OneNote: Text einfügen und bearbeiten [Anleitung]

Texte machen vermutlich den Großteil aller Inhalte aus, mit denen Du im Arbeitsalltag zu tun hast. Das Schreiben und Bearbeiten von Text wird Dir in OneNote sicher leichtfallen. Die dazugehörigen Funktionen sind ziemlich selbsterklärend, vor allem wenn Du schon mit anderen Office-Programmen gearbeitet hast.

In vorherigen Beiträgen habe ich Dir erklärt, wie sich eine Seite in OneNote von einem Dokument in Microsoft Word oder einer anderen Textverarbeitung unterscheidet. Du musst Deinen Text also nicht als eine Einheit von oben nach unten schreiben. Stattdessen kannst Du an jeder beliebigen Stelle auf der Seite Text einfügen – wie auf einem großen Blatt Papier. Wenn Du an einer bestimmten Position Text (oder andere Inhalte) platzierst, werden zuvor erstellte Textblöcke nicht verschoben.

Was Du darüber hinaus beim Schreiben und Bearbeiten von Texten in OneNote beachten musst, erkläre ich Dir in dieser Anleitung. Mehr Tipps rund ums Einfügen verschiedener weiterer Inhalte findest Du in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

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Container für Text

Wir beginnen auf einer leeren Seite. Klicke einfach mal mitten auf die weiße Fläche vor Dir. An dieser Position erscheint der Textcursor, eine kleine, blinkende Linie. Du kannst jetzt per Tastatur einen beliebigen Text eingeben.

Text auf einer Seite in OneNote
Text auf einer Seite in OneNote

Die getippten Buchstaben werden an der ausgewählten Position in eine Textbox eingefügt. Du erkennst sie an ihrem dünnen, grauen Rahmen mit einer etwas breiteren Leiste oben. So eine Textbox nennt sich Container. Ein Container kann in OneNote nicht nur Text, sondern auch Bilder und andere Elemente enthalten.

Container verschieben und anpassen

Wenn Du möchtest, kannst Du diesen Container verschieben. Klicke dazu auf die graue Leiste über dem Text und halte die linke Maustaste gedrückt. Nun kannst Du den Container über die Seite bewegen. Sobald Du die Maustaste wieder loslässt, bleibt der Text an der neuen Position.

Du kannst auch die Breite des Textcontainers ändern. Klicke dazu auf die beiden kleinen Pfeile rechts oben und ziehe den Rand mit gedrückter linker Maustaste nach links oder rechts. So wird der Container gestreckt bzw. zusammengeschoben.

Container mit Text auf einer Seite
Container mit Text auf einer Seite

Der im Container enthaltene Textblock passt sich dabei innerhalb des Rahmens automatisch an die neue Größe an. Je nach Länge bricht der Absatz am rechten Rand in eine oder mehrere neue Zeilen um. So ergibt sich aus der neuen Breite des Containers auch seine neue Höhe.


Text bearbeiten in OneNote

Die von Microsoft angebotene Standard-Schriftart heißt Calibri. Sie ist sowohl für die Anzeige auf dem Bildschirm als auch für Ausdrucke auf Papier gut geeignet.

OneNote bietet Dir darüber hinaus mehrere Möglichkeiten an, Deinen Text optisch anzupassen. So kannst Du die Schriftart, die Schriftgröße und den Stil des Textes verändern. Einzelne Wörter oder ganze Satzteile lassen sich auf diese Weise hervorheben. Die meisten Optionen findest Du oben im Menüband auf der Registerkarte mit dem Titel Start.

klassisches Menüband mit Funktionen für Text
klassisches Menüband mit Funktionen für Schrift

Jedes der Symbole im Menüband steht für eine bestimmte Funktion. Wenn Du mit dem Mauspfeil über ein Icon fährst, erscheint eine kurze Erklärung zu dem Befehl.

Text markieren und formatieren

Ich möchte Dir nun beispielhaft erklären, wie Du Text mithilfe dieser Funktionen anpassen kannst. Markiere zunächst den Textteil, den Du anpassen möchtest. Du kannst dafür zum Beispiel doppelt auf ein einzelnes Wort klicken oder alternativ mit gedrückter linker Maustaste über den gewünschten Textteil fahren.

Über der Markierung erscheint nun ein kleines Kontextmenü mit den wichtigsten Optionen zum Bearbeiten von Text. Du musst mit der Maus also nicht immer die Strecke zum Menüband ganz oben zurücklegen. Auf einem Touchscreen kannst Du außerdem die Marker für Anfang und Ende mit dem Finger verschieben und so die Markierung erweitern.

markierter Text in einem Container
markierter Text in einem Container

Wähle dann die gewünschte Funktion aus, zum Beispiel eine andere Schriftart, die Option fett, eine andere Farbe oder was auch immer Du mit dem markierten Text machen möchtest.

bearbeiteter Text im Container
bearbeiteter Text im Container

Textbearbeitung mit und ohne Tastenkombinationen

Um Text in OneNote zu bearbeiten, gibt es meist mehrere Wege. Zusätzlich zum Menüband oben kannst Du Tastenkombinationen nutzen, die Du vielleicht schon von anderen PC-Programmen kennst. Du solltest alle Möglichkeiten verinnerlichen und ausprobieren, um je nach Situation schnell zum Ziel zu kommen.

Hilfreich ist zunächst das Tastenkürzel Strg + Z. Damit kannst Du Änderungen in OneNote Schritt für Schritt rückgängig machen, falls Du mit einer Bearbeitung nicht zufrieden bist oder einen Fehler gemacht hast. Wenn Du dabei wiederum einen Schritt zu weit gegangen bist, kannst Du diesen mit Strg + Y wiederherstellen.

Für die Option Rückgängig gibt es übrigens auch eine Schaltfläche ganz oben in der Titelleiste. Wie Du dort im Schnellzugriff noch weitere Funktionen ablegst, erfährst Du in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Rückgängig im Schnellzugriff von OneNote
Rückgängig im Schnellzugriff von OneNote

Beim Bearbeiten von digitalen Dokumenten möchte man häufig einen markierten Text löschen, kopieren und an einer anderen Position oder sogar auf einer anderen Seite wieder einfügen. Dafür gibt es die folgenden Tastenkombinationen:

  • Strg + X für Ausschneiden
  • Strg + C für Kopieren
  • Strg + V für Einfügen

Alternativ kannst Du mit der rechten Maustaste auf die markierte Textpassage klicken. Im aufpoppenden Kontextmenü stehen diese häufig genutzten Funktionen nämlich auch zur Verfügung. Beim Einfügen hast Du sogar die Wahl, ob Du den Inhalt inklusive seiner Formatierung oder als reinen Text ablegen möchtest.

Einfügeoptionen in OneNote
Einfügeoptionen in OneNote

Das Tastenkürzel Strg + A markiert den gesamten Inhalt im aktuellen Container. Alternativ kannst Du dafür auf den oberen Rand des Rahmens klicken.

Jede eingefügte Textbox kannst Du natürlich auch wieder entfernen. Markiere zuerst den Container, den Du löschen möchtest. Klicke dann entweder oben im Menüband oder im Kontextmenü auf das rote Kreuz für Löschen. Schneller geht’s per Tastatur mit der Taste Entf für Entfernen.

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Mehr Container, mehr Möglichkeiten

Ich habe es oben schon erwähnt: Du bist nicht auf ein Textfeld beschränkt. Du kannst an jeder beliebigen Stelle auf Deiner Seite weitere Container einfügen. Klicke dazu einfach mit dem Mauspfeil an eine andere Stelle auf der Seite und gib einen weiteren Text ein.

Das ist ein bisschen so, als würdest Du auf einer großen Tafel, einer Folie oder einem Whiteboard schreiben: Du entscheidest, an welcher Position Du etwas einfügst und weiterschreibst. Das kann bei vielen einzelnen Notizen oder bei einer Stichwort-Sammlung sehr praktisch sein.

Wörter an verschiedenen Positionen
Wörter an verschiedenen Positionen

Wie Du Container einzeln verschiebst, vergrößerst oder anderweitig bearbeitest, habe ich Dir oben schon gezeigt. Du kannst auch mehrere Container auf einmal auswählen und so markieren. Ziehe dazu mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um die gewünschten Container.

mehrere markierte Container
mehrere markierte Container

Alternativ kannst Du auch die Strg-Taste gedrückt halten und dann nacheinander einzelne Container anklicken. So markierst Du mehrere Texte an unterschiedlichen Positionen auf der Seite.

Du kannst die markierten Container dann gemeinschaftlich kopieren, verschieben oder anderweitig bearbeiten. Auch die weiteren Texteigenschaften – Schriftart, Größe und Farbe – lassen sich auf diese Weise für alle Absätze gleichzeitig ändern.

Der Inhalt von zwei Textcontainern lässt sich bei Bedarf auch zusammenführen. Halte dafür die Umschalt-Taste (Shift) auf Deiner Tastatur gedrückt und ziehe die erste auf die zweite Box. Sobald Du die Maustaste loslässt, verschmilzt der Inhalt zu einem einzigen Container auf der Seite. Das klappt später übrigens auch bei anderen Inhalten wie Bildern und Audio-Clips.

Jetzt kennst Du also das wichtigste Handwerkszeug, um Deine Seiten mit Textinhalten zu füllen und einfache Notizen zu hinterlegen. Wie sich viele weitere Inhalte einfügen lassen, erkläre ich Dir in meinen beliebten Handbüchern für OneNote.

Über den Autor

Ich bin Stefan Malter aus Dortmund. Hier im Blog zeige ich Dir, wie Du mit Microsoft 365 viel Zeit und Arbeit sparst. Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft MVP und als Microsoft Innovative Education Expert ausgezeichnet.

Stefan Malter, Autor und Medientrainer aus Dortmund

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