OneDrive Online ist die Web-App zu Deinem persönlichen Cloud-Speicher. Du kannst die Benutzeroberfläche im Internetbrowser öffnen und darin die innerhalb von Microsoft 365 gespeicherten Dateien verwalten.
Das klappt teilweise einfacher, als Du es vom Datei-Explorer auf Deinem PC kennst. In diesem Beitrag lernst Du die wichtigsten Funktionen von OneDrive Online kennen.
Ich setze hier voraus, dass Du bereits ein Benutzerkonto für Microsoft 365 zur Verfügung hast. Alle Voraussetzungen und Grundlagen lernst Du in meinem Handbuch für Einsteiger kennen.
Startseite von OneDrive Online aufrufen
Melde Dich wie gewohnt im Online-Portal von Microsoft 365 an und klicke im Bereich der Apps auf den Eintrag OneDrive. Alternativ rufst Du Deine Cloud über diesen Direkt-Link auf:
https://onedrive.cloud.microsoft
Du gelangst auf die Startseite mit allen verfügbaren Funktionen. Der Aufbau der Web-App ist für Einsteiger schnell zu verstehen, auch weil die Beschriftungen für die Rubriken und Funktionen selbsterklärend sind. Zum besseren Verständnis habe ich für diese Anleitung ein paar Beispieldateien erstellt und in die Cloud hochgeladen (s. Bild oben).
Eigene Dateien in die Cloud hochladen
Das ist übrigens ziemlich einfach: Um eigene Dateien von Deinem PC in OneDrive hochzuladen, kannst Du deren Symbole einfach vom Desktop oder einem anderen Speicherordner aus auf das Browser-Fenster ziehen.
Weil dieser Weg manchmal etwas umständlich sein kann, gibt es alternativ links oben die Schaltfläche Erstellen oder hochladen. Wenn Du darauf klickst, erscheint ein Menü mit vielen Optionen.
Die Einträge Dateien hochladen bzw. Ordner hochladen öffnen jeweils den Datei-Explorer auf Deinem Gerät, über den Du die gewünschten Elemente auswählst. Wie lange der Upload dieser Inhalte dauert, hängt von der Dateigröße und von Deiner Internetverbindung ab.
Alternativ kannst Du hier auch eine neue Datei in der Cloud erstellen, ohne dafür erst die passende Web-App aufrufen zu müssen. Wähle dafür einfach das gewünschte Dateiformat in der Liste.
Navigationsbereich der Web-App
In der Spalte unter dieser Schaltfläche werden die weiteren Bereiche in OneDrive angezeigt. Bei Bedarf kannst Du diesen Navigationsbereich später auch einklappen. Das Icon dafür erscheint, sobald Du mit der Maus über Deinen Namen fährst.
- Eigene Dateien – Hier hast Du Zugriff auf sämtliche Dateien und Ordner in Deiner persönlichen Cloud.
- Geteilt – Hier siehst Du auf einen Blick alle Dateien, die Du für andere Personen freigegeben hast bzw. die für Dich freigegeben wurden.
- Favoriten – Du kannst für Dich wichtige und häufig genutzte Dateien in der Cloud mit einem Stern markieren und dann hier gesammelt anzeigen.
- Papierkorb – Wenn Du eigene Dateien löschst, werden sie vorübergehend in den Papierkorb geschoben, bevor sie automatisch endgültig verschwinden. Falls Du Dich rechtzeitig umentscheidest, kannst Du gelöschte Dateien von hier aus noch manuell wiederherstellen.
- Im Bereich darunter kannst Du Deine vorhandenen Dateien durchsuchen nach vorgegebenen Kriterien. Lass Dir gezielt Inhalte von bestimmten Personen, aus vorherigen Besprechungen oder nach vorhandenen Medientypen anzeigen.
- Schnellzugriff – Hier erscheinen Speicherorte, die Du besonders oft aufrufst. Das können auch Verweise auf die bereits erwähnten Gruppen in Deiner Einrichtung sein, in denen Du Mitglied bist. Fahre mit dem Mauspfeil über die Einträge und klicke auf die Pinnnadel daneben, um einen Speicherort anzuheften.
- Ganz unten in der Spalte siehst Du außerdem noch, wie viel Speicher Du bereits belegst bzw. wie viele Gigabyte aktuell noch frei sind. Diese Anzeige solltest Du gelegentlich im Blick behalten. OneDrive wird Dich aber erfahrungsgemäß auch rechtzeitig per E-Mail informieren, sobald Du an die Grenze Deiner Lizenz stößt und Deine Cloud mal entmüllen solltest.
Weitere Bereiche auf der Startseite
Auf der Seite selbst springen die großen Karten oben unter der Überschrift Für Sie ins Auge. Hier macht Dir OneDrive Vorschläge, an welchen der zuvor geöffneten Dateien Du jetzt weiterarbeiten könntest.
In der Liste darunter siehst Du Deine zuletzt geöffneten Dokumente. Anhand der farbigen Symbole am Anfang der Zeilen erkennst Du, um welches Dateiformat es sich jeweils handelt, also zum Beispiel um ein OneNote-Notizbuch, eine PowerPoint-Präsentation, ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle.
Über die Buttons in der Menüleiste darüber kannst Du die Einträge filtern und jeweils nur ein bestimmtes Dateiformat anzeigen.
Wenn Du hier oder anderswo auf eines der angezeigten Elemente klickst, öffnet OneDrive einen neuen Browser-Tab und lädt darin die passende Web-App mit der gewünschten Datei.
Dateisuche in OneDrive Online
Ich möchte Dich auch noch auf die Suchfunktion oben in der Titelleiste hinweisen. Du kannst alle Inhalte in der Cloud nach bestimmten Stichworten durchsuchen. So gelangst Du oft schneller zu bestimmten Dateien, als wenn Du Deine Ordner manuell durchforsten würdest.
Gib dafür in dem Eingabefeld mit der Lupe einen Suchbegriff ein. Schon während Du tippst, werden mögliche Ergebnisse angezeigt.
OneDrive durchsucht nicht nur vorhandene Dateinamen, sondern nach Möglichkeit auch die Inhalte der Dokumente, Tabellen, Präsentationen und weiteren Dateien in Microsoft 365.
Falls die passende Datei hier nicht auf Anhieb gefunden wird, kannst Du weitere Suchtreffer ausspucken lassen. Klicke dafür auf Mehr Ergebnisse anzeigen.
Ansicht der Dateien anpassen
Um den Überblick über Deine Inhalte in OneDrive Online zu behalten, kannst Du die Darstellung der Elemente teilweise ändern. Wechsle links im Navigationsbereich zu Eigene Dateien. Hier werden untereinander alle vorhandenen Dateien angezeigt.
Weitere Infos zu den Dateien geben die Spalten preis. Über die Schaltfläche Sortieren lässt sich die Reihenfolge der angezeigten Einträge anpassen. Sortiere die Liste nach weiteren Angaben wie Typ, Name, Änderungsdatum oder Dateigröße – wahlweise in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge. Diese Möglichkeit kann sehr hilfreich sein, wenn Du bestimmte Inhalte unter vielen suchst.
Klicke rechts daneben auf das kleine Symbol mit den drei Linien, das die Ansicht der angezeigten Elemente beeinflusst.
- In der Ansicht Liste kannst Du alle Dateien und dazugehörige Metadaten wie das Änderungsdatum und die Dateigröße auf einen Blick erfassen. Ich nutze sie der besseren Übersicht wegen bei den meisten Abbildungen in diesem Handbuch.
- Die Kompakte Liste rückt die Details zu den Dateien etwas zusammen, so dass Du auf Deinem Bildschirm mehr Elemente gleichzeitig überblicken kannst.
- Die Ansicht Kacheln wiederum ist praktisch, weil sie größere Symbole anbietet. Für gängige Dateiformate wird sogar eine Vorschau des Inhalts angezeigt. So kannst Du gesuchte Fotos, Dokumente und Präsentationen oft schon erkennen, ohne die Dateien vorab öffnen zu müssen.
Die Schaltfläche Details rechts oben öffnet eine Spalte mit weiteren Infos – entweder zum aktuellen Speicherordner oder zu einer ausgewählten Datei.
Fahre dafür mit dem Mauspfeil über einen Eintrag und klicke auf den kleinen Kreis links neben dem Dateisymbol. Je nach Dateiformat siehst Du dann rechts im Fenster eine Vorschau.
Aktionen für Dateien in OneDrive Online
Wenn Du eine Datei markierst, erscheint über der Liste ein schmales Menüband mit verfügbaren Aktionen. Nicht alle Schaltflächen passen in die Leiste. Daher verbergen sich weitere Funktionen hinter den drei Punkten ganz rechts.
Du kannst die Datei zum Beispiel Löschen, zum oben erwähnten Bereich Favoriten hinzufügen, auf die Festplatte Herunterladen oder Umbenennen.
Versionsverlauf in OneDrive Online
Besonders hilfreich finde ich die Option Versionsverlauf ganz unten in der Auswahl. OneDrive sichert nämlich nicht nur die aktuellen Dateien, sondern auch vorherige Zwischenstände.
Diese Dateiversionen lassen sich bei Bedarf wiederherstellen, zum Beispiel wenn sich ein defektes Dokument plötzlich nicht mehr öffnen lässt oder wenn Du versehentlich einen Teil Deiner Arbeit gelöscht hast.
In Microsoft 365 ist voreingestellt, dass Dateiversionen automatisch gesichert und praktisch unbegrenzt aufbewahrt werden. Der Administrator kann die Anzahl der Versionen begrenzen. Nach meiner Erfahrung hast Du nach vielen Monaten, teilweise noch nach Jahren Zugriff auf vorherige Speicherungen.
Weitere Optionen für Dateien
Die Option Automatisieren eignet sich eher für fortgeschrittene Anwender*innen. Sie basiert nämlich auf Power Automate, dem Online-Dienst für automatisch ausgelöste Aktionen innerhalb von Microsoft 365 und damit auch in OneDrive.
Eine Einführung in das Tool gebe ich Dir in meinem Handbuch für Einsteiger. Darin zeige ich Dir auch die KI-Funktionen in OneDrive, die bei einer Premium-Lizenz für M365 Copilot aktiviert sind.
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… wenn Du Microsoft 365 endlich von Grund auf kennenlernen und verstehen willst:
Ordner erstellen in OneDrive Online
Mit der Zeit können sich jede Menge Dateien in OneDrive ansammeln. Mit Ordnern bringst Du mehr Ordnung in Deine Cloud, so wie Du es sicher schon von der Arbeit am PC kennst. In einem Ordner sammelst Du zum Beispiel Dateien zu einem bestimmten Thema oder rund um ein aktuelles Projekt.
Um einen neuen Ordner zu erstellen, klickst Du – wie beim Erstellen einer Datei – oben links auf Erstellen oder hochladen und dann ganz oben auf die Option Ordner (s. Abbildung oben).
Vergib einen einprägsamen Namen und wähle eine der vorgegebenen Ordnerfarben aus. So kannst Du Deine einsortierten Inhalte auf einen Blick zuordnen.
Der neue Ordner wird danach in der Benutzeroberfläche von OneDrive angezeigt. Er lässt sich so wie Dateien markieren und dann löschen, umbenennen und vieles mehr.
Du kannst natürlich auch Unterordner in Ordnern erstellen und so ein mehrstufig-verschachteltes Ordnungssystem einrichten, das ganz Deinen Vorstellungen und Zwecken entspricht – so wie Du es vielleicht auch auf Deiner Festplatte handhabst.
In einen Ordner schaust Du hinein, indem Du auf das dazugehörige Symbol klickst. Bei einer komplexeren Ordnerstruktur hilft Dir die Anzeige in der Zeile direkt über den Ordnern als Orientierung. Du siehst also auch innerhalb der Web-App jederzeit, in welchem Ordnerpfad Du Dich aktuell befindest.
Per Klick auf den entsprechenden Abschnitt in der Zeile wechselst Du zurück zu übergeordneten Ordnern in der Cloud.
Dateien in Ordnern verwalten
In jedem Ordner kannst Du neue Dateien erstellen. Bereits in OneDrive vorhandene Dateien lassen sich außerdem in jeden anderen Ordner Verschieben oder Kopieren.
Markiere die betreffenden Dateien dafür wie schon gezeigt. Wähle dann oben im Menü die entsprechende Funktion aus. Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Du einfach den gewünschten Zielordner innerhalb Deiner Cloud auswählst und danach den Vorgang über den Button unten rechts bestätigst.
Die folgende Funktion vereinfacht die Zusammenarbeit mit anderen Personen: Du kannst einen Ordner in OneDrive festlegen, in den andere Personen eigene Dateien hochladen dürfen, zum Beispiel Ideen für neue Konzepte oder erledigte Aufgaben.
Wenn Du den gewünschten Ordner markierst, siehst Du im Menü den Hinweis Dateien anfordern.
Gib einen sichtbaren Hinweis ein und klicke auf Weiter. OneDrive erzeugt eine URL, die Du nun per E-Mail oder anderweitig versenden kannst. Dieser Link führt zu einer leicht zu bedienenden Upload-Seite.
Dort sieht man nur Deinen Hinweis, aber weder den eigentlichen Ordner noch bereits hochgeladene Inhalte anderer Personen.
Üblicher ist es, anderen Personen Zugriff auf eine Datei bzw. auf ausgesuchte Ordner zu gewähren, vielleicht sogar gemeinsam online an einem Dokument zu arbeiten. Schau Dir dazu meine Anleitung für die Dateifreigabe mit OneDrive Online an:
Abmelden nicht vergessen!
Zuletzt gehört hier nochmal dieser wichtige Hinweis hin: An einem fremden Computer – zum Beispiel in einer anderen Firma, in einem Internetcafé oder bei Bekannten – solltest Du auf keinen Fall vergessen, Dich nach dem Zugriff auf Deine Dateien wieder von OneDrive Online abzumelden. Sonst besteht nämlich die Gefahr, dass Fremde später über denselben Browser auf Deine Inhalte in der Cloud zugreifen können.
Die Funktion Abmelden erscheint hier in der Web-App von OneDrive, wenn Du rechts oben auf der Seite auf Dein Profilbild klickst.
Statt die Web-App zu nutzen, kannst Du OneDrive auch als Ordner auf Deinem Windows-PC einrichten. Deine Cloud-Dateien werden dann heruntergeladen und stehen bei Bedarf auch offline zur Verfügung. Die ausführliche Anleitung dafür findest Du in meinem umfassenden Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
