Microsoft achtet bei seinen Produkten mittlerweile sehr darauf, dass möglichst alle Menschen sie nutzen können. Auch OneNote enthält einige Funktionen für mehr Barrierefreiheit.
Die Inhalte in Deinen Notizbüchern werden damit für alle Menschen zugänglicher. So trägst Du einen Teil dazu bei, dass Inklusion im Büro, in der Schule und darüber hinaus selbstverständlicher wird.
Text anpassen
Denke zunächst daran, die Sprache des Textes auf der aktuellen Seite festzulegen. In den meisten Fällen ist das vermutlich Deutsch. Vielleicht erstellst Du auch mal Dokumente für fremdsprachige Projektpartner, Schüler*innen mit Migrationshintergrund oder Firmen im Ausland. Nur mit der richtigen Einstellung kann ein Text korrekt vorgelesen und übersetzt werden.
Markiere dafür den gesamten Text im Dokument und klicke oben im Menüband unter Überprüfen auf Sprache. Unter »Sprache für die Korrekturhilfen festlegen« kannst Du die passende Auswahl treffen.
Ist der Text auf Deiner Notizbuchseite groß genug und gut lesbar? Wenn Du Inhalte vor Deinem Team präsentieren möchtest, solltest Du mit möglichst viel Kontrast und kräftigen Farben arbeiten, sodass sich die Schrift gut vom Hintergrund abhebt – auch bei schwierigen Lichtverhältnissen im Büro oder Konferenzraum.
Verzichte am besten auf schnörkelige Schriftarten und alles, was vom eigentlichen Inhalt ablenken könnte. Überflute die Seite nicht mit Text, lasse ausreichend Abstand zwischen allen Elementen und verteile die Inhalte bei Bedarf auf mehrere Notizbuchseiten. Das gilt grundsätzlich für alle Präsentationen vor Publikum und ist erfahrungsgemäß im Sinne aller Teilnehmenden.
Formatvorlagen und Links in OneNote
Ein Fließtext lässt sich leichter erfassen, wenn er gut strukturiert ist. Eine erkennbare Gliederung erhöht nicht nur die generelle Verständlichkeit. Formatangaben wie Titel, Überschriften und Absätze werden von verschiedener Software als solche erkannt. Sie vereinfachen die Navigation innerhalb eines Dokuments und helfen auch denen bei der Orientierung, die sich Texte abschnittweise vorlesen lassen.
Gewöhne Dich deshalb daran, längere Texte immer mithilfe der vorgegebenen Formatvorlagen zu strukturieren – am besten nicht nur in OneNote. Du findest sie oben im Menüband unter Start und kannst sie dann auf Textteile anwenden.
Als Quelle werden oft Links zu Artikeln im Internet verwendet. Wegen ihrer Länge und manchmal kryptischer Zeichenfolgen sind sie eine unschöne Stolperfalle für alle Menschen, die auf unterstützende Tools angewiesen sind.
Du kannst in OneNote ändern, welcher Text statt der URL angezeigt wird. Klicke mit der rechten Maustaste auf den eingefügten Link und dann im Kontextmenü auf Link bearbeiten. In einem neuen Fenster gibst Du den anzuzeigenden Text ein.
Tipps für Bilder
Für Sehende ist es selbstverständlich, Fotos und Grafiken zu nutzen, zum Beispiel um Aussagen zu veranschaulichen oder Zusammenhänge zu erklären. Menschen ohne Sehvermögen sind bei visuellen Inhalten aber meist sofort ausgeschlossen und aufgeschmissen.
Gewöhne Dir deshalb an, für jedes verwendete Bild einen Alternativtext anzugeben. Dieser Text wird dann von gängigen Screen-Reader-Tools berücksichtigt und kann bei Bedarf zum Beispiel vorgelesen werden. Er wird übrigens auch auf der Seite angezeigt, wenn Bilder in OneNote nicht synchronisiert werden können oder sollen.
Klicke mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Bild. Du findest die Funktion Alternativtext unten im Kontextmenü und kannst dann in einem separaten Fenster eine passende Beschreibung eingeben. Erkläre möglichst eindeutig und prägnant, was auf dem Foto oder der Abbildung zu sehen ist.
Bei der Erstellung von Grafiken kommen oft Farben zum Einsatz, die bestimmten Aussagen zugeordnet werden. Solche Kodierungen schließen sehbehinderte oder farbenblinde Personen oft aus, weil zu ähnliche Farbtöne für sie nicht gut zu unterscheiden sind.
Mache Dir solche möglichen Probleme bei der Gestaltung von Inhalten bewusst und denke ggf. über ergänzende Hinweise, eine kontrastreichere Farbwahl oder eine alternative Darstellung nach.
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Barrierefreiheit prüfen in OneNote
Zuletzt empfehle ich Dir hier die Funktion Barrierefreiheit überprüfen. Du findest sie im Menü des PC-Programms unter Überprüfen, in der Web-App OneNote Online unter Ansicht. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet auf der rechten Seite ein Fenster mit konkreten Vorschlägen für mehr Barrierefreiheit.
Du kannst die Tipps der Reihe nach abarbeiten und so Dein aktuelles Dokument im Sinne der Inklusion verbessern. Hinweise dazu hast Du oben bereits erhalten. Danach solltest Du den Inhalt mit einem guten Gefühl an Kollegen, Freunde und Verwandte weitergeben können.
Vollständige Barrierefreiheit wird man laut Experten wohl nie erreichen können – erst recht nicht allein mit Software-Lösungen. Unser Ziel kann es aber sein, Inhalte möglichst barrierearm zu gestalten und niemanden unnötig zu benachteiligen.
Die obigen Maßgaben sind gerade in OneNote einfach umzusetzen. Wir sind also alle gefragt, diese Hinweise in Zukunft ganz selbstverständlich zu beachten.
Weitere Funktionen für mehr Barrierefreiheit, zum Beispiel den Plastischen Reader zum Vorlesen von Texten und die Suche in Audio- und Videoaufnahmen lernst Du in meinen beliebten Handbüchern für OneNote kennen.
