PowerPoint: Infoscreen für Schule und Lehrerzimmer [Anleitung]

Der aktuelle Vertretungsplan, anstehende Termine, der Speiseplan der Schulmensa: Für solche und weitere Mitteilungen eignet sich ein Infoscreen in der Schule, also quasi ein digitales „Schwarzes Brett“.

Dafür muss man keine zusätzliche Software anschaffen: Mit Microsoft PowerPoint kannst Du eine interaktive Vorlage für jeden Bildschirm erstellen. Die Anleitung für so einen Infoscreen gibt’s auf dieser Seite. Außerdem stelle ich unten meine voll funktionsfähige Beispieldatei als Download zur Verfügung.

Die Präsentation lässt sich auf jedem Bildschirm automatisch abspielen. Auf einem Smartboard mit Touchscreen lässt sich der Infoscreen sogar interaktiv bedienen. Auch das kannst Du mit PowerPoint umsetzen, ohne programmieren zu können.

Ich setze hier nur voraus, dass Du schon mal eine Präsentation mit der Software erstellt und gestaltet hast. Für die ersten Schritte empfehle ich Dir gerne meinen beliebten Videokurs „PowerPoint für Lehrer“ mit vielen Beispielen für Schule und Unterricht.

1. Vorlage für Infoscreen erstellen

Ich habe im Internet mehrere Beispiele für Infoscreens gesehen, bei denen alle Infos auf eine einzige Seite gequetscht werden. Je nach Bildschirmgröße werden Texte und Tabellen dann sehr klein angezeigt und sind für Lehrer und Schüler kaum lesbar.

In dieser Anleitung entsteht ein bedienbarer Infoscreen mit mehreren Seiten. Auf jeder Seite soll ausreichend Platz für unterschiedliche Informationen rund ums Schulleben sein. So ist der angezeigte Text groß genug und damit auch bei einem flüchtigen Blick gut lesbar.

Die Präsentation soll grundsätzlich automatisch durchlaufen. Zusätzlich plane ich ein Menü für die interaktive Bedienung per Touchscreen ein. So kann man zum Beispiel den Vertretungsplan oder die aktuelle Mitteilung der Schulleitung gezielt aufrufen.

Formen für Infos und Buttons einfügen

Meine Vorlage für ein digitales schwarzes Brett besteht aus einfachen Formen, die ich auf der ersten Folie platziere. Die Kopfzeile enthält bereits den Namen der fiktiven Schule. Hilfslinien helfen in PowerPoint dabei, die Rechtecke passgenau auszurichten.

erste Folie mit einfachen Formen
erste Folie mit einfachen Formen

Die weiße Fläche ist groß genug, um darauf verschiedene Inhalte zu platzieren. Die blauen Felder auf der linken Seite bilden das Touch-Menü für alle Seiten. Die Rechtecke runde ich leicht ab, damit sie etwas hübscher aussehen.

Buttons für Infoscreen beschriften
Buttons für Infoscreen beschriften

Du solltest vorab gut planen, wie viele Buttons Du brauchst und wie Du die Rubriken beschriften willst. Nachträgliche Änderungen sind nämlich etwas aufwändiger.

Aktuelles Datum einfügen

Die Fußzeile soll immer das aktuelle Datum anzeigen. Die dazugehörige Funktion findest Du im Menüband von PowerPoint unter Einfügen.

  1. Klicke dort auf Datum und Uhrzeit und wähle im neuen Fenster ein Format für die Ansicht aus.
  1. Setze nun unbedingt den Haken vor Automatisch aktualisieren. So zeigt der Infoscreen immer das Datum für den heutigen Tag an.
aktuelles Datum einfügen in PowerPoint
aktuelles Datum einfügen in PowerPoint
  1. Passe Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe an, so dass die Angabe zum gesamten Layout passt.

Elemente auf Folie sperren

Zuletzt solltest Du noch alle Formen auf der Folie sperren, damit sie bei der weiteren Bearbeitung nicht versehentlich verrutschen.

  1. Mit der Tastenkombination Strg + A kannst Du erst alle Elemente auf einmal markieren.
  1. Klicke die Markierung dann mit der rechten Maustaste an und wähle im Kontextmenü die Funktion Sperren.

Folien duplizieren, Buttons markieren

Jetzt kannst Du die Seitenvorlage innerhalb Deiner Präsentation mehrfach duplizieren. Der Infoscreen in meinem Beispiel besteht nun aus vier Folien.

Auf jeder Seite färbe ich jeweils einen der Buttons rot ein. So können Lehrer und Schüler sofort erkennen, welche Rubrik im Menü gerade ausgewählt ist bzw. angezeigt wird.

Buttons im Menü - farbig hervorgehoben
Buttons im Menü – farbig hervorgehoben

2. Funktionalität für Infoscreen ergänzen

Das Grundgerüst für den Infoscreen ist fertig. Im nächsten Schritt kümmern wir uns darum, dass PowerPoint die Folien automatisch abspielt. Außerdem sollen die Buttons funktionieren, also beim Antippen zu den jeweiligen Seiten führen.

Vorab habe ich die einzelnen Seiten mit Beispiel-Inhalten gefüllt. So bekomme ich ein besseres Gefühl dafür, wie die Anzeige wirkt und wie lange eine Ansicht auf dem Bildschirm angezeigt werden sollte.

Beispiel-Inhalte für Infoscreen
Beispiel-Inhalte für Infoscreen

Später kannst Du natürlich beliebige andere Informationen einfügen. PowerPoint stellt dafür ja zahlreiche Elemente zur Verfügung. Auch Online-Inhalte und Webseiten lassen sich leicht in Folien einbetten.

Präsentation automatisch abspielen

Wie bei einer Präsentation üblich, gelangst Du bislang nur manuell von Folie zu Folie. Unser Infoscreen soll aber ja automatisch weiterblättern. Das richten wir jetzt ein.

  1. Markiere alle Folien links in der Übersicht.
  1. Wechsle oben im Menüband zum Reiter Übergänge.
  1. Setze ganz rechts unter Nächste Folie den Haken vor der Option Nach: und wähle eine Zeitdauer aus. Bei meinem Infoscreen wechseln die Folien alle 5 Sekunden.
Anzeigedauer für Folie festlegen
Anzeigedauer für Folie festlegen
  1. Damit der Wechsel sichtbar ist, wähle ich außerdem links im Menü den Übergang Verblassen aus. So erzeugt PowerPoint eine weiche Blende zwischen allen Seiten.

Bildschirmpräsentation einrichten

Zwei weitere Einstellungen setze ich noch, damit sich die Präsentation wie ein typischer Infoscreen verhält. Klicke dafür oben im Menü unter Bildschirmpräsentation auf Bildschirmpräsentation einrichten. PowerPoint öffnet ein Fenster mit mehreren Optionen:

Bildschirmpräsentation einrichten
Bildschirmpräsentation einrichten
  • Wähle die Ansicht an einem Kiosk aus. So läuft die Präsentation in Rotation, wird also automatisch immer wieder von vorne abgespielt. Außerdem sperrt PowerPoint die versehentliche Bedienung per Tastatur.
  • Falls die Einstellung noch nicht aktiviert ist: Setze den Haken vor Folien aktualisiert halten. So wird immer der aktuelle Inhalt der Präsentation angezeigt – auch wenn jemand in der Schulleitung oder im Sekretariat die Seiten zwischendurch bearbeitet, zum Beispiel den Vertretungsplan ergänzt oder einen aktuellen Termin einträgt.

Am besten probierst Du zwischendurch mal aus, ob der Infoscreen schon wie geplant durchläuft. Du startest die Präsentation mit der Funktionstaste F5 auf Deiner Tastatur. Mit Esc (Escape) gelangst Du zurück zum Bearbeitungsmodus.

Schaltflächen für Menü verlinken

Zuletzt verlinken wir noch die Buttons für das Menü. So lassen sich die einzelnen Seiten jederzeit gezielt aufrufen. Das klappt auch wunderbar auf einem interaktiven Display mit Touchscreen.

Das Prinzip ist ganz einfach: Nacheinander fügst Du jedem Button einen Hyperlink hinzu. Dieser Link führt aber nicht zu einer Internetseite, sondern zur passenden Folie innerhalb der Präsentation. PowerPoint kümmert sich dann für Dich darum, dass man die Schaltfläche anklicken bzw. antippen kann.

  1. Klicke das Rechteck mit der rechten Maustaste an.
  2. Wähle im Kontextmenü die Option Link.
  3. Wechsel links in dem neuen Fenster zur Auswahl Aktuelles Dokument.
  4. Wähle in der Übersicht die gewünschte Folie aus.
  5. Bestätige die Auswahl mit OK.
Link einfügen in PowerPoint
Link einfügen in PowerPoint

Natürlich verlinke ich in meiner Vorlage nur die blauen Schaltfläche. Die roten Buttons stehen ja für die aktuell ausgewählte Seite. Man muss sie also nicht antippen können.

3. Vorlage speichern und präsentieren

Hast Du die Präsentation ausreichend getestet? Wird der Infoscreen automatisch wiederholt? Führen alle Buttons zu den richtigen Seiten? Dann solltest Du das Ergebnis nun speichern.

Du kannst die Datei direkt als Vorlage speichern. Bei jedem Öffnen erstellt PowerPoint dann eine neue Präsentation – basierend auf den enthaltenen Folien. So kannst Du zum Beispiel die Infoscreens vorheriger Tage nachträglich einsehen und Tafeln für die kommenden Tage vorbereiten.

  1. Klicke dafür links oben auf Datei.
  2. Wechsle links in der Spalte zum Eintrag Kopie speichern.
  3. Wähle einen Speicherort aus, zum Beispiel in der Schul-Cloud.
  4. Gib einen eindeutigen Dateinamen ein.
  5. Suche im Menü darunter die Vorgabe PowerPoint-Vorlage (*.potx).
Präsentation als Vorlage speichern
Präsentation als Vorlage speichern

Auf Basis der Vorlage kannst Du nun also gefahrlos für jeden Tag eine eigene Datei erstellen und mit Inhalten füllen. Das Original bleibt unangetastet.

Unterschiedliche technische Voraussetzungen

Aus technischer Sicht gibt es übrigens viele verschiedene Möglichkeiten, die Präsentation auf einem externen Bildschirm anzuzeigen.

  • Manche Smartboards sind schon mit der entsprechenden Software ausgestattet, um eine PowerPoint-Datei darauf anzuzeigen.
  • Alternativ kannst Du in der Regel einen PC oder Laptop anschließen, um dessen Desktop zu spiegeln.
  • Einrichtungen mit mehreren Monitoren setzen oft eine Streaming-Lösung, um alle Displays zeitgleich von einer Quelle aus zu bespielen.

Lasse Dich am besten von den zuständigen IT-Verantwortlichen beraten, welche Umsetzung sich für Eure Schule am besten eignet. Schreibe Deine Tipps und Erfahrungen gerne auch als Kommentar unter diese Anleitung. Vielen Dank!


Vorlage für Infoscreen als Download

Wie versprochen stelle ich Dir auch meine Vorlage als Download zur Verfügung – voll funktionsfähig! So sparst Du viel Arbeit und Zeit bei Deinem eigenen Infoscreen. Lade Dir die Datei jetzt wahlweise bei eduki.com oder aus meinem Mitgliederbereich bei Patreon herunter:

Du kannst die Präsentation beliebig anpassen, umgestalten und mit eigenen Inhalten auffüllen. Vor allem hilft sie Dir dabei, die obige Anleitung für PowerPoint selbst gut nachzuvollziehen.

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