PDF digital unterschreiben und ausfüllen – ohne Ausdruck!

Was viele nicht wissen: Man kann ein PDF-Dokument digital unterschreiben und ausfüllen, also ohne Ausdruck direkt am PC. Dafür braucht man keine zusätzliche Software. Du kannst die Datei im vorinstallierten Internetbrowser Microsoft Edge öffnen und eine digitale Unterschrift einfügen. Was Du dabei beachten solltest, erfährst Du in dieser Anleitung.

PDF ausdrucken? Das kannst Du Dir sparen!

Dokumente im PDF-Format sind weit verbreitet. Dazu gehören Anträge bei Behörden, Verträge für Versicherungen, Einverständniserklärungen von Vereinen und viele weitere Formulare.

Viele Anwender*innen drucken die Dateien erst auf Papier aus und unterschreiben sie mit einem Kugelschreiber. Das Ergebnis müssen sie dann wieder einscannen oder abfotografieren, um es danach irgendwo hochladen oder per E-Mail senden zu können. Diese Arbeitsschritte kosten unnötig Zeit und Papier!

Die Formulare muss man meist nicht ausdrucken. Oft kann man das PDF-Dokument digital ausfüllen und unterschreiben. Das klappt mit dem vorinstallierten Internetbrowser Microsoft Edge. Mit dessen Stiftfunktionen lassen sich handschriftliche Notizen, Text sowie digitale Unterschriften einfügen.

PDF-Dokument digital unterschreiben
PDF-Dokument digital unterschreiben

Du brauchst also weder Scanner noch Drucker noch Papier. Stattdessen solltest Du einen digitalen Stift besitzen – entweder für Deinen Tablet-PC oder als Zubehör für ein Grafiktablett. Mit der Maus oder mit dem Finger ist das Zeichnen und Schreiben am PC nämlich sehr mühselig.

Surface Pro als Grafiktablett mit Display

Grafiktablett mit digitalem Stift

Mit diesem praktischen Zubehör kannst Du auch am PC digital zeichnen und schreiben:


PDF-Datei öffnen und digital ausfüllen

So funktioniert das papierlose Ausfüllen und Unterschreiben der PDF-Datei – ausschließlich mit Microsoft Edge, dem vorinstallierten Internetbrowser auf Deinem Windows-PC:

  1. Öffne die Datei auf Deinem Computer wie üblich per Doppelklick. Wenn Du noch keine andere PDF-Software installiert hast, sollte Windows das Dokument automatisch im Browser öffnen. Klicke die Datei sonst mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü unter Öffnen mit kannst Du dann Microsoft Edge auswählen.
PDF-Datei mit Microsoft Edge öffnen
PDF-Datei mit Microsoft Edge öffnen
  1. Scrolle ggf. zu der Seite in dem Dokument, auf der Du etwas ausfüllen oder unterschreiben willst. Oben im Menü von Edge kannst Du die aktuelle Ansicht der PDF-Datei bei Bedarf anpassen, die angezeigte Seite also vergrößern oder verkleinern.
  1. Ebenfalls im Menü oben findest Du die Stiftfunktionen. Klicke zunächst auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol, um die Farbe und die Stiftdicke festzulegen. Typischerweise entscheiden sich die meisten Nutzer*innen hier für einen dünnen blauen Stift, der einem Kugelschreiber ähnelt. Ein Rotstift kommt oft bei Lehrenden zum Einsatz, die Aufgaben digital korrigieren.
Stifteinstellungen in Microsoft Edge
Stifteinstellungen in Microsoft Edge

Schreiben und zeichnen wie auf Papier

  1. Nun kannst Du auf der Seite schreiben und zeichnen wie sonst auf Papier. Setze die Stiftspitze an der passenden Stelle auf und gleite über das Display. Du bekommst schnell ein Gefühl für Deine digitale Handschrift. Natürlich kannst Du die Stifteinstellungen währenddessen ändern und Notizen in unterschiedlichen Farben ergänzen.
digitale Handschrift im PDF-Dokument
digitale Handschrift im PDF-Dokument
  1. Hast Du Dich verschrieben oder bist mit Deiner Unterschrift nicht zufrieden? Du kannst alle Kritzeleien problemlos entfernen. Klicke dafür erst das Radiergummi-Symbol oben im Menü von Edge an. Fahre dann über die unerwünschten Teile der Skizze. Manche digitalen Stifte haben fürs Radieren auch eine eigene Taste.
  1. In PDF-Formularen findest Du immer wieder auch Textfelder zum Ausfüllen. Wähle dafür die Textfunktion oben im Menü. Wenn Du auf die Seite klickst, erscheint an dieser Stelle ein Textfeld mit Cursor. Eingegebener Text lässt sich dann nachträglich verschieben und anpassen: Farbe, Größe, Zeichenabstand – dafür gibt es jeweils ein Icon über dem Text.
Texteingabe im PDF-Formular
Texteingabe im PDF-Formular
  1. Denke zuletzt unbedingt daran, die ausgefüllte PDF-Datei zu speichern. Sonst sind alle Anmerkungen futsch! Klicke dafür auf eines der nicht mehr ganz zeitgemäßen Disketten-Symbole im Menü. Wenn es unbedingt sein muss, kannst Du das Dokument hier auch auf Papier ausdrucken – per Klick auf das Drucker-Icon. Per virtuellem Druckertreiber kannst Du die PDF so zum Beispiel auch in ein Notizbuch in OneNote einfügen, also zusätzlich digital aufbewahren.

Generell ist OneNote eine gute Wahl, wenn Du öfter handschriftliche Notizen erstellst. Die Notizbuch-Software und ihre Stiftfunktionen lernst Du in meinem beliebten Handbuch „OneNote für Einsteiger“ kennen.

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