Wie klappt das Speichern in OneNote? Wie kann man ein Notizbuch mit der Cloud OneDrive synchronisieren? Das erkläre ich Dir in dieser Anleitung für Einsteiger.
Ich setze hier voraus, dass Du die aktuelle Version von OneNote für Windows nutzt. Du solltest auch mit den 👉🏻 verschiedenen Speicherorten und den Vorteilen der Cloud vertraut sein.
Manuelles Speichern als Risiko
Das Speichern von Inhalten funktioniert in OneNote anders, als Du es vielleicht noch von anderen typischen PC-Programmen kennst.
- Wenn Du früher zum Beispiel mit Microsoft Word oder einer anderen Software ein Dokument erstellt hast, musstest Du die aktuelle Datei in der Regel manuell sichern – spätestens beim Schließen des Programms.
- Wenn Du die Datei vorher nicht gespeichert hattest, war Dein kompletter, mühsam verfasster Text im schlimmsten Fall für immer verschwunden.
- Dasselbe kann heute noch passieren, wenn eine Software ganz plötzlich während der Arbeit an einem Arbeitsblatt oder Elternbrief abstürzt.
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Deshalb haben es sich viele Menschen vorsorglich angewöhnt, Dateien regelmäßig zwischendurch zu sichern.
Vielleicht bist Du ja auch darauf trainiert, ständig auf irgendwelche Diskettensymbole zu klicken, um in diversen Programmen Deine Zwischenstände zu speichern.
Mehrere Geräte, mehrere Speicherorte
Noch mehr Aufwand haben alle, die mit mehreren Geräten arbeiten:
- Lehrer*innen erstellen ihr Unterrichtsmaterial oft im Homeoffice, und zwar an einem 👉🏻 Desktop-PC mit größerem Monitor.
- Für die Schule nutzen sie wiederum einen tragbaren Laptop oder ein Tablet – oft als 👉🏻 offiziell ausgegebenes Dienstgerät.
Zum Übertragen der Inhalte von Gerät zu Gerät kommen dann oft USB-Sticks, Speicherkarten und externe Festplatten als Datenträger zum Einsatz. Manche senden sich die Dateien dafür sogar selbst per E-Mail zu.
So bringt man die unterschiedlichen Dateiversionen auf den verschiedenen Computern irgendwann zwangsläufig durcheinander.
Automatische Synchronisierung in OneNote
Zum Glück hat sich mittlerweile das Speichern von Dateien in einer Cloud durchgesetzt – auch bei privaten Anwender*innen. Die oben beschriebenen Arbeitsschritte kannst Du Dir zum Beispiel bei den meisten Apps in Microsoft 365 sparen – dank direkter Anbindung an 👉🏻 OneDrive.
Davon profitierst Du auch beim Speichern Deiner digitalen Notizbücher in OneNote. Das Programm erkennt dabei jede Änderung an den Inhalten innerhalb von wenigen Sekunden und startet die Synchronisierung automatisch.
Das heißt: Sobald Du einen Abschnitt hinzufügst, einen Text bearbeitest oder eine Seite löschst, werden die Änderungen umgehend mit der Cloud abgeglichen. So ist auch online immer die neueste Version Deiner Notizbuch-Inhalte gesichert.
Hast Du gerade keine Internetverbindung, zum Beispiel im Zug oder in einer Schule ohne WLAN? Dann startet OneNote die Synchronisierung automatisch, sobald Du später wieder Zugriff aufs Internet hast. Bis dahin sind die Inhalte natürlich nur auf dem jeweiligen Gerät verfügbar.
Bei lokal auf der Festplatte oder im Netzwerk gespeicherten Notizbüchern startet der Speichervorgang ebenfalls, ohne dass Du ihn manuell anstoßen musst. OneNote speichert die betreffenden Abschnitte und Seiten im Hintergrund.
Du musst also beim Erstellen von Inhalten nie selbst ans Speichern denken und eben auch keine Dateien mehr per USB-Stick hin und her kopieren.
Das alles gilt auch, wenn Du während der Arbeit mit OneNote zu anderen Seiten, Abschnitten, Notizbüchern oder Programmfenstern wechselst, zum Beispiel zum Nachschlagen einer Information oder zum Kopieren von Einträgen.
Auch dann musst Du nicht ständig ans Speichern denken und kannst beliebig hin und her springen, ohne dass dabei Inhalte verloren gehen.
Synchronisierung in OneNote prüfen & manuell starten
OneNote zeigt an, dass gerade eine automatische Synchronisierung läuft. An den Notizbuch-Symbolen in der linken Spalte erscheint dann jeweils ein kleines Rädchen.
Sobald alle Änderungen mit dem Speicherort synchronisiert sind, verschwindet das Rädchen wieder.
Möchtest Du sicherstellen, dass OneNote alle Änderungen speichert? Du kannst die Synchronisierung jederzeit manuell anstoßen.
Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das Notizbuch, dann auf den Eintrag Dieses Notizbuch jetzt synchronisieren. Alternativ funktioniert auch die Tastenkombination SHIFT + F9.
Das manuelle Synchronisieren kann auch sinnvoll sein, wenn Du ungeduldig aufs Übertragen bestimmter Inhalte von einer anderen Person oder von einem anderen Gerät wartest.
Synchronisierungsstatus anzeigen
Du kannst in OneNote auch den aktuellen Synchronisierungs-Stand aller geöffneten Notizbücher prüfen. Das kann zum Beispiel bei Fehlermeldungen sinnvoll sein.
Klicke links in der Übersicht mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Notizbuch. Wähle dann im Kontextmenü die Option Notizbuch-Synchronisierungsstatus.
OneNote öffnet ein neues Fenster mit einem Überblick über alle Inhalte und der Uhrzeit der letzten automatischen Speicherung.
Hier werden auch Fehlermeldungen angezeigt, falls es bei der Synchronisierung irgendein Problem gab. Die Schaltfläche Alle synchronisieren findest Du rechts oben im Fenster.
Wenn Du bei wichtigen Notizbuch-Inhalten unbedingt sicherstellen möchtest, dass OneNote alle Änderungen mit der Cloud synchronisiert hat, kannst Du das zusätzlich mithilfe der Web-App überprüfen.
Öffne dafür die Web-App 👉🏻 OneNote Online im Internetbrowser und melde Dich mit Deinem Benutzerkonto an. Dort kannst Du einen Blick in Deine Notizbücher in der Cloud werfen und den tatsächlichen Erfolg der Synchronisierung checken.
Synchronisierung über mehrere Geräte hinweg
Als Technik-Freak nutze ich OneNote parallel auf meinem Desktop-PC, auf einem Laptop, per Tablet und mit meinem Smartphone. Dank mehrerer Geräten kann ich die Synchronisierung meiner Notizbuch-Inhalte quasi in Echtzeit verfolgen.
Bei einer 🛒 schnellen Internetverbindung und ohne technische Probleme sollte OneNote in wenigen Sekunden überall auf demselben Stand sein. Das Tempo der Synchronisierung unter idealen Umständen beeindruckt mich immer wieder.
Du wirst Dich also sicher schnell daran gewöhnen, dass OneNote das Speichern automatisch für Dich übernimmt. So kannst Du Dich sorgenfrei auf die inhaltliche Arbeit an Deinen Notizbüchern konzentrieren.
Wie Du verschiedene Inhalte in OneNote einfügen kannst, erfährst Du 📓 in meinen beliebten Handbüchern. Darin erfährst Du mehr über die Arbeit mit digitalen Notizbüchern in Job und Schule.
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