OneNote: Notizbuch teilen, Inhalt freigeben [Anleitung]

Wie kann man ein Notizbuch in OneNote mit anderen Personen teilen? Eingefügte Inhalte wie Notizen, Dokumente und Unterrichtsmaterial lassen sich online für andere freigeben und dann gemeinsam bearbeiten.

Wie die Freigabe von Inhalten in Microsoft OneNote funktioniert und was Du beachten solltest, zeige ich Dir in dieser Anleitung. Wir beginnen mit Beispielen für den Austausch und die Zusammenarbeit – dank OneNote und per Cloud von unterschiedlichen Geräten aus.

Zusammenarbeit mit Microsoft OneNote

Wie handhabt Ihr die Zusammenarbeit im Team? Ich erlebe immer häufiger, dass Kolleg*innen ihre Dokumente online teilen und gemeinsam mit anderen daran arbeiten – zeitversetzt, von jedem Ort aus. In freigegebenen Notizbüchern können alle Mitglieder der Arbeitsgruppe ihre Entwürfe leicht beisteuern und von den Ideen der anderen profitieren.

Diese Funktion ist auf vielen Ebenen nützlich. Eine Abteilung kann Protokolle und weitere Unterlagen in OneNote sammeln und für alle Beteiligten bereitstellen. Das kann auch eine Infomappe für eine Tagung, ein Onboarding-Notizbuch mit Infos für neue Auszubildende oder eine Brainstorming-Sammlung für die nächste Weihnachtsfeier sein.

Wie wäre es mit einem geteilten Notizbuch für die bevorstehende Gruppenreise? Alle Teilnehmer*innen finden darin die stets aktuellen Infos zur geplanten Anreise, zur Unterkunft und zum Tagesprogramm. Du kannst sie auch darauf zugreifen lassen, ohne dass sie etwas ändern dürfen. In jedem Fall sparst Du Dir so viele Ausdrucke und E-Mails.

Dir fallen sicher noch viele weitere Zwecke für geteilte Notizbücher im Arbeitsalltag und in der Freizeit ein.

Voraussetzungen zum Teilen von Inhalten

Voraussetzung für die Funktion Freigeben ist, dass Dein Notizbuch in der Microsoft-Cloud gespeichert ist, also in OneDrive oder SharePoint. Online-Dienste anderer Anbieter können zu Problemen führen. In einem früheren Beitrag habe ich Dir bereits die Vorteile und Nachteile der verschiedenen Speicherorte in OneNote beschrieben.

Dank Cloud kannst Du ein Notizbuch auch für Personen freigeben, die die Software selbst nicht auf ihrem Gerät installiert haben. Sie erhalten beim Teilen einen Link und können dann mit jedem Internetbrowser auf die Web-App OneNote Online zugreifen, um sich die Inhalte anzusehen.

Außerdem solltest Du wissen, dass Du ausschließlich ein komplettes Notizbuch mit anderen Personen teilen kannst, nicht nur einen einzelnen Abschnitt oder eine Seite. Überlege Dir daher schon vorher gut, wie Du Inhalte in OneNote organisierst. Oft lohnt es sich, konsequent zwischen Notizbüchern für persönliche Unterlagen und Notizbüchern zum Freigeben von Inhalten für andere zu unterscheiden.

Freigeben / Teilen / Link senden in OneNote

Microsoft hat den Dialog zum Teilen von Notizbüchern mittlerweile weitestgehend vereinheitlicht. Das Freigeben klappt in allen Versionen von OneNote nach dem gleichen Prinzip und mit wenigen Mausklicks. Allerdings ist die Möglichkeit in den verschiedenen Versionen nicht einheitlich benannt:

• In der Desktop-Version für Windows heißt die Funktion Freigeben.
• In der Web-App OneNote Online findest Du die Bezeichnung Teilen.
• Auf dem iPad wiederum sieht man erst nur einen Pfeil, hinter dem sich die Option Link senden verbirgt.

Ich nutze auch in dieser Anleitung die auf dem PC installierte Version von OneNote für Windows. Rechts oben im Programmfenster sitzt die Schaltfläche Freigeben. Klicke auf den Button und schaue Dir die verfügbaren Optionen an. Ich erkläre Dir nacheinander, wie sich diese Funktionen zum Teilen im Detail unterscheiden.

Gesamtes Notizbuch freigeben

Wähle diese Option, wenn Du das aktuelle Notizbuch mit einer bestimmten oder mit mehreren Personen teilen willst. Ein Klick darauf öffnet ein Fenster, das Du so oder ähnlich vielleicht schon von der Cloud OneDrive oder den anderen Office-Apps von Microsoft kennst.

Um dieses Fenster direkt aufzurufen, gibt es in OneNote noch zwei weitere Wege:

• Klicke links in der Spalte mit der rechten Maustaste auf ein Notizbuch. In dem Kontextmenü findest Du die Option Dieses Notizbuch freigeben.

• Langjährige OneNote-Fans erinnern sich vielleicht an den früher üblichen Pfad: Klicke links oben im Menü auf Datei und dann auf die Kategorie Freigeben.

Oben in dem Fenster kannst Du eine oder mehrere Personen angeben, denen Du nun Zugriff auf Dein Notizbuch gewähren möchtest. Benutzerkonten innerhalb Deiner Organisation sollte OneNote automatisch erkennen. Du kannst in dem Feld aber auch E-Mail-Adressen externer Personen eintragen – sofern der IT-Verantwortliche bzw. Administrator von Microsoft 365 das erlaubt.

Wir schauen uns die weiteren Freigabeeinstellungen für das Notizbuch an. Klicke dafür oben rechts auf das Zahnrad. Die Optionen in dem Fenster sind eindeutig benannt und selbsterklärend. Du kannst dort unter anderem:

• den Personenkreis für den Freigabelink erweitern oder genauer definieren,
• das Bearbeiten der Inhalte zulassen oder nur das Anzeigen erlauben,
• ein automatisches Ablaufdatum für den Zugriff einstellen und
• ein Kennwort für den Zugriff festlegen.

Wenn Du danach unten auf Übernehmen und dann auf Senden klickst, erhalten alle ausgewählten Personen eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link zu dem Notizbuch in der Cloud.

Ein Klick auf Öffnen ruft das Notizbuch zunächst in Deinem Browser auf, also in der Web-App. Je nach Einstellungen kann die Person die Inhalte dann auch in der auf dem PC installierten Version von OneNote synchronisieren und bearbeiten. Wie das Öffnen eines Notizbuchs von OneNote Online aus funktioniert, erkläre ich Dir in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Link zu Notizbuch kopieren

OneNote erstellt auf Wunsch sofort eine URL, die jeder im Browser einfügen und öffnen kann. Du kannst diesen Link dann einfach kopieren und selbst streuen, zum Beispiel über einen E-Mail-Verteiler, via Social Media oder auf einer Website.

Wähle auch hier sorgfältig aus, ob andere Personen Dein Notizbuch nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen. Über den Button unter der URL kannst Du noch die Einstellungen für die Bearbeitung wie oben beschrieben anpassen.

• Du kannst Deiner Familie oder Deinem Team zum Beispiel Infos und Unterlagen zur Verfügung stellen, ohne dass sie jemand bewusst manipulieren oder versehentlich löschen kann.

• Du kannst den Link zum Notizbuch auch leicht einer großen Gruppe von Personen zur Verfügung stellen und den kompletten Inhalt sogar weltweit veröffentlichen, wenn Du die URL entsprechend verbreitest.

Manchmal besteht die Gefahr, dass man eine einmal erteilte Freigabe vergisst. Wer auch immer die erstellte Web-Adresse kennt, kann die Inhalte in Deinem Notizbuch dauerhaft einsehen, bis Du den Zugriff in OneNote wieder deaktivierst (s. u.). Eine Lösung dafür könnte sein, den angezeigten Notizbuchnamen zu ändern und mit einem Symbol zu ergänzen.

E-Mail-Kopie der Seite

Diese Option entspricht der Funktion Seite per E-Mail senden, die Du schon vom Zusammenspiel mit Outlook kennst – so wie in Kapitel 34 beschrieben.

OneNote erstellt aus dem aktuellen Seiteninhalt eine neue Nachricht, die Du dann mit dem E-Mail-Programm gezielt an einzelne Personen oder an einen Verteiler schicken möchtest. Auf diese Weise bekommt aber niemand Zugriff auf Dein eigentliches Notizbuch.

Diese hilfreiche Funktion eignet sich zum Beispiel, um Tafelbilder, Briefvorlagen oder Protokolle aus dem Notizbuch heraus zu versenden. Die E-Mail enthält nur den aktuellen Stand der Seite, keine späteren Änderungen.

Zugriff verwalten

In dieser Übersicht siehst Du, welche Links für das ausgewählte Notizbuch erstellt wurden und welche Personen zurzeit auf die Inhalte zugreifen können.

Klicke oben rechts auf Nicht mehr teilen, um die Freigabe generell zu deaktivieren. Du kannst die Berechtigungen für einzelne Personen oder die Links für das aktuelle Notizbuch in OneNote hier auch einzeln ändern oder wieder entfernen.

Wenn mehrere Personen in einem Notizbuch arbeiten und etwas am Inhalt verändern, dann kann man schnell den Überblick verlieren: Von wem stammt welcher Eintrag? Wer hat welche Änderungen vorgenommen?

Wie Du die Verfasser im Notizbuch erkennen und unerwünschte Einträge rückgängig machen kannst, erfährst Du in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“. Darin zeige ich Dir noch weitere Funktionen der Software, mit denen die digitale Zusammenarbeit besser gelingt.