Einführung von Microsoft 365: Schulungen einplanen (7)

Natürlich kannst Du darauf hoffen, dass sich Dein Team eigeninitiativ mit den Möglichkeiten von Microsoft 365 auseinandersetzt. Manche Vorgesetzte erwarten sogar, dass sich die Kolleg*innen nach Feierabend und ihrer Freizeit mit der Software beschäftigen.

Andererseits gibt’s Mitarbeitende, die sich mit digitalen Tools generell schwertun und die sich ohne jegliche Fortbildung gar nichts zutrauen. Ihr Ruf nach Schulungen für Microsoft 365 ist oft besonders laut. Die Herausforderung liegt dann eher in der Nachhaltigkeit, denn ein IT-Dozent kann ja den Teilnehmenden ja nicht dauerhaft über die Schulter schauen.

Was ein gutes Schulungskonzept ausmacht und was Du vorab überlegen solltest, erfährst Du in diesem Beitrag. Dies ist Teil 7 meiner Artikel-Serie zur Einführung von Microsoft 365 in Firmen und Schulen. Links zu den bisherigen Folgen findest Du in der Übersicht ganz unten.

Gute Software-Schulungen: Mehr als nur IT-Kenntnisse

IT-Fortbildungen gehören nicht zu den beliebtesten Schulungen in Unternehmen und Bildungseinrichtungen. Viele verbinden damit technisches Fach-Chinesisch und trockene PC-Handgriffe. Das schreckt vor allem die Kolleg*innen ab, die sich mit digitalen Tools eh schon unwohl fühlen.

Die Ziele für die Umstellung auf Microsoft 365 haben wir ja in den vorherigen Teilen dieser Artikel-Serie schon definiert. Deshalb weißt Du, dass es beim Einsatz der Software um mehr geht als ein paar Klicks am Computer. Das Paket aus App und Online-Diensten kann schließlich die Kommunikation verbessern, die Teamarbeit stärken, die Produktivität steigern und die Kreativität fördern.

Diese Ziele sollten sich dann auch in der geplanten Fortbildung abbilden. Im Mittelpunkt müssen eben nicht (nur) die technischen Fähigkeiten und deren Vermittlung stehen, sondern auch die Absprachen und Arbeitsabläufe bei der konkreten Anwendung von Microsoft 365. Eine gute Schulung umfasst auch solche Aspekte.

Ziele der Fortbildung definieren – für alle Beteiligten

Daraus ergeben sich auch die Ziele der Fortbildung, die Du mal wieder schriftlich fixieren solltest. Definiere in einfachen Worten, welche Kenntnisse die Teilnehmenden nach der Schulung für Microsoft 365 haben sollten.

Am besten unterscheidest Du dabei wieder zwischen kurzfristigen und langfristigen Zielen:

• Ein kurzfristiges Ziel könnte sein, dass Dein Team bestimmte Funktionen einer Software selbstständig anwenden kann, zum Beispiel das Speichern von Dateien in der Cloud oder das Teilen digitaler Notizen mit anderen.

• Ein langfristiges Ziel könnte die dauerhafte Umstellung bestimmter Arbeitsabläufe auf ein neues Software-Tool oder die Automatisierung ausgewählter Prozesse sein.

So erhöhst Du direkt die Chance, dass die Schulung einen nachhaltigen Effekt hat: Deine Kolleg*innen wissen vorab, welches Ziel die Fortbildung hat und welche Fragen sie ggf. stellen müssen. Sie sind also mit dafür verantwortlich, dass sie ihre Aufgaben nach dem Seminar mit Microsoft 365 erfüllen zu können.

Alle auf denselben Stand bringen oder differenzieren?

Auch diese Überlegung solltest Du vorab treffen: Möchtest Du alle Kolleg*innen auf denselben Stand bringen? Müssen alle Teammitglieder dieselben Apps und Dienste in Microsoft 365 beherrschen können? Oder benötigst Du verschiedene Schulungsgruppen für unterschiedliche Themen? Diese Fragen lassen sich sicher nicht pauschal beantworten.

In Schulen bringe ich oft das ganze Kollegium auf einen Stand. Dort ist oft das Ziel, dass alle Lehrkräfte über dieselben Apps kommunizieren, Aufgaben gemeinsam planen und ihr Unterrichtsmaterial einheitlich verteilen.

In Firmen haben die einzelnen Abteilungen meist unterschiedliche Anforderungen. Das Sekretariat benötigt andere Funktionen als die Buchhaltung. Die Redaktion arbeitet mit anderen Apps als die Technik-Crew. Hier ist eine Differenzierung sicher sinnvoll – auch wenn es um die Schulungen für Microsoft 365 geht.

Einsteiger und Fortgeschrittene: Alle in einen Topf!

Als Dozent werde ich oft gefragt, ob ich die Gruppen nach aktuellem Kenntnisstand aufteilen möchte – quasi in „Stärkere“ und „Schwächere“. Ich bin ehrlicherweise kein Fan davon und halte gemischte Gruppen meist für die bessere Wahl – aus mehreren Gründen:

• Ich kann sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden dieselben Grundlagen von Microsoft 365 vermittelt bekommen haben – gleichberechtigt. Darauf können sich alle Beteiligten nach der Schulung berufen.

• Die Fortgeschrittenen bekommen ein besseres Verständnis für die Fragen und Unsicherheiten der Einsteiger. Sie können zum Beispiel bei praktischen Übungen weiterhelfen. Im besten Fall nehmen sie mit, wie man bereits bekannte Grundlagen später selbst vermittelt, zum Beispiel als Multiplikatoren im Team.

• Einsteiger wiederum bekommen ein Gefühl dafür, was die Fortgeschrittenen schon erreicht haben und wie sie das ggf. auch erreichen können. Vieles ist ja kein Hexenwerk! Im besten Fall motiviert sie der Blick nach links und rechts dazu, sich eigenständig mehr Wissen anzueignen.

Solche eigenverantwortlichen Lernprozesse halte ich in der Erwachsenenbildung für elementar. Ein guter Dozent wird das entsprechend moderieren, ohne individuelle Bedürfnisse einzelner zu vernachlässigen.

Workshop vor Ort oder Online-Vortrag per Webinar?

Auch diese Entscheidung kann ich Dir nicht abnehmen: Die Wahl der Schulungsart hängt oft zum Beispiel von der Anzahl der Teilnehmenden, der verfügbaren Zeit und den Möglichkeiten im laufenden Betrieb ab.

• Schulen planen Fortbildungen oft an einem sogenannten „Pädagogischen Tag“ ein. An diesem Termin findet dann kein Unterricht statt, und die Lehrkräfte können sich ganz auf die angebotenen Schulungen konzentrieren.

• Firmen wiederum setzen nach meiner Erfahrung entweder auf kürzere Häppchen oder gleich auf längere Tagungen – je nach Themenumfang und organisatorischen Rahmenbedingungen. Die Spanne reicht vom einstündigen Webinar am Nachmittag bis zum verlängerten Wochenend-Workshop.

In der Corona-Zeit haben ja viele Einrichtungen zwangsläufig auf Online-Fortbildungen gesetzt. Mittlerweile sind Schulungen in Präsenz wieder deutlich gefragter und beliebter – und nach meiner Erfahrung auch nachhaltiger. Gerade bei Workshops zu Microsoft 365 braucht es praktische Übungen und die Möglichkeit, flexibel zu diskutieren und dem Dozenten live Fragen zu stellen.

Unterm Strich haben sowohl Seminare vor Ort als auch Webinare per Videokonferenz weiterhin ihre Berechtigung. Lass Dich am besten vom gewünschten Dozenten beraten. Er sollte erfahren genug sein, jede Art von Schulung lebendig und interaktiv zu gestalten – immer mit Blick auf die definierten Ziele.

Der richtige Trainer für Software-Schulungen

Auch wenn Du schon jemanden aus Deinem Team für die Fortbildung im Auge hast: Vom „Prophet im eigenen Land“ würde ich Dir immer abraten. Selbst wenn sich die Person mit der Software ausreichend auskennt, fehlen ihr oft die didaktischen Kenntnisse sowie der berühmte „Blick über den Tellerrand“.

Ein erfahrener IT-Trainer ist auf die Vermittlung der Software spezialisiert – aber nicht nur aus technischer Sicht. Er hat passende Präsentationen, Beispiele und Übungen rund um den Einsatz von Microsoft 365 im Gepäck. Außerdem bringt er Erfahrungen aus anderen Firmen und Einrichtungen mit, von denen Ihr profitieren könnt.

Entscheidend ist aus meiner Sicht das Vorgespräch mit dem Dozenten, den Du engagieren willst: Klar definierte Ziele helfen ihm dabei, das passende Schulungskonzept vorzubereiten. Ausgehend von Euren Voraussetzungen und Rahmenbedingungen wird er Dich beraten und Vorschläge für passgenaue Fortbildungs-Einheiten machen.

Sprich unbedingt offen mit dem gewünschten Trainer – auch über aktuelle Herausforderungen im Team: Je besser er Deine Ziele und Eure Bedürfnisse kennt, desto besser kann er sich mit Dir absprechen und Dich bei der Einführung von Microsoft 365 unterstützen.

Ich werde übrigens auch oft für Multiplikatoren-Schulungen gebucht. Je nach Größe des Betriebs kann es sinnvoll sein, ausgewählte Kolleg*innen für die Vermittlung der Software-Kenntnisse fit zu machen und in einem moderierten Workshop gemeinsam ein Schulungskonzept zu entwickeln. Kontaktiere mich gerne, wenn das für Dich interessant ist.

Nach der Schulung fängt die Arbeit an!

Wie geht’s nach der Fortbildung weiter? Damit die Inhalte der Schulung nicht sofort verpuffen, solltest Du die nächsten Schritte bereits mitgedacht haben. Sie sind im besten Fall Teil Deines Konzepts zur Einführung von Microsoft 365 und werden am Ende der Fortbildung kurz besprochen.

Vielleicht sind während der Schulung auch Fragen aufgetreten, die Du im Nachgang intern klären musst. Manchmal kann es erforderlich sein, neue Erkenntnisse in Dein Grundkonzept einzubringen. Das ist völlig normal und kein Grund zur Panik! Sei flexibel und passe die nächsten Schritte an, falls Du es für nötig hältst.

Überlege Dir auch, inwiefern Du Deinem Team weiteres Schulungsmaterial zur Verfügung stellen kannst. Wenn Kolleg*innen jetzt motiviert sind, sich weiter mit Microsoft 365 zu beschäftigen, sollten sie unkompliziert auf weitere Ressourcen wie Software-Handbücher oder Erklärvideos zugreifen können.

Du kannst jedenfalls nicht erwarten, dass eine einmalige Schulung ausreicht, um Dein Team auf die Umstellung zu Microsoft 365 vorzubereiten. Plane deshalb auch Fortbildungen zur Auffrischung ein und denke mit, dass Du in Zukunft vielleicht neue Mitarbeitende in der Abteilung hast, die beim ersten Workshop noch nicht dabei waren.

Ich habe Dich gewarnt: Als Führungskraft spielst Du eine wichtige Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 im Team. Dazu gehört übrigens auch, dass Du mit gutem Beispiel vorangehst und Dich selbst auf diesen Prozess einlässt. Wie Du die Arbeit mit den digitalen Tools vorleben solltest, erfährst Du im nächsten Teil dieser Artikel-Reihe.