Arbeitszeiterfassung mit Excel & Power Automate

Wie viele Stunden arbeitest Du wirklich pro Woche? Über die tatsächliche Arbeitszeit in verschiedenen Berufen wird oft diskutiert. Beispiel Lehrer*innen: Die einen feixen wegen der vielen Ferientage im Jahr. Die anderen 🌍 stöhnen über ständige 60- bis 80-Stunden-Wochen. Wer hat recht?

In dieser Anleitung zeige ich Dir ein einfaches System für die Arbeitszeiterfassung mit Excel und Power Automate. Damit können sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige ihren Arbeitsalltag selbst nachhalten und persönlich auswerten:

  • Wie viel Zeit verbringst Du in der Firma oder in der Schule?
  • Wie lange dauern zusätzliche Videokonferenzen im Homeoffice?
  • Hast Du wirklich so früh Feierabend und so viel Freizeit, wie Dein Chef behauptet?
  • Oder grenzt Deine Wochenarbeitszeit als Freiberufler an Selbstausbeutung?

Für diese Anleitung setze ich voraus, dass Du eine 👉🏻 Lizenz für Microsoft 365 zur Verfügung hast. Wir nutzen eine Tabelle in Excel zum Nachhalten der Arbeitszeiten sowie das Online-Tool Power Automate, um die Daten per Knopfdruck automatisch einzutragen.

Microsoft 365 im Angebot
Aktuell auf Amazon.de

Unser Ziel sind zwei Buttons auf dem Smartphone, um Start und Ende der Arbeitszeit zu erfassen – ähnlich wie bei einer Stechuhr in der Firma. Ich erkläre Dir die Funktionsweise so einfach wie möglich. Du kannst die Arbeitszeiterfassung mit Excel und Power Automate danach beliebig anpassen und um weitere Angaben erweitern.


Schritt 1: Tabelle in Excel vorbereiten

Zuerst erstellen wir eine neue Arbeitsmappe. Öffne die Tabellenkalkulation Microsoft Excel – wahlweise als 👉🏻 Web-App im Browser oder als Office-Programm auf dem PC. Erstelle dann eine Tabelle mit Spalten für die wichtigsten Daten. Du kannst Dich dabei an der folgenden Abbildung orientieren.

Tabellenentwurf für Arbeitszeiterfassung
Tabellenentwurf für Arbeitszeiterfassung

In meinem Beispiel erfasse ich also, wann ich eine Aufgabe beginne und wann meine Arbeitszeit endet. Die Dauer soll Excel schließlich automatisch berechnen.

Zwei Dinge sind wichtig, damit das Zusammenspiel von Excel und Power Automate reibungslos klappt:

  • Du musst die entscheidenden Spalten unbedingt als Tabelle mit Überschriften festlegen. Nur so erkennt Power Automate später die Zellen zum Eintragen der Arbeitszeiten. Gib der Tabelle auch einen Namen, damit Du sie gut zuordnen kannst.
  • Die Excel-Datei muss in der Cloud 👉🏻 OneDrive gespeichert sein, damit Power Automate gleich auf die Arbeitsmappe zugreifen kann.

Schritt 2: Flow in Power Automate erstellen

Ein Flow ist ein Arbeitsablauf, den Power Automate bei einem bestimmten Ereignis automatisch auslöst. Ich gehe hier davon aus, dass Du Trigger und Aktionen schon kennst. Das Prinzip erkläre ich Dir in meinem Grundlagen-Artikel über 👉🏻 Power Automate für Schule und Unterricht. Wir brauchen für unsere Arbeitszeiterfassung zwei Flows – jeweils einen für Start und Ende.

Öffne die Benutzeroberfläche im Browser – wahlweise per Menü im 👉🏻 Online-Portal von Microsoft 365 oder direkt über die URL 🌍 https://make.powerautomate.com/

Klicke links auf Erstellen und wähle dann Sofortiger Cloud-Flow aus. Wir werden den Flow ohne Vorlage anlegen und „bei Bedarf manuell“ auslösen.

Sofortiger Cloud-Flow in Power Automate
Sofortiger Cloud-Flow in Power Automate

Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst Du dem ersten neuen Flow einen Namen geben. Lege auch schon den Auslöser fest – in unserem Fall eine Schaltfläche auf dem mobilen Gerät.

Name für Flow vergeben
Name für Flow vergeben

Weiter geht’s mit Erstellen. Danach wird der Entwurf für den Flow in der Benutzeroberfläche eingerichtet und in der Cloud gespeichert.


Schritt 3: Flow mit Excel verbinden

Jetzt kümmern wir um das automatische Eintragen der Daten in die vorbereitete Excel-Tabelle. Klicke zunächst unter dem neu erstellten Flow in Power Automate auf Neuer Schritt und suche nach dem Konnektor Excel Online (Business). In der Liste der Aktionen wählst Du dann den Eintrag „Zeile zu Tabelle hinzufügen“. So entsteht bei jedem Ausführen eine neue Datenreihe.

Aktion für Excel festlegen
Aktion für Excel festlegen

In der Abbildung oben siehst Du, dass ich bereits den Speicherort der Excel-Datei in der Cloud OneDrive sowie die in Schritt 1 benannte Tabelle ausgewählt habe.

Power Automate erkennt sofort die Spalten der Tabelle und zeigt entsprechende Felder an. Außerdem werden verschiedene Parameter zum Ausfüllen angeboten. Entscheide Dich hier für den Zeitstempel, so dass der Start der Arbeitszeit automatisch eingetragen wird.

Parameter für den Flow auswählen
Parameter für den Flow auswählen

Klicke zuletzt unten auf Speichern. Danach steht der Flow in der Cloud zum Testen bereit – auch auf anderen Geräten.


Schritt 4: Flow auf Smartphone ausführen und testen

Installiere die mobile Version von Power Automate bzw. Flow auf Deinem Smartphone. Du findest die App wie üblich bei Google Play bzw. im Apple App Store.

Melde Dich in der App mit Deinem Benutzerkonto an. Danach solltest Du dank Synchronisierung per Cloud Deinen ersten erstellten Flow als Schaltfläche sehen können. Außerdem lässt sich der Button als Widget auf dem Startbildschirm ablegen. Ich empfehle Dir den 👉🏻 Microsoft Launcher mit vielen praktischen Funktionen auf dem Smartphone.

Die Schaltfläche sollte jetzt schon voll funktionsfähig sein und den Start Deiner Arbeitszeit als Lehrer erfassen können. Tippe auf den Button und beobachte quasi in Echtzeit, wie Power Automate den aktuellen Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit in der Excel-Datei einträgt. Jedes Mal fügt der Flow wie gewünscht eine neue Zeile mit den ausgewählten Parametern hinzu.

automatisch erstellte Einträge mit Zeitstempel
automatisch erstellte Einträge mit Zeitstempel

Der allgemeine Zeitstempel ist in diesem Format allerdings nur schwer lesbar und passt in der Regel auch nicht zur Zeitzone Deiner Heimat. Darum kümmern wir uns im nächsten Schritt.


Schritt 5: Zeitstempel in Power Automate konvertieren

In der ersten Spalte unserer Tabelle soll Power Automate Datum und Uhrzeit in leicht lesbarer Form einfügen. Dafür müssen wir den erstellten Flow bearbeiten und als Zwischenschritt eine Aktion hinzufügen.

Aktion hinzufügen in Power Automate
Aktion hinzufügen in Power Automate

Wir machen uns die Aktion Zeitzone konvertieren zunutze, die in unserem Ablauf zwei Aufgaben erfüllt:

  • Sie berechnet die Uhrzeit in der ausgewählten Zielzeitzone, in unserem Fall UTC+01:00 für Deutschland.
  • Sie macht aus dem kryptischen Zeitstempel eine einfach lesbare Uhrzeit, in unserem Fall mit Stunde, Minute und Sekunde.

Zuletzt müssen wir noch dafür sorgen, dass Excel statt des Zeitstempels den umgewandelten Wert übernimmt. Ändere den Parameter der Aktion unten auf Konvertierte Zeit. Der Flow bietet den Eintrag nun als Dynamischer Inhalt für das Feld an.

Außerdem soll in der Spalte Ende jeweils der Hinweis „offen“ einfügt werden. Der zweite Flow wird das Wort mit der dann aktuellen Uhrzeit ersetzen. Außerdem siehst Du so auf einen Blick, dass Du das Beenden einer Aufgabe mal vergessen hast.

Zeitzone konvertieren und Uhrzeit umwandeln
Zeitzone konvertieren und Uhrzeit umwandeln

Gewöhne Dir an, den Flow nach jeder Änderung zu speichern und zu testen. Tippe also wieder auf die Schaltfläche auf dem 🛒 Smartphone*, um die Startzeit eintragen zu lassen. Werden die Werte nicht wie gewünscht angezeigt? Eventuell musst Du in Excel noch festlegen, dass es sich bei den Daten in der ersten Spalte um Uhrzeit-Angaben handelt.

korrekte Uhrzeit-Angaben in Excel
korrekte Uhrzeit-Angaben in Excel

Schritt 6: Zweiter Flow fürs Ende der Arbeitszeit

Du kennst nun bereits alle Schritte, um für unsere Zeiterfassung einen weiteren Flow mit dazugehöriger Schaltfläche zu erstellen. Unser Ziel ist, dass in der Spalte Ende die aktuelle Zeit eingetragen wird.

Doch eine bestehende Zeile in Excel per Power Automate zu aktualisieren, ist ein bisschen kniffliger. Ich nehme Dich in dieser Anleitung an die Hand, so dass Du die Logik gut nachvollziehen kannst.

Zuerst erstellen wir wieder einen manuellen Flow und konvertieren den Zeitstempel direkt ins brauchbare Format für unsere Zeitzone – so wie oben beschrieben.

neuer Flow, der vorhandene Zeilen abruft
neuer Flow, der vorhandene Zeilen abruft

Die darauffolgende Aktion heißt „In Tabelle vorhandene Zeilen auflisten“. Sie ruft erst mal nur die bereits vorhandenen Daten unserer Excel-Tabelle im Hintergrund ab. Diese Werte soll Power Automate nun Zeile für Zeile durchgehen. Füge dafür zunächst die Aktion „Auf alle anwenden“ hinzu.

Aktion "Auf alle anwenden" in Power Automate
Aktion „Auf alle anwenden“ in Power Automate

Bedingung für die Aktion

Die Aktion soll nur angewendet werden, wenn in der Spalte Ende der Wert „offen“ auftaucht. Dafür erstellen wir nun eine entsprechende Bedingung.

Bedingung in Power Automate
Bedingung in Power Automate

Wenn die Bedingung zutrifft, dann soll der Flow die Zeile aktualisieren. Füge dafür die gleichnamige Aktion ein und verweise wieder auf die Excel-Datei in der Cloud. Trage als Schlüsselspalte und Schlüsselwert die Spalte Start als Referenz ein – so wie in der Abbildung unten. Schließlich soll unter Ende die Konvertierte Zeit erscheinen.

Zeile aktualisieren bei erfüllter Bedingung
Zeile aktualisieren bei erfüllter Bedingung

Speichere danach den Flow, damit Du den Ablauf testen kannst. Wenn Du alles richtig gemacht hast, hast Du in der Smartphone-App nun zwei Schaltflächen zur Verfügung. Du kannst also bequem Deine Arbeitszeit erfassen, indem Du jeweils vor und nach einer Aufgabe den entsprechenden Button antippst. Power Automate fügt die Zeiten dann wie gewünscht automatisch in der Excel-Tabelle ein.

Arbeitszeiterfassung für Lehrer mit Beispieldaten
Arbeitszeiterfassung für Lehrer mit Beispieldaten

Schritt 7: Arbeitszeiterfassung auswerten mit Excel

Zuletzt kannst Du Deine Kenntnisse in 👉🏻 Microsoft Excel ausspielen. Mit den passenden Formeln berechnet die Office-App zum Beispiel automatisch die Differenz zwischen den Zeiten und die Summe der anfallenden Stunden.

Differenzen und Summe in Microsoft Excel
Differenzen und Summe in Microsoft Excel

Du kannst Dein System für die Arbeitszeiterfassung noch beliebig erweitern. Berechne zum Beispiel mit Excel die durchschnittliche Wochenarbeitszeit oder erfasse mit Power Automate zusätzlich immer auch den Ort: Hältst Du Dich gerade im Büro auf oder erfasst Du gerade Deine Arbeitszeit zu Hause am Schreibtisch?

Excel-Profis erstellen aus den erhobenen Daten auch anschauliche Diagramme. So sehen sie so auf einen Blick, an welchen Wochentagen oder in welchen Monaten besonders viele Überstunden anfallen.

Jede Arbeitszeiterfassung ist natürlich nur so verlässlich wie Deine persönliche Disziplin! Egal ob Angestellter oder Freiberufler: Du musst Du immer daran denken, Dich in der App entsprechend einzutragen und auszutragen. Nur dann sind die Daten in Excel möglichst aussagekräftig.

Viele Arbeitnehmer und Selbstständige machen dieses Experiment zumindest mal eine Woche oder einen Monat lang. Sie erfassen in Excel ihre Anwesenheit in der Firma oder Schule sowie den Umfang weiterer Aufgaben, um endlich ihre tatsächliche Arbeitszeit zu kennen. Schreib doch gerne mal Dein Ergebnis als Kommentar unter diesen Blog-Artikel!

Über den Autor:

Hier schreibt Stefan Malter aus Dortmund. Als Autor verfasse ich Blog-Artikel und 👉🏻 Bücher über digitale Tools - meist für Einsteiger im Bildungsbereich. Als Medientrainer gebe ich auch 👉🏻 Schulungen zu OneNote, PowerPoint und Microsoft 365 (Education). Für mein Engagement wurde ich mehrfach als Microsoft Innovative Educator (MIE) Expert sowie als Microsoft Most Valuable Professional (MVP) ausgezeichnet.

7 Gedanken zu „Arbeitszeiterfassung mit Excel & Power Automate“

  1. Moin!
    Ich musste in Excel zunächst die entsprechenden Spalten im Zahlenformat auf Datum stellen, damit PowerAutomate sie überhaupt erkannt hat.

    Antworten
    • Vielen Dank für den wichtigen Hinweis! Das ist offenbar je nach Excel-Version unterschiedlich (Web-App, Office-Programm). Klappt denn sonst alles reibungslos bei Dir? Viele Grüße! 🙋🏻‍♂️

      Antworten
      • Hallo Stefan,

        mittlerweile klappt alles, bis auf die Addition der Zeit in den einzelnen Zeilen. Das schiebe ich auf meine mangelnden Kompetenzen in Excel.

        Viele Grüße und besten Dank

      • Wie schön, dass Du schon einen Schritt weiter bist! Die Formel für die Berechnung der Dauer pro Zeile solltest Du auch leicht einfügen können. Das Prinzip ist eigentlich einfach. Du trägst in die Zelle dahinter die folgende Formel für die Differenz ein: =B5-A5 (ggf. Bezeichnungen anpassen) – Ansonsten lohnt sich wirklich mal ein Einsteiger-Kurs zu Excel. Da hat man schnell Erfolgserlebnisse … Viele Grüße!

      • So simpel kann es also sein, bzw war es gestern wohl einfach schon zu spät. Jetzt läuft es zumindest aus der App heraus. Der Start-Button im Widget streikt aber noch. Vielen Dank erstmal.

  2. Hallo, ich hätte das so gern nachgestellt. Leider funktioniert bei mir die Verknüfpung zur Datei auf OneDrive nicht. Braucht man dafür einen Business Account? Ich habe leider nur eine „kostengünstigere“ Version :-(. Mein AG stellt mir leider kein Office zur Verfügung. Kann es daran liegen? Ich scheitere schon an der Eingabemaske zur Verbindung der Datei. Nichts wird gefunden.

    Antworten
    • Hallo Madlen, vielen Dank für Deine Nachricht! Wie oben beschrieben: Du brauchst für diese Anleitung auf jeden Fall eine passende Lizenz für Microsoft 365. Die meisten Leser*innen hier nutzen z. B. eine Education- bzw. Schulllizenz. Bestimmte „Konnektoren“ in Power Automate sind offenbar diesen Bezahlversionen vorbehalten. Unter „Konnektoren“ in der Benutzeroberfläche müsstest Du sehen können, welche in Deinem Konto zur Verfügung stehen. Magst Du mir dazu nochmal eine Rückmeldung geben? Viele Grüße!

      Antworten

Schreibe einen Kommentar

Stefan Malter mit Brief

Kostenloser Newsletter

Melde Dich jetzt an, damit Du in Zukunft keine Praxis-Tipps in meinem Blog verpasst:

%d Bloggern gefällt das: