OneNote für Windows: Wechsel zur Desktop-Version [Anleitung]

Es ist so weit: OneNote für Windows 10 verabschiedet sich aus dem Microsoft Store. An die Stelle der sogenannten Universal App tritt das überarbeitete Desktop-Programm aus dem Office-Paket.

Wie klappt der Umstieg zur neuen Version von OneNote? Wie lassen sich bestehende Notizbücher und Kursnotizbücher übertragen? Wie kannst Du OneNote anpassen, damit Dir der Wechsel von der Windows-App leichter fällt? Das alles erfährst Du in dieser ausführlichen Anleitung als Umzugshelfer!

Ich setze hier voraus, dass Du mit der Bedienung von OneNote für Windows 10 vertraut bist. Du solltest Dich grundsätzlich mit den digitalen Notizbüchern auskennen. Für den Einstieg in OneNote und weitere Apps in Microsoft 365 (Education) empfehle ich Dir gerne meine beliebten Software-Handbücher.

Update: Was ist los mit OneNote für Windows 10?

In den vergangenen Jahren gab es für Windows-PCs zwei verschiedene Versionen von OneNote. Das hat oft zu Verwirrung und Frust geführt, auch weil beide Versionen teilweise unterschiedliche Funktionen und Ansichten hatten.

Ursprünglich wollte sich Microsoft auf die einfacher gehaltene App OneNote für Windows 10 konzentrieren, die vor allem im Bildungsbereich beliebt ist. Dagegen haben aber viele Nutzer*innen protestiert.

Auch die Kommunikation lief unglücklich: Bis heute hält sich das damals entstandene Missverständnis, dass OneNote komplett eingestellt wird.

Das Gegenteil ist der Fall: Microsoft hat mit dem Tool noch viel vor!

Zurück zur Desktop-Version von OneNote

Jetzt liegt der Fokus wieder auf der umfangreichen Desktop-Version, die schon seit 2003 zum Office-Paket von Microsoft gehört und lange vernachlässigt wurde. Die Entwickler haben die teils angestaubte Software in den vergangenen Monaten grundlegend überarbeitet. Um endlich die jahrelange Verwirrung zu beenden, wird diese Programm-Variante nun zur alleinigen Standard-Version von OneNote für Windows.

Das finde ich persönlich richtig gut: Ich habe die Desktop-Variante immer lieber genutzt, weil sie viel mehr Funktionen bietet und sich am PC besser bedienen lässt. Außerdem bin ich sehr froh, wenn ich bei meinen Schulungen zu OneNote nicht mehr mit den Unterschieden der beiden Versionen kämpfen muss.

In Kürze sollen Nutzer der Windows-App eine Aufforderung zum Wechsel erhalten. Die installierte App soll noch eine Weile nutzbar sein. Trotzdem lohnt es sich, jetzt aktiv zu werden, bestehende Notizbücher mit allen Inhalten zu übertragen und die neue Version von OneNote kennenzulernen.

1. Inhalte per Cloud synchronisieren

Wenn Du bislang mit OneNote für Windows 10 gearbeitet hast, sind Deine Inhalte grundsätzlich auch in der Cloud gespeichert. Die App hat ausschließlich Notizbücher unterstützt, die in der Microsoft-Cloud OneDrive erstellt wurden. Zunächst solltest Du also dafür sorgen, dass alle Inhalte ordnungsgemäß synchronisiert wurden und somit auch online gesichert sind.

Öffne die App und wirf einen Blick auf die Symbole aller geöffneten Notizbücher: Gibt es hier irgendwelche Fehlermeldungen mit Warndreiecken?

In jedem Fall solltest Du alle Inhalte nochmal manuell mit der Cloud abgleichen. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf ein Notizbuch. Wähle dann im Kontextmenü unter Synchronisieren die Option Alle Notizbücher synchronisieren.

An den kleinen Rädchen mit den Pfeilen erkennst Du, dass der Vorgang läuft. Sobald die Rädchen verschwunden sind und keine anderweitige Fehlermeldung auftritt, sollte OneNote alle Notizbücher erfolgreich übertragen haben.

2. Kontrolle in OneNote Online

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Wir wollen sicherstellen, dass alle Inhalte vollständig in der Cloud angekommen sind.

Dafür wechseln wir zur Web-App OneNote Online, die Du per Internetbrowser öffnen kannst. Rufe die offizielle Website auf und melde Dich dort mit Deinem Benutzerkonto an.

Alternativ erreichst Du die Web-App auch über das Online-Portal von Microsoft 365 bzw. Microsoft 365 Education. Wechsle dort über das Menü links oben zu OneNote. An dieser Stelle kannst Du Deine Notizbücher in der Cloud ebenfalls aufrufen.

Die Benutzeroberfläche von OneNote Online im Browser ähnelt dem Aufbau der Windows-App sehr. Hier kannst Du nun sukzessive prüfen, ob Deine Notizbücher vollständig übertragen wurden.

Das Wechseln zwischen verschiedenen Fenstern ist etwas umständlich. Am besten gleichst Du die Abschnitte und Seiten ab, indem Du die beiden Fenster der Windows-App und der Web-App nebeneinander auf dem Desktop platzierst und parallel durchgehst.

Hast Du sehr viele Notizbücher eingerichtet? Dann könntest Du erfolgreich überprüfte Notizbücher jeweils in der App schließen. So behältst Du den Überblick über alle Einträge und siehst Deinen Fortschritt besser.

Am Ende sollten dann keine Notizbücher mehr in der OneNote-App geöffnet sein. Die Web-App im Browser kannst Du natürlich auch in Zukunft nutzen.

Beachte noch diesen Sonderfall: Vielleicht warst Du in OneNote für Windows 10 mit mehreren Benutzerkonten angemeldet und hast Notizbücher an verschiedenen Cloud-Speicherorten genutzt. Dann musst Du Dich mit den verschiedenen Konten auch jeweils in OneNote Online anmelden, um alle synchronisierten Inhalte zu überprüfen.

3. OneNote (Desktop) installieren

Vielleicht ist die Desktop-Version schon auf Deinem PC installiert, zum Beispiel weil Du das Office-Paket von Microsoft nutzt. Das kannst Du ganz einfach überprüfen, indem Du das Startmenü öffnest und die Liste aller Apps durchgehst.

Auf der folgenden Abbildung siehst Du die Einträge beider Varianten. Die in Zukunft relevante Programmversion heißt hier schlicht „OneNote“.

Wenn das neue OneNote hier noch nicht vorhanden ist, solltest Du die Software nun installieren. Der Download ist kostenlos und auch separat möglich, also ohne Lizenz für Microsoft Office.

Ich habe hier im Blog eine ausführliche Anleitung für die Installation von OneNote für Windows veröffentlicht. Dort lernst Du verschiedene Möglichkeiten kennen – je nach vorhandener Lizenz.

4. OneNote einrichten und anpassen

Wer sich an OneNote für Windows 10 gewöhnt hat, fühlt sich beim ersten Start der Desktop-Version vielleicht ein bisschen erschlagen von der Benutzeroberfläche mit ihren vielen Menüpunkten und Schaltflächen.

Wenn Du das frisch installierte Programm zum ersten Mal öffnest, sieht die Benutzeroberfläche vermutlich so oder so ähnlich aus:

Ich möchte Dir bei diesem Umzug die Umgewöhnung so leicht wie möglich machen. Deshalb passen wir die Ansicht dieser OneNote-Version zunächst an.

4.1 Menüband in OneNote anpassen

Unter der purpurfarbenen Titelleiste sitzt das Menüband mit Befehlen, die Du so oder ähnlich von anderen Programmen wie Word, Excel und PowerPoint kennst.

Auch in der Windows-App gab es Registerkarten wie Start, Einfügen, Zeichnen und Ansicht. Auf der Abbildung oben ist das Menüband eingeklappt.

• Klicke einmal auf eine der Schaltflächen, um die darunterliegenden Funktionen anzuzeigen und auswählen zu können. Danach wird das Menüband wieder eingeklappt.

• Klicke zweimal auf einen Reiter, um das Menüband dauerhaft auszuklappen und alle Funktionen sofort zur Verfügung zu haben.

Jetzt siehst Du auch, dass die Desktop-Version von OneNote viel mehr Funktionen bietet als die Windows-App. Schaue Dich am besten schon mal auf den Registerkarten um. Die meisten Funktionen sind selbsterklärend.

Dieses klassische Menüband nimmt allerdings viel Raum ein, vor allem auf einem kleineren Bildschirm. Deshalb bietet OneNote auch ein Vereinfachtes Menüband an. Es ist schmaler, enthält weniger Symbole und lässt sich einfacher mit dem Finger oder einem digitalen Stift bedienen.

Deshalb wird es Dich sicher an das Menü in der OneNote-App erinnern und Dir den Wechsel erleichtern.

So kannst Du es aktivieren: Klicke mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich auf dem Menüband. Entscheide Dich dann im Kontextmenü für die Option ganz unten: Vereinfachtes Menüband verwenden.

Auf dieselbe Weise kannst Du jederzeit auch wieder zum Klassischen Menüband mit mehr Möglichkeiten wechseln.

4.2 Notizbuchbereich anzeigen

Vermutlich hat OneNote Dir ein persönliches Beispiel-Notizbuch erstellt, das Deinen Namen trägt. Den Titel siehst Du auf der linken Seite, direkt unter dem Menüband. Es enthält in der Regel einen ersten neuen Abschnitt, damit Du sofort losarbeiten kannst.

Um einen besseren Überblick über alle Inhalte zu haben, kannst Du den Notizbuchbereich dauerhaft aufklappen.

Klicke dazu erst auf den Titel des Beispiel-Notizbuch neben dem farbigen Abschnitt und dann auf die kleine Pinnnadel rechts oben in der Ecke.

Die linke Spalte wird auch Notizbuchbereich genannt. Hier werden alle in OneNote geöffneten Notizbücher inklusive der enthaltenen Abschnitte angezeigt. Klicke die Linie am rechten Rand an und halte die Maustaste gedrückt, um den Bereich breiter oder schmaler zu ziehen.

Wenn Du für das Beispiel-Notizbuch keine Verwendung hast, kannst Du es natürlich auch aus der Ansicht entfernen.

Klicke mit der rechten Maustaste auf das Symbol und dann im Kontextmenü ganz unten auf Notizbuch schließen. Der Notizbuchbereich sollte dann leer sein. Du kannst ihn auch später jederzeit einklappen und ausklappen.

4.3. OneNote mit Benutzerkonto verbinden

Wir wollen gleich Deine Notizbücher aus der Cloud öffnen und die Inhalte mit der neuen Version synchronisieren.

Um auf die Inhalte zugreifen zu können, musst Du OneNote einmalig mit Deinem Benutzerkonto bzw. Deinen verschiedenen Benutzerkonten verbinden. Vielleicht hat die Software Dein Microsoft-Konto auch schon automatisch erkannt.

Klicke links oben auf Datei und dann unten in der linken Spalte auf Konto. Auf dieser Seite kannst Du Dich als Benutzer anmelden.

Ganz unten lässt sich bei Bedarf ein Dienst hinzufügen, also ein weiterer Speicherort verbinden. So hast Du parallel Zugriff auf Notizbücher in unterschiedlichen OneDrive-Konten.

Die Verbindung mit der Cloud gilt übrigens übergreifend für alle Office-Programme auf Deinem PC.

4.4 Notizbücher öffnen und synchronisieren

Wechsle nun in der linken Spalte zum Bereich Öffnen. Hier kannst Du nacheinander Deine Notizbücher in der Cloud auswählen. Vielleicht entdeckst Du sie schon in der Ansicht Zuletzt verwendet.

Sobald Du ein Notizbuch anklickst, wird OneNote es öffnen und im Notizbuchbereich anzeigen. Es kann eine Weile dauern, bis alle Abschnitte und Seiten synchronisiert sind – je nach Umfang der Inhalte und je nach Geschwindigkeit Deiner Internetverbindung.

Ein kleines grünes Rad am Notizbuch-Symbol zeigt eine laufende Synchronisierung an. Wenn es verschwindet, sollten alle Inhalte wie üblich auch offline verfügbar.

Du kannst nun bequem zwischen den verschiedenen Notizbüchern wechseln. Außerdem lässt sich die Liste der enthaltenen Abschnitte jeweils zuklappen und aufklappen – per Klick auf den kleinen Pfeil neben dem Notizbuch-Titel. So behältst Du bei mehreren geöffneten Notizbüchern einen besseren Überblick. Auch ihre Reihenfolge in der Spalte lässt sich mit gedrückter linker Maustaste ändern.

4.5 Seitenleiste nach links verschieben

In OneNote für Windows 10 war die Ansicht der Inhalte etwas anders. Direkt neben den Abschnitten wurden die jeweils enthaltenen Seiten angezeigt.

Auch die Web-App und die iPad-App von OneNote setzen übrigens auf diese strikte Anordnung von links nach rechts. Die neue Desktop-Version dagegen hat die Liste der Seiten schon immer auf der rechten Seite angezeigt – zumindest in der Standard-Einstellung.

Diese Anordnung ist für Wechsler sicher gewöhnungsbedürftig. Aus meiner Sicht hat sie den Vorteil, dass die aktuelle Seite im Programmfenster mittig angezeigt wird und bequemer bearbeitet werden kann. Bevorzugst Du trotzdem die für Dich gewohnte Ansicht der OneNote-App? Dann kannst Du die Position der Seitenleiste einfach ändern.

Klicke erst links oben auf Datei und dann auf Optionen. In dem neu geöffneten Fenster findest Du unter Anzeige den Eintrag Seitenliste nach links verschieben. Setzen den Haken davor und klicke unten auf OK. Danach kommt Dir die Anordnung der Abschnitte und Seiten in OneNote sicher wieder vertraut vor.

Auch diese Einstellung kannst Du natürlich jederzeit wieder ändern. Ich empfehle Dir, die verschiedenen Ansichten von OneNote im Alltag einfach mal auszuprobieren.

4.6 Touch-Modus für Stift- und Fingereingabe

In der Desktop-Version liegen alle Elemente und Menüpunkt recht dicht beieinander. Das ist unpraktisch, wenn Du OneNote oft mit einem digitalen Stift oder mit dem Finger bedienst.

Wir wollen deshalb noch den Touch-Modus aktivieren, der etwas mehr Platz zwischen den Elementen und Schaltflächen lässt.

• Klicke nochmal mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle oben im Menüband. Dort kannst Du die Symbolleiste für den Schnellzugriff anzeigen, die sich dann unter dem Menüband öffnet.

• Der kleine Pfeil ganz links öffnet eine Auswahl von Befehlen. Wähle Touch-/Mausmodus, um den dazugehörigen Button anzuzeigen.

• Ein weiterer Klick darauf erlaubt Dir den Wechsel zur Fingereingabe.

Diese zusätzliche Symbolleiste für den Schnellzugriff nimmt unnötig viel Raum ein. Du kannst sie deshalb auch in die Titelleiste verschieben.

Klicke mit der rechten Maustaste auf die Leiste und wähle die Option, sie über dem Menüband anzeigen. Das Icon erscheint dann etwas versteckt links oben und erlaubt Dir von dort aus den schnellen Wechsel zwischen Touch-Modus und Mausmodus.

5. Kursnotizbücher in OneNote verwenden

Dieser Schritt betrifft alle Lehrerinnen und Lehrer, die die beliebten Kursnotizbücher in OneNote verwenden. Mithilfe dieser besonderen Notizbücher lassen sich zum Beispiel digitale Arbeitsblätter an Schüler*innen verteilen und Aufgaben online korrigieren. Du lernst die Möglichkeiten der Kursnotizbücher ausführlich in meinem Handbuch „OneNote für Lehrer“ kennen.

Um die besonderen Funktionen der Kursnotizbücher nutzen zu können, musstest Du in der Windows-App nur in die Einstellungen wechseln. Dort konntest Du die bereits integrierten Kursnotizbuch-Tools mit einem Schalter aktivieren. Danach erschien oben im Menüband ein neuer Reiter mit Funktionen wie Seite verteilen und Arbeit der Schüler überprüfen.

5.1 Kursnotizbuch-Add-In für OneNote installieren

Diesen Reiter kannst Du auch in der neuen Desktop-Version von OneNote aktivieren. Dafür musst Du allerdings eine Erweiterung herunterladen und installieren.

Du findest das Kursnotizbuch-Add-In für OneNote als Download unter dem folgenden Link bei Microsoft. Die erforderliche Datei trägt den Namen ClassNotebook.Setup.exe

Vor der Installation musst Du OneNote schließen. Öffne dann die Datei, um die Einrichtung auf Deinem PC zu starten. Lass Dich von dem veralteten Versionshinweis in den Lizenzbedingungen nicht irritieren.

Nach der Installation kannst Du OneNote wieder starten. Wenn alles geklappt hat, siehst Du oben im Menüband den frisch hinzugefügten Reiter Kursnotizbuch.

5.2 Kursnotizbuch in OneNote öffnen

Konntest Du Deine bisher verwendeten Kursnotizbücher problemlos in der Desktop-Version öffnen und synchronisieren? Das sollte eigentlich so funktionieren wie oben beschrieben. Alternativ klappt das auch nachträglich von OneNote Online aus.

Öffne das betreffende Kursnotizbuch per Internetbrowser in der Web-App (s. o.). Im Menüband findest Du die Schaltfläche Bearbeiten. Sie bietet Dir die Option, das angezeigte Notizbuch direkt in der Desktop-App aufzurufen.

Bestätige noch den Warnhinweis im Browser. Danach sollte OneNote den Link zum Kursnotizbuch erkennen und den Inhalt automatisch übertragen.

Viele Lehrende greifen ja per Reiter in Microsoft Teams auf das Kursnotizbuch ihrer Klasse zu. Dabei handelt es sich eigentlich auch um OneNote Online als Web-App – eingebettet in Teams.

Dort im Menü findest Du rechts oben unter Im Browser öffnen auch die Funktion In Desktop öffnen.

6. OneNote für Windows 10 deinstallieren

Hast Du alle Schritte wie oben beschrieben verfolgt? Dann solltest Du jetzt Deine Notizbücher in die Desktop-Version von OneNote übertragen haben.

Sicher wirst Du Dich nach dem Wechsel ein bisschen einarbeiten müssen. Nahezu alle Funktionen der Windows-App wirst Du in der Benutzeroberfläche schnell wiederfinden, teilweise vielleicht an anderen Positionen.

Zusätzlich wirst Du noch viele neue Möglichkeiten für die Arbeit mit OneNote entdecken. Ich bin der Überzeugung, dass sich das Umziehen für Dich gelohnt haben wird!

Theoretisch kannst Du OneNote für Windows 10 noch weiter nutzen, auch parallel zur Office-Variante auf Deinem PC. Microsoft hat bislang kein Enddatum für die App verkündet.

Trotzdem empfehle ich Dir, Dich ab sofort auf die Desktop-Version zu konzentrieren und die auslaufende App zu deinstallieren. Schließlich belegen Deine Notizbuch-Inhalte sonst auch doppelt Speicherplatz auf der Festplatte.

Die Windows-App lässt sich ganz leicht von Deinem PC entfernen. Der einfachste Weg: Suche den Eintrag OneNote für Windows 10 im Startmenü und klicke mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü findest Du die Option Deinstallieren mit einem Papierkorb-Symbol.

Weil es sich um eine sogenannte Universal App aus dem Microsoft Store handelt, hinterlässt sie keinerlei Spuren oder sonstige Altlasten auf dem PC. Auch Deine Notizbücher und deren Inhalte sind danach nicht mehr auf der Festplatte vorhanden.

Ab jetzt kannst Du also mit der neuen Version von OneNote voll durchstarten!