OneNote: Notizbuch freigeben für andere Personen [Anleitung]

Du kannst ein Notizbuch in OneNote freigeben und so mit anderen Personen teilen. Eingefügte Inhalte lassen sich im Team zur Verfügung stellen und gemeinsam bearbeiten.

Was Du den Zugriff auf Deine Notizbücher verwalten kannst und was Du über die Freigabe noch wissen solltest, erfährst Du in dieser Anleitung. Falls Du die Software von Grund auf kennenlernen möchtest, empfehle ich Dir gerne meine beliebten Handbücher für Microsoft OneNote.

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Beispiele für die Zusammenarbeit mit OneNote

Wie handhabt Ihr die Zusammenarbeit im Team? Ich erlebe immer häufiger, dass Kolleg*innen ihre Dokumente online teilen und gemeinsam mit anderen daran arbeiten – zeitversetzt von jedem Ort aus.

In freigegebenen Notizbüchern können alle Mitglieder der Arbeitsgruppe ihre Entwürfe leicht beisteuern und von den Ideen der anderen profitieren. Auch für solche Szenarien ist die Funktion Teilen in OneNote sinnvoll:

• Abteilungen in Unternehmen können interne Protokolle, Vereinbarungen und sonstige Unterlagen an einem gemeinsamen Ort in OneNote bereitstellen, statt dafür zig Dateien in irgendwelchen Netzwerkordnern abzulegen oder sie an alle im Team einzeln per E-Mail zu verschicken.

• Wie wäre es mit einem geteilten Notizbuch für die bevorstehende Tagung? Alle beteiligten Kolleg*innen können jederzeit den aktuellen Stand der Planung verfolgen und Infos zu Anreise, Unterkunft und Tagesprogramm ergänzen. Bei Bedarf haben weitere Teilnehmende Zugriff darauf, ohne dass sie den Inhalt ändern können. So spart OneNote viele Ausdrucke und vermeidet Nachfragen.

• In einem Onboarding-Notizbuch finden neue Kolleg*innen, vielleicht auch neue Auszubildende alle elementaren Infos auf einen Blick – von der Hausordnung über rechtliche Rahmenbedingungen bis hin zu Anleitungen vom IT-Support. Das entlastet sicher auch das Sekretariat.

Dir fallen sicher noch viele weitere Zwecke für geteilte Notizbücher im Arbeitsalltag ein. Wie das Freigeben in OneNote funktioniert und was Du unbedingt beachten solltest, zeige ich Dir in dieser Anleitung.

Voraussetzungen zum Teilen von Inhalten

Voraussetzung für die Funktion Freigeben ist, dass Dein Notizbuch in der Microsoft-Cloud gespeichert ist. Online-Dienste anderer Anbieter führen oft zu Problemen. In einem früheren Blog-Artikel habe ich Dir bereits die Vorteile und Nachteile der verschiedenen Speicherorte beschrieben.

Speicherorte für OneNote: Notizbücher sicher speich...

Welche Speicherorte bietet OneNote für Notizbücher an? Welche Vorteile hat die Cloud OneDrive im Vergleich zur ...

OneNote unterstützt nicht nur die personenbezogene Cloud OneDrive, sondern auch SharePoint für Gruppen in Microsoft 365.

• Wenn das Notizbuch in OneDrive gespeichert ist, ist es Deinem Benutzerkonto zugeordnet. Du kannst es gezielt mit anderen Personen teilen und die Freigabe jederzeit wieder entziehen. Falls Du das geteilte Notizbuch löschst oder Dein Benutzerkonto gelöscht wird, ist der Inhalt auch für Dritte nicht mehr verfügbar.

• Wenn das Notizbuch im SharePoint einer Gruppe gespeichert ist, dann können bereits alle Mitglieder gleichberechtigt darauf zugreifen – ohne es eigens teilen zu müssen. Falls ein Mitglied die Gruppe verlässt, hat das keine Auswirkungen auf die anderen Mitglieder. Das Notizbuch lässt sich per Freigabe für Personen außerhalb der Gruppe bereitstellen.

Beim Teilen erhalten die anderen Personen einen Link, der das Notizbuch in der Web-App OneNote Online öffnet, also im Internetbrowser. Sie können sich also die Inhalte ansehen, ohne die Software auf ihrem Gerät installiert zu haben. Je nach Einstellung müssen Sie sich dafür nicht mal mit einem Benutzerkonto anmelden.

Bei Bedarf und mit passender Berechtigung können sie das Notizbuch natürlich von der Web-App aus in der installierten Anwendung öffnen und synchronisieren lassen.

Außerdem solltest Du vorab wissen, dass Du bislang ausschließlich ein komplettes Notizbuch mit anderen Personen teilen kannst, nicht nur einen einzelnen Abschnitt oder nur eine Seite – laut Microsoft aus technischen Gründen.

Überlege Dir daher schon vorher gut, wie Du Inhalte in OneNote organisierst. Nach meiner Erfahrung lohnt es sich, konsequent zwischen Notizbüchern für persönliche Unterlagen und Notizbüchern zum Freigeben von Inhalten für die Zusammenarbeit mit anderen Personen zu unterscheiden.

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Freigeben / Teilen / Link senden in OneNote

Microsoft hat mittlerweile den Dialog zum Teilen von Inhalten für alle eigenen Apps und Dienste weitestgehend vereinheitlicht.

Demnach klappt das Freigeben auch in den verschiedenen Varianten von OneNote nach dem gleichen Prinzip und mit wenigen Mausklicks. Allerdings ist die Funktion in den bestehenden Versionen nicht einheitlich benannt:

• In der Desktop-Version für Windows heißt die Funktion Freigeben.

• In der Web-App OneNote Online findest Du die Bezeichnung Teilen.

• Auf dem iPad wiederum sieht man erst nur einen Pfeil, hinter dem sich die Option Link senden verbirgt.

Ich nutze auch in dieser Anleitung die auf dem PC installierte Version von OneNote für Windows. Rechts oben im Programmfenster sitzt die Schaltfläche Freigeben. Klicke auf den Button und schaue Dir die verfügbaren Optionen an. Ich erkläre Dir nacheinander, wie sich diese Funktionen zum Teilen im Detail unterscheiden.

Gesamtes Notizbuch freigeben

Wähle diese Option, wenn Du das aktuelle Notizbuch mit einer bestimmten oder mit mehreren Personen teilen willst. Ein Klick darauf öffnet ein Fenster, das Du so oder ähnlich vielleicht schon von der Cloud OneDrive oder den anderen Office-Apps von Microsoft kennst. Du kannst es auch auf zwei weiteren Wegen aufrufen:

• Klicke links in der Spalte mit der rechten Maustaste auf ein Notizbuch. In dem Kontextmenü findest Du die Option Dieses Notizbuch freigeben.

• Langjährige OneNote-Fans erinnern sich vielleicht an den früher üblichen Pfad: Klicke links oben im Menü auf Datei und dann auf die Kategorie Freigeben.

Oben in dem Fenster kannst Du eine oder mehrere Personen angeben, denen Du nun Zugriff auf Dein Notizbuch gewähren möchtest.

Benutzerkonten innerhalb Deiner Organisation sollte OneNote bei der Eingabe automatisch erkennen. Du kannst in dem Feld aber auch E-Mail-Adressen externer Personen eintragen – sofern der IT-Verantwortliche bzw. Administrator von Microsoft 365 das erlaubt.

Der kleine Stift rechts daneben gibt an, dass andere Personen den Inhalt bearbeiten können. Stattdessen kannst Du hier auch das Auge auswählen: Andere können sich den Inhalt in OneNote dann nur ansehen und keine Änderungen vornehmen.

Wir schauen uns die weiteren Freigabeeinstellungen für das Notizbuch an. Klicke dafür unten auf der hellblauen Schaltfläche auf das Zahnrad. Die dann angezeigten Optionen sind eindeutig benannt und selbsterklärend. Du kannst unter anderem:

• den Personenkreis für den Freigabelink erweitern oder genauer definieren,
• das Bearbeiten der Inhalte zulassen oder nur das Anzeigen erlauben,
• ein automatisches Ablaufdatum für den Zugriff einstellen und
• ein Kennwort für den Zugriff festlegen (bei Zielgruppe Jeder).

Wenn Du danach unten auf Übernehmen und dann auf Senden klickst, erhalten alle ausgewählten Personen eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link zu dem Notizbuch in der Cloud. Ein Klick auf Öffnen ruft das Notizbuch wie oben erwähnt zunächst in Deinem Browser auf, also in der Web-App.

Wie das Öffnen eines Notizbuchs von der Web-App aus funktioniert, erkläre ich Dir in meinen beliebten Handbüchern für OneNote.

Link zu Notizbuch kopieren

OneNote erstellt auf Wunsch sofort eine URL, die jeder im Browser einfügen und öffnen kann. Du kannst diesen Link dann einfach kopieren und selbst streuen, zum Beispiel über einen E-Mail-Verteiler, via Social Media oder auf einer Website.

Schau Dir auch hier die Einstellungen für die Bearbeitung an und wähle aus, ob andere Personen Dein Notizbuch nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen.

• Du kannst Deiner Familie oder Deinem Team zum Beispiel Infos und Unterlagen zur Verfügung stellen, ohne dass sie hier jemand versehentlich löschen oder bewusst manipuliert werden kann.

• Der Notizbuch-Link lässt sich auch leicht einer großen Gruppe von Personen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise kannst Du den kompletten Inhalt sogar weltweit veröffentlichen, wenn Du die URL entsprechend verbreitest.

Ohne Ablaufdatum gilt dieser Link nun dauerhaft und so lange, bis Du den Zugriff wieder manuell deaktivierst (s. u.).

Man sieht einem Notizbuch leider auf Anhieb nicht an, ob andere Personen es einsehen können. So besteht die Gefahr, dass man eine einmal erteilte Freigabe irgendwann vergisst.

Eine Lösung dafür könnte sein, den angezeigten Notizbuchnamen in Deiner Liste zu ändern und zum Beispiel mit einem geeigneten Emoji zu ergänzen – quasi als kleine Erinnerung.

E-Mail-Kopie der Seite

Diese Option entspricht exakt der Funktion Seite per E-Mail senden, die Du schon vom Zusammenspiel mit Outlook kennst.

Kurz zur Erinnerung: OneNote erstellt aus dem aktuellen Seiteninhalt eine neue Nachricht, die Du dann mit dem beliebten E-Mail-Programm gezielt an einzelne Personen oder an einen Verteiler schicken kannst. Auf diese Weise bekommt aber niemand Zugriff auf Dein eigentliches Notizbuch.

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Wie kann man in OneNote eine Seite per E-Mail senden, z. B. mit Outlook? So einfach ...

Diese hilfreiche Funktion eignet sich zum Beispiel, um Notizen, Briefvorlagen oder Protokolle aus dem Notizbuch heraus zu versenden. Die E-Mail enthält nur den aktuellen Stand der Seite. Spätere Änderungen sehen die Adressaten nicht.

Zugriff verwalten

In dieser Übersicht kannst Du jederzeit nachsehen, welche Personen bzw. Gruppen zurzeit auf die Inhalte zugreifen können und welche Links darüber hinaus für das ausgewählte Notizbuch erstellt wurden.

Klicke oben rechts auf Nicht mehr teilen, um die Freigabe generell zu deaktivieren. Du kannst hier auch nachträglich die Berechtigungen für einzelne Personen ändern oder die Links zum aktuell ausgewählten Notizbuch in OneNote wieder entfernen.

Wenn mehrere Personen in einem Notizbuch arbeiten und etwas am Inhalt verändern, dann kann man schnell den Überblick verlieren: Von wem stammt welcher Eintrag? Wer hat welche Änderungen vorgenommen?

Wie Du die Verfasser im Notizbuch erkennen und unerwünschte Einträge rückgängig machen kannst, erfährst Du in meinen Handbüchern für OneNote. Darin zeige ich Dir noch weitere Funktionen der Software, mit denen die digitale Zusammenarbeit besser gelingt.