Zukunft von OneNote: Häufige Fragen zur Windows-Version

Ich kann Dich beruhigen: Nichts deutet darauf hin, dass Microsoft die Software einstellen will. Im Gegenteil: In den vergangenen Monaten haben die Entwickler viel Arbeit in OneNote gesteckt.

• Microsoft hat der Windows-Version ein neues Design und viele neue Funktionen spendiert, zum Beispiel Vertikale Registerkarten, das Transkribieren von Audio-Aufnahmen und überarbeitete Zeichentools.

• Auch unter der Haube will Microsoft nachgebessert haben und geöffnete Notizbücher zum Beispiel zuverlässiger synchronisieren.

• OneNote wird in Kürze fester Teil der Kommunikationsplattform Microsoft Teams und ersetzt die dortige Wiki-Funktion.

• Umgesetzt ist auch schon die Integration von Microsoft Copilot in OneNote, also der angesagten KI-Funktionen.

• Auch die mobilen Apps für iPad und Android bekommen regelmäßig Updates.

Als Microsoft MVP stehe ich regelmäßig im Austausch mit den Entwicklern. Ich bin zur Geheimhaltung verpflichtet und darf nicht über die mir bekannten Pläne sprechen. Dass das OneNote-Team noch viel vorhat, kann ich hier aber sicher verraten.

Richtig ist: Microsoft hat in kurzer Zeit hintereinander zwei Strategiewechsel vorgenommen. Das hat für Verwirrung gesorgt – begleitet von unglücklicher Kommunikation und vielen Missverständnissen.

• Erst wollte man die langjährige Standard-Version durch eine vereinfachte App ersetzen, nämlich OneNote für Windows 10. Sie wird oft noch genutzt, weil sie damals auf vielen PCs vorinstalliert wurde.

• Jetzt die Rolle rückwärts: Die einfache Windows-App wird nicht mehr weiterentwickelt. Stattdessen legt Microsoft wieder den Fokus auf die umfangreichere Desktop-Version für Windows.

Meine Meinung:

Auch wenn das Hin und Her nervt: Ich finde diese Entscheidung und Einsicht richtig! Mit der eingeschränkten App bin ich nie ganz warm geworden. Die aktuelle Version von OneNote umfasst zudem viel mehr Funktionen. Die Ansicht der Software lässt sich mittlerweile gut anpassen und macht auch Umsteigern den Wechsel auf den vermeintlichen Nachfolger leicht.

Für Nutzer*innen mit einem iPad von Apple oder einem Android-Tablet ändert sich übrigens nichts.

Das kannst Du leicht selbst herausfinden: Welche Version Du nutzt, erkennst Du an ihrer Bezeichnung im Startmenü von Windows.

• Die scheidende App heißt hier OneNote für Windows 10.

• Die zukünftige Standard-Version heißt im Startmenü schlicht OneNote, auf einem älteren PC vielleicht sogar noch OneNote 2016.

In einem früheren Blog-Artikel erfährst Du mehr über die verschiedenen Versionen von Microsoft OneNote.

Du kannst OneNote für Windows 10 noch eine Weile lang nutzen – laut Microsoft bis Oktober 2025. Die App ist aber nicht mehr regulär im Microsoft Store zu finden. Sie ist auch nicht mehr vorinstalliert, falls Du Windows mal neu installierst, ein anderes Dienstgerät bekommst oder einen neuen PC kaufst.

Zudem profitierst Du nur in der überarbeiteten Desktop-Versionen von den vielen Verbesserungen und neuen Funktionen. Auch deshalb empfehle ich Dir, jetzt zum aktuellen OneNote für Windows wechseln!

Beide OneNote-Versionen für Windows lassen sich auf demselben Gerät parallel nutzen. Die Installationen kommen sich nicht in die Quere.

Du kannst frei entscheiden, welche Notizbücher Du in welcher Programmversion öffnen möchtest. Beachte aber, dass die synchronisierten Inhalte ggf. doppelt Speicherplatz auf der Festplatte Deines Geräts belegen.

Viele haben die aktuelle Desktop-Version von OneNote schon auf dem PC, weil sie zum Office-Paket von Microsoft gehört. Du kannst sie aber auch einzeln herunterladen und installieren.

Das klappt ganz einfach per Microsoft Store oder auf der offiziellen Website der Software. In einem separaten Beitrag erkläre ich Dir alles, was Du zu Download, Installation und Einrichtung von OneNote wissen musst.

Natürlich wirst Du Dich nach dem Umzug an die neue Version gewöhnen und in Zukunft etwas einarbeiten müssen. Das klappt aber schnell – auch weil Du die Benutzeroberfläche von OneNote anpassen kannst. Auf Wunsch sieht fast alles so aus wie zuvor in der App für Windows 10.

Wie sich die Ansicht anpassen lässt, erkläre ich Dir Schritt für Schritt in meinem umfassenden Handbuch „OneNote für Einsteiger„.

Die Desktop-Version von OneNote hatte schon immer mehr Funktionen als die vereinfachte Windows-App. Der wohl größte Vorteil: Du kannst die Software auch ohne Cloud OneDrive nutzen. Neue Notizbücher in OneNote lassen sich auch lokal erstellen, zum Beispiel auf der Festplatte oder in einem Netzwerkordner.

Hier eine Auswahl weiterer hilfreicher Funktionen:

• Papierformat auf DIN A4 festlegen
• Export von Seiten und Abschnitten als Word– oder PDF-Datei
• Export ganzer Notizbücher, zum Beispiel als Backup
• besseres Zusammenspiel mit Outlook und anderer Software
• mehr Optionen zum Anpassen der Ansicht von OneNote

Ja, alle Inhalte in OneNote kannst Du in Zukunft natürlich weiter nutzen.

Mit der App OneNote für Windows 10 hast Du Deine Inhalte sowieso grundsätzlich auch in der Cloud gespeichert. Du kannst diese Notizbücher deshalb direkt in der Desktop-Version öffnen, synchronisieren und ohne Unterbrechung weiter nutzen – auch offline.

Auch die beliebten Kursnotizbücher für Schule und Unterricht kannst Du in der Desktop-Version von OneNote öffnen und in Zukunft weiter verwenden.

Für die spezielleren Funktionen – zum Beispiel zum Verteilen von Seiten und zum Korrigieren von Aufgaben – musst Du allerdings erst eine Erweiterung installieren, das Kursnotizbuch-Add-In. Danach hast Du auch in der Desktop-Version einen entsprechenden Reiter oben im Menü.

Diese Schritte erkläre ich Dir ausführlich in meinem beliebten Handbuch „OneNote für Lehrer“. Darin erfährst Du neben den Kursnotizbüchern auch mehr über den Lesecoach, die Mathematik-Tools und weitere Funktionen für Schule und Unterricht.

OneNote bleibt kostenlos. Falls Du nicht eh schon eine Lizenz für Microsoft 365 hast – zum Beispiel als Lehrer*in -, kannst Du das Programm auch separat herunterladen und kostenlos nutzen (s. o.). Auch der Download der Apps für Android– und Apple-Geräte kostet nichts.