Copilot Studio: Anleitung für eigenen Chatbot mit KI

Mit Copilot Studio kannst Du einen eigenen Chatbot erstellen, zum Beispiel als persönliche Assistenz im Schulalltag. Dafür fütterst Du die KI mit bestimmten Daten und weiteren Inhalten. Der Chatbot antwortet dann nahezu selbstständig – möglichst in Deinem Sinne.

In diesem Beitrag stelle ich Dir Copilot Studio mit Blick auf Schule und Unterricht vor. Ich zeige Dir, wie leicht Du einen eigenen Chatbot anlegst und konfigurierst. Du erfährst natürlich auch, welche Voraussetzungen Du dafür brauchst und welche Einstellungen Du beachten solltest, damit die KI möglichst passgenau antwortet.

Wer braucht einen eigenen Chatbot?

Diese Frage sollten wir zuerst klären: Für welche Zwecke kann man so einen Chatbot überhaupt gebrauchen?

• Du kannst Dir mit Copilot Studio einen individuellen Assistenten erstellen, der von Dir vorgegebenes Unterrichtsmaterial, Mitteilungen der Schulleitung, Infos des Kultusministeriums oder wissenschaftliche Studien kennt. Wenn Du der KI gezielt solche Informationen bereitstellst, kann sie Dir darauf aufbauend beliebige Fragen beantworten.

• Ein interner Chatbot innerhalb Deiner Schule oder Einrichtung kann wiederkehrende Fragen beantworten, zum Beispiel zu gesetzlichen Bestimmungen, gesammelten Protokollen, technischen Problemen oder gemeinsamen Vereinbarungen im Kollegium. Lehrkräfte greifen dann zum Beispiel per Microsoft Teams oder im Intranet auf die hauseigene KI zu.

• Der Chatbot lässt sich auch veröffentlichen und auf einer Website bzw. in ein Social-Media-Profil einbauen. Dort fängt der virtuelle Assistent häufige Fragen von Schüler*innen oder Eltern ab, die das Sekretariat dann nicht mehr einzeln manuell beantworten muss.

In diesem Beispiel erstelle ich einen Chatbot zu diesem Lehrer-Blog. Auf Basis aller hier veröffentlichten Tipps und Anleitungen soll er Fragen zu OneNote, PowerPoint & Co. in Schule und Unterricht beantworten können und dann auf den jeweiligen Artikel verweisen.

Wichtige Infos zu Copilot Studio

Das solltest Du vorab über die Software wissen:

• Copilot Studio ist eine Web-App von Microsoft, deren Benutzeroberfläche Du demnach im Browser öffnest.

• In der begleitenden Online-Dokumentation taucht manchmal noch die Bezeichnung Power Virtual Agents auf. So hieß Copilot Studio, bevor Microsoft die Chatbots in seine umfassende KI-Strategie einbezogen hat.

• Du kannst die Software 30 Tage lang kostenlos testen. Dafür benötigst Du ein Geschäfts- bzw. Schulkonto von Microsoft, mit dem Du Dich auf der offiziellen Website von Copilot Studio anmelden kannst.

Darüber hinaus ist die Preisstruktur auf Anhieb nicht ganz transparent:

• Um eigene Chatbots erstellen und intern nutzen zu können, benötigst Du offenbar eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot, mit der auch die KI-Funktionen in Word, PowerPoint & Co. aktiviert werden.

• Die Veröffentlichung der Chatbots auf externen Plattformen scheint nur mit einer weiteren Premium-Lizenz möglich zu sein und von der Anzahl versendeter Nachrichten abzuhängen.

Bei Bedarf informierst Du Dich am besten auf der Website von Microsoft über die aktuellen Angebote. Zum Ausprobieren reicht die kostenlose Testversion von Copilot Studio auf jeden Fall aus.

Chatbot erstellen und konfigurieren

Öffnen Deinen bevorzugten Internetbrowser und rufe die Website von Copilot Studio auf. Dort kannst Du Dich mit Deinem Microsoft-Konto anmelden, um zur Benutzeroberfläche der Web-App zu gelangen.

Verschaffe Dir am besten zunächst mal einen Überblick. Oben begrüßt Dich ein Assistent, der Dich bei den ersten Schritten begleiten will. Alternativ kannst Du links im Menü auf Erstellen und dann auf Neuer Copilot klicken, um Deinen ersten eigenen KI-Assistenten einzurichten. Das machen wir jetzt!

Auf dem Bildschirm erscheint eine Eingabemaske für erste Informationen. Gib oben einen Namen für Deinen Chatbot ein. Darunter kannst Du außerdem ein Symbol auswählen. Das Bild muss das Dateiformat PNG haben und darf nicht größer als 30 KB sein. Die Grafik erscheint später als Avatar im Chat-Fenster.

Beschreibe im nächsten Eingabefeld, für welchen Zweck Du den Chatbot nutzen möchtest: Unter Anweisungen kannst Du grob beschreiben, wie Dein KI-Assistent grundsätzlich kommunizieren soll. Wähle darunter noch die bevorzugte Sprache aus. In diesem Beispiel soll Copilot grundsätzlich auf Deutsch antworten.

Unter Wissen kannst Du bereits eine öffentlich zugängliche Internetseite als Quelle angeben, auf die der Chatbot bei seinen Antworten verweisen soll. Ich trage zunächst meine Website Malter365.de ein. Du kannst aber auch beliebige andere Internetseiten angeben – sofern sie öffentlich zugänglich sind. Weitere Möglichkeiten lassen sich erst nutzen, sobald dieser Copilot gespeichert ist.

Für diese Anleitung möchte ich einen ganz einfachen Chatbot zum Leben erwecken. Deshalb ignoriere ich alle weiteren Angaben und klicke rechts oben auf Erstellen. Die Einrichtung dauert ein paar Sekunden. Danach gelangst Du zur eigentlichen Benutzeroberfläche von Copilot Studio mit allen weiteren Funktionen.

Ganz rechts im Fenster kannst Du Deinen Copilot schon testen. Probiere am besten direkt aus, wie die KI zum jetzigen Zeitpunkt auf Deine Fragen reagiert. Über den Button rechts oben kannst Du die Vorschau jederzeit einblenden und ausblenden.

Quellen für Generative KI einfügen

Für Copilot Studio ist Generative KI ein großer Gewinn. Der Chatbot kann quasi eigenständig kommunizieren, ohne dass Du vorab für jeden denkbaren Begriff eine halbwegs passende Antwort vorbereiten musst.

Um individuelle und spezifische Ergebnisse generieren zu können, braucht die Künstliche Intelligenz entsprechende Informationen. Du erinnerst Dich: Als ich den Chatbot erstellt habe, habe ich schon meine Website als erste Datenquelle angegeben.

Wechsle nun oben im Menü zum Reiter Wissen und klicke auf Wissen hinzufügen. Neben Links zu Online-Inhalten kannst Du hier zum Beispiel auch Dateien hochladen. Hier kannst Du Deinen Chatbot also mit Dokumenten füttern.

Auf der Seite lassen sich zum Beispiel textbasierte Word– und PDF-Dateien hochladen. Ich denke hier an vorhandene Arbeitsblätter für Schüler*innen, Leitfäden von Bildungs-Experten, Veröffentlichungen vom Schulamt, Anleitungen für EDU-Software und vieles mehr. All diese Informationen wird Copilot Studio dann beim Generieren von Antworten einbeziehen. Spätestens jetzt solltest Du ein Gefühl dafür bekommen, wie hilfreich so ein eigener KI-Assistent mit dem entsprechenden Wissen im Hintergrund werden kann.

Du hast übrigens Einfluss darauf, in welchem Maß die KI eigenständig Antworten generiert. Öffne dafür die Einstellungen rechts oben und rufe den Reiter Generate KI auf. Ganz unten auf der Seite unter Inhaltsmoderation legst Du den Umfang fest – und damit quasi die Relevanz der ausgespuckten Texte.

Themen definieren in Copilot Studio

Unabhängig von den KI-Funktionen lebt ein Chatbot davon, dass er auf bestimmte Fragen sowie vorab definierte Schlüsselwörter passend reagiert. So kannst Du als Betreiber sicherstellen, dass in bestimmten Fällen die jeweils vorgesehenen Antworten angezeigt werden.

Dafür gibt es oben den Bereich Themen. Hier hat Copilot Studio schon ein paar bewährte Einträge hinterlegt, zum Beispiel für typische Begrüßungen und Gesprächsfloskeln im Chat. Diese Standard-Antworten kannst Du beliebig anpassen und weitere Nachrichtenvarianten hinzufügen. So sorgst Du dafür, dass der Austausch mit dem Bot persönlicher und abwechslungsreicher wirkt.

Beispielhaft erstelle ich nun auch ein eigenes Thema: Wenn sich jemand für meine Fortbildungen in Schulen interessiert, dann soll der Chatbot auf die passenden Angebote auf meiner Website verweisen. Dafür entsteht in der Ansicht von Copilot Studio ein Flussdiagramm.

Du siehst auf der Abbildung unten eine Abfolge verschiedener Elemente. Das Prinzip mit solchen aufeinanderfolgenden Bausteinen kennst Du vielleicht schon von der artverwandten Software Power Automate.

• Zuerst habe ich einen Trigger definiert, also einen Auslöser. Der Chatbot soll auf bestimmte Ausdrücke reagieren, die zu meinem Thema passen. Das können hinterlegte Begriffe wie „Schulung“, „Kurs“, „Fortbildung“ oder „Seminar“ sein.

• Dieser Trigger soll eine vorbereitete Nachricht (Message) auslösen, die den Link zur passenden Webseite in meinem Blog enthält. Copilot Studio bietet Dir einige Möglichkeiten an, diese Nachricht zu gestalten und um Medieninhalte zu ergänzen. Mache Dich beim Ausprobieren einfach mal mit den Optionen vertraut.

Vergiss zuletzt nicht, oben rechts auf Speichern zu klicken. Erst dann ist Dein Thema aktiviert. Du solltest im Vorschaufenster testen, ob der Chatbot wirklich so reagiert, wie Du es Dir vorstellst.

Chatbot testen und veröffentlichen

Testen, testen, testen! Bevor Du Deinen Chatbot der Öffentlichkeit zur Verfügung stellst, solltest Du seine Funktionalität gewissenhaft ausprobieren.

• Bist Du zufrieden mit der voreingestellten Begrüßung?
• Wird der Chat-Partner durchgehend geduzt oder gesiezt?
• Wiederholen sich Standard-Antworten zu häufig?
• Werden alle relevanten Themen so behandelt, wie Du es möchtest?
• Stimmen die Links und Verweise in den generierten Antworten?
• Wie reagiert die KI auf ungewöhnliche Nachfragen?
• Was passiert bei Quatsch-Eingaben von provokanten Nutzern?
• …

Oben im Menü findest Du den Eintrag Veröffentlichen. Hier sorgst Du dafür, dass Dein Chatbot einsatzbereit ist und mit anderen geteilt werden kann.

Hilfreich finde ich die Demo-Website von Copilot Studio. Den Link kannst Du an Kolleg*innen weitergeben, die das Ergebnis nun ebenfalls testen können und sollen.

Nutze gerne die Gelegenheit, meinen Beispiel-Bot auszuprobieren. Ich habe ihn über diese Anleitung hinaus nicht weiter angepasst. So bekommst Du ein Gefühl dafür, in welchen Fällen die KI an Grenzen stößt und manuelle Nacharbeit in Form von weiteren Themen bräuchte.

Offenbar kannst Du eigene Chatbots demnächst innerhalb von Microsoft 365 als Plug-Ins für Copilot nutzen. Mit einer entsprechenden Premium-Lizenz lassen sie sich zudem auf externen Kanälen einbetten, zum Beispiel auf Deiner Website, in Microsoft Teams oder im Facebook Messenger. Schau Dir am besten mal die verschiedenen Optionen von Copilot Studio an.

Was geht noch mit Copilot Studio?

Man kann kaum übersehen, dass Microsoft noch an Copilot Studio arbeitet. Immer wieder stößt man innerhalb der Benutzeroberfläche auf den Hinweis Vorschauversion. Ich bin wirklich gespannt, wie weit die Entwickler die Plattform noch treiben.

• Du kannst nicht nur einen Chatbot, sondern mehrere Chatbots für verschiedene Zwecke einrichten – unabhängig voneinander. So entstehen auf Wunsch diverse KI-Assistenten, die man jeweils je nach Situation und Thema speziell um Rat fragen kann.

• Schon beim Vorläufer Power Virtual Agents konnte man nicht nur einfache Fragen und dazugehörige Antworten definieren. Mithilfe verschiedener Knotenpunkte lassen sich viel komplexere Kommunikationsabläufe abbilden und automatisieren. Innerhalb einer Unterhaltung kann sich der Chatbot auch bestimmte Werte in Form von Variablen merken und sogar Aktionen ausführen. Zugegeben: Das braucht dann etwas mehr Einarbeitung.

• Außerdem kann Copilot Studio für Dich auswerten, wie oft ein Chat abgebrochen wird und wie Du Unterhaltungen verbessern kannst. So kannst Du die Zufriedenheit mit dem KI-Chatbot sukzessive verbessern. Du findest die Daten im Menü unter dem Eintrag Analyse – aufbereitet vom Online-Dienst Power BI.

Für bestimmte Funktionen braucht man offenbar wirklich noch eine Premium-Lizenz – zusätzlich zu den Lizenzen für Microsoft 365 und Copilot. Das trübt meine Euphorie und den positiven Eindruck von der Software. Wenn Microsoft die Akzeptanz für eigene Chatbots erhöhen will, sollte man dieses Preismodell definitiv nochmal überdenken.

Darüber hinaus ist Copilot Studio wirklich eine spannende und leicht zu nutzende Lösung, um eigene Chatbots zu erstellen und so noch produktiver und effizienter zu arbeiten.

KI in der Schule

Fortbildungen für Microsoft Copilot im Lehreralltag

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