OneNote: Kennwortschutz für Abschnitte [Anleitung]

Der Kennwortschutz ist eine eher unbekannte Funktion in OneNote. Er ist praktisch, wenn Lehrer*innen die Seiten in einem Abschnitt vor fremden Blicken schützen möchten.

Für zusätzliche Kennwörter kann es mehrere gute Gründe geben, wie Du in diesem Blog-Artikel erfährst. Ich erkläre Dir, wie der Kennwortschutz in OneNote funktioniert und was Du bei der Einrichtung unbedingt beachten solltest.

Voraussetzung dafür ist, dass Du mit der Desktop-Version von OneNote vertraut bist. Du solltest wissen, wie Du digitale Notizbücher mit verschiedenen Abschnitten erstellst und Inhalte auf den Seiten einfügst. Nachlesen kannst Du das alles 📙 in meinem dicken Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“.

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Kennwortschutz in OneNote – für welche Zwecke?

In einem früheren Blog-Artikel habe ich Dir erklärt, wie Du ein 👉🏻 Notizbuch in OneNote für Kollegen, Schüler oder Eltern freigeben kannst. Du kannst gezielt festlegen, ob andere Personen die Inhalte auf Deinen Seiten nur ansehen können oder auch bearbeiten dürfen.

Manchmal möchtest Du vielleicht den Zugriff auf ein OneNote-Notizbuch erlauben, aber nicht alle Inhalte darin mit allen teilen. In diesem Fall ist es sinnvoll, einzelne Abschnitte mit einem Kennwort zu versehen, das nur Du oder ausgewählte Personen kennen.

Beispiel: Klassenfahrt vorbereiten

Du bereitest als Lehrkraft eine Klassenfahrt vor. Dafür hast Du ein eigenes OneNote-Notizbuch mit allen Informationen angelegt: Infos zu Anreise und Unterkunft, zum Wochenprogramm, zu Wegbeschreibungen vor Ort, etc

Dieses Notizbuch hast Du für Schüler, Eltern und mitreisende Kollegen zur Ansicht freigegeben. So fühlen sich alle informiert und können sich entsprechend auf die Klassenfahrt vorbereiten.

Für Rechnungen und sonstige Dokumente rund um die Reise möchtest Du nun kein zusätzliches Notizbuch anlegen. Schließlich willst Du alle wichtigen Unterlagen rund um diese Klassenfahrt übersichtlich an einem Ort haben.

Gleichzeitig sollen Deine Schüler diese offiziellen Dokumente aber nicht unbedingt einsehen können.

Lösung in OneNote: Kennwörter für einzelne Abschnitte vergeben

Für diesen Fall solltest Du alle in OneNote eingefügten Rechnungen und sonstige Dokumente in einem separaten Abschnitt unterbringen. Diesen kannst Du dann mit einem Kennwort versehen.

In diesem Beispiel habe ich dafür den Abschnitt mit dem Namen Rechnungen neu angelegt und eine wichtige E-Mail eingefügt.

Klicke nun mit der rechten Maustaste auf diesen Abschnitt und wähle im Kontextmenü die Funktion Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen… aus.

Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite im Programmfenster eine Spalte mit dem Titel Kennwortschutz.

Aktuell ist der Abschnitt natürlich noch nicht kennwortgeschützt. Beim Klick auf Kennwort festlegen… öffnet sich ein neues Fenster.

Wähle Dein Kennwort für diesen Abschnitt nun sorgfältig aus. Damit Dir kein blöder Tippfehler zum Verhängnis wird, muss Du das Kennwort vorsichtshalber zweimal eingeben.

Bei der Eingabe spielen übrigens auch Groß- und Kleinschreibung eine Rolle. So kannst Du Dein Kennwort noch komplizierter gestalten und damit sicherer machen.

Ab sofort können andere Personen und Du nur noch auf die Seiten in diesem Abschnitt zugreifen, wenn sie das Kennwort kennen und fehlerfrei eingeben können. Das Feld dafür erscheint, wenn Du auf den Hinweis auf der Seite klickst oder die Eingabetaste drückst.

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Weitere Infos zum Kennwortschutz in OneNote

Du weißt jetzt, wie einfach Du einzelne Abschnitte im Notizbuch mit einem Kennwort versehen kannst. Die folgenden Dinge solltest Du außerdem über den Kennwortschutz in OneNote wissen:

• Kennwörter kannst Du nur für Abschnitte in OneNote vergeben, nicht für einzelne Seiten, Abschnittsgruppen oder ganze Notizbücher.

• Du kannst verschiedene Abschnitte innerhalb eines Notizbuchs mit unterschiedlichen Kennwörtern absichern. So lässt sich zum Beispiel ein separater Abschnitt nur für Lehrerkollegen anlegen, die das dazugehörige Kennwort kennen. Auf diesen Abschnitt haben die Schüler haben dann wiederum keinen Zugriff.

• Wenn Du einen kennwortgeschützten Abschnitt öffnest und weiter in OneNote arbeitest, bleibt der Abschnitt für eine Weile entsperrt – zumindest laut der Standard-Einstellungen. Wenn Du zwischen verschiedenen Abschnitten hin- und herspringst, musst Du das Kennwort also nicht ständig neu eingeben.

• Wie sich Abschnitte mit Kennwortschutz grundsätzlich verhalten, kannst Du in den Einstellungen von OneNote ändern. Klicke dazu oben in der Menüleiste auf Datei, dann auf Optionen und schließlich auf Erweitert. Dort sind alle Möglichkeiten aufgeführt:

• Du kannst den Kennwortschutz eines Abschnitts auch wieder dauerhaft entfernen. Das entsprechende Auswahlfeld findest Du rechts in der Spalte – sobald der betreffende Abschnitt entsperrt ist.

• Der Kennwortschutz gilt nicht nur in der Desktop-Version von OneNote, sondern auch für die Windows-App, die Web-App OneNote Online sowie die App-Versionen für iPad und Android. Verschaffe Dir Bedarf nochmal einen 👉🏻 Überblick über die verschiedenen Versionen.

• Der allerwichtigste Hinweis: Du solltest Dir das Kennwort gut merken! Wenn Du es vergisst, kannst Du definitiv nicht mehr auf die Daten in dem betreffenden Abschnitt zugreifen. Es gibt keine Möglichkeit für die Wiederherstellung – so wie die Funktion Passwort vergessen? auf vielen Internetseiten.

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Beispiel: Digitale Schnitzeljagd oder Escape Room mit OneNote

Ich möchte Dir zuletzt noch ein Beispiel ans Herz legen, das in die Kategorie 👉🏻 Spiele im Unterricht passt.

Mithilfe von Kennwörtern kannst Du ein OneNote-Notizbuch in einen Escape Room verwandeln oder für eine digitale Schnitzeljagd erstellen. Auch für diesen spielerischen Zweck verwenden Lehrer*innen gerne den Kennwortschutz.

Das Prinzip ist einfach: Deine Klasse findet auf der ersten Seite eine Aufgabe, die sie lösen muss. Das kann zum Beispiel eine mathematische Rechnung oder eine Wissensfrage sein.

Die richtige Antwort bzw. Lösung ist jeweils das Kennwort für den nächsten Abschnitt in OneNote. So gelangen die Schüler*innen in dem Notizbuch Schritt für Schritt von Aufgabe zu Aufgabe. Je nach Schwierigkeitsgrad sollte Deine Klasse dann eine Weile beschäftigt sein … 😉

Benutzt Du bereits den Kennwortschutz in OneNote? In welchen Fällen setzt Du Kennwörter für Abschnitte ein? Ich freue mich auf Deine Erfahrung als Kommentar unter diesem Blog-Artikel!

Viele weitere Anregungen für Schule und Unterricht findest Du übrigens 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“. Darin erfährst Du auch mehr über das Zusammenspiel von OneNote mit Microsoft Teams und anderen Diensten.