Stundenplan-Tool zum Ausfüllen und Ausdrucken mit Microsoft Access

Im Internet findest Du jede Menge Vorlagen für Stundenpläne – gerade zum Start ins neue Schuljahr. Das Problem: Bei den meisten Vorlagen handelt es sich um einfache Bilddateien oder statische PDF-Dateien, die man nicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann. Auch Stundenplan-Apps für Smartphone und Tablet sind oft unflexibel und fühlen sich limitiert an.

Deshalb habe ich mithilfe der Datenbank-Software Microsoft Access ein interaktives Stundenplan-Tool mit einfachen Menüs erstellt. Darüber kannst Du vorhandene Fächer und Schulklassen selbst eintragen und ausfüllen.

Der fertige Stundenplan lässt sich dann zum Beispiel ausdrucken oder als PDF-Dokument exportieren und in anderen Programmen nutzen.

Du kannst die voll funktionsfähige Vorlage herunterladen und für Deinen Schulalltag frei bearbeiten. Auch Schüler*innen können das Stundenplan-Tool nutzen. Außerdem erkläre ich Dir hier, wie Du die Vorlage in Access selbst erweitern könntest. Das ist nämlich auch ein schönes Datenbank-Projekt für Übungszwecke im Informatikunterricht.

Vorlage mit Access herunterladen, öffnen und ausfüllen

Um die Stundenplan-Vorlage öffnen und ausfüllen zu können, brauchst Du Dich nicht mit Microsoft Access und Datenbanken auskennen. Die Software muss aber als Teil von Microsoft Office auf Deinem PC oder Laptop installiert sein.

Das Programm gehört je nach Lizenz auch zu Microsoft 365 (Education). Im Startmenü von Windows kannst Du prüfen, ob Access schon auf Deinem Computer vorhanden ist.

Stundenplan-Tool als Download

Lade Dir nun meine voll funktionsfähige Vorlage herunter. Du findest die Datei für das Stundenplan-Tool und viele weitere Downloads im Mitgliederbereich bei Patreon oder einzeln bei eduki. Außerdem unterstützt Du auf diese Weise meine Arbeit als Autor.

Öffne die Datei mit der Endung .accdb und damit automatisch die Programmoberfläche von Microsoft Access. Die Vorlage ist so eingerichtet, dass Du sofort beispielhaft einen vorausgefüllten Stundenplan sehen solltest.

Das Ausfüllen der Vorlage funktioniert ganz einfach über die Kombinationsfelder in der Tabelle: Lehrer können darin ihre Fächer und die dazugehörigen Klassen auswählen.

Ich gehe aber davon aus, dass Du meine vorab eingefügten Angaben in den Menüs erst noch anpassen willst. Du kannst Deine eigenen Fächer und Klassen bequem in die Vorlage eintragen.

Eigene Fächer und Klassen für Stundenplan eintragen

Klicke dazu auf die jeweiligen Buttons oben rechts in der Vorlage. In einem neuen Fenster kannst Du dann jeweils Deine eigenen Fächer und vorhandene Klassen ausfüllen und danach für die jeweiligen Schulstunden auswählen.

Hilfreich sind noch die Buttons unten in der Fußleiste des Access-Formulars:

• Alles löschen – Alle Felder im Stundenplan werden unwiederbringlich geleert. Du kannst also frisch mit dem Ausfüllen der Stunden beginnen.

• Anleitung im Blog – Rufe nochmal diese Website auf, um die Tipps zur Vorlage jederzeit nachzulesen.

• Stundenplan drucken – Wenn Du mit dem Ausfüllen der Vorlage fertig bist, kannst Du den Stundenplan per Knopfdruck ausdrucken oder per Druckertreiber in Windows als PDF-Dokument speichern.

Aufbau der Stundenplan-Vorlage in Access

Kennst Du Dich schon ein bisschen mit dem Datenbank-Programm Access aus? Als Medientrainer finde ich es ja immer auch wichtig, dass Lehrende sich selbst mit der Software auseinandersetzen.

Deshalb erlaube ich ausdrücklich, dass Du meine Vorlage an Deine eigenen Bedürfnisse in der Schule anpasst. Ich habe die Access-Datei bewusst so erstellt, dass Du den Aufbau auch als Einsteiger möglichst gut nachvollziehen kannst.

In den Optionen für die Aktuelle Datenbank musst Du erst den Haken vor Navigationsbereich anzeigen setzen. Nach einem Neustart werden dann links in der Spalte alle Objekte dieser Access-Datenbank eingeblendet.

Wie üblich besteht meine Datei aus Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten, die links in der Spalte aufgelistet sind. Die Bezeichnungen orientieren sich an gängigen Konventionen für Datenbanken.

Objekte der Access-Datei im Überblick

• Die Tabellen für die einzelnen Tage speichern die Angaben, die Du im Stundenplan-Formular einträgst. Die Zahlen in der Tabelle sind Verweise auf die Einträge in den Vorlagen-Tabellen tblFaecher und tblKlassen. In Access arbeitet man mit solchen Zahlen-Codes, weil diese viel weniger Speicherplatz verbrauchen als viele Texteinträge.

• Die Abfragen enthalten hier dieselben Einträge wie die Tabellen. In einer sauber aufgebauten Datenbank arbeitet man nach Möglichkeit mit Abfragen als Verweisen, auch um die ursprünglichen Tabellen nicht versehentlich zu beschädigen.

• Das Formular mit der Bezeichnung frm_00_stundenplan ist das Hauptformular für den Stundenplan. Es enthält wiederum jeweils ein Unterformular pro Wochentag – jeweils in einer Spalte eingefügt.

• Die beiden Unterformulare sfm_xx_faecher und sfm_xx_klassen sind die Pop-Up-Formulare, in denen Lehrende ihre eigenen Schulfächer und Kurse eintragen können.

• Die Berichte ganz unten sind notwendig, um den fertigen Stundenplan mit allen Einträgen anzuzeigen und als Ansicht ohne Menü-Schaltflächen auszudrucken.

Weitere Tipps und Ideen für die Stundenplan-Vorlage

Wie oben beschrieben: Wenn Du es Dir in Access zutraust, kannst Du die Vorlage für den Stundenplan beliebig anpassen. Ein paar Anregungen habe ich hier für Dich gesammelt:

• Gestalte den Formularkopf der Stundenplan-Vorlage um, zum Beispiel mit dem Logo Deiner Schule oder einem schönen Hintergrundbild.

• Fortgeschrittene können den Stundenplan um weitere Infos erweitern. Wie wäre es zum Beispiel mit Uhrzeiten in der ersten Spalte und einem weiteren Auswahlfeld, um eine Raum-Angabe für jede Schulstunde auszuwählen?

• Welche Möglichkeiten fallen Dir ein, um den Stundenplan noch anderweitig zu verwenden? Statt die ausgefüllte Vorlage auf Papier auszudrucken, kannst Du sie zum Beispiel per virtuellem Druckertreiber in ein digitales Notizbuch in OneNote einfügen. So kannst Du Stundenpläne bequem mit anderen Personen teilen oder sogar handschriftliche Notizen hinzufügen.

Übrigens: Wie Du digitale Notizbücher für Schule und Unterricht nutzt und welche Funktionen Du als Lehrer*in kennen solltest, erfährst Du ausführlich in meinem Handbuch „OneNote für Lehrer“.