Microsoft Teams: Dateien auf PC synchronisieren

In vielen Firmen und Schulen ist Microsoft Teams die zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation und den Austausch von Dateien. Was viele nicht wissen: Diese Dateien kannst Du auch mit einem Ordner auf Deinem PC synchronisieren, also herunterladen und dann sogar offline nutzen. Änderungen an den Dateien werden automatisch abgeglichen und dann wieder hochgeladen – dank der integrierten Team-Cloud SharePoint.

Wie das mit Teams und Windows 10 / 11 funktioniert, zeige ich Dir in dieser Anleitung. Ich setze hier voraus, dass Du schon mit dem Hochladen und Bearbeiten von Dateien in Microsoft Teams vertraut bist.

Was Du über Dateien in Teams wissen solltest:

• Wenn Du Dateien in einem Team in Microsoft Teams hochlädst, werden diese eigentlich im dazugehörigen SharePoint gespeichert. So heißt der gemeinsame Cloud-Speicherplatz für die jeweils eingerichtete Gruppe. Der durchschnittliche Nutzer bekommt das oft gar nicht mit, weil SharePoint geschickt in Teams integriert ist.

• Die Möglichkeit, Dateien aus der Cloud auf dem Windows-PC zu synchronisieren und offline zu nutzen, kennst Du vielleicht schon von OneDrive. Das ist Dein persönlicher Online-Speicher in Microsoft 365 bzw. Microsoft 365 Education. In separaten Anleitungen erkläre ich Dir, wie Du OneDrive in Windows einbinden kannst und was die Unterschiede von OneDrive und SharePoint als Speicherorte sind.

Schritt 1: Dateiordner in Microsoft Teams auswählen

Die meisten Teams-Nutzer teilen Dateien vermutlich als Beitrag in einem Kanal. Dokumente und Präsentationen lassen sich hier einfach an eine Nachricht anfügen – wie ein Anhang einer E-Mail.

Diese Elemente werden dann im Hintergrund gespeichert und bleiben dort verfügbar.

Klicke oben auf den Reiter Dateien, um die vorhandenen Ordner anzuzeigen. In der Regel ist hier der Ordner General / Allgemein schon vorhanden.

Weitere Ordner und Dateien kann man über das Menü erstellen – wie im Datei-Explorer auf dem Windows-PC.

In der Education-Version von Microsoft Teams gibt es außerdem einen speziellen Ordner für Kursmaterialien.

Nochmal zum Verständnis: Eigentlich siehst Du hier die Benutzeroberfläche von SharePoint, dem eigentlichen Speicherplatz für Teams in Microsoft 365. Das kannst Du Dir auch einfach mal ansehen, indem Du in der Menüleiste auf die drei Punkte ganz rechts klickst und dann In SharePoint öffnen auswählst.

Wechsle nun in Teams oder SharePoint zu der Datei-Ebene, die Du mit Deinem PC synchronisieren willst. In diesem Beispiel entscheide ich mich für den Unterordner Arbeitsblätter.

Schritt 2: SharePoint-Ordner mit PC verbinden

Wir wollen nun den ausgewählten Ordner mit dem Windows-PC synchronisieren.

Klicke dafür in der Menüleiste auf die Schaltfläche Synchronisieren. Sie aktiviert einen Link, der die vorinstallierte OneDrive-App auf Deinem Computer starten will. Eventuell musst Du diesen Vorgang im Browser erst zulassen.

Nun sollte sich das Einrichtungs-Fenster von OneDrive öffnen. Hier kannst Du Dich mit Deinem Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort Anmelden.

Eventuell sind die Angaben sogar schon vorausgefüllt, weil die Web-App Deine Daten weitergibt.

Wähle im folgenden Fenster einen Speicherort auf Deiner Festplatte aus. Dorthin werden die Dateien aus Microsoft Teams bzw. SharePoint gleich heruntergeladen. Ich selbst nutze auf meinem PC dafür eine eigens eingerichtete Partition.

Am Ende des Assistenten kannst Du den ausgewählten Speicherort öffnen. Im Explorer-Fenster solltest Du nun direkt die Symbole für vorhandene Ordner und Dateien sehen.

Du kannst die Dateien ab sofort von hier aus öffnen und bearbeiten.

Natürlich kannst Du auch neue Dokumente hinzufügen – so wie in allen anderen Ordnern auf der Festplatte. Die App kümmert sich automatisch und kontinuierlich um das Abgleichen und Hochladen aller Änderungen in SharePoint. Natürlich sind die aktualisierten Dateien dann auch in Microsoft Teams verfügbar.

Den Status solltest Du auch an der kleinen Wolke unten rechts im Infobereich erkennen. Die weiße Wolke steht für Dein privates OneDrive-Konto, falls vorhanden. Blaue Wolken stehen für berufliche OneDrive-Konten oder SharePoint-Ordner.

Fahre auch mal mit dem Mauspfeil über das Icon, um den Namen der Einrichtung bzw. Firma zu sehen.

Schritt 3: Dateien herunterladen und offline nutzen

Vielleicht hast Du es auf der Abbildung oben bemerkt: Auch bei allen Ordnern und Dateien im Explorer siehst Du unter Status in jeder Zeile eine kleine Wolke. Das heißt, dass Du hier direkt Zugriff auf die Elemente in der Cloud hast.

Bei Bedarf werden die Inhalte einzeln heruntergeladen, belegen aber vorher keinen Speicherplatz auf Deinem Gerät.

Das ist natürlich dann problematisch, wenn Du die Dateien auch offline nutzen möchtest, zum Beispiel auf einem Langstreckenflug ohne Internet, während einer Zugfahrt durch Funklöcher oder an einer Schule ohne WLAN.

Deshalb kannst Du auch festlegen, dass alle Dateien beim Synchronisieren heruntergeladen werden und quasi als Offline-Kopie auf Deiner Festplatte verfügbar sind.

Öffne dafür die Einstellungen der OneDrive-App, indem Du erst die kleine Wolke im Infobereich und dann das Zahnrad rechts oben anklickst. Im neu geöffneten Fenster musst Du nun nur den Haken ganz unten unter Dateien bei Bedarf entfernen und dann mit OK bestätigen.

Wenn Du jetzt im Datei-Explorer nachschaust, solltest Du heruntergeladene und vollständig hochgeladene Dateien an einem grünen Haken an den Symbolen erkennen.

Verbindung trennen, Synchronisierung beenden

Ich möchte Dir noch zeigen, wie Du die Verknüpfung mit Deinem PC änderst oder komplett aufhebst. Vielleicht möchtest Du auch weitere Dateiordner aus Microsoft Teams bzw. SharePoint hinzufügen oder wieder entfernen.

Diese Optionen findest Du ebenfalls in den Einstellungen der OneDrive-App, und zwar auf der Registerkarte Konto.

Die Bezeichnungen in dem Fenster sollten selbsterklärend sein.

Eines musst Du aber noch beachten: Wenn Du die Verbindung zur Cloud kappst, bleibt der Ordner mit den synchronisierten Dateien auf Deiner Festplatte vorhanden. Um den Speicherplatz endgültig wieder freizugeben, musst Du den Ordner also noch manuell löschen.

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