Mit dieser Vorlage ist die Gewinnermittlung fürs Finanzamt endlich ein Kinderspiel! Du trägst einfach Deine Einnahmen und Ausgaben ein und siehst dann alle Angaben für die Anlage EÜR auf einen Blick.
Welche Vorteile meine Vorlage hat und wie einfach Du damit Deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung in den Griff bekommst, erfährst Du in diesem Beitrag – inklusive Link zum Download (s. u.).
Was ist die Anlage EÃœR?
Die Anlage EÜR ist Teil der Steuererklärung. Vor allem Selbstständige müssen das Formular ausfüllen, also zum Beispiel auch Freiberufler und Kleinunternehmer.
Für das Finanzamt müssen sie ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen und so am Ende des Jahres ihren Gewinn bzw. Verlust übermitteln. Das klappt mittlerweile auch online bei ELSTER.
Ich nutze die Vorlage übrigens nicht nur für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Sie spuckt auch alle Angaben für meine Umsatzsteuererklärung und die dazugehörigen Vorauszahlungen aus.
Welche Vorteile hat meine EÃœR-Vorlage?
- Ich habe die Vorlage mit Microsoft Access erstellt. Die Datenbank-Software ist Teil des bekannten Office-Pakets. Viele Anwender*innen haben Access also schon auf dem PC installiert und können das Programm kostenlos nutzen. Du musst dafür also keine spezielle Steuer-Software kaufen.
- Meine EÜR-Vorlage ist einfach zu bedienen und flexibel. Du kannst alle Felder sofort ausfüllen und die Daten auswerten lassen. Das klappt komplett offline ohne Internet und ohne Cloud.
- Die Datei ist nicht schreibgeschützt. Du kannst alle Tabellen und Berichte beliebig anpassen und frei gestalten. Dafür solltest Du Dich etwas mit Microsoft Access auskennen.
EÃœR-Vorlage als Download
Lade Dir meine EÃœR-Vorlage jetzt herunter! Du findest sie ohne Zusatzkosten in meinem Mitgliederbereich bei Patreon. Bei Digistore24 kannst Du sie auch einzeln erwerben:
Wie funktioniert die EÃœR-Vorlage?
Meine EÜR-Vorlage ist einfach aufgebaut. Zum Ausfüllen benötigst Du eigentlich nur die zwei Formulare, die zu jeder typischen Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Freiberufler und Kleinunternehmer gehören:
- ein Formular für Deine Einnahmen (frmEinnahmen) und
- ein Formular für Deine Ausgaben (frmAusgaben).
In diesen beiden Formularen kannst Du das ganze Jahr über die entsprechenden Positionen erfassen – einfacher als in einer Excel-Datei.
Ich kümmere mich an jedem Monatsende um die Einträge, die ich einfach aus der Übersicht meines Online-Bankings übertrage. Jeder Datensatz in meiner Vorlage besteht dabei aus diesen Angaben:
- eine fortlaufende ID, die Microsoft Access automatisch vergibt,
- das Datum des Zahlungseingangs bzw. -ausgangs laut Konto,
- eine eindeutige Bezeichnung für den Posten,
- die dazugehörigen Rechnungsnummer,
- eine Kategorie, um Einträge später zuordnen oder filtern zu können,
- der Netto-Betrag,
- die Umsatzsteuer (meist 7 oder 19 Prozent) und
- der Brutto-Betrag.
In der aktuellen Version kannst Du außerdem eigene Belege und sonstige Dokumente hinzufügen, zum Beispiel abfotografierte Quittungen und eingescannte Rechnungen.
Ich habe mich bewusst dafür entschieden, dass man alle Beträge manuell eingeben muss. So gleiche ich die Werte immer nochmal mit meinen Rechnungen ab. Bei festen Steuersätzen könnte Access die Umsatzsteuer und den Brutto-Betrag natürlich auch automatisch berechnen.
Ausgaben anteilig berechnen
Manche Ausgaben dienen nur anteilig der Selbstständigkeit, zum Beispiel wenn ein angeschaffter Laptop oder ein Mobilfunkvertrag auch privat genutzt werden.
In meiner EÜR-Vorlage kannst Du den beruflichen Anteil deshalb als Prozentzahl eintragen. Access berechnet die entsprechenden Beträge dann automatisch.
Eigene Kategorien für Einnahmen und Ausnahmen
Für die Kategorien greifen die Formulare jeweils auf eine eigene Tabelle innerhalb der Access-Datei zu. Bei den Bezeichnungen habe ich mich an der Nummerierung in ELSTER orientiert.
Du kannst die Kategorien für Einnahmen und Ausgaben beliebig anpassen und erweitern, damit die möglichen Einträge zu Deiner selbstständigen Tätigkeit und der jeweiligen Branche passen.
Berichte erstellen – auf Wunsch mit Filter
Schließlich kannst Du alle bisherigen Einträge in der Datenbank als Berichte ausgeben – jeweils separat für alle Einnahmen und Ausgaben.
Für diese Aufstellung rechnet Microsoft Access alle Beträge automatisch zusammen. So kannst Du auch im Verlauf des Jahres jederzeit ermitteln, wie hoch Dein aktueller Gewinn bzw. Verlust ist.
Die unten angegebenen Summen kannst Du direkt in der Anlage EÜR bzw. bei Deiner Umsatzsteuererklärung eintragen – jeweils online im dazugehörigen ELSTER-Formular.
In jedem Bericht kannst Du die Datensätze auch anderweitig sortieren, zum Beispiel alphabetisch oder nach der Höhe der Beträge.
Hilfreich sind auch die Filter in Microsoft Access. Die Software kann zum Beispiel nur die Einnahmen bzw. Ausgaben in einem vorgegebenen Zeitraum oder aus einer bestimmten Kategorie berechnen.
Jetzt herunterladen und sofort nutzen!
Als Mitglied kannst Du die EÜR-Vorlage bei Patreon herunterladen – natürlich ohne Zusatzkosten. Alternativ ist die Datei bei Digistore24 erhältlich:
Aufbau meiner EÃœR-Vorlage
Das interessiert Dich sicher, wenn Du meine Vorlage für Microsoft Access anpassen möchtest: Wie ist die Datenbank aufgebaut?
Wenn Du die Datei mit Access öffnest, siehst Du links im Navigationsbereich, aus welchen Elementen die Datenbank besteht.
Bei der Benennung habe ich mich an den Namenskonventionen für Datenbanken orientiert. Alle Elemente haben ein Präfix, das auf der ungarischen Notation basiert. So findest Du Dich auch als Einsteiger schnell zwischen meinen Tabellen (tbl), Abfragen (qry), Formularen (frm) und Berichten (rpt) zurecht.
Tabellen
Tabellen bilden die Grundlage jeder Datenbank. Darin sammeln sich die Datensätze, die Nutzer*innen in den Formularen eingeben.
- In den Tabellen tblAusgaben und tblEinnahmen habe ich alle Felder und ihre jeweiligen Datentypen definiert. Hier wird zum Beispiel auch der berufliche Anteil der Beträge direkt berechnet (s. o.)
- Die Tabellen tblKategorienAusgaben und tblKategorienEinnahmen hast Du oben schon kennengelernt. Darin kannst Du die im Formular auszuwählenden Kategorien definieren.
Abfragen
Wer Access regelmäßig nutzt, gewöhnt sich schnell an die Arbeit mit Abfragen. Abfragen greifen auf die Werte in Tabellen zu, um diese auf eine bestimmte Weise darzustellen oder miteinander zu verknüpfen.
In meiner EÜR-Vorlage entspricht jede Abfrage einfach dem Inhalt der ähnlich benannten Tabelle (qry statt tbl als Präfix).
Formulare
Zum Eintragen Deiner Einnahmen und Ausgaben im Alltag musst Du eigentlich nur diese beiden Formulare öffnen. Im Entwurfsmodus von Access kannst Du auf Wunsch ihr Layout anpassen.
Berichte
Dasselbe gilt für die beiden Berichte rptAusgaben und rptEinnahmen. In meiner EÜR-Vorlage liste ich die Datensätze einfach untereinander auf.
Anders als in Formularen kannst Du die Werte in Berichten nicht ändern, sondern nur anzeigen. Die erstellten Seiten lassen sich natürlich ausdrucken oder als PDF-Dokument exportieren.
Ideen für Access-Profis: EÜR-Vorlage anpassen
Versierte Access-Nutzer*innen haben vielleicht Freude daran, meine EÜR-Vorlage um weitere Funktionen zu ergänzen.
Hier habe ich ein paar Ideen und Beispiele für Deine persönliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung gesammelt:
- In manchen Branchen spielen verschiedene Steuersätze eine Rolle. Du kannst die Formulare zum Beispiel um ein Auswahlfeld erweitern und die erhobene Umsatzsteuer entsprechend berechnen lassen.
- Vielleicht möchtest Du das Layout der Berichte an Dein Design als Freiberufler anpassen. Denke auch mal über einen zusätzlichen Bericht nach, der den Gewinn als Differenz Deiner Einnahmen und Ausgaben für die Steuererklärung automatisch ermittelt.
- Meine EÃœR-Vorlage speichert alle eingetragenen Werte direkt in der Datei. Alternativ lassen sich die Daten auch in eine SharePoint-Liste verschieben, so dass sie online in der Cloud gespeichert sind und Du sie online per Browser einsehen kannst.
Führst Du auch ein Haushaltsbuch und ein Fahrtenheft? Mit meinen Vorlagen für OneNote klappt das digital und trotzdem handschriftlich:
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