OneNote: Seite exportieren als PDF oder Word-Dokument

Du kannst eine Seite oder einen Abschnitt aus OneNote heraus exportieren – wahlweise als PDF- oder Word-Dokument. Welche Vorteile diese Dateiformate haben und was Du beim Export Deiner Inhalte aus Microsoft OneNote beachten solltest, erfährst Du in dieser Anleitung.

Ich setze hier voraus, dass Du mit digitalen Notizbüchern und ihren Inhalten vertraut bist. Für den umfassenden Einstieg empfehle ich Dir gerne meine beliebten Handbücher zu OneNote.

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Vorab-Infos zur Export-Funktion von OneNote

Digitale Notizbücher eignen sich dazu, Deine gesammelten Unterlagen und Notizen an einem Ort aufzubewahren. Die Infos sind aber nicht für alle Zeit in OneNote gefangen: Du kannst alle Inhalte leicht in andere Dateiformate exportieren und umwandeln. So lassen sie sich zum Beispiel an andere Personen weitergeben oder in anderen Programmen weiter bearbeiten.

Praktisch ist die Export-Funktion von OneNote auch, wenn Du ein Notizbuch dauerhaft löschen und seinen Inhalt vorher platzsparend archivieren möchtest.

Die Windows-Version bietet die Möglichkeit, einzelne Seiten, ganze Abschnitte oder sogar ein komplettes Notizbuch zu exportieren. Die wohl bekanntesten Formate Word und PDF sind für Texte und Dokumente besonders beliebt. Ihre jeweiligen Vorteile beschreibe ich weiter unten in dieser Anleitung.

Die Export-Funktion von OneNote kommt zum Beispiel auch beim Erstellen meiner Software-Handbücher zum Einsatz.

Die Inhalte bereite ich zunächst in einem Notizbuch vor – mit jeweils einem Abschnitt pro Teil und einer Seite pro Kapitel vorbereitet.

Struktur von "OneNote für Einsteiger"
Struktur von „OneNote für Einsteiger“

Danach exportiere ich die Abschnitte und Seiten jeweils gesammelt als Word-Datei, um am Layout für den Buchdruck zu arbeiten und dann alles zu einem fertigen Manuskript zusammenzufügen.


Anleitung für Windows: Exportieren aus OneNote

Wechsle zuerst zu der Seite oder zu dem Abschnitt, den Du in ein anderes Format umwandeln möchtest. Für dieses Beispiel nutze ich ein Kochrezept, das in OneNote hinterlegt ist.

Seite in OneNote mit Text, Tabelle und Foto
Seite in OneNote mit Text, Tabelle und Foto

Klicke nun erst oben links im Menüband auf Datei und dann auf Exportieren. In der folgenden Ansicht kannst Du auswählen, welchen Bereich Deines Notizbuchs Du umwandeln möchtest. Entscheide Dich auf der rechten Seite für ein Dateiformat:

Exportieren in OneNote
Exportieren in OneNote
  • Soll man Text und Inhalt nach dem Umwandeln bearbeiten können? Dann empfehle ich Dir den Export als Word-Dokument. Mit den .docx-Dateien kann auch freie Büro-Software wie LibreOffice umgehen – wenn auch nicht so flexibel und vielseitig wie die Textverarbeitung Word, das Original von Microsoft.
  • Willst Du eigene Dokumente so weitergeben, dass sie auf verschiedenen Geräten möglichst gleich aussehen und nicht ohne Weiteres verändert werden können? Dann ist das Format PDF wieder die bessere Wahl.

Ein komplettes Notizbuch kann OneNote bislang leider nur ins PDF-Format umwandeln, nicht in ein Word-Dokument.

Klicke nun auf die Schaltfläche Exportieren unter der Formatauswahl. OneNote öffnet dann den Windows-Explorer, in dem Du den Speicherort aussuchst und einen Dateinamen festlegst. Sobald Du auf Speichern klickst, wird der ausgewählte Bereich umgehend umgewandelt. Je nach Umfang kann das ein paar Sekunden oder wenige Minuten dauern.

Prüfe unbedingt, ob OneNote alle Inhalte wie gewünscht exportiert hat. Öffne die Datei dafür in Deinem bevorzugten Programm. Für PDF-Dokumente eignet sich der bekannte Adobe Acrobat Reader oder einfach der auf dem Windows-PC vorinstallierte Browser Microsoft Edge.

PDF-Datei in Microsoft Edge mit zusätzlichen Notizen
PDF-Datei in Microsoft Edge mit zusätzlichen Notizen

Du kannst auch auf einem PDF-Dokument Notizen in Handschrift hinterlassen. In einer separaten Anleitung erfährst Du, wie das im Browser Microsoft Edge funktioniert.

Tipps für den PDF-Export aus OneNote

OneNote versucht beim Exportieren, alle Inhalte möglichst auf eine PDF-Seite zu bringen. Das klappt je nach Umfang und Anordnung der Texte, Bilder und Notizen nicht gut. Schließlich ist eine Notizbuchseite prinzipiell unendlich groß. Beim PDF-Export wiederum orientiert sich OneNote am weit verbreiteten DIN-A4-Format.

Deshalb kann es hilfreich sein, Seiten von Vornherein auf das Papierformat DIN A4 zu begrenzen. So siehst Du schon beim Erstellen von Inhalten, ob alle Elemente ihren Platz im PDF-Dokument finden.

Mich nervt außerdem, dass OneNote beim PDF-Export automatisch eine Zeile mit dem Abschnittnamen und der Seitenanzahl einfügt – in der Grundeinstellung am unteren Rand des Dokuments. Das kannst Du mit einem etwas umständlichen Trick verhindern:

  • Klicke vor dem Exportieren erst unter Datei auf Drucken und dann auf Seitenansicht.
  • In dem neu geöffneten Fenster kannst Du einstellen, dass keine Fußzeile eingefügt werden soll. Diese Auswahl gilt dann auch für den PDF-Export.

Jetzt kannst Du meiner obigen Anleitung folgen und die Seiten oder Abschnitte wie beschrieben exportieren. Beachte aber, dass sich OneNote diese Einstellung nicht dauerhaft merkt.

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