Neben OneDrive gibt es noch einen weiteren Speicherort in der Cloud innerhalb von Microsoft 365. Dieser Speicherort heißt SharePoint und ist für die Zusammenarbeit im Team gedacht. Dafür kann man Gruppen anlegen, die aus allen oder nur aus ausgewählten Personen innerhalb Deiner Einrichtung bestehen.
In einem früheren Beitrag habe ich Dir bereits die Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint erklärt. Auf dieser Seite erfährst Du, wie Ihr den gemeinsamen Speicherort innerhalb Eurer Arbeitsgruppe im Büro oder in der Schule nutzen könnt.
Gruppenzugehörigkeit in Microsoft 365 prüfen
SharePoint eignet sich also als gemeinsame Ablage für Gruppen, zum Beispiel eine Abteilung in der Firma oder eine Fachschaft in der Schule.
Dateien im SharePoint sind – anders als in OneDrive – nicht an einzelne Personen gebunden. Stattdessen können sie gleichermaßen von allen berechtigten Team-Mitgliedern bearbeitet und verwaltet werden.
Du kannst leicht prüfen, ob Du schon Mitglied in einer oder mehreren Gruppen bist. Klicke dafür erst links unten auf der Startseite von Microsoft 365 auf Dein Profilbild und dann auf Konto anzeigen. Auf der folgenden Seite findest Du links in der Spalte den Eintrag Eigene bzw. Meine Gruppen. Er führt Dich zur gleichnamigen Übersicht.
Du siehst hier zum einen alle Gruppen, die Du selbst angelegt hast und demnach in Deinem »Besitz« sind. Darunter werden auch alle Gruppen aufgelistet, zu denen Dein Benutzerkonto irgendwann mal von irgendjemandem hinzugefügt wurde.
Im Idealfall haben die Ersteller*innen jeweils eine kurze Beschreibung hinterlegt, damit Du den Zweck der Arbeitsgruppen auf Anhieb zuordnen kannst. Microsoft-typische Übersetzungsfehler wie auf der obigen Abbildung ignorierst Du am besten. Klicke einen Eintrag in der Liste an, um mehr über die jeweilige Gruppe zu erfahren.
Nur mit der entsprechenden Berechtigung kannst Du hier zum Beispiel den Text der Beschreibung ändern und weitere Mitglieder hinzufügen.
Verlassen kannst Du die Gruppe natürlich auch jederzeit. Zudem siehst Du unten Gruppenverknüpfungen zu verbundenen Diensten, darunter eben auch zum gemeinsamen SharePoint.
SharePoint Online im Browser aufrufen
Die Verknüpfung öffnet die Benutzeroberfläche von SharePoint in einem neuen Browser-Tab. Wechsle links in der Spalte zu Dokumente. Das ist endlich der Ort, an dem ihr Dateien hochladen und für alle Mitglieder bereitstellen könnt.
Du kannst SharePoint auch über das App-Menü von Microsoft 365 aufrufen. Von der Startseite aus gelangst Du ebenfalls zu den Gruppen, hier Websites genannt. Schließlich wird die Online-Plattform oft auch als Intranet genutzt. Erkunde gerne mal die weiteren Bereiche links im Menü.
Der Funktionsumfang kommt Dir sicher bekannt vor. Die Benutzeroberfläche ähnelt nämlich der Web-App OneDrive Online.
- Du kannst Dateien Erstellen oder hochladen, Elemente sortieren, die Ansicht anpassen und vieles mehr.
- Für einige Aktionen musst Du eine Datei bzw. einen Ordner erst markieren – wie in OneDrive.
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Weitere Funktionen in SharePoint
Auf ein paar besondere Funktionen von SharePoint möchte ich Dich hier noch hinweisen:
- Klicke rechts oben unter der Titelzeile auf den Stern, um der Seite zu folgen. Der jeweilige Eintrag wird dann sowohl als Favorit auf der Startseite von SharePoint als auch im Schnellzugriff von OneDrive Online angezeigt.
- Ergänze die Listenansicht für vorhandene Dateien um weitere Angaben. Klicke auf Spalte hinzufügen und wähle die gewünschten Metadaten aus. Das können auch eigene Felder für bestimmte Informationen sein. So habt Ihr in Eurem Team einen besseren Überblick über die Inhalte. Auch der KI-Assistent Copilot berücksichtigt diese Angaben bei der Arbeit.
- In der Menüzeile findest Du die Option Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen. Sie erstellt in Deinem persönlichen Cloud-Speicher einen Verweis zum gewählten SharePoint-Ordner. So gelangst Du von dort aus schnell zu den gemeinsamen Inhalten der Gruppe – sowohl innerhalb der Web-App von OneDrive als auch im synchronisierten Dateiordner auf dem PC. Du sparst Dir damit also den Umweg über die SharePoint-Website.
- Der SharePoint-Ordner lässt sich auch mit Deinem Windows-PC verbinden und synchronisieren. Enthaltene Dateien werden dann automatisch heruntergeladen und abgeglichen, sodass Du auch offline auf die Inhalte zugreifen kannst.
Das Prinzip dahinter kennst Du vielleicht schon: Auf dieselbe Weise kannst Du Deinen OneDrive-Ordner auf der Festplatte einrichten.
- So geht’s auch: Klicke auf der Menüleiste auf der SharePoint-Webseite auf die Schaltfläche Synchronisieren. So startest Du die Einrichtung auf Deinem PC – von der Anmeldung mit Deinem Benutzerkonto über die Wahl des Speicherorts bis hin zu den weiteren Einstellungen. Danach kannst Du den SharePoint-Ordner ebenfalls direkt im Datei-Explorer für Windows aufrufen. Dort erscheint ein zusätzlicher Eintrag für den Speicherort.
Orientiere Dich am besten meiner Anleitung für OneDrive, die hier analog gilt. Du findest sie in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“. Darin erfährst Du auch, wie Du Gruppen erstellst und gemeinsam mit Kolleg*innen an Dateien in der Cloud arbeitest.
Danke für die Infos.
Leider finde ich weder in Menüzeile die Option Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen, noch die Schaltfläche Synchronisieren in der Menüleiste.
Habe ich etwas übersehen?
Ha, gefunden. Ist einfach super konfus alles.