OneDrive Online ist die Web-App zu Deinem persönlichen Cloud-Speicher. Du kannst die Benutzeroberfläche also im Internetbrowser öffnen und darin Deine in Microsoft 365 Education gespeicherten Dateien verwalten. Das klappt teilweise einfacher, als Du es vom Datei-Explorer auf Deinem PC kennst.
Ich setze hier voraus, dass Du bereits ein Benutzerkonto von Deiner Schule oder Einrichtung hast. Du solltest bereits mit der Anmeldung im Online-Portal von Microsoft 365 vertraut sein.
Web-Apps in Microsoft 365: Office Online & Co. im B...
Melde Dich zunächst wie gewohnt im Online-Portal an und klicke links oben im Neun-Punkte-Menü auf den Eintrag OneDrive.
In einem neuen Browser-Tab erscheint dann die Startseite mit allen verfügbaren Funktionen.
Benutzeroberfläche von OneDrive Online
Der Aufbau der Web-App ist für Einsteiger schnell zu verstehen, auch weil die Beschriftungen für die Rubriken und Funktionen meist selbsterklärend sind. Zum besseren Verständnis habe ich schon ein paar Beispieldateien in die Cloud hochgeladen.
Das ist übrigens ganz einfach: Um eigene Dateien von Deinem PC in OneDrive hochzuladen, kannst Du deren Symbole einfach vom Desktop oder einem anderen Speicherordner aus auf das Browser-Fenster ziehen.
Weil dieser Weg manchmal etwas umständlich ist, gibt es links oben die Schaltfläche Neu hinzufügen. Wenn Du darauf klickst, erscheint ein Menü.
Die Einträge Dateien hochladen bzw. Ordner hochladen öffnen jeweils den Datei-Explorer, über den Du dann die gewünschten Elemente auswählen kannst. Wie lange der Upload der Inhalte dauert, hängt von der Dateigröße und von Deiner Internetverbindung ab.
Alternativ kannst Du hier auch eine neue Datei in der Cloud erstellen, ohne dafür erst die passende Web-App aufrufen zu müssen. Wähle dafür einfach das gewünschte Dateiformat in der Liste.
Navigationsbereich im Überblick
In der Spalte unter dieser Schaltfläche werden weitere Bereiche in OneDrive angezeigt. Bei Bedarf kannst Du diesen Navigationsbereich später auch einklappen. Das Symbol dafür erscheint, wenn Du mit der Maus über Deinen Namen fährst.
- Eigene Dateien: Hier hast Du Zugriff auf alle Dateien und Ordner in Deiner persönlichen Cloud.
- Geteilt: Hier siehst Du auf einen Blick alle Dateien, die Du für andere Personen freigegeben hast bzw. die für Dich freigegeben wurden.
- Favoriten: Du kannst häufig genutzte Dateien in der Cloud mit einem Stern markieren und dann hier gesammelt anzeigen.
- Papierkorb: Wenn Du Dateien löschst, werden sie vorübergehend in den Papierkorb geschoben, bevor sie endgültig automatisch für immer verschwinden. Falls Du Dich rechtzeitig umentscheidest, kannst Du Dateien von hier aus manuell wiederherstellen.
- Im Bereich darunter kannst Du die vorhandenen Dateien durchsuchen nach vorgegebenen Kriterien. Lass Dir gezielt Inhalte von bestimmten Personen, aus vorherigen Besprechungen oder nach vorhandenen Medientypen anzeigen.
- Schnellzugriff: Hier erscheinen Speicherorte, die Du besonders oft aufrufst. Das können auch Verweise auf die bereits erwähnten Gruppen sein, in denen Du als Lehrkraft Mitglied bist.
- Ganz unten in der Spalte siehst Du außerdem noch, wie viel Speicher Du bereits belegst bzw. wie viele Gigabyte noch frei sind. Diese Anzeige solltest Du gelegentlich im Blick behalten. OneDrive wird Dich aber erfahrungsgemäß auch rechtzeitig per E-Mail informieren, sobald Du an die Grenze stößt und Deine Cloud mal entmüllen solltest.
Auf der Seite selbst springen die großen Karten oben unter der Überschrift Für Sie ins Auge. Hier macht Dir OneDrive Vorschläge, an welchen zuvor geöffneten Dateien Du jetzt weiterarbeiten könntest.
In der Liste darunter siehst Du Deine zuletzt geöffneten Dokumente. Anhand der farbigen Symbole am Anfang der Zeilen erkennst Du, um welches Dateiformat es sich jeweils handelt – also zum Beispiel um ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation.
Wenn Du hier oder anderswo auf einen der Einträge anklickst, öffnet OneDrive die Datei in einem neuen Browser-Tab und darin direkt in der passenden Web-App.
Dateien suchen in OneDrive
Ich möchte Dich auch noch auf die Suchfunktion oben in der Titelleiste hinweisen. Du kannst alle Inhalte in der Cloud nach bestimmten Stichworten durchsuchen. So gelangst Du oft schneller zu bestimmten Dateien, als wenn Du Dein Ordnersystem manuell durchforsten würdest.
Gib in dem weißen Eingabefeld mit der Lupe einen Suchbegriff ein. Schon während Du tippst, werden mögliche Ergebnisse angezeigt.
Wenn die passende Datei hier noch nicht direkt erscheint, kannst Du Dir weitere Suchtreffer ausspucken lassen. Klicke dafür auf Mehr Ergebnisse anzeigen.
OneDrive durchsucht übrigens nicht nur vorhandene Dateinamen, sondern nach Möglichkeit auch die Inhalte Deiner Dokumente, Tabellen, Präsentationen und weiteren Dateien in Microsoft 365. Außerdem kannst Du rechts im Eingabefeld definieren, welche Ordner die Suchfunktion berücksichtigen soll.
Ansicht in OneDrive Online anpassen
Um den Überblick über Deine Inhalte in OneDrive Online zu behalten, kannst Du die Darstellung der Elemente teilweise ändern.
Wechsle im Navigationsbereich auf der linken Seite zu Eigene Dateien. Hier werden untereinander alle vorhandenen Dateien angezeigt. Weitere Infos zu den Dateien geben die Spalten preis.
Über die Schaltfläche Sortieren kannst Du die Reihenfolge der Einträge anpassen. Sortiere die Liste zum Beispiel nach Typ, Name, Änderungsdatum oder Dateigröße – wahlweise in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge. Diese Möglichkeit kann sehr hilfreich sein, wenn Du bestimmte Inhalte suchst.
Klicke rechts daneben auf das kleine Symbol mit den drei Linien, das die Ansicht der angezeigten Dateien beeinflusst.
- In der Ansicht Liste kannst Du alle Dateien und dazugehörige Infos wie das Änderungsdatum und die jeweilige Dateigröße auf einen Blick erfassen. Diese Ansicht nutze ich der besseren Übersicht wegen auch bei den meisten Abbildungen in diesem Blog.
- Die Kompakte Liste rückt die Details zu den Dateien etwas zusammen, so dass Du auf Deinem Bildschirm mehr Elemente gleichzeitig überblicken kannst.
- Die Ansicht Kacheln wiederum ist praktisch, weil sie größere Symbole anbietet, die für bekannte Dateiformate sogar eine Vorschau des jeweiligen Inhalts anzeigt. So erkennst Du gesuchte Fotos, Dokumente und Präsentationen oft schon, ohne die Dateien vorab öffnen zu müssen.
Die Schaltfläche Details rechts oben öffnet eine Spalte mit weiteren Infos zu einer ausgewählten Datei. Nach Möglichkeit zeigt OneDrive hier in einem kleinen Fenster auch eine Vorschau an, so dass Du Dir das tatsächliche Öffnen der Datei oft sparen kannst.
Bei den gängigsten Dateiformaten wie PDF-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen kannst Du sogar durch den Inhalt blättern.
Dateien in OneDrive Online verwalten
Du möchtest eine Datei in der Cloud zum Beispiel umbenennen, zu den oben erwähnten Favoriten hinzufügen auf Dein Gerät herunterladen oder über den Papierkorb löschen? Dafür musst Du die Datei zunächst markieren.
Fahre mit dem Mauspfeil über den Eintrag und klicke den kleinen Kreis links neben dem Dateisymbol an. Daraufhin erscheint oben über der Liste ein schmales Menüband mit allen verfügbaren Aktionen.
Nicht alle Schaltflächen passen in die Leiste. Deshalb verbergen sich weitere Funktionen hinter den drei Punkten.
Auf dieselbe Weise kannst Du auch mehrere Elemente gleichzeitig auswählen und die mit einem Haken versehenen Dateien dann gesammelt bearbeiten.
Besonders hilfreich finde ich die Option Versionsverlauf ganz unten in dem Menü. OneDrive sichert nämlich nicht nur die aktuellen Dateien, sondern auch vorherige Zwischenstände. Diese Versionen lassen sich bei Bedarf wiederherstellen, zum Beispiel wenn sich ein defektes Dokument plötzlich nicht mehr öffnen lässt oder wenn Du versehentlich einen Teil Deiner Arbeit gelöscht hast. Auch diese Funktion ist ein Vorteil, von dem Du dank Sicherung in der Microsoft-Cloud profitierst.
Ordner in OneDrive Online
Mit Ordnern bringst Du noch mehr Ordnung in Deine Cloud-Dateien, so wie Du es vielleicht schon von der Arbeit am Computer kennst. In einem Ordner kannst Du zum Beispiel Dateien zu einem bestimmten Thema, für ein bestimmtes Projekt oder rund um sonstige Zwecke sammeln.
Um einen Ordner zu erstellen, klickst Du – wie beim Erstellen einer neuen Datei – wieder oben links auf Neu hinzufügen und dann ganz oben auf Ordner. Vergib einen einprägsamen Namen als Bezeichnung.
Anders als auf dem Windows-PC kannst Du hier auch eine Farbe auswählen und so für noch mehr Übersicht in der Cloud sorgen.
Der neue Ordner wird danach sofort in der Benutzeroberfläche von OneDrive angezeigt und lässt sich ähnlich wie Dateien bearbeiten, also zu den Favoriten hinzufügen, umbenennen und löschen.
Du kannst natürlich auch Unterordner in Ordnern erstellen und so ein mehrstufig-verschachteltes Ordnungssystem einrichten, das ganz Deinen Vorstellungen und Zwecken entspricht – so wie Du es vielleicht auch auf Deiner Festplatte handhabst.
In einen Ordner schaust Du hinein, indem Du auf das dazugehörige Symbol klickst. Bei einer komplexeren Ordnerstruktur hilft Dir die Anzeige in der Zeile über den Ordnern als Orientierung. Du siehst also auch im Browser immer, in welchem Ordnerpfad innerhalb von OneDrive Online Du Dich aktuell befindest.
Per Klick auf den entsprechenden Abschnitt in der Zeile kannst Du auch direkt zurück in übergeordnete Ordner innerhalb Deiner Cloud wechseln.
Erwartungsgemäß kannst Du in jedem Ordner direkt neue Dateien erstellen. Bereits in OneDrive vorhandene Dateien lassen sich außerdem in jeden anderen Ordner Verschieben oder Kopieren. Markiere die betreffenden Dateien dafür und wähle dann oben im Menü die entsprechende Funktion aus. Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Du den gewünschten Zielordner in Deiner Cloud auswählst und über einen Button unten bestätigst.
Dateien teilen und für andere freigeben
Ich finde bis heute verwirrend, dass diese Funktion über alle Microsoft-Apps hinweg nicht einheitlich benannt ist. Auch hier in OneDrive Online findest Du sowohl die Bezeichnung Teilen als auch den Begriff Freigeben.
Gemeint ist dasselbe: Du kannst anderen Personen leicht Zugriff auf Deine Dateien oder Ordner in Deiner Cloud gewähren. Sie bekommen dann per E-Mail einen Link zugesendet, mit dem sie den Online-Inhalt auf ihrem eigenen Gerät aufrufen können.
Markiere den gewünschten Eintrag in Deiner Übersicht und wähle die Funktion Teilen aus. OneDrive öffnet dann ein neues Fenster, in dem Du einen oder mehrere Kontakte auswählen kannst.
Benutzerkonten innerhalb Deiner Schule sollten automatisch erkannt werden. Auch in Microsoft 365 Education eingerichtete Gruppen lassen sich hier auswählen. Ergänze bei Bedarf gerne noch eine persönliche Nachricht, die der E-Mail als Info hinzugefügt wird.
Beachte bitte die Optionen, die sich hinter dem kleinen Zahnrad-Symbol unten verbergen. Hier kannst Du weitere Einstellungen für den Freigabe-Link vornehmen.
Einige dieser Einstellungen sind Schulkonten vorbehalten, also nicht für privat angeschaffte Lizenzen von Microsoft 365 verfügbar.
Definiere zunächst genauer, welcher Personenkreis den Link aufrufen können soll. Die Freigabestufen sind recht eindeutig beschrieben – von einzelnen Kontakten über alle Angehörigen Deiner Schule bis hin zur gesamten Öffentlichkeit.
Unter Mehr Einstellungen findest Du die aus meiner Sicht wichtigste Entscheidung vor dem Teilen einer Datei:
- Kann bearbeiten: Andere Personen dürfen Änderungen an der geteilten Datei vornehmen, zum Beispiel den Text korrigieren, Tabellenfunktionen hinzufügen oder Präsentationsfolien umgestalten. So kannst Du gemeinsam mit Kollegen an Unterrichtsentwürfen, Arbeitsblättern und Projektplänen arbeiten.
- Kann anzeigen: Andere Personen können den aktuellen Inhalt der Datei sehen, aber nicht verändern. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Du Deinen Schülern einen Lesetext oder den Erziehungsberechtigten eine Mitteilung zur Verfügung stehen willst. Deine Originaldatei bleibt dabei unangetastet.
- Download nicht möglich (bei Schulkonten): Diese Einstellung verhindert zudem, dass Personen eine Kopie Deiner Datei auf ihr Gerät herunterladen können. Beachte aber, dass Screenshots und andere Methoden weiterhin möglich sind, um Deinen Inhalt in irgendeiner Form abzugreifen.
- Kann überprüfen (bei Schulkonten): Mit dieser Einstellung können Kollegen Dein Dokument zwar nicht bearbeiten, Dir aber über die Kommentarfunktion Hinweise hinterlassen und zum Beispiel Korrekturen vorschlagen.
Lege unten auf Wunsch noch ein Ablaufdatum für die Freigabe fest. OneDrive kümmert sich dann automatisch darum, dass der Link danach nicht mehr gültig ist.
Zuletzt hast Du noch die Wahl, ob OneDrive Online den erstellten Freigabe-Link direkt an die ausgewählten Kontakte senden soll. Stattdessen kannst Du den Link kopieren und dann anderweitig weitergeben, zum Beispiel per Messenger-App oder über eine andere Plattform.
Falls Du in der Eingabemaske kein Ablaufdatum bestimmt hast, hast Du natürlich trotzdem jederzeit die Kontrolle über die Freigabe. Markiere die Datei in der Cloud und wähle die Option Zugriff verwalten. In dem dazugehörigen Fenster siehst Du auf einen Blick, mit wem Du den Inhalt geteilt hast und welche Berechtigungen Du jetzt ggf. wieder entziehen möchtest.
Abmelden nicht vergessen!
Zuletzt gehört hier nochmal dieser wichtige Hinweis hin: An einem fremden Computer – zum Beispiel im Lehrerzimmer, in einer Bibliothek oder in einer Jugendherberge – solltest Du auf keinen Fall vergessen, Dich nach dem Zugriff auf Deine Dateien wieder von OneDrive Online abzumelden. Sonst besteht nämlich die Gefahr, dass Fremde später über denselben Browser auf Deine Inhalte in der Cloud zugreifen können.
Die Funktion Abmelden erscheint auch hier in der Web-App, wenn Du rechts oben auf der Seite auf Dein Profilbild klickst.
