OneNote: Kennwortschutz für Abschnitte [Anleitung]

Der Kennwortschutz in OneNote ist eine praktische Funktion, um einzelne Abschnitte vor fremden Blicken zu schützen. Das spielt vor allem eine Rolle, wenn Du ein Notizbuch mit anderen Personen teilen, bestimmte Inhalte aber nicht für alle freigeben willst. In dieser Anleitung erfährst Du mehr über den Kennwortschutz in Microsoft OneNote.

Ich setze hier voraus, dass Du mit digitalen Notizbüchern schon vertraut bist. Die vielen Funktionen lernst Du in meinen beliebten Handbüchern für OneNote von Grund auf kennen.

Beispiel für den Kennwortschutz in OneNote

Beim Freigeben von Notizbüchern kannst Du festlegen, ob die anderen den Inhalt nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen.

Vielleicht möchtest Du den Zugriff auf ein Notizbuch grundsätzlich erlauben und nur bestimmte Inhalte darin vor fremden Blicken schützen. Dann kannst Du einzelne Abschnitte in OneNote mit einem Kennwort versehen, das nur Du und ausgewählte Personen kennen.

Ich verwende für dieses Beispiel ein gemeinsames Familien-Notizbuch. Alle Familienmitglieder können bislang alle Inhalte ohne Einschränkung sehen, zum Beispiel den gemeinsamen Geburtstagskalender, aktuelle Haushaltspläne, gesammelte Kochrezepte oder die anstehenden Urlaubsvorbereitungen.

Du möchtest nun einen Abschnitt hinzufügen, der den Erwachsenen vorbehalten sein soll. Eure Kinder sollen nämlich bestimmte Unterlagen oder die streng geheime Geschenkeliste für Weihnachten nicht einsehen können. Dabei kann der Kennwortschutz in OneNote helfen.

Bringe alle schützenswerten Seiten in einem separaten Abschnitt unter. Diesen versehen wir jetzt mit einem Kennwort.

Abschnitt mit Kennwort schützen

Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt und wähle im Kontextmenü die Funktion »Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen…«. Daraufhin öffnet sich rechts im Programmfenster eine Spalte mit dem Titel Kennwortschutz.

Noch ist der Abschnitt nicht kennwortgeschützt. Ein Klick auf Kennwort festlegen… öffnet ein neues Fenster, in dem Du das Kennwort für den Abschnitt bestimmst.

Damit Dir kein blöder Tippfehler zum Verhängnis wird, muss Du das Kennwort hier vorsichtshalber zweimal eingeben. Groß- und Kleinschreibung spielen bei der Eingabe eine Rolle. So kannst Du Dein Kennwort komplizierter gestalten und damit sicherer machen.

Ab sofort können andere Personen und Du nur noch auf die Seiten in diesem Abschnitt zugreifen, wenn sie das Kennwort kennen und fehlerfrei eingeben. Das Feld dafür erscheint, wenn Du den Hinweis auf der Seite anklickst oder auf der Tastatur die Eingabetaste bzw. Enter drückst.

Weitere Infos zum Kennwortschutz in OneNote

Das solltest Du noch über den Kennwortschutz in OneNote wissen:

• Kennwörter kannst Du bislang nur für Abschnitte vergeben, nicht für einzelne Seiten, Abschnittsgruppen oder ganze Notizbücher.

• Du kannst verschiedene Abschnitte in einem Notizbuch mit unterschiedlichen Kennwörtern absichern. So lässt sich zum Beispiel ein separater Abschnitt nur für bestimmte Personen anlegen, die das dazugehörige Kennwort kennen. Auf die dortigen Inhalte haben die anderen dann ebenfalls keinen Zugriff.

• Wenn Du einen kennwortgeschützten Abschnitt öffnest und weiter in OneNote arbeitest, bleibt der Abschnitt für eine Weile entsperrt – zumindest laut der Standard-Einstellungen. Wenn Du zwischen verschiedenen Abschnitten hin und her springst, musst Du das Kennwort also nicht ständig neu eingeben.

• Wie sich Abschnitte mit Kennwortschutz grundsätzlich verhalten, kannst Du in den Einstellungen von OneNote ändern. Klicke dazu oben in der Menüleiste auf Datei, dann auf Optionen und schließlich auf Erweitert. Dort kannst Du zum Beispiel einstellen, nach welcher Zeit ein kennwortgeschützter Abschnitt wieder gesperrt werden soll.

• Das Kennwort eines Abschnitts lässt sich jederzeit ändern oder dauerhaft wieder entfernen. Das entsprechende Auswahlfeld findest Du rechts in der Spalte – sobald der betreffende Abschnitt entsperrt ist.

• Der Kennwortschutz gilt nicht nur in der Windows-Version von OneNote, sondern auch für die Web-App OneNote Online sowie die mobilen Apps für iPad und Android. Verschaffe Dir bei Bedarf nochmal einen Überblick über die verschiedenen Versionen.

• Der allerwichtigste Hinweis: Du solltest Dir das Kennwort gut merken! Wenn Du es vergisst, kannst Du definitiv nicht mehr auf die Daten in dem betreffenden Abschnitt zugreifen. Es gibt keine Möglichkeit für die Wiederherstellung – so wie die Funktion »Passwort vergessen?« auf vielen Internetseiten.

Escape Room / Digitale Schnitzeljagd

Das folgende Beispiel passt in die Kategorie »Digitale Spiele«. Du kannst ein Notizbuch in einen Escape Room verwandeln oder für digitale Schnitzeljagd nutzen. Dabei kommt der Kennwortschutz zum Einsatz.

Das Prinzip ist einfach: Die Spieler*innen finden auf der ersten Seite im Notizbuch eine Aufgabe, die sie lösen müssen. Das kann zum Beispiel eine mathematische Rechnung oder eine Wissensfrage sein. Die richtige Antwort bzw. Lösung ist jeweils das Kennwort für den nächsten Abschnitt im Notizbuch.

So gelangen die Spieler*innen Schritt für Schritt von Aufgabe zu Aufgabe. Je nach Schwierigkeitsgrad sollte die Gruppe dann eine Weile beschäftigt sein.

Escape Rooms und digitale Schnitzeljagden sind auch in Schule und Unterricht sehr beliebt. Mehr Tipps und Ideen findest Du in meinem beliebten Lehrer-Handbuch für OneNote.