OneNote: Seiteneigenschaften im Vergleich zu Word

Notizbuchseiten in OneNote sind mächtiger als echte Blätter aus Papier. Du kannst nicht nur einfache Texte, Notizen und Skizzen unterbringen. Sie können auch multimediale Elemente wie Links, Grafiken, Fotos, Videos, Audio-Aufnahmen, ganze Internetseiten und vieles mehr enthalten.

Zusätzlich gelten ein paar weitere Besonderheiten, mit denen wir uns in dieser Anleitung vertraut machen. Die Seiteneigenschaften und dazugehörige Einstellungen haben in OneNote nämlich großen Einfluss auf die Bedienung der Software.

Ich setze hier voraus, dass Du mit den Grundfunktionen der digitalen Notizbücher vertraut bist. Dafür empfehle ich Dir gerne meine beliebten Anleitungen für OneNote.

Blatt Papier vs. digitale Notizbuchseite

Wenn Du Papier für Deinen Drucker kaufst, dann ist es meist komplett weiß. Es hat keine Kästchen und keine Linien. Die bekannteste handelsübliche Papiergröße in Deutschland ist DIN A4 – so wie bei diesem Blatt:

In der Regel ist so ein Blatt komplett weiß und hat meist keine Linien oder Kästchen. Vielleicht hast Du ein Päckchen mit diesem Papier zu Hause und druckst darauf Briefe, Berichte oder sonstige Unterlagen aus – und wenn nicht im Homeoffice, dann sicherlich im Büro. Vielleicht nutzt Ihr auch leicht gräuliches Recycling-Papier – der Umwelt zuliebe.

Auch eine neue Seite in OneNote ist grundsätzlich weiß. Bis auf den Seitentitel und den obligatorischen Zeitstempel entspricht die digitale Seite zunächst einem »unbeschriebenen Blatt«.

Inhalte frei platzieren

Beim Einfügen von Inhalten tickt OneNote anders als viele andere Programme. Wer Texte bislang vorrangig in Microsoft Word geschrieben hat, muss sich an so manche Besonderheit gewöhnen. Die Seiten in OneNote verhalten sich nämlich nicht so, wie Du es üblicherweise von Dokumenten kennst.

Wenn Du Texte mit Word oder einer vergleichbaren Software schreibst, füllt sich das Dokument von oben nach unten. Absätze folgen aufeinander und verschieben sich automatisch, wenn Du dazwischen etwas einfügst. So entsteht innerhalb des Layouts ein Fließtext, der sich je nach Länge sogar über mehrere Seiten erstreckt.

Eine Seite in OneNote dagegen verhält sich eher wie ein echtes Blatt Papier. Du kannst an jeder beliebigen Stelle auf der Seite etwas einfügen, zum Beispiel Texte und Bilder, auch handschriftliche Notizen und Skizzen.

Wenn Du weitere Elemente ergänzt, verschieben sich vorhandene Inhalte dadurch nicht automatisch – anders als in Word. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Dokument oder ein Schaubild in OneNote sukzessive entsteht und ergänzt wird. Einmal eingefügte Inhalte kannst Du natürlich jederzeit manuell verschieben.

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Unendlich große Seiten

Ein DIN-A4-Blatt aus Papier hat eine feste Größe. Irgendwann stößt Du beim Schreiben oder Zeichnen unweigerlich an den Papierrand. Du kannst das Blatt höchstens noch umdrehen und auf der Rückseite weiterschreiben.

Eine digitale Seite in OneNote dagegen ist im Prinzip unendlich groß. Sie hat zunächst keine feste Begrenzung und wächst mit ihren Inhalten.

Diese Eigenschaft ist in vielen Fällen praktisch, zum Beispiel bei längeren Texten, ausführlichen Listen oder umfangreichen Skizzen, wenn Du OneNote als Whiteboard nutzt.

Scrolle in OneNote einfach nach unten oder nach rechts, um mehr Platz für Deine Notizen zu haben. Du kannst quasi unendlich viele Elemente einfügen und die Seite so in jede Richtung erweitern. Die Größe passt sich automatisch an.

Damit Du den Überblick über die Seiteninhalte behältst, kannst Du die Ansicht anpassen, zum Beispiel über die Schaltflächen oben im Menüband unter Zoom.

Auf einem Gerät mit Touchscreen kannst Du die Seite alternativ mit den Fingern größer und kleiner ziehen sowie einfach verschieben.

Papierformat festlegen

In der Praxis sind unendlich große Seiten nicht immer sinnvoll. Wenn Du es mit der Größe übertreibst und zu viele Elemente platzierst, wird die Seite unübersichtlich.

Außerdem können längst nicht alle Firmen papierlos arbeiten, weil die Technik fehlt oder weil rechtliche Vorgaben es anders verlangen. Wenn Du Unterlagen also doch ausdrucken möchtest, sollten alle Inhalte gut lesbar auf ein Blatt passen.

Dafür müssen Absätze, Notizen und Bilder innerhalb eines bestimmten Bereichs platziert sein. Du musst aber nicht raten, wo ein Ausdruck wohl seine Grenzen hätte. OneNote bietet Dir die Möglichkeit, pro Seite ein Papierformat festzulegen.

Wie das funktioniert und was Du beim Drucken und Teilen von Notizen noch beachten solltest, erkläre ich Dir in meinen umfassenden Handbüchern für OneNote. Darin findest Du noch viele weitere Tipps und Infos rund um die beliebte Software von Microsoft.