OneNote: Notizen automatisch speichern und synchronisieren

Das Speichern von Notizen funktioniert in Microsoft OneNote anders, als Du es vielleicht von einigen anderen PC-Programmen kennst. In dieser Anleitung erfährst Du, wie das und Synchronisieren von Notizbüchern in OneNote automatisch klappt.

Du solltest dafür mit den Grundlagen des Programms vertraut sein. Dafür empfehle ich Dir gerne mein Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Dateien speichern – früher und heute

In den meisten Anwendungen musst Du das aktuelle Dokument manuell speichern – spätestens beim Schließen des Programmfensters. Wenn Du die Datei nicht sicherst, ist der mühsam verfasste Inhalt für immer verschwunden.

Dasselbe kann passieren, wenn eine Software plötzlich abstürzt – im schlimmsten Fall während der Arbeit an einem aufwändigen Bericht oder an einem wichtigen Brief.

Viele haben es sich vorsorglich angewöhnt, Dateien regelmäßig zwischendurch zu sichern. Vielleicht bist Du ja auch darauf trainiert, ständig auf irgendwelche Diskettensymbole zu klicken, um Deine Zwischenstände zu speichern.

Herausforderung: Mehrere Geräte im Arbeitsalltag

Noch mehr Aufwand haben alle, die mit verschiedenen Geräten an mehreren Orten arbeiten:

• Sie erstellen ihre Inhalte oft zu Hause, zum Beispiel an einem PC mit größerem Monitor.
• Auf Dienstreisen nehmen sie wiederum einen tragbaren Laptop oder ein Tablet mit – oft das offiziell ausgegebene Dienstgerät.

Zum Übertragen der Inhalte von Gerät zu Gerät kommen dann USB-Sticks, Speicherkarten und externe Festplatten zum Einsatz. Manche senden sich ihre Dateien selbst per E-Mail zu.

Dabei gibt es noch ein Risiko: Wer Dateien mit anderen Personen austauscht und bearbeitet, bringt irgendwann fast zwangsläufig die verschiedenen Versionen mit mehreren Zwischenständen an unterschiedlichen Speicherorten durcheinander.

Zum Glück hat sich das Speichern von Dateien in einer Cloud bei vielen Anwender*innen durchgesetzt. Manuelle Handgriffe kannst Du Dir bei vielen Apps in Microsoft 365 sparen. Von der direkten Anbindung an die hauseigene Cloud OneDrive profitierst Du auch beim Speichern Deiner Notizbücher in OneNote.

Automatische Synchronisierung in OneNote

OneNote erkennt jede Änderung an einem Notizbuch innerhalb weniger Sekunden und startet die Synchronisierung dann umgehend. Du musst also beim Erstellen von Notizen nie mehr selbst ans Speichern denken und eben auch keine Dateien mehr per USB-Stick hin und her kopieren.

Sobald Du einen Abschnitt hinzufügst, einen Textblock bearbeitest oder eine Seite löschst, werden diese Änderungen automatisch mit der Cloud abgeglichen. So ist auch online immer die neueste Version Deiner Notizbuch-Inhalte gesichert.

OneNote zeigt Dir an, dass gerade eine automatische Synchronisierung läuft. An den Notizbuch-Symbolen in der linken Spalte erscheint dann jeweils ein kleines Rädchen. Sobald schließlich alle Änderungen mit dem Speicherort synchronisiert sind, verschwindet das Rädchen wieder.

Bei lokal gespeicherten Notizbüchern – auf der Festplatte oder im Netzwerk – startet der Speichervorgang ebenfalls, ohne dass Du ihn manuell anstoßen musst. OneNote sichert die betreffenden Abschnitte und Seiten im Hintergrund.

Das alles gilt auch, wenn Du während der Arbeit mit OneNote zu anderen Seiten, Abschnitten, Notizbüchern oder Programmfenstern wechselst, zum Beispiel zum Nachschlagen einer Information oder zum Kopieren von Inhalten. Auch dann musst Du nicht ständig ans Speichern denken: Du kannst beliebig hin und her springen, ohne dass dabei Änderungen verloren gehen.

Hast Du gerade keine Internetverbindung, zum Beispiel im Zug oder in einem Büro ohne WLAN? Dann wird OneNote die Synchronisierung später automatisch starten, sobald Du wieder Zugriff aufs Internet hast. Bis dahin sind die Inhalte natürlich nur auf dem jeweiligen Gerät verfügbar.

Synchronisierung manuell starten und prüfen

Möchtest Du prüfen, ob OneNote alle Änderungen gespeichert hat? Du kannst die Synchronisierung jederzeit manuell anstoßen. Das ist auch sinnvoll, wenn Du ungeduldig aufs Übertragen bestimmter Inhalte von einer anderen Person oder von einem anderen Gerät wartest.

1. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das Notizbuch-Symbol.
2. Wähle im Kontextmenü den Eintrag »Dieses Notizbuch jetzt synchronisieren«.

Alternativ funktioniert auch das Tastenkürzel Shift + F9 bzw. nur F9 für alle in OneNote geöffneten Notizbücher.

Du kannst auch den aktuellen Stand aller geöffneten Notizbücher prüfen. Das kann zum Beispiel bei Fehlermeldungen oder sonstigen Merkwürdigkeiten sinnvoll sein.

Notizbuch-Synchronisierungsstatus kontrollieren

Im Kontextmenü per rechter Maustaste findest Du dafür die Option Notizbuch-Synchronisierungsstatus. OneNote öffnet ein neues Fenster mit einem Überblick über alle Inhalte und der Uhrzeit der letzten automatischen Speicherung.

Hier werden auch Fehlermeldungen angezeigt, falls es bei der Synchronisierung irgendein Problem gab. Die Schaltfläche Alle synchronisieren sitzt oben rechts im Fenster. Du kannst Notizbücher aber auch einzeln abgleichen lassen.

Wenn Du bei wichtigen Notizbuch-Inhalten unbedingt sicherstellen möchtest, dass OneNote alle Änderungen mit der Cloud synchronisiert hat, dann kannst Du das zusätzlich mithilfe der Web-App OneNote Online überprüfen.

Öffne also OneNote Online im Browser. Sobald Du mit Deinem Benutzerkonto angemeldet bist, kannst Du einen Blick in Deine Notizbücher in der Cloud werfen und so den tatsächlichen Erfolg der Synchronisierung checken.

Du kannst übrigens gezielt entscheiden, welche Deiner Notizbücher in der Benutzeroberfläche geöffnet sein sollen – und welche nicht. Wie Du alle Inhalte sinnvoll verwaltest, erfährst Du in meinen beliebten Handbüchern für OneNote.