Transkribieren mit OneNote: Audio in Text umwandeln [Anleitung]

Hast Du schon die neue Funktion Transkribieren in OneNote entdeckt? Du kannst jetzt Sprachaufnahmen in Notizen, also Audio in Text umwandeln. Diese Möglichkeit geht weit über die bisherige Diktierfunktion hinaus.

Neu ist, dass OneNote beim Transkribieren die Sprecher erkennt. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Du ein Interview führst, eine Konferenz protokollieren musst oder ein Gespräch mehrerer Personen dokumentieren willst.

Außerdem wird zeitgleich aufgezeichnet, was Du auf der aktuellen Seite schreibst und zeichnest. Beim Anhören der Audio-Aufnahme kannst Du das Erstellen der Skizzen und Notizen dann nochmal verfolgen – parallel zur Transkription.

In dieser Anleitung erkläre ich Dir, wie das Transkribieren in OneNote funktioniert und welche Optionen Du ausprobieren solltest. Ich setze hier voraus, dass Du mit den digitalen Notizbüchern schon vertraut bist – so wie in meinen Handbüchern zu OneNote beschrieben.

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Voraussetzungen fürs Transkribieren mit OneNote

  • Das neue Feature Transkribieren kannst Du mit der aktuellen Desktop-Version für Windows nutzen. Stelle sicher, dass Du alle Updates für OneNote bzw. Microsoft Office installiert hast.
  • Du brauchst ein Mikrofon, um Sprachaufnahmen zu erstellen. Neuere Laptops und Tablets wie das Microsoft Surface haben meist ein integriertes Mikro. Ich selbst nutze am PC ein externes USB-Mikrofon, damit die Tonqualität besser ist.
  • Audio-Aufzeichnungen werden erst in die Cloud OneDrive hochgeladen und dann umgewandelt. Gerade für längere Aufnahmen solltest Du eine schnelle Internetverbindung zur Verfügung haben.
  • Bislang funktioniert Transcribe mit allen Microsoft-Konten und Lizenzen für Microsoft 365. Unklar ist, ob Du die Funktion dauerhaft unbegrenzt nutzen kannst oder ob es eine Längenbegrenzung für Audio-Uploads gibt. Zwischenzeitlich lag der Grenzwert bei monatlich 300 Minuten pro Benutzer.
  • Du kannst in OneNote für Windows ja Notizbücher verschiedener Benutzerkonten geöffnet haben. Um Transcribe in einem bestimmten Notizbuch zu nutzen, musst Du aber mit dem dazugehörigen Benutzerkonto in OneNote angemeldet sein.
  • Für handschriftliche Notizen und Zeichnungen während der Aufnahme empfehle ich Dir einen digitalen Stift. Falls Du keinen Tablet-PC besitzt, ist vielleicht ein Grafiktablett ein sinnvolles Zubehör für Dich.
  • Bevor Du eine Aufnahme startest, müssen alle zu hörenden Personen mit der Aufzeichnung einverstanden sein. Dass Du die Erlaubnis vorher einholst, sollte selbstverständlich sein!

Aufzeichnung starten in OneNote

Jetzt zeige ich Dir Schritt für Schritt, wie das Transkribieren in OneNote funktioniert. Du kannst dafür eine bereits erstellte Sprachaufnahme nutzen oder die Audio-Aufzeichnung direkt in OneNote starten. Letzteres machen wir jetzt.

  1. Erstelle eine neue Seite in Deinem Notizbuch. Pro Seite kannst Du nur eine Audio-Aufnahme hinterlegen.
  1. Die Funktion Transkribieren findest Du oben im Menüband von OneNote – sowohl auf der Registerkarte Start als auch mittig unter Einfügen. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet auf der rechten Seite das Fenster Transcribe.
Transkribieren in OneNote aktivieren
Transkribieren in OneNote aktivieren
  1. Lege vorab die zu erkennende Sprache für das Transkript fest. Deutsch (Deutschland) ist vermutlich schon voreingestellt. Für Interviews, Besprechungen und Vorträge in einer anderen Sprache wählst Du einfach einen anderen Eintrag im Drop-Down-Menü.
  1. Eine schon bestehende Audiodatei könntest Du hier einfach hochladen. Ich klicke stattdessen auf Aufzeichnung starten. An der Zeitanzeige erkennst Du, dass die Aufnahme läuft. Das Fenster solltest Du währenddessen geöffnet lassen.
Aufnahme läuft!
Aufnahme läuft!
  1. Mit dem purpurfarbenen Mikrofon-Button kannst Du die Audio-Aufnahme zwischendurch anhalten. Ein weiterer Klick darauf setzt die Aufzeichnung fort.
  1. Möchtest Du die Aufnahme beenden? Dann drücke auf die Schaltfläche „Jetzt speichern und transkribieren“.

Transkript in OneNote anpassen und bearbeiten

OneNote und OneDrive kümmern sich nun gemeinsam und automatisch um die Spracherkennung und das Umwandeln der Aufzeichnung in Text.

Zunächst wird die Audio-Aufnahme dafür in die Cloud hochgeladen. Je nach Internetverbindung und Länge der Aufzeichnung sollte das nicht lange dauern.

Kurz danach erscheint das fertige Transkript mit dem erkannten Text in der Spalte. Du kannst Dir das Gespräch über die Abspiel-Buttons nochmal anhören und jetzt parallel mitlesen.

Transkript mit erkanntem Text in OneNote
Transkript mit erkanntem Text in OneNote

Die Spracherkennung ist nicht perfekt. Vielleicht werden einzelne Passagen nicht korrekt erkannt, weil ein Gesprächspartner zu schnell spricht oder nuschelt. Manchmal scheitert das Transkribieren auch an Störgeräuschen bei der Aufnahme.

Du kannst die Fehler in OneNote korrigieren. Fahre dazu mit der Maus über den betreffenden Textabschnitt der Transkription und klicke auf das Stiftsymbol. Vergiss nicht, die Bearbeitung mit dem kleinen Haken zu bestätigen und zu speichern.

Transkript bearbeiten und Sprecher anpassen
Transkript bearbeiten und Sprecher anpassen

Im besten Fall erkennt OneNote auch verschiedene Stimmen und ordnet die Sprecher automatisch zu. Fehlerhafte Zuordnungen kannst Du nachträglich korrigieren und den Personen auf Wunsch durchgängig andere Namen geben.

Das komplette Transkript kannst Du zuletzt im Notizbuch speichern. Klicke dafür unten auf Zur Seite hinzufügen. Dabei lässt Dir OneNote die Wahl, ob Du nur den Text oder auch die Angaben zu Sprechern und Zeitstempeln übernehmen möchtest.

Wie üblich lässt sich der Text in OneNote bearbeiten und formatieren. Auf der Seite findest Du nun außerdem die abgelegte Audiodatei sowie einen Link zur Aufnahme in der Cloud.

bearbeitetes Transkript in OneNote
bearbeitetes Transkript in OneNote

Der Inhalt lässt sich natürlich für andere Personen freigeben. Du kannst die Seite mit dem Transkript auch per E-Mail versenden, als PDF-Dokument exportieren oder auf Papier ausdrucken. Hier im Blog kannst Du die verschiedenen Möglichkeiten von OneNote nachlesen.


Handschriftliche Notizen und Skizzen zum Transkript

Wenn Du während der Audio-Aufnahme handschriftliche Notizen und Skizzen einfügst, wird parallel auch deren Entstehung aufgezeichnet.

Das heißt: Was Du während der Aufzeichnung aufschreibst oder zeichnest, lässt sich später nochmal schrittweise abspielen.

  • So kannst Du Dir gezielt eine Stelle im Interview oder Vortrag anhören, an der Du Dir eine bestimmte Notiz gemacht hast.
  • Schüler*innen und Studierende können zu Hause nochmal nachvollziehen, wie ein Tafelbild im Unterricht entstanden ist – und parallel dazu die Erklärung der Lehrkraft nachhören und nachlesen.
  • Als Protokollant kannst Du nochmal prüfen, ob Du in der Konferenz alles richtig verstanden und notiert hast.

Starte dafür die Aufnahme wie oben beschrieben. Du kannst dann die Zeichentools von OneNote nutzen, um auf der Seite Notizen einzufügen. Jede Stiftbewegung wird parallel aufgezeichnet.

Tafelbild während der Aufzeichnung
Tafelbild während der Aufzeichnung

Nach dem Speichern und Transkribieren kannst Du die Aufnahme wieder abspielen. Synchron dazu siehst Du, wie Deine Freihand-Eingaben nochmal Schritt für Schritt erscheinen.

Schau Dir dazu auch mein Video bei YouTube an. Darin zeige ich Dir das Transkribieren mit OneNote in Aktion.

Laut Microsoft ist dieses Feature innerhalb der Office-Programme bislang einzigartig. Vielleicht magst Du mir in einem Kommentar unter diesem Beitrag berichten, wie gut das Aufzeichnen von Notizen in OneNote bei Dir klappt.

Weitere Infos zum Transkribieren in OneNote

  • Denke daran: Pro Seite in OneNote kannst Du nur jeweils eine Transkription speichern. Du kannst die aktuelle Aufnahme aber jederzeit löschen oder einfach eine neue Seite erstellen.
  • Die Aufzeichnungen werden parallel in der Microsoft-Cloud OneDrive gespeichert. Dort belegen die Audiodateien im Format .wav Speicherplatz. Du findest die Aufnahmen im Ordner Transkribierte Datei und kannst sie darin umbenennen oder löschen.
Transkribierte Datei in OneDrive
Transkribierte Datei in OneDrive
  • Wenn Du OneNote eine eigene Audiodatei zum Transkribieren gibst, werden auch die Formate .mp3, .mp4 und .m4a unterstützt.
  • Welche Sprachen unterstützt werden, kannst Du auf der offiziellen Website von Microsoft nachlesen. Dort erfährst Du zum Beispiel auch, ob es gerade ein Minuten-Limit für Audio-Uploads gibt.

Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen mit dieser recht neuen Funktion. Wie zufrieden bist Du mit dem Transkribieren in OneNote? Schreibe mir gerne Deine Meinung als Kommentar unter diesen Blog-Artikel!

Mehr über die Software erfährst Du in meinen beliebten Handbüchern für OneNote. Außerdem kannst Du mich für Schulungen zu OneNote buchen – übrigens auch zu anderen Apps und Programmen in Microsoft 365 (Education).

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Über den Autor

Ich bin Stefan Malter aus Dortmund. Hier im Blog zeige ich Dir, wie Du mit Microsoft 365 viel Zeit und Arbeit sparst. Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft MVP und als Microsoft Innovative Education Expert ausgezeichnet.

Stefan Malter, Autor und Medientrainer aus Dortmund

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