Was ist Power Automate? – Aktionen automatisieren mit Microsoft 365

Power Automate ist eine Anwendung in Microsoft 365. Mithilfe der Software kannst Du wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

Du kannst festlegen, dass bei bestimmten Ereignissen bestimmte Aktionen ausgelöst werden – auf Wunsch vollautomatisch. Dafür lassen sich verschiedene Apps miteinander verbinden.

Die Funktionsweise von Power Automate erkläre ich in diesem Beitrag. Dazu gibt’s ein paar Beispiele aus dem Arbeits- und Schulalltag.

Das Grundprinzip: „Wenn …, dann …“

Power Automate orientiert sich an dem Prinzip „Wenn …, dann …“.

Das heißt konkret: Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, dann wird automatisch eine bestimmte Aktion aus.

Das hier wäre ein Beispiel für einen typischen Ablauf:

• WENN die Temperatur auf über 27 Grad steigt,
• DANN wird automatisch „Hitzefrei!“ verkündet – und zwar
• SOWOHL per E-Mail an Abteilungsleitung / Schulleitung
• ALS AUCH in einem Kanal in Microsoft Teams! 😎☀️

Auf der folgenden Abbildung siehst Du, wie dieser Ablauf in der Web-App von Power Automate aussieht.

Die einzelnen Schritte werden in einem Flussdiagramm dargestellt – aufeinanderfolgend und miteinander verbunden.

Hier ein paar weitere Anwendungsbeispiele:

• Wenn in Outlook eine E-Mail der Vorgesetzten ankommt, dann soll automatisch eine Aufgabe in Microsoft To Do erstellt werden.
• Wenn Dir jemand eine Datei per Microsoft Teams schickt, dann soll diese Datei automatisch in einem bestimmten Cloud-Ordner in OneDrive gespeichert werden.
• Wenn sich ein Kollege per Forms-Formular krankmeldet, dann soll der Fehltag in eine Excel-Datei eingetragen und das Sekretariat benachrichtigt werden.

Vier Elemente in Power Automate

Um die Funktionsweise von Power Automate gut zu verstehen, solltest Du diese vier Elemente kennen: Flow, Trigger, Konnektor und Aktion.

Flow

Du weißt bereits, dass ein Ablauf dem Prinzip „Wenn …, dann …“ folgt. In Power Automate heißt so ein Ablauf Flow.

Auf der Startseite bietet Power Automate zahlreiche Vorlagen für mögliche Flows an. Du kannst sie natürlich anpassen oder einfach von Grund auf selbst erstellen.

Trigger

Durch welches Ereignis soll der Flow gestartet werden? Das bestimmt der sogenannte Trigger, also der Auslöser.

Das können eine bestimmte Uhrzeit oder ein Mausklick sein. Meist ist der Trigger ein Ereignis in einer bestimmten App, etwa das Eintreffen einer Nachricht oder Veränderungen an einer Datei.

In unserem Beispiel ist der Auslöser der Anstieg der aktuellen Temperatur vor Ort auf über 27 Grad. So sieht der Trigger mit den entsprechenden Angaben in Power Automate aus:

Konnektor

Unter einem Konnektor versteht Power Automate die Verbindung zu einer Anwendung bzw. zu einem Online-Dienst.

• Wenn Du mal durch die Vorlagen stöberst, siehst Du ganz verschiedene Konnektoren – sowohl Apps in Microsoft 365 als auch Web-Tools externer Anbieter.
• Einige Konnektoren tragen den Zusatz Premium und sind demnach zusätzlich kostenpflichtig.

Aktion

Das versteht sich jetzt wohl von selbst: Wenn ein Trigger ausgelöst wird, dann soll eine bestimmte Aktion erfolgen – in der Regel in einer der verbundenen Anwendungen.

Zu jedem Flow gehören mindestens ein Trigger und eine Aktion. Profis bauen komplexe Abläufe mit vielen automatischen Schritten, teilweise auch mit KI-basierten Entscheidungen und mit manuellen Genehmigungen dazwischen.

Power Automate auf verschiedenen Geräten

Du kannst Power Automate auf mehreren Wegen nutzen. Der Automatisierungsdienst ist für verschiedene Plattformen verfügbar:

• als Web-App im Online-Portal von Microsoft 365
• als App für mobile Geräte (Android / Apple)
• als PC-Programm für Windows mit Unterstützung für lokale Aktionen

Hinweise auf Power Automate findest Du zudem in anderen Apps wie Microsoft Teams, Lists und SharePoint. Dort kannst Du direkt passende Flows erstellen. Das Grundprinzip findest Du auch in Copilot Studio wieder, wenn Du automatisierte Agents erstellst.

Für den Einstieg empfehle ich Dir die folgenden Beispiele für Power Automate. Die Software erfordert ein bisschen Einarbeitung. Trotzdem kommst Du als Einsteiger*in schnell zu Erfolgserlebnissen – ganz ohne Programmierkenntnisse: