![OneNote: Kategorien vergeben, eigene Tags erstellen [Anleitung]](https://www.malter365.de/wp-content/uploads/m365_onenote_kategorien_teaser-640x360.webp)
Kategorien sind ein weiteres Hilfsmittel, um Elemente in OneNote besser zu finden. Mit Hilfe der Tags kannst Du verschiedene Notizbuchinhalte quasi verschlagworten, eine Aufgabenliste erstellen und vieles mehr.
Du kannst Dir Kategorien wie Etiketten vorstellen, die Du beschriftest und dann zum Beispiel an Textcontainer, Bilder oder andere Elemente auf einer Seite anheftest. Später kannst Du Dir alle Inhalte mit einem bestimmten Etikett anzeigen lassen – auch über alle Notizbücher hinweg.
Ich setze in dieser Anleitung voraus, dass mit Du den Grundfunktionen der Software vertraut bist. Alle Bascis und viele weitere Tipps findest Du in meinem Handbuch “OneNote für Einsteiger”.
Aufgaben in OneNote
Das wohl meistgenutzte »Etikett« schauen wir uns zuerst an. Die Kategorie heißt Aufgaben und fügt eine interaktive Checkbox auf der aktuellen Seite ein. Indem Du das Kästchen anklickst, setzt Du einen Haken. Deshalb eignet sich die Kategorie sehr gut für To-Do-Listen, Protokolle und Anwesenheitslisten.
Klicke oben im Menüband unter Start auf Aufgabe bzw. Aufgabenkategorie. Du kannst dafür auch die Tastenkombination [Strg] + [1] drücken. OneNote fügt dann an der aktuellen Position eine Checkbox ein. Jeder Druck auf die [Eingabe]-Taste ergänzt eine neue Zeile mit so einem Kästchen.
Kategorien in den verschiedenen Versionen von OneNote
Kategorien werden in allen Versionen von OneNote angezeigt. Auf dem iPad und in der Web-App wird der englische Begriff Tags verwendet. Eigene Kategorien kannst Du allerdings nur in der Windows-Version erstellen.
Du kannst auch mehrere Textzeilen und Elemente auf der Seite markieren und dann die Kategorie Aufgaben vergeben. OneNote setzt automatisch vor alle Einträge ein Kästchen. Mit der Taste [Löschen] oder per rechter Maustaste entfernst Du die Checkbox und andere Kategorien wieder.
Du findest oben im Menüband auch die Kategorie Outlook-Aufgaben. Du kennst die roten Fähnchen vielleicht als Kennzeichnung von E-Mails in Deinem Postfach. Hier in OneNote kannst Du einen Inhalt flaggen, der dann auch als Aufgabe in Outlook übernommen und verlinkt wird – auf Wunsch sogar mit Erinnerung.
Weitere Kategorien und eigene Kategorien in OneNote
In der Auswahl oben findest Du noch weitere vorgefertigte Kategorien. OneNote bietet hier Etiketten für verschiedene Arten von Notizen an. Du kannst zum Beispiel wichtige Infos und offene Fragen hervorheben. Auch Kontaktdaten, Ideen und Quellenhinweise lassen sich mithilfe der Symbole kennzeichnen.
Nur in der Windows-Version von OneNote kannst Du eigene Kategorien zu Deinen Inhalten erstellen und dafür verschiedene Symbole nutzen. Klappe die Auswahl im Menü auf und klicke ganz unten auf Kategorien anpassen. In einem neuen Fenster änderst Du bestehende Einträge und erstellst eine Neue Kategorie.
Danach werden Deine eigenen Kategorien oben im Menü angezeigt. Du kannst sie nun an beliebige Elemente in OneNote heften und so thematisch verwandte Inhalte kennzeichnen. Selbst Seitentitel lassen sich mit einer eigenen Kategorie versehen.
TOP 1 – Bestseller
Das Original: »OneNote für Einsteiger« mit vielen neuen Tipps und Beispielen
Kategorien suchen
Die ganze Mühe beim Verschlagworten lohnt sich, weil Du in OneNote gezielt nach Kategorien suchen kannst.
Die gleichnamige Schaltfläche oben im Menü öffnet auf der rechten Seite eine neue Ansicht mit dem Titel Kategorienzusammenfassung. Dort zeigt OneNote untereinander alle verwendeten Kennzeichnungen und ihre Fundstellen an. Auch hier hast Du mehrere hilfreiche Optionen:
- Du kannst die angezeigten Kategorien unterschiedlich gruppieren, zum Beispiel nach Datum oder Seitentitel.
- Du kannst »Nur unerledigte Notizen anzeigen«, indem Du den Haken oben setzt. Dann zeigt OneNote nur Aufgaben ohne abgehakte Checkbox an.
- Im Menü Durchsuchen unten bestimmst Du, in welchem Bereich OneNote nach verwendeten Kategorien suchen soll – auf Wunsch sogar wie versprochen in allen auf dem Gerät geöffneten Notizbüchern.
Zusammenfassungsseite für Kategorien
Beliebt ist auch die Möglichkeit, eine Zusammenfassungsseite zu erstellen. Aus den gefundenen Kategorien kann Dir OneNote eine Art Inhaltsverzeichnis generieren. Gruppiere und filtere die Einträge in der Kategorienzusammenfassung wie oben beschrieben. Klicke dann unten auf die passende Schaltfläche.
Die Zusammenfassungsseite wird sofort im aktuellen Abschnitt angelegt. Du siehst hier alle von Dir gekennzeichneten Elemente untereinander. Ein Klick auf das kleine OneNote-Symbol links daneben führt Dich jeweils zur ursprünglichen Seite mit dem dazugehörigen Eintrag.
Tipp:
Links zu Internetseiten kannst Du manuell einfügen und auch eigenen Text mit einer URL versehen. Die Funktion Link findest Du oben im Menüband unter Einfügen oder im Kontextmenü per rechter Maustaste. Dabei kannst Du sogar interne Links zu Seiten, Abschnitten und Notizbüchern setzen und so auf verschiedene Inhalte in Deiner Wissenssammlung verweisen.
Ich habe versehentlich die Aufgabenkategorien gelöscht. Gibt es eine Möglichkeit, dies wieder rückgängig zu machen? Kann ich diese irgendwo downloaden?
Hallo Evelyn, Dein Problem hat mir keine Ruhe gelassen! Weil frühere Lösungen nicht mehr funktionieren, habe ich Kontakt zu den Entwicklern bei Microsoft aufgenommen. In einem separaten Blog-Artikel erkläre ich Dir und allen anderen Leser*innen jetzt ausführlich, wie man gelöschte Kategorien in OneNote wiederherstellen kann. Viele Grüße!
Hallo zusammen,
ich habe leider genau das gleiche Problem wie im ersten Kommentar. Mir werden lediglich die Kategorien der aktuellen Seite zusammengefasst, obwohl ich bei ‘Durchsuchen:’ das ganze Notizbuch ausgewählt habe. Ich habe die aktuelle Desktopversion OneNote 2016 installiert. Gibt es dafür bereits eine Lösung?
Hallo Stefan,
ich habe aktuell das Problem, das die Kategoriensuche mir nur Kategorien auf der gerade geöffneten Notizbuchseite anzeigt und nicht alle Kategorien in allen Notizenbüchern, obwohl ich beim Feld Durchsuchen ” Alle Notizbücher” ausgewählt habe. Das Problem habe nicht nur ich, sondern auch mein Kollege.
Hast du uns einen Tipp ob wir hier Einstellungen anpassen müssen oder wo der Fehler liegt?
Hallo Eva-Maria! Mir ist dieses Problem bislang noch nicht untergekommen. Ich kann es hier auf meinem PC auch nicht reproduzieren. Magst Du zunächst mal sicherstellen, dass Du wirklich die aktuelle Desktop-Version von OneNote mit allen verfügbaren Updates installiert hast (und nicht die vereinfachte App für Windows 10)? Toi toi toi!
Gerade mit der Zusammenfassungsseite eine gute Idee.
Ich hätte mir jetzt folgendes gedacht “Kategorie Hausübungen” zu jeder Hausübung kommt dann eine neue Seite. Mit der Zusammenfassungsseite hat man einen super Überblick über die Hausübungen und eine direkte Verlinkung.
Problem -> Ich habe jetzt keine Möglichkeit gefunden, diese Liste zu aktualisieren? Das macht die Idee irgendwie zunichte. Gibt’s da eine Idee?
Hallo Patrick, die Zusammenfassungsseite ist immer eine statische Momentaufnahme der vorhandenen Kategorien. Sie aktualisiert sich nicht selbstständig. Du könntest zum Beispiel die Checkboxen nutzen, um Dir immer aktuell die noch offenen Hausaufgaben in OneNote anzeigen zu lassen. Viele Grüße!