OneNote bietet Dir die Möglichkeit, ein Notizbuch komplett zu exportieren und damit zu sichern und zu archivieren. Dafür kann es mehrere Gründe geben:
- So ein Backup ist sinnvoll, wenn Du Inhalte ausschließlich lokal speicherst, zum Beispiel auf Deinem 👉🏻 Dienstgerät. Denn sollte Dein PC, Laptop oder Tablet verloren oder kaputt gehen, sind alle gesammelten Unterlagen ebenfalls futsch.
- Die Export-Funktion brauchst Du auch, wenn Du mal die Firma oder Schule wechselst und Deine Notizbücher in der Cloud zu einem neuen Konto übertragen willst.
- Außerdem lassen sich exportierte Notizbücher auf diese Weise als Vorlage für andere bereitstellen. Im Internet findest Du viele Beispiele als Download. Sehr beliebt ist mein 👉🏻 Vorlagen-Paket für OneNote.
In dieser Anleitung erkläre ich Dir, wie Du ein komplettes Notizbuch extern sicherst. Du erfährst auch, wie Du exportierte Inhalte wieder importieren und dann weiter in OneNote nutzen kannst.
Das Exportieren und Importieren von Notizbüchern wird nur in der Windows-Version von OneNote angeboten. Auf dem iPad und in der Web-App klappen Backups nur über Umwege.
Notizbuch exportieren aus OneNote
Für den Export muss Dein Notizbuch in OneNote geöffnet sein. Stelle vorab auch sicher, dass alle Abschnitte und Seiten vollständig synchronisiert sind, damit beim Backup keine Unterlagen verloren gehen.
Klicke erst links oben im Menü auf Datei und dann links in der Spalte auf den Reiter Exportieren. Die folgende Ansicht kennst Du vielleicht schon: An dieser Stelle lassen sich auch einzelne 👉🏻 Seiten und Abschnitte in Word-Dokumente und PDF-Dateien umwandeln.
Wähle nun auf der linken Seite aus, dass Du das aktuell ausgewählte Notizbuch exportieren möchtest. Rechts schlägt die Software verschiedene Dateiformate vor.
Für eine Sicherungskopie empfehle ich Dir die Option OneNote-Paket. Dahinter steckt ein eigenes Dateiformat mit der Endung .onepkg. Nur in diesem Dateiformat kannst Du das Notizbuch später wieder importieren und dann weiter nutzen.
Klicke zuletzt auf die Schaltfläche Exportieren und wähle einen Speicherort auf der Festplatte. Du kannst für die Sicherung aber auch einen externen Datenträger oder einen Ordner in Deinem Netzwerk nutzen.
Wie lange der Vorgang dauert, hängt vom Umfang der Abschnitte und Seiten ab. Danach erkennst Du das exportierte OneNote-Notizbuch an seinem Dateisymbol.
Die exportierte Notizbuchdatei im Format .onepkg kannst Du archivieren und bei Bedarf jederzeit wieder in OneNote öffnen. Dafür gibt es in dem PC-Programm aber keinen eigenen Menüpunkt.
Lerne jetzt, wie Du Notizen, Dokumente und sonstige Unterlagen mit OneNote digital verwaltest:
Notizbuch importieren in OneNote
Stattdessen startest Du den Import einfach, indem Du die Datei im Windows-Explorer doppelt anklickst, so als würdest Du sie regulär öffnen wollen. OneNote öffnet dann ein Fenster zum Entpacken.
Du kannst beim Importieren einen neuen Notizbuchnamen und eine eigene Farbe für das Notizbuch festlegen.
Entscheidend ist vor allem der Pfad: Möchtest Du das Notizbuch in einem Cloud-Konto hochladen und wieder synchronisieren lassen – oder sollen die Inhalte nur lokal in OneNote zur Verfügung stehen? Wähle den gewünschten Speicherort in dem Menü unten aus.
Ein Klick auf Erstellen startet den Importvorgang. Danach sollte das Notizbuch wie üblich im Notizbuchbereich angezeigt werden. Je nach Speicherort werden die Abschnitte und Seiten automatisch in die Cloud hochgeladen und alle Änderungen ab sofort 👉🏻 kontinuierlich synchronisiert. Sie lassen sich dann auch wie gewohnt in den mobilen Apps abrufen.
Tipp zur Sicherheit
Ob alle Inhalte wie gewünscht in der Cloud angekommen sind, kannst Du leicht prüfen. Melde Dich per Browser in 👉🏻 OneNote Online an und öffne das Notizbuch in der Web-App. Darin siehst Du die Struktur auf einen Blick und kannst den Inhalt der einzelnen Abschnitte und Seiten kontrollieren.
Wie man Notizbücher von Grund auf sicher erstellt und verschiedene Inhalte sinnvoll einfügt, erfährst Du 👉🏻 in meinen beliebten Handbüchern für OneNote. Speziell für Schule und Unterricht empfehle ich Dir gerne mein 👉🏻 aktuelles Standardwerk „OneNote für Lehrer“.
Handbücher für Microsoft OneNote
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Hallo Herr Malter,
ich habe ein Notizbuch von meinem Firmenlaptop im .onepkg-Format exportiert und auf meinem privaten Laptop wieder importiert.
Auf dem Firmenlaptop war ich mit dem Microsoft Account, welchen ich von meinem Arbeitgeber bekommen habe, eingeloggt.
Dieser Account existiert nicht mehr, da ich den Arbeitgeber gewechselt habe.
Auf meinem privaten Laptop nutze ich meinen privaten Microsoft Account.
Nach dem Importieren habe ich nun neben jedem Textblock die Initialien dranstehen. Hier mal ein Beispiel auf einem Screenshot gezeigt: https://imgur.com/GD0If4x (falls die Verlinkung auf imgur hier nicht erwünscht ist, gerne einfach rauseditieren bzw. das Bild anderweitig hier einbinden).
An vielen Stellen stören diese Initialien die Übersicht und ich möchte sie gar nicht angezeigt bekommen.
Wenn ich meinen Mauszeiger über die Initialien halte, wird mir angezeigt, dass dies von meinem ehemaligen Arbeitskonto editiert wurde, sowie das genaue Datum und die genaue Uhrzeit.
Wenn ich den Textblock nun in jeder Zeile editiere (ein Zeichen hinzufügen und wieder löschen genügt schon), dann verschwindet diese Anzeige der Initialen von dem Textblock komplett.
Das ist aber sehr zeitaufwändig, da ich es sich grob geschätzt um 1.000 Textblöcke handelt.
Gibt es eine Möglichkeit die Anzeige der Initialien mit weniger Aufwand komplett zu deaktivieren oder zu entfernen?
Ich nutze die OneNote Desktop-Version, wäre aber bereit zu wechseln um diese Initialien wegzukommen.
Viele Grüße!
Hallo Tobias! Ich kann dieses Problem gut nachvollziehen, weil ich selbst oft mit verschiedenen Benutzekonten auf mehreren Geräten hantiere. Mir fallen auf Anhieb nur zwei Möglichkeiten ein, mit der Autoren-Angabe umzugehen: 1. Die Angaben in OneNote einfach grundsätzlich ausblenden, und zwar oben im Menüband unter Verlauf. – 2. Den Inhalt einer Seite gesammelt markieren (Strg + A), kurz bearbeiten (z. B. Schriftfarbe ändern) und den Schritt wieder rückgängig machen. Auch aufwändig, aber vielleicht effizienter als Textblöcke einzeln zu bearbeiten?
Das war ein ausgezeichneter Tipp – es klappt super. Vielen herzlichen Dank!
Das freut mich wirklich sehr. 👍🏻 Danke auch für die schnelle Rückmeldung – und weiterhin frohes Schaffen!
Moin moin, Es gibt viele Lehrerplaner als PDF mit reitern und links zu kaufen. Gibt es eine Möglichkeit diese in OneNote zu integrieren? Im IPAd geht es mit Godnote aber wie geht es in Onenote?
Hallo Herr Visser, ich habe in diesem Blog bereits eine Anleitung veröffentlicht, wie Sie in OneNote einen digitalen Lehrerkalender/Schulplaner erstellen und nutzen können. Das sollte auch mit einer eingefügten PDF-Datei problemlos klappen. Mögen Sie mal schauen?
https://www.malter365.de/onenote/lehrerkalender/
Mehr über das Einfügen von PDF-Dateien in OneNote erfahren Sie hier:
https://www.malter365.de/onenote/pdf-einfuegen/
Hallo Herr Malter,
gibt es auch eine Möglichkeit auf dem Mac die Notizbücher zu exportieren? Windows habe ich leider nicht..
Viele Grüße
Es gibt eine Lösung dafür, allerdings nicht direkt in der Mac-Version: In der Cloud gespeicherte Notizbücher können Sie herunterladen. Sie müssen sich dafür im Online-Portal anmelden und dann den Ordner mit dem enthaltenen Notizbuch herunterladen. Alternativ lässt sich dort auch ein bestehendes Notizbuch kopieren – quasi als Sicherheitskopie.
Hallo Herr Malter,
erst mal ein dickes Lob für Ihre sehr hilfreiche Webseite. Leider kann ich bei meinen Kursnotizbüchern weder in der Desktop-App für Windows 10 noch in der Online-Version von Office 365 den Exportieren-Dialog finden. In der Online-Version finde ich links oben den Reiter „Datei“, dort aber nur die Unterpunkte Schließen, Informationen, Drucken, Teilen, Info. Bei der Desktop-Variante finde ich den Reiter“Datei“ gar nicht. Ich kann das Notizbuch als PDF über „Microsoft Print to PDF“ exportieren, aber nicht als Word-Datei. Wie kann ich ein Notizbuch als Worddatei exportieren, bzw. wie komme ich an den „Exportieren“-Dialog?
Schon mal herzlichen Dank für Ihre Hilfe!
Lieber Herr Wildmann,
zunächst ganz herzlichen Dank für Ihre nette Rückmeldung. Dafür freue ich mich wirklich sehr.
Mit ziemlicher Sicherheit nutzen Sie nicht das Desktop-Programm von OneNote, sondern die OneNote-App für Windows 10. Da gibt es leider immer wieder Verwechslungen. Gleichen Sie das doch am besten nochmal ab:
https://www.malter365.de/onenote/onenote-versionen/
In der „richtigen“ Desktop-Version finden Sie auf jeden Fall links oben den Reiter Datei – so wie beschrieben.
Beste Grüße aus Dortmund!