OneNote: Kategorien (Tags) nutzen [Anleitung]

Kategorien in OneNote helfen Dir dabei, Inhalte besser zu finden. Mit ihrer Hilfe kannst Du verschiedene Elemente im Notizbuch quasi verschlagworten. In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du solche Tags in OneNote nutzt und wie Du eigene Kategorien erstellen kannst.

Ich setze hier voraus, dass Du mit den Grundfunktionen digitaler Notizbücher vertraut bist. Zum Einstieg empfehle ich Dir meine beliebten Handbücher für OneNote.

Was sind Kategorien bzw. Tags in OneNote?

Du kannst Dir Kategorien in OneNote wie Etiketten vorstellen, die Du beschriftest und dann zum Beispiel an Textcontainer, Bilder oder andere Elemente auf einer Seite anheftest. Später kannst Du Dir alle Inhalte mit einem bestimmten Etikett anzeigen lassen – auch über alle Notizbücher hinweg.

Vergebene Kategorien werden in allen Versionen von OneNote angezeigt. Auf dem iPad und in der Web-App wird der englische Begriff Tags verwendet. Eigene Kategorien kannst Du allerdings nur in der Windows-Version erstellen.

Aufgaben als Kategorie in OneNote

Das wohl meistgenutzte »Etikett« schauen wir uns zuerst an. Die Kategorie heißt Aufgaben und fügt eine interaktive Checkbox auf der aktuellen Seite ein. Indem Du das Kästchen anklickst, setzt Du einen Haken. Deshalb eignet sich die Kategorie sehr gut für To-Do-Listen, Protokolle und Anwesenheitslisten.

Klicke oben im Menüband unter Start auf Aufgabe bzw. Aufgabenkategorie. Du kannst dafür auch die Tastenkombination Strg + 1 drücken. OneNote fügt dann an der aktuellen Position eine Checkbox ein. Jeder Druck auf die Eingabe-Taste ergänzt eine neue Zeile mit so einem Kästchen.

Du kannst auch mehrere Textzeilen und Elemente auf der Seite markieren und dann die Kategorie Aufgaben vergeben. OneNote setzt automatisch vor alle Einträge ein Kästchen. Mit der Taste Löschen oder per rechter Maustaste entfernst Du die Checkbox und andere Kategorien wieder.

Du findest oben im Menüband auch die Kategorie Outlook-Aufgaben. Du kennst die roten Fähnchen vielleicht als Kennzeichnung von E-Mails in Deinem Postfach. Hier in OneNote kannst Du einen Inhalt flaggen, der dann auch als Aufgabe in Outlook übernommen und verlinkt wird – auf Wunsch sogar mit Erinnerung.

Weitere Tags und eigene Kategorien in OneNote

In der Auswahl oben findest Du noch weitere vorgefertigte Kategorien. OneNote bietet hier Etiketten für verschiedene Arten von Notizen an. Du kannst zum Beispiel wichtige Infos und offene Fragen hervorheben. Auch Kontaktdaten, Ideen und Quellenhinweise lassen sich mithilfe der Symbole kennzeichnen.

Nur in der Windows-Version von OneNote kannst Du eigene Kategorien für Dein Unterrichtsmaterial erstellen und dafür verschiedene Symbole nutzen.

Klappe dafür die Auswahl oben im Menü auf und klicke ganz unten auf Kategorien anpassen. In einem neuen Fenster änderst Du bestehende Einträge und erstellst eine Neue Kategorie.

Danach werden Deine eigenen Kategorien oben im Menü angezeigt. Du kannst sie nun an beliebige Elemente in OneNote heften und so thematisch verwandte Inhalte kennzeichnen. Selbst Seitentitel lassen sich mit einer eigenen Kategorie versehen.

Kategorien suchen in OneNote

Die ganze Mühe beim Verschlagworten lohnt sich, weil Du in OneNote gezielt nach Kategorien suchen kannst. Die gleichnamige Schaltfläche oben im Menü öffnet auf der rechten Seite eine neue Ansicht mit dem Titel Kategorienzusammenfassung.

Dort zeigt OneNote untereinander alle verwendeten Tags und ihre Fundstellen an. Auch hier hast Du mehrere hilfreiche Optionen:

• Du kannst die angezeigten Kategorien unterschiedlich gruppieren, zum Beispiel nach Datum oder Seitentitel.

• Du kannst »Nur unerledigte Notizen anzeigen«, indem Du den Haken oben setzt. Dann zeigt OneNote nur Aufgaben ohne abgehakte Checkbox an.

• Im Menü Durchsuchen unten bestimmst Du, in welchem Bereich OneNote nach verwendeten Kategorien suchen soll – auf Wunsch sogar wie versprochen in allen auf dem Gerät geöffneten Notizbüchern.

Zusammenfassungsseite für Kategorien in OneNote

Beliebt ist auch die Möglichkeit, eine Zusammenfassungsseite zu erstellen. Aus den gefundenen Kategorien kann Dir OneNote eine Art Inhaltsverzeichnis generieren.

Gruppiere und filtere die Einträge in der Kategorienzusammenfassung wie oben beschrieben. Klicke dann unten auf die passende Schaltfläche.

Die Zusammenfassungsseite wird sofort im aktuellen Abschnitt angelegt. Du siehst hier die von Dir gekennzeichneten Elemente an. Ein Klick auf das kleine OneNote-Symbol links daneben führt Dich jeweils zur ursprünglichen Seite mit dem Eintrag.

Wie Du Inhalte in OneNote auch ohne Kategorien suchen kannst und wie du grundsätzlich Ordnung in Deine digitalen Notizbücher bringst, erfährst Du in meinen beliebten Bestsellern rund um Microsoft OneNote.