OneNote: Seite exportieren als PDF- oder Word-Dokument

Beim Exportieren in OneNote hast Du die Wahl: Du kannst zum Beispiel eine Seite als PDF speichern oder einen Abschnitt in ein Word-Dokument umwandeln. Wie Du Notizbuchinhalte in OneNote exportieren kannst, erfährst Du in dieser Anleitung.

Ich setze hier voraus, dass Du mit dem Aufbau der Notizbücher und den Grundfunktionen der Software vertraut bist. Für den umfassenden Einstieg empfehle ich Dir gerne meine beliebten Handbücher.

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Infos zum Exportieren in OneNote

Digitale Notizbücher eignen sich dazu, Deine gesammelten Unterlagen und Infos an einem Ort aufzubewahren. Sie sind aber nicht in OneNote gefangen:

• Du kannst alle Inhalte leicht in andere Dateiformate umwandeln, um sie weiterzugeben oder in anderen Programmen daran weiterzuarbeiten.

• Die Export-Funktion ist auch praktisch, wenn Du ein Notizbuch dauerhaft löschen und seinen Inhalt vorher platzsparend archivieren möchtest.

Die Windows-Version bietet die Möglichkeit, einzelne Seiten, ganze Abschnitte oder sogar ein komplettes Notizbuch zu exportieren. Die wohl bekanntesten Formate Word und PDF sind für Texte und Dokumente besonders beliebt.

Anleitung für Windows: Export aus OneNote

Wechsle zuerst zu der Seite oder zu dem Abschnitt, den Du in ein anderes Format umwandeln möchtest. Für dieses Beispiel nutze ich ein Kochrezept.

Klicke nun erst oben links im Menüband auf Datei und dann auf Exportieren. In der folgenden Ansicht kannst Du auswählen, welchen Bereich Deines Notizbuchs Du umwandeln möchtest. Entscheide Dich auf der rechten Seite für ein Dateiformat:

• Soll man Text und Inhalt nach dem Umwandeln bearbeiten können? Dann empfehle ich Dir den Export als Word-Dokument. Mit den .docx-Dateien kann auch freie Büro-Software wie LibreOffice umgehen – wenn auch nicht so flexibel und vielseitig wie das Original von Microsoft.

• Willst Du eigene Dokumente so weitergeben, dass sie auf verschiedenen Geräten möglichst gleich aussehen und nicht ohne Weiteres verändert werden können? Dann ist das Format PDF wieder die bessere Wahl.

Ein komplettes Notizbuch kann OneNote bislang leider nur ins PDF-Format umwandeln, nicht in ein Word-Dokument.

Klicke nun auf die Schaltfläche Exportieren unter der Formatauswahl. OneNote öffnet dann den Windows-Explorer, in dem Du den Speicherort aussuchst und einen Dateinamen festlegst.

Sobald Du auf Speichern klickst, wird der ausgewählte Bereich umgehend umgewandelt. Je nach Umfang kann das ein paar Sekunden oder wenige Minuten dauern.

Prüfe unbedingt, ob OneNote alle Inhalte wie gewünscht exportiert hat. Öffne die Datei dafür in Deinem bevorzugten Programm. Für PDF-Dokumente eignet sich der bekannte Adobe Acrobat Reader oder einfach der auf dem Windows-PC vorinstallierte Browser Microsoft Edge.

Du kannst auch auf einem PDF-Dokument Notizen in Handschrift hinterlassen. In einer separaten Anleitung erfährst Du, wie das im Browser Microsoft Edge funktioniert.

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Mit Microsoft Edge kannst Du PDF-Dateien öffnen - und dank der Zeichenfunktionen auch ...

Tipps für den PDF-Export aus OneNote

OneNote versucht beim Exportieren, alle Inhalte möglichst auf eine PDF-Seite zu bringen. Das klappt je nach Umfang und Anordnung der Texte, Bilder und Notizen nicht gut. Schließlich ist eine Notizbuchseite prinzipiell unendlich groß. Beim PDF-Export wiederum orientiert sich OneNote am weit verbreiteten DIN-A4-Format.

Deshalb kann es hilfreich sein, Seiten von Vornherein auf das Papierformat DIN A4 zu begrenzen. So siehst Du schon beim Erstellen von Inhalten, ob alle Elemente ihren Platz im PDF-Dokument finden.

OneNote: DIN A4 als Papierformat einstellen [Lös...

So kannst Du das Papierformat in OneNote einstellen und die Größe einer Seite ...

Mich nervt außerdem, dass OneNote beim PDF-Export automatisch eine Zeile mit dem Abschnittnamen und der Seitenanzahl einfügt – in der Grundeinstellung am unteren Rand des Dokuments. Das kannst Du mit einem etwas umständlichen Trick verhindern:

• Klicke vor dem Exportieren erst unter Datei auf Drucken und dann auf Seitenansicht.

• In dem neu geöffneten Fenster kannst Du einstellen, dass keine Fußzeile eingefügt werden soll. Diese Auswahl gilt dann auch für den PDF-Export.

Jetzt kannst Du meiner obigen Anleitung folgen und die Seiten oder Abschnitte wie beschrieben exportieren. Beachte aber, dass sich OneNote diese Einstellung nicht dauerhaft merkt.

Übrigens:

Die Export-Funktion von OneNote kommt zum Beispiel auch beim Erstellen meiner Handbücher zum Einsatz.

• Die Inhalte bereite ich zunächst in einem Notizbuch vor – mit jeweils einem Abschnitt pro Teil und einer Seite pro Kapitel.

Danach exportiere ich die Abschnitte und Seiten jeweils gesammelt als Word-Datei, um am Layout für den Buchdruck zu arbeiten und dann alles zu einem fertigen Manuskript zusammenzufügen.

Mehr über den Einsatz der Notizbuch-Software – auf Wunsch auch speziell in Schule und Unterricht – erfährst Du in meinen beliebten Handbüchern für OneNote.