Transkribieren mit OneNote: Audio in Text umwandeln [Anleitung]

Vielleicht hast Du schon mal die Diktierfunktion von OneNote ausprobiert. Du kannst einen Text live einsprechen, der dann in getippter Form auf der aktuellen Notizbuchseite erscheint. Das Transkribieren mit OneNote funktioniert ähnlich – und doch anders. In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du damit Audio in Text umwandeln kannst.

Du machst erst eine Sprachaufnahme. OneNote erkennt und protokolliert dann die Stimmen mehrerer Sprecher*innen und wird dazu ein Transkript erstellen. So lassen sich zum Beispiel der Verlauf eines Interviews, die Diskussion während einer Konferenz oder der Dialog bei einer mündlichen Prüfung schriftlich dokumentieren.

Außerdem wird parallel aufgezeichnet, was Du auf der aktuellen Seite schreibst und zeichnest. Beim Anhören der Audio-Aufnahme kannst Du dann das Erstellen von Notizen, Skizzen und Tafelbildern nochmal verfolgen. Laut Microsoft ist dieses Feature innerhalb der Office-Programme einzigartig.

Voraussetzungen fürs Transkribieren

Das Transkribieren steht bislang nur in der Windows-Version von OneNote zur Verfügung. Du weißt ja vielleicht schon, dass Du darin Notizbücher verschiedener Benutzerkonten parallel geöffnet haben kannst. Um das Transkribieren innerhalb eines bestimmten Notizbuchs zu nutzen, musst Du zwingend mit dem dazugehörigen Benutzerkonto in OneNote angemeldet sein.

Bislang funktioniert das Transkribieren mit allen Microsoft-Konten und Lizenzen für Microsoft 365. Unklar ist, ob Du die Funktion dauerhaft unbegrenzt nutzen kannst oder ob es eine Längenbegrenzung für Audio-Uploads gibt.

Für Audio-Aufnahmen brauchst Du zwingend ein Mikrofon. Die Aufzeichnungen werden erst in die Cloud OneDrive hochgeladen und dann im Hintergrund in Text umgewandelt. Gerade für längere Aufnahmen solltest Du also auch eine schnelle Internetverbindung haben. Für handschriftliche Notizen während der Aufnahme empfehle ich Dir zudem einen digitalen Stift.

Aufzeichnung starten

1. Erstelle eine neue Seite in Deinem Notizbuch. Die Funktion Transkribieren findest Du dann oben im Menüband von OneNote – sowohl auf der Registerkarte Start als auch mittig unter Einfügen.

2. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet auf der rechten Seite die Ansicht Transcribe. Lege vorab die zu erkennende Sprache fest. Deutsch (Deutschland) ist meist schon voreingestellt. Für Aufzeichnungen in einer anderen Sprache wählst Du einfach einen anderen Eintrag in dem Drop-down-Menü.

3. Du könntest hier nun eine bestehende Audiodatei hochladen. Ich klicke stattdessen auf Aufzeichnung starten. An der Zeitanzeige erkennst Du, dass die Aufnahme läuft. Das Fenster solltest Du währenddessen geöffnet lassen.

Mit dem purpurfarbenen Mikrofon-Button kannst Du die Aufnahme zwischendurch anhalten. Ein weiterer Klick darauf setzt die Aufzeichnung fort. Zum Beenden der Aufnahme drückst Du die Schaltfläche »Jetzt speichern und transkribieren«.

Umwandeln im Hintergrund

OneNote und OneDrive kümmern sich dann gemeinsam und automatisch um die Spracherkennung und das Umwandeln der Aufzeichnung in Text. Dafür wird die Audio-Aufnahme in die Cloud hochgeladen. Von Deiner Internetverbindung und der Länge der Aufzeichnung hängt ab, wie lange der Vorgang dauert.

Kurz danach erscheint das fertige Transkript mit dem erkannten Text in der Spalte. Du kannst Dir das Gespräch über die Abspiel-Buttons oben nochmal anhören und den Dialog jetzt parallel mitlesen.

Transkript anpassen und bearbeiten

Die Spracherkennung ist nicht perfekt. Vielleicht werden einzelne Passagen nicht korrekt erkannt, weil ein Gesprächspartner schnell spricht oder nuschelt. Manchmal scheitert das Transkribieren auch an Störgeräuschen bei der Aufnahme.

Du kannst solche Fehler fix korrigieren. Fahre mit der Maus über den fehlerhaften Textabschnitt, klicke auf das Stiftsymbol und bearbeite den Eintrag. Vergiss danach nicht, die Bearbeitung mit dem kleinen Haken zu bestätigen und zu speichern.

Im besten Fall erkennt OneNote auch die verschiedenen Stimmen und ordnet die Sprecher*innen automatisch zu. Fehlerhafte Zuordnungen kannst Du nachträglich verbessern und den Personen durchgängig andere Namen geben.

Das komplette Transkript lässt sich zuletzt im Notizbuch speichern. Klicke dafür unten in der Spalte auf Zur Seite hinzufügen. Dabei lässt Dir OneNote die Wahl, ob Du nur den erkannten Text oder auch die Angaben zu Sprechern und Zeitstempeln übernehmen möchtest.

Wie üblich lässt sich der Text in OneNote bearbeiten und formatieren. Auf der Seite findest Du zudem ein Symbol für die hier abgelegte Audiodatei sowie einen Link zum Speicherort in der Cloud.

Der Inhalt lässt sich natürlich für andere Personen freigeben. Du kannst die Seite mit dem Transkript auch per E-Mail versenden, als PDF-Dokument exportieren oder auf Papier ausdrucken. Die Möglichkeiten lernst Du in meinen Handbüchern für OneNote kennen.

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Handschriftliche Notizen und Skizzen zum Transkript

Wenn Du während der Audio-Aufnahme handschriftliche Notizen und Skizzen auf der Seite einfügst, wird parallel auch deren Entstehung aufgezeichnet. Das heißt: Was Du während der Aufzeichnung aufschreibst oder zeichnest, lässt sich später nochmal schrittweise abspielen.

• So kannst Du Dir gezielt eine Stelle im Gespräch oder Vortrag anhören, an der Du Dir eine bestimmte Notiz gemacht hast.

• Kolleg*innen können im Nachgang nochmal nachvollziehen, wie ein Schaubild während einer Besprechung entstanden ist – und parallel dazu die Erklärung der Vortragenden nachhören.

• Als Protokollant*in kannst Du nachträglich nochmal prüfen, ob Du während der Konferenz alles richtig verstanden und notiert hast.

Starte dafür die Aufnahme wie oben beschrieben. Du kannst dann die Zeichentools von OneNote nutzen, um auf der Seite Notizen einzufügen. Jede Stiftbewegung wird parallel aufgezeichnet.

Nach dem Speichern und Transkribieren kannst Du die Aufnahme auf der Seite wieder abspielen. Synchron dazu siehst Du, wie Deine Freihand-Eingaben Schritt für Schritt auf der Seite erscheinen – ähnlich wie bei der Funktion Wiedergabe in Freihand.

Weitere Infos zum Transkribieren

• Pro Seite in OneNote kannst Du nur jeweils eine Transkription speichern. Du kannst die aktuelle Aufnahme aber jederzeit löschen oder einfach eine neue Seite erstellen.

• Aufzeichnungen werden parallel in der Microsoft-Cloud OneDrive gespeichert. Dort belegen die Audiodateien im Format .wav Speicherplatz. Du findest die Aufnahmen im Ordner Transkribierte Datei und kannst sie darin zum Beispiel umbenennen oder löschen.

• Wenn Du OneNote eine eigene Audiodatei zum Transkribieren gibst, werden auch die Formate .mp3, .mp4 und .m4a unterstützt.

• Welche Sprachen beim Transkribieren erkannt werden, liest Du am besten auf der Website von Microsoft nach. Dort erfährst Du zum Beispiel auch, ob es gerade ein Minuten-Limit für Audio-Uploads gibt.

Du kannst in den Notizbüchern nicht nur Audio in Text umwandeln, sondern noch viele weitere Inhalte einfügen und übersichtlich verwalten. In meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“ lernst Du die wichtigsten Möglichkeiten kennen.