verschiedene Speicherorte in der Cloud. Den Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint erkläre ich Dir in diesem Beitrag.
Ãœbrigens: Wie viel Speicherplatz Du dort jeweils belegen kannst, gibt Deine zugewiesene Lizenz vor.
OneDrive: Cloud für eigene Dateien
Zu jedem Benutzerkonto gehört der persönliche Cloud-Speicherort OneDrive. Dort kannst Du Deine eigenen Dateien ablegen und in Ordnern individuell sortieren. Auf diese Elemente kannst Du dann auf verschiedenen Wegen zugreifen, zum Beispiel
- per Web-App im Internetbrowser,
- mithilfe von eigenständigen Apps für OneDrive,
- integriert in die Betriebssysteme Windows, Android, iPadOS und Linux,
- direkt verbunden mit bestimmten Apps und Programmen.
Im Idealfall richtest Du OneDrive auf Deinen Geräten so ein, dass sich die Inhalte möglichst automatisch abgleichen und überall auf demselben Stand bleiben.
Dafür brauchst Du keine besonderen Technikkenntnisse. Ich erkläre Dir die Möglichkeiten in meinem Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
Weitere Inhalte in OneDrive
Vorab solltest Du auch wissen, dass es außer den Dateiordnern in OneDrive noch weitere Dienste gibt, die per Cloud synchronisiert werden, zum Beispiel ein eigener Kalender, selbst erstellte Aufgabenlisten, die digitalen Notizbücher in OneNote und Deine Kommunikation per Microsoft Teams. Diese und weitere Inhalte werden also Deinem Benutzerkonto zugeordnet.
Das ist hoffentlich selbstverständlich: Grundsätzlich kannst nur Du selbst auf Deine persönlichen Inhalte in OneDrive zugreifen – sofern Du sie nicht bewusst für andere Personen innerhalb oder außerhalb Deiner Organisation freigibst.
SharePoint: Cloud für gemeinsame Dateien
Neben OneDrive gibt es noch einen weiteren Speicherort in der Cloud innerhalb von Microsoft 365. Dieser Speicherort heißt SharePoint und ist für die Zusammenarbeit im Team gedacht. Um jegliche Irritation und mögliche Fehler zu vermeiden, will ich Dir den Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint hier gut erklären.
Man kann in Microsoft 365 nämlich nicht nur Benutzerkonten für einzelne Personen erstellen, sondern auch Gruppen anlegen. Eine Gruppe kann aus allen oder nur aus ausgewählten Personen innerhalb Deiner Einrichtung bestehen.
- Im Unternehmen kann es zum Beispiel gleichzeitig eine Gruppe für die gesamte Belegschaft, mehrere Gruppen für bestimmte Abteilungen und eine feste Gruppe für die Führungsriege geben. Man kann auch Mitglied in mehreren Gruppen sein.
- In einer Schule kann es analog dazu eine Gruppe für das gesamte Kollegium, eine Gruppe für Mitglieder der Schulleitung sowie Gruppen für einzelne Fachschaften und Jahrgangsstufen geben, zu denen jeweils nur bestimmte Lehrkräfte gehören.
Jeder Gruppe in Microsoft 365 wird ebenfalls ein Cloud-Speicherort zugeordnet, auf den alle zugelassenen Gruppenmitglieder gleichberechtigt Zugriff haben – und das wiederum ist der gemeinsame SharePoint.
Du brauchst dieses Buch, …
… wenn Du Microsoft 365 endlich von Grund auf kennenlernen und verstehen willst:
Weitere Dienste in SharePoint
So wie die persönliche Cloud OneDrive bietet auch SharePoint weitere Funktionen für alle Gruppenmitglieder an, zum Beispiel einen Gruppenkalender für gemeinsame Termine, eine gemeinsame Aufgabenverwaltung sowie ein Team in Microsoft Teams für die Kommunikation untereinander.
Tatsächlich umfasst SharePoint noch viele weitere Funktionen und dient in manchen Unternehmen sogar als komplette Intranet-Lösung mit eigener Website.
Ich möchte diesen Beitrag bewusst einfach halten. Deshalb konzentrieren wir uns auf SharePoint als gemeinsamen Speicherort für Gruppen.
Aufgepasst: OneDrive oder SharePoint?
Grundsätzlich solltest Du beim Erstellen und Speichern von Dateien in der Cloud also immer bewusst entscheiden, wo bestimmte Inhalte hingehören.
Gerade Einsteigern kann es schnell passieren, dass sie unachtsam hochgeladene Dateien später nicht mehr wiederfinden oder dass sie private Inhalte versehentlich für eine ganze Gruppe bereitstellen.
Beachte deshalb strikt diesen Unterschied:
- OneDrive ist der richtige Speicherort für Dokumente, Fotos und alle Dateien, die Dir persönlich zugeordnet sind und auf die grundsätzlich nur Du selbst Zugriff haben sollst (eigene Gesprächsnotizen, Abrechnungen, etc.). Wenn Du einzelne Dateien und Ordner in OneDrive mal mit anderen Personen teilst, behältst Du trotzdem die Kontrolle über diese Inhalte.
- SharePoint ist der richtige Speicherort für Inhalte und Informationen, die allen Mitgliedern einer Gruppe gleichberechtigt zur Verfügung stehen sollen, zum Beispiel Protokolle, Briefvorlagen, Projektberichte und Unterrichtsmaterial. Hier können im Prinzip alle Mitglieder Dateien hochladen, bearbeiten und löschen.
Wenn Du Dich fragst: »Braucht das noch jemand außer mir?«, dann gehört der Inhalt wahrscheinlich in den SharePoint.
Indem Du diese einfache Unterscheidung verinnerlichst, kannst Du viele potenzielle Probleme bei der Arbeit mit Microsoft 365 vermeiden.
Wie nutzt man OneDrive und SharePoint?
In der Praxis gibt es mehrere Wege, um auf diese beiden Speicherorte zugreifen zu können:
- Im Online-Portal von Microsoft 365 lassen sich OneDrive und SharePoint jeweils separat als Web-App öffnen. Sie sind eindeutig zu unterscheiden.
- Du kannst die Speicherorte in Windows, macOS und sogar Linux einbinden, um die Dateien mit einem Ordner auf Deiner Festplatte zu synchronisieren und auch lokal zu nutzen.
- In den Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint kannst Du OneDrive und SharePoint gezielt zum Sichern von Dateien auswählen. Voraussetzung dafür ist, dass Du in der Software mit Deinem Benutzerkonto angemeldet bist.
- Lade Dir außerdem die passenden Apps für mobile Geräte herunter. Du findest sowohl OneDrive als auch SharePoint in den App Stores von Apple und Google.
In einigen Anwendungen erkennt man auf Anhieb nicht, wo hochgeladene Dateien eigentlich gespeichert werden. Bestes Beispiel dafür ist die Plattform Microsoft Teams, die im Hintergrund auf OneDrive und SharePoint zugreift, ohne dass man es als Nutzer*in sieht.
In meinem Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“ erkläre ich Dir, welche Fallstricke Du beim Austausch von Dateien per Teams beachten solltest und wie Du die dortigen Inhalte später wiederfindest.
Danke für den guten Überblicksartikel.
Um die Verwirrung komplett zu machen, kann ich ja in SharePoint für Verzeichnisse „Shortcuts“ für OneDrive erstellen. Vielleicht dazu einen Absatz in den Artikel aufnehmen?