OneNote: Notizbuch teilen & freigeben [Anleitung]

Wie kann man ein Notizbuch in OneNote mit anderen Personen teilen? Eingefügte Inhalte wie Notizen, Dokumente und Unterrichtsmaterial lassen sich online für andere freigeben und dann gemeinsam bearbeiten.

Wie das Teilen funktioniert und was Du bei der Freigabe beachten solltest, zeige ich Dir in dieser Anleitung. Wir beginnen mit Beispielen für den Austausch und die Zusammenarbeit – dank OneNote und per Cloud von unterschiedlichen Geräten aus.

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Gemeinsame Notizbücher in Schule, Job und Freizeit

Das Teilen von Notizbüchern in OneNote kann im Alltag sehr praktisch sein. Hier sind ein paar Beispiele für gemeinsame Inhalte mit Freunden und Bekannten:

• Du kannst in OneNote eine Einkaufsliste erstellen und diese dann für Deine(n) Partner(in) freigeben, der/die gerade im Supermarkt ist.

• Erstelle eine Geschenke-Wunsch-Liste für Deine bevorstehende Geburtstagsparty oder Hochzeit, die Du vorab allen Gästen zur Verfügung stellst.

• Für den anstehenden Urlaub mit Freunden kannst Du in OneNote ein gemeinsames Notizbuch anlegen. Darin können alle Beteiligten auf die Reiseunterlagen zugreifen, zum Beispiel die Flugbestätigung, die Hotel-Reservierung und Infos zu Sehenswürdigkeiten.

• Wie wäre es mit einem digitalen Notizbuch für Kochrezepte? Die ganze Familie kann ihre Lieblingsgerichte in OneNote eintragen und jederzeit auf die Ideen der anderen zugreifen. So entsteht ein gemeinsames Kochbuch, in dem kein Familien-Rezept verloren geht.

• Du machst mit Deinen Freunden ein Bundesliga-Tippspiel. Dafür erstellst Du ein OneNote-Notizbuch, in dem alle Mitspieler selbstständig ihre Tipps eintragen und die Auswertung einsehen können.

Auch im Büro oder im Kollegium könnt Ihr von gemeinsamen Notizbüchern in OneNote profitieren und Inhalte bequem miteinander austauschen:

• Manche Kolleg*innen pflegen gemeinsame Notizbücher für bestimmte Arbeitsbereiche oder Unterrichtsmaterial zu einem bestimmten Thema. Jeder kann sie mit eigenen Ideen, Entwürfen und Unterlagen füllen und bei Bedarf darauf zugreifen – dank OneNote Online sowohl in der Firma / Schule als auch von zu Hause aus.

• Eine Projektgruppe könnte ein gemeinsames OneNote-Notizbuch erstellen, um darin Notizen, Protokolle und sonstige Informationen digital für alle Beteiligten freizugeben. Das kann auch ein Onboarding-Notizbuch für neue Kolleg*innen oder Referendar*innen sein.

• Du könntest ein digitales Notizbuch für die bevorstehende Dienstreise oder Klassenfahrt anlegen. Alle beteiligten Kollegen finden darin stets alle aktuellen Infos zu Reise, Unterkunft, Verpflegung und Tagesprogramm.

Dir fallen sicher noch viele weitere Zwecke innerhalb Deiner Organisation ein, für die sich das Teilen gemeinsamer Notizbücher anbietet.

Solltest Du OneNote von Grund auf kennenlernen wollen, empfehle ich Dir meine 👉🏻 Handbücher für verschiedene Zielgruppen. Darin erfährst Du mehr über die Struktur digitaler Notizbücher und das Einfügen verschiedener Inhalte.

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Voraussetzungen zum Teilen per OneNote

Voraussetzung für die Freigabe ist, dass Dein Notizbuch in der Microsoft-Cloud gespeichert ist, also in OneDrive oder SharePoint. Online-Dienste anderer Anbieter können zu Problemen führen.

In einem früheren Blog-Artikel erkläre ich Dir ausführlich die Vorteile der verschiedenen 👉🏻 Speicherorte in OneNote.

Dank Cloud kannst Du ein Notizbuch auch für Personen freigeben, die die Software selbst nicht auf ihrem Gerät installiert haben. Sie erhalten beim Teilen einen Link und können dann mit jedem Internetbrowser auf die 👉🏻 Web-App OneNote Online zugreifen, um sich die Inhalte anzusehen.

Außerdem solltest Du wissen, dass Du ausschließlich ein komplettes Notizbuch mit anderen Personen teilen kannst. Man kann nicht nur einen Abschnitt oder eine einzelne Seite in OneNote freigeben.

Überlege Dir daher schon vorher gut, wie Du Deine Inhalte in OneNote entsprechend organisierst. Oft lohnt es sich, konsequent zwischen Notizbüchern für Deine persönlichen Unterlagen und Notizbüchern zum Freigeben gemeinsamer Inhalte zu unterscheiden.

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Freigeben / Teilen / Link senden in OneNote

Microsoft hat den Dialog zum Teilen von Notizbüchern weitestgehend vereinheitlicht. Das Freigeben klappt in allen Versionen von OneNote nach dem gleichen Prinzip und mit wenigen Mausklicks.

Wie so oft ist die Möglichkeit auf den unterschiedlichen Plattformen nicht einheitlich benannt:

• In der Desktop-Version für Windows heißt die Funktion Freigeben.

• In der Web-App OneNote Online findest Du die Bezeichnung Teilen.

• Auf dem iPad wiederum sieht man erst nur einen Pfeil, hinter dem sich die Option Link senden verbirgt.

Ich nutze für diesen Blog-Artikel die 👉🏻 auf dem PC installierte Version von OneNote für Windows. Auf anderen Geräten ist der Weg zum Teilen eines Notizbuchs gleich oder ähnlich.

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Notizbuch freigeben in OneNote für Windows

Rechts oben im Programmfenster von OneNote findest Du die Schaltfläche Freigeben. Klicke auf den Button und schaue Dir die verfügbaren Optionen an:

Ich erkläre Dir nun nacheinander, wie sich diese Möglichkeiten zum Teilen von Inhalten im Detail unterscheiden:

Gesamtes Notizbuch freigeben

Wähle diese Option, wenn Du das aktuelle Notizbuch mit einer bestimmten oder mit mehreren Personen teilen willst.

Ein Klick darauf öffnet ein Fenster, das Du so oder ähnlich schon von der Cloud OneDrive oder den anderen Office-Apps von Microsoft kennst.

Um dieses Fenster direkt aufzurufen, gibt es in OneNote noch zwei weitere Wege, die Du kennen solltest:

• Klicke links in der Spalte mit der rechten Maustaste auf ein Notizbuch. Im Kontextmenü findest Du die Optionen Dieses Notizbuch freigeben und Link zu Notizbuch kopieren.

• Langjährige OneNote-Nutzer erinnern sich vielleicht an diesen früher üblichen Pfad: Klicke links oben im Menü auf Datei und dann auf die Kategorie Freigeben.

In der oberen Hälfte des Fensters kannst eine oder mehrere Personen angeben, denen Du Zugriff auf Dein Notizbuch gewähren möchtest.

Benutzerkonten innerhalb Deiner Firma oder Schule sollte OneNote automatisch erkennen. Du kannst in dem Feld auch E-Mail-Adressen externer Personen eintragen.

Freigabeeinstellungen in OneNote

Schau Dir unbedingt noch die weiteren Freigabeeinstellungen für Dein Notizbuch in OneNote an. Klicke dafür oben auf den Personenhinweis.

Du kannst hier unter anderem:

• den Personenkreis für den Freigabelink erweitern oder genauer definieren,
• das Bearbeiten der Inhalte zulassen oder nur das Anzeigen erlauben,
• ein automatisches Ablaufdatum für den Zugriff einstellen und
• ein Kennwort für den Zugriff festlegen.

Wenn Du danach auf Übernehmen und dann auf Senden klickst, erhalten alle ausgewählten Personen eine Nachricht mit dem Link zum Notizbuch in der Cloud.

Ein Klick auf Öffnen ruft das Notizbuch im Browser auf. Je nach Einstellungen kann die Person die Inhalte dann auch in der installierten Desktop-Version von OneNote synchronisieren und bearbeiten.

Link zu Notizbuch kopieren

OneNote erstellt auf Wunsch sofort eine URL, die jeder im Browser einfügen und öffnen kann. Du kannst diesen Link dann einfach kopieren und selbst streuen, zum Beispiel über einen eigenen E-Mail-Verteiler, in den Sozialen Netzwerken oder auf einer Website.

Wähle auch hier sorgfältig aus, ob andere Personen Dein Notizbuch nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen. Über den Button unter der URL kannst die Einstellungen für die Bearbeitung wie oben beschrieben anpassen.

• Du kannst Deinen Kolleg*innen oder Schüler*innen zum Beispiel Infos oder Unterrichtsmaterial zur Verfügung stellen, ohne dass diese es bewusst manipulieren und versehentlich löschen können.

• Du kannst den Link zum Notizbuch auch leicht einer großen Gruppe von Personen zur Verfügung stellen und den kompletten Inhalt sogar weltweit veröffentlichen.

Manchmal besteht die Gefahr, dass man eine einmal erteilte Freigabe vergisst. Wer auch immer die erstellte Web-Adresse kennt, kann die Inhalte in Deinem Notizbuch dauerhaft einsehen, bis Du den Zugriff in OneNote wieder deaktivierst (s. u.).

E-Mail-Kopie der Seite

Diese Option entspricht der Funktion 👉🏻 Seite per E-Mail senden, die Du vielleicht schon vom Zusammenspiel mit Outlook kennst.

OneNote erstellt aus dem aktuellen Seiteninhalt eine Nachricht, die Du mit dem E-Mail-Programm gezielt an einzelne Personen oder einen Verteiler schicken möchtest. Niemand bekommt Zugriff auf Dein eigentliches Notizbuch.

Ich habe dieser hilfreichen Funktion von OneNote schon einen ausführlichen Artikel in diesem Blog gewidmet. Sie eignet sich zum Beispiel, um Briefvorlagen, Protokolle oder Tafelbilder aus dem Notizbuch heraus zu versenden.

OneNote: Seite per E-Mail senden [Anleitung]

Zugriff verwalten

In dieser Übersicht siehst Du, welche Links für das ausgewählte Notizbuch erstellt wurden und welche Personen zur Zeit auf die Inhalte zugreifen können.

Klicke ganz oben auf Nicht mehr teilen, um die Freigabe generell zu deaktivieren. Du kannst die Links und Berechtigungen für das aktuelle Notizbuch in OneNote auch einzeln entfernen.

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Wer war das? – Autoren anzeigen in OneNote

Zuletzt möchte ich Dir noch eine praktische Funktion für die Zusammenarbeit in OneNote vorstellen.

Wenn mehrere Personen in einem Notizbuch arbeiten und etwas am Inhalt verändern, dann kann man schnell den Überblick verlieren: Von wem stammt welcher Eintrag? Wer hat welche Änderungen vorgenommen?

Am Rand der eingefügten Textcontainer zeigt OneNote jeweils die Initialen bzw. die Namen der dazugehörigen Verfasser an.

Diese Anzeige ist standardmäßig eingeschaltet. Außerdem werden letzte Änderungen anderer Personen optisch hervorgehoben.

Wenn Dich die Ansicht stört, kannst Du die Autoren ausblenden. Die Option findest Du oben im Menüband unter Verlauf. In der Web-App OneNote Online steckt sie unter Ansicht.

Außerdem speichert OneNote im Hintergrund verschiedene Zwischenstände einer Seite. Blende die Seitenversionen über die gleichnamige Schaltfläche auf der Registerkarte Verlauf ein.

Springe nun zum gewünschten Zwischenstand. Du kannst diese Version wiederherstellen und auf diese Weise unliebsame Änderungen anderer Personen rückgängig machen.

Jetzt weißt Du also, wie Du Inhalte in OneNote mit anderen Personen teilen und ein für Dich freigegebenes Notizbuch öffnen kannst. Die Funktionen für die Zusammenarbeit machen das Arbeiten mit OneNote effizienter.

Wie Du mit OneNote in Job und Schule viel Zeit sparst und Dir das Leben leichter machst, erfährst Du 👉🏻 in meinen beliebten Handbüchern. Außerdem kannst Du mich für 👉🏻 Schulungen zu Microsoft OneNote buchen – wahlweise vor Ort oder als Webinar.

Microsoft OneNote: Schulungen & Kurse für Einsteiger