PDF unterschreiben & ausfüllen in digitaler Handschrift

Bekommst Du auch immer wieder Dokumente zugeschickt, die Du ausfüllen, unterschreiben und per E-Mail zurückschicken sollst? Meist handelt es sich um PDF-Dateien, die Behörden, Versicherungen, Vereine und viele weitere Einrichtungen online zur Verfügung stellen.

Viele Anwender*innen drucken die Dokumente dann auf Papier aus und unterschreiben sie dann mit einem Kugelschreiber. Das Ergebnis müssen sie dann wieder einscannen oder abfotografieren, um es danach per Mail senden zu können. Diese Arbeitsschritte kosten unnötig Zeit und Papier!

Was viele nicht wissen: Eine PDF-Datei lässt sich auch direkt am Computer ausfüllen, unterschreiben, speichern und dann absenden. Windows-Nutzer müssen dafür keine zusätzliche Software installieren: Du kannst PDF-Dokumente einfach mit dem vorinstallierten Internetbrowser 👉🏻 Microsoft Edge öffnen und dann handschriftliche Notizen, Text sowie digitale Unterschriften einfügen.

PDF-Dokument digital unterschreiben
PDF-Dokument digital unterschreiben

Außerdem brauchst Du weder Scanner noch Drucker noch Papier. Stattdessen solltest Du einen digitalen Stift besitzen – entweder für Deinen 🛒 Tablet-PC* oder als Zubehör für ein 🛒 Grafiktablett*. Mit der Maus oder mit dem Finger ist das Zeichnen und Schreiben nämlich sehr mühselig.


PDF-Datei öffnen und digital ausfüllen

So funktioniert das papierlose Ausfüllen und Unterschreiben eines Dokuments im Dateiformat PDF – ausschließlich mit Microsoft Edge, dem vorinstallierten Internetbrowser auf Deinem Windows-PC:

  1. Öffne die Datei auf Deinem Computer wie üblich per Doppelklick. Wenn Du noch keine andere PDF-Software installiert hast, sollte Windows das Dokument automatisch im Browser öffnen. Klicke die Datei sonst mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü unter Öffnen mit kannst Du dann Microsoft Edge auswählen.
PDF-Datei mit Microsoft Edge öffnen
PDF-Datei mit Microsoft Edge öffnen
  1. Scrolle ggf. zu der Seite in dem Dokument, auf der Du etwas ausfüllen oder unterschreiben willst. Oben im Menü kannst Du die aktuelle Ansicht bei Bedarf anpassen, die angezeigte Seite also vergrößern oder verkleinern.
  1. Ebenfalls im Menü oben findest Du die Stiftfunktionen. Klicke zunächst auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol, um die Farbe und die Stiftdicke festzulegen. Typischerweise entscheiden sich die meisten Nutzer*innen hier für einen dünnen blauen Stift, der einem Kugelschreiber ähnelt. Ein Rotstift kommt oft bei Lehrenden zum Einsatz, die Aufgaben digital korrigieren.
Stifteinstellungen in Microsoft Edge
Stifteinstellungen in Microsoft Edge

Schreiben und zeichnen wie auf Papier

  1. Nun kannst Du auf der Seite schreiben und zeichnen wie sonst auf Papier. Setze die Stiftspitze irgendwo auf und gleite über das Display. Du bekommst schnell ein Gefühl für Deine digitale Handschrift. Natürlich kannst Du die Stifteinstellungen währenddessen ändern und Notizen in unterschiedlichen Farben ergänzen.
digitale Handschrift im PDF-Dokument
digitale Handschrift im PDF-Dokument
  1. Hast Du Dich verschrieben oder bist mit Deiner Unterschrift nicht zufrieden? Du kannst alle Kritzeleien problemlos entfernen. Klicke dafür erst das Radiergummi-Symbol oben im Menü an und fahre dann über die unerwünschten Teile der Skizze. Manche digitalen Stifte haben fürs Radieren aber auch eine eigene Taste.
  1. In PDF-Formularen findest Du immer wieder auch Textfelder zum Ausfüllen. Wähle dafür die Textfunktion oben im Menü. Wenn Du auf die Seite klickst, erscheint an dieser Stelle ein Textfeld mit Cursor. Eingegebener Text lässt sich dann nachträglich verschieben und anpassen: Farbe, Größe, Zeichenabstand – dafür gibt es jeweils ein Icon über dem Text.
Texteingabe im PDF-Formular
Texteingabe im PDF-Formular
  1. Denke zuletzt unbedingt daran, die ausgefüllte PDF-Datei zu speichern. Sonst sind alle Anmerkungen futsch! Klicke dafür auf eines der nicht mehr ganz zeitgemäßen Disketten-Symbole im Menü. Wenn es unbedingt sein muss, kannst Du das Dokument hier auch auf Papier ausdrucken – per Klick auf das Drucker-Icon. Per virtuellem Druckertreiber kannst Du die PDF so zum Beispiel auch 👉🏻 in ein Notizbuch in OneNote einfügen, also zusätzlich digital aufbewahren.

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Über Stefan Malter:

  • Als Autor schreibe ich 👉🏻 Bücher und Blog-Artikel - vor allem über digitale Tools im Bildungsbereich.
  • Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft Innovative Educator (MIE) Expert und als Microsoft Most Valuable Professional (MVP) ausgezeichnet.

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