Wie können Vermieter ihre Immobilien verwalten? In einer Datenbank lassen sich Infos über Wohnungen und Mieter digital sammeln. Doch spezielle Software zur Immobilienverwaltung ist oft teuer und kompliziert. Zum Nachhalten einer überschaubaren Anzahl von Vermietungen eignet sich stattdessen auch Microsoft Access.
Die Datenbank-Software Access ist Teil von Microsoft Office und deshalb schon auf vielen Computern installiert. Nach kurzer Einarbeitung kannst Du darin eigene Formulare für Wohnungen erstellen und Daten über Deine Mieter speichern. Mithilfe der Daten lässt sich Dein Bestand an Immobilien schnell überblicken und auswerten.
In diesem Beitrag zeige ich Dir meine einfach gehaltene Vorlage für die Immobilienverwaltung mit Access. Auf Knopfdruck erstellst Du zum Beispiel Kontaktlisten aller Mieter, fertig gestaltete Exposés für Deine Wohnungen und sogar vorausgefüllte Mietvorträge.
Vorteile von Access für die Immobilienverwaltung
Aus meiner Sicht hat eine selbst erstellte Datenbank mit Access viele Vorteile – vor allem im Vergleich zu anderer Software für die Immobilienverwaltung. Hier nur ein paar Beispiele:
Oft schon in Microsoft 365 / Office enthalten
Viele Menschen haben bereits eine Lizenz für Microsoft Office bzw. Microsoft 365. Wer Programme wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf dem PC installiert hat, findet dort mit hoher Wahrscheinlichkeit auch schon Access im Startmenü.
Du kannst Dir dann also die Kosten für den Kauf einer anderen Software sparen. Auch die Einarbeitung in 👉🏻 Microsoft Access sollte Dir leicht fallen, wenn Du schon mit den Office-Programmen vertraut bist.
Zusätzlich musst Du Dich einmal mit dem Prinzip relationaler Datenbanken auseinandersetzen. Dazu gibt es viele hilfreiche Tutorials im Internet. Gerne empfehle ich Dir auch die 👉🏻 bisherigen Beispiele in diesem Blog.
Microsoft Access ist langlebig und vermutlich zukunftssicher
Manche Firmen und Start-Ups bieten spezielle Programme zum Verwalten von Immobilien an. Das sind mittlerweile oft auch Online-Apps in irgendeiner Cloud.
Bei solchen Angeboten musst Du allerdings immer damit rechnen, dass sie plötzlich eingestellt oder nicht weiterentwickelt werden. Was passiert dann mit Deinen mühsam eingetragenen Daten zu Wohnungen und Mietern?
Microsoft Access gibt es seit 1992, also seit mehr als 30 Jahren. Weil viele Firmen weltweit mit der Datenbank-Software arbeiten, halte ich die Lösung für ziemlich zukunftssicher. Zudem wird Access kontinuierlich weiterentwickelt.
Daten leicht exportieren und importieren
Trotzdem lassen sich alle gespeicherten Daten leicht exportieren und in anderen Formaten nutzen. Access bietet dafür mehrere Schnittstellen an – vorrangig natürlich für hauseigene Programme wie Excel und Word.
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Du hast dabei die Wahl, ob Du Deine Immobilien-Datenbank lokal auf dem PC, in einem Netzwerk oder in der Cloud speicherst. Infos zu Wohnungen und Mietern lassen sich zum Beispiel leicht auf eine SharePoint-Website verschieben.
Datenbank-Vorlage jederzeit anpassen
Auf die Gestaltung gekaufter Software hast Du wenig Einfluss. Eine professionelle Immobilienverwaltung macht Dir viele Vorgaben und zwängt Dich in ein Korsett aus Feldern und Formularen.
Die Datenbank in Access kannst Du jederzeit an Deine Bedürfnisse anpassen. Falls nötig, lassen sich Infos zu Wohnungen und Mietern hinzufügen oder weglassen. Eingabe-Formulare gestaltest Du einfach so, wie Du es für sinnvoll hältst.
Das gilt auch für meine voll funktionsfähige Vorlage (s. u.), die Du herunterladen und frei bearbeiten darfst. Ideen für die Weiterentwicklung liste ich unten auch noch auf.
Funktionen meiner Vorlage für Access
Meine Vorlage für die Immobilienverwaltung erfüllt bereits viele Aufgaben, von denen Vermieter profitieren können. Ich zeige Dir hier auch, wie die vielen Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte in Access zusammenhängen.
Immobilien eintragen & speichern
In der Datenbank kannst Du alle Wohnungen, Häuser, Apartments und sonstige Immobilien eintragen und mit den dazugehörigen Eckdaten speichern. Dafür gibt es ein übersichtliches Formular mit hilfreichen Menüs und Auswahlfeldern.
Neben grundlegenden Eckdaten zu Adresse, Lage und Ausstattung kannst Du auch den Grundriss und Fotos von der Wohnung einfügen.
Wiederkehrende Werte wie Straße und Ort speichert die Datenbank im Hintergrund. Bei weiteren Immobilien kannst Du sie dann schnell auswählen.
Fehlt Dir eine Angabe? Mit Grundkenntnissen in Access lässt sich das Formular und die Tabelle im Hintergrund leicht erweitern.
Übersicht aller Immobilien anzeigen
Meine Vorlage erstellt Dir auf Knopfdruck eine Liste aller gespeicherten Immobilien. Du kannst die Übersicht aus der Datenbank nach verschiedenen Feldern sortieren und filtern.
Meine Vorlage zeigt zum Beispiel auch die Summe aller Kaufpreise und der monatlich eingehenden Kaltmieten an. Auch diese Tabelle lässt sich auf Wunsch erweitern und umgestalten.
Exposé für eine Wohnung erstellen
Bei einem Mieterwechsel möchtest Du die Wohnung vielleicht online inserieren oder anderweitig anbieten. Mithilfe der eingetragenen Daten erstellt meine Vorlage auf Knopfdruck ein fertig gestaltetes Exposé.
Auch dieses Layout ist natürlich nur ein Vorschlag. In der Entwurfsansicht von Access kannst Du die Vorlage ändern, an Dein persönliches Design anpassen und weitere Daten zur Wohnung hinzufügen.
Mieter*innen verwalten & mit Wohnungen verbinden
In einer eigenen Maske fügst Du die Infos zu Deinen Mieterinnen und Mietern hinzu. Das sind erfahrungsgemäß die üblichen Kontaktdaten. Auch diesen Datensatz kannst Du auf Wunsch erweitern.
Denke vorab daran, die Erlaubnis Deiner Mieter*innen einzuholen, dass Du ihre persönlichen Informationen digital speichern darfst. Das gilt übrigens für jede elektronische Datenverarbeitung – unabhängig von Microsoft Access.
Jetzt kommt der eigentliche Cloud der Datenbank: Gespeicherte Mieter und Immobilien lassen sich leicht miteinander verbinden. Beim Eintragen einer Vermietung speicherst Du, wer in welcher Wohnung wohnt.
Hier kannst Du außerdem eingeben, wer wann einzieht oder kündigt. Aus den Eingaben zu Kaltmiete und Nebenkosten berechnet Access die Warmmiete automatisch.
Übersicht aller Vermietungen anzeigen
Auch diese Übersicht der Immobilienverwaltung ist praktisch. Lass Dir alle aktuellen Vermietungen auf einen Blick anzeigen – jeweils inklusive der wichtigsten Kontaktdaten Deiner Mieter.
Auch so einen Bericht erstellt Access automatisch. In der Entwurfsansicht habe ich vorgegeben, welche Informationen die Liste enthalten soll.
Vorlage für Vermieter als Download
Wie versprochen gibt’s meine ⭐ voll funktionsfähige Vorlage als Download. Mit meiner Immobilienverwaltung für Microsoft Access behalten Vermieter den Überblick über alle Wohnungen und Mieter.
- Meine Datenbank ist die perfekte Grundlage für weitere Aufgaben. Du darfst die Vorlage und alle enthaltenen Elemente beliebig anpassen und erweitern.
- Du darfst die Datei für private Zwecke herunterladen und zeitlich unbegrenzt nutzen, aber bitte nicht weitergeben oder anderweitig veröffentlichen.
Zwei Möglichkeiten
Du findest diese und viele weitere hilfreiche Vorlagen jetzt wahlweise im Mitgliederbereich bei Patreon oder als Einzel-Download bei Digistore24. Klicke einfach auf den gewünschten Button:
Die Datei enthält auch die oben gezeigten Beispieldaten. Sie helfen Dir dabei, die Logik der Tabellen und Abfragen in Access nachzuvollziehen. Danach kannst Du sie gefahrlos löschen.
Vorlage bedienen, verstehen & anpassen
Mir ist wichtig, dass sich die Anwendung leicht bedienen lässt. Wenn Du die Datei mit Access öffnest, gelangst Du direkt zur Startseite mit allen wichtigen Funktionen zum Verwalten der Immobilien und Mieter.
Die Schaltflächen rufen jeweils die dazugehörige Eingabemaske in einer neuen Registerkarte auf. Du hast die Formulare oben schon kennengelernt.
Zugriff aufs Backend der Vorlage
Zum Anpassen der Vorlage musst Du den Navigationsbereich anzeigen. Klicke dafür im Menü Datei unter Optionen auf Aktuelle Datenbank und setze dort den entsprechenden Haken.
Nach einem Neustart hast Du links in der Spalte Zugriff auf alle enthaltenen Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Bei deren Benennung habe ich mich nach Möglichkeit an die Ungarische Notation gehalten, einer gängigen Namenskonvention für Datenbanken.
Schau Dir am besten einfach mal alle Elemente und die eingetragenen Daten an. Oft basieren die Einträge und Verweise innerhalb der Tabellen und Abfragen auf Zahlencodes. Bevor Du etwas änderst, solltest Du auf jeden Fall eine Kopie der Original-Datenbank erstellen.
Hast Du Fragen zu meiner Vorlage zur Immobilienverwaltung? Dann schreibe sie gerne als Kommentar unter diesen Blog-Artikel. Nach Möglichkeit helfe ich Dir gerne weiter.
Weitere Ideen für die Immobilienverwaltung mit Access
Du hast jetzt hoffentlich schon ein Gefühl dafür bekommen, wie leicht sich zahlreiche Daten in Access eingeben, ausgeben und miteinander verbinden lassen.
Perspektivisch kann Dir meine Vorlage viele weitere Aufgaben als Vermieter abnehmen und vereinfachen. Hier zeige ich Dir noch ein paar Beispiele für die Immobilien-Datenbank.
Mietvertrag automatisch erstellen
Eingetragene Daten zu Mietern und Wohnungen lassen sich auf unterschiedliche Weise verarbeiten. So könnten Vermieter auf Knopfdruck einen unterschriftsreifen Mietvertrag ausspucken.
Die notwendigen Angaben für den Mietvertrag stammen aus der Datenbank. In meiner Vorlage kannst Du nachvollziehen, wie ich die Werte in den Fließtext einfüge und dann im Bericht anzeige.
Bitte beachte, dass es sich bei dem Bericht in meiner Vorlage nur um einen Entwurf zu Demonstrationszwecken handelt. Der Text entspricht keinem vollständigen, rechtsgültigen Mietvertrag!
Hausverwaltungen eintragen & verbinden
Wer mehrere Immobilien besitzt, muss auch einen Überblick über die verschiedenen Hausverwaltungen und deren Ansprechpartner*innen behalten. In meiner Vorlage gibt es bereits eine fertige Eingabemaske für die Kontaktdaten.
Vielleicht hast Du es oben schon gesehen: Auch hier setze ich auf Verbindungen zwischen den verschiedenen Tabellen. Beim Verwalten Deiner Immobilien kannst Du eine der hier eingetragenen Hausverwaltungen direkt zuordnen.
Reparaturen von Handwerksbetrieben nachhalten
Diese Funktion solltest Du leicht selbst nachrüsten können. Analog zu den Hausverwaltungen könntest Du in Access auch die Daten von Handwerksbetrieben sammeln.
Wie wäre es außerdem mit einem Formular zum Nachhalten aller Reparaturen?
- Darin verbindest Du die dazugehörige Wohnung mit dem jeweiligen Handwerker.
- Der Datensatz könnte Infos zur notwendigen Reparatur, dem Datum und den entstandenen Kosten enthalten.
- Als Anhang fügst Du am besten noch die eingescannte Rechnung als PDF-Datei hinzu.
- In einem Bericht lässt Du Dir am Jahresende anzeigen, für welche Immobilie die meisten oder teuersten Reparaturen angefallen sind.
Nebenkosten berechnen & Abrechnungen automatisch erstellen
Deutlich aufwändiger, aber trotzdem machbar: Access kann Dich auch bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung unterstützen. Um diese Aufgabe zu lösen, solltest Du mehr Erfahrungen mit Datenbanken haben.
- Du brauchst schließlich für verschiedene Jahre und Posten – jeweils zugeordnet zu einer Immobilie bzw. Vermietung.
- Je nach Mietdauer musst Du die Summen der Beträge teilweise anteilig berechnen können und in der Abrechnung korrekt angeben.
Vorlage als Download
Lade Dir jetzt meine Vorlage für die Immobilienverwaltung mit Access herunter! Den Download gibt’s sowohl im ⭐ Mitgliederbereich zu diesem Blog als auch einzeln bei Digistore24.
