Den größten Aha-Effekt erziele ich in KI-Fortbildungen, wenn ich die Möglichkeiten von Copilot in PowerPoint demonstriere.
Die Teilnehmenden geben ein beliebiges Thema vor. Vor ihren Augen entsteht dann live eine komplette Präsentation mit passenden Texten und Bildern – fast automatisch und zumeist inhaltlich sinnvoll.
Natürlich sind die Ergebnisse nie perfekt und würden noch einige Zeit und Mühe für die Nachbearbeitung in Anspruch nehmen. Als Grundlage – da sind sich die meisten einig – eignet sich so ein KI-generierter Entwurf aber allemal.
KI-Chat in PowerPoint öffnen
Keine Überraschung ist, dass das Copilot-Logo auch im Menüband von PowerPoint sitzt – ganz rechts auf der Registerkarte Start.
Damit Du die KI-Funktionen in PowerPoint verwenden kannst, benötigst Du eine passende Lizenz für Microsoft 365 Copilot.
Wenn Du auf die Schaltfläche klickst, erscheint der Chatbot wie üblich rechts in der angedockten Randleiste.
Falls Dir die dort vorgeschlagenen Ideen für den Einstieg nicht zusagen, kannst Du unten im Eingabefeld eigene Fragen und Anweisungen formulieren. Die weiteren Funktionen kennst Du vielleicht schon von den anderen Office-Programmen:
- Klicke auf das Pluszeichen, um ein Bild oder eine andere Datei hinzuzufügen, um den Copilot-Promptkatalog mit Vorschlägen aufzurufen oder um einen der selbst erstellten Agents einzubeziehen.
- Über die weiteren Icons rechts unten im Eingabefeld kannst Du den Zugriff auf Webinhalte ausschalten und die Spracheingabe aktivieren.
- Die drei Linien links oben führen zur Liste Deiner Agents und zum Chatverlauf – so wie in Word und OneNote.
Präsentation von Copilot erstellen lassen
Lass uns nun ausprobieren, was wohl die meisten Nutzer*innen hier ausprobieren: PowerPoint soll eine Präsentation zu einem vorgegebenen Thema generieren.
Statt einfach im Eingabefeld darum zu bitten, nutzt Du dafür einen eigenen Assistenten, mit dem Du Einfluss auf die Erstellung hast und die Entstehung verfolgen kannst. Du öffnest ihn über den kleinen Copilot-Button links oben über der aktuellen Folie.
Auf dem Bildschirm öffnet sich ein neues Fenster, in dem ebenfalls ein Eingabefeld vorhanden ist. Theoretisch musst Du nur noch den angezeigten Halbsatz ergänzen und Dein gewünschtes Thema formulieren. Falls vorhanden, kannst Du auch eine Vorlage für das Präsentationsdesign auswählen.
Sehr hilfreich finde ich, dass man eine bestehende Datei als Grundlage für die neue Präsentation auswählen kann, zum Beispiel ein PDF- oder Word-Dokument mit viel Fließtext, dessen Inhalt dann von der KI visuell umgesetzt wird.
Klicke dafür auf den Hinweis »Auf eine Datei verweisen« oder gib wie üblich den Schrägstrich »/« ein. Du kannst das Element dann in Deiner Cloud auswählen.
Prompt für neue Präsentation formulieren
Wir wollen natürlich die Chance erhöhen, dass ein brauchbares Ergebnis entsteht. Deshalb gilt wie immer: Formuliere Deinen Prompt so konkret wie möglich und so detailliert wie nötig.
Dazu gehören zum Beispiel auch weitere Informationen zum inhaltlichen Schwerpunkt, die gewünschte Anzahl an Folien sowie Anweisungen zur Gestaltung der Texte und Bilder.
»Erstellen einer Präsentation zum Thema … Kommunikation im Bienenvolk. Die Präsentation soll fünf Abschnitte umfassen. Jede Folie soll ein Foto und eine Aufzählung mit drei Punkten enthalten.«
Danach baut sich in dem Fenster zunächst ein Entwurf auf. Copilot schlägt einen Titel und eine Struktur für die Präsentation vor. Du siehst in der Vorschau, welche Abschnitte und Folien die KI für Dich anlegen würde.
Du kannst den Prompt oben nochmal bearbeiten. Darüber hinaus hast Du noch weitere Möglichkeiten:
- Du kannst die Reihenfolge der vorgeschlagenen Blöcke ändern. Fahre mit der Maus über einen Block, klicke jeweils links auf die Punkte, halte die Maustaste gedrückt und ziehe das Element an die gewünschte Position.
- Über das Papierkorb-Icon ganz rechts kannst Du einen Block jeweils löschen.
- Klicke auf das Pluszeichen zwischen zwei Blöcken, um ein Thema zu ergänzen. An der Stelle erscheint dafür ein weiteres Eingabefeld.
Wenn Du mit allen Angaben zufrieden bist, bestätigst Du das Konzept, indem Du unten auf Folie generieren klickst.
Live-Vorschau für KI-generierte Präsentation
Danach kannst Du live dabei zusehen, wie aus den vorbereiteten Abschnitten Schritt für Schritt eine vorzeigbare Präsentation mit Texten und Bildern wird.
Je nach Umfang braucht Copilot eine Weile, um die Folien zu erstellen. Die KI greift dafür auch auf Informationen aus dem Internet zu, sofern Du es nicht unterbunden hast.
Bei den Bildern handelt es sich in der Regel um lizenzfreie Fotos und Grafiken, die Microsoft aus seinem Archiv auswählt. KI-generierte Bilder kommen hier (noch) nicht zum Einsatz.
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Ergebnis prüfen und bearbeiten
Auf den ersten Blick ist das Ergebnis meist schon ziemlich beeindruckend, wenn auch nicht perfekt. Was die Technologie in kurzer Zeit ausspuckt, hätte mich sicher ein paar Stunden Arbeit gekostet – inklusive inhaltlicher Recherche und Gestaltung. Copilot macht hier also quasi die Vorarbeit für Dich und erstellt eine Vorlage als Grundlage für die weitere Arbeit.
Natürlich kannst Du alle Inhalte manuell ändern, anpassen und austauschen, damit die Präsentation Deiner Vorstellung entspricht.
Um das Ergebnis zu bearbeiten, musst Du zurück zur Präsentationsansicht Normal wechseln, und zwar oben im Menüband unter Ansicht.
Prüfe die gestalteten Folien unbedingt auf mögliche Fehler. Dazu gehören sowohl die Texte innerhalb der sichtbaren Präsentation als auch die KI-generierten Notizen für Deinen begleitenden Vortrag.
Eventuell musst Du einzelne Objekte erst entsperren, um sie auf der aktuellen Folie zu bearbeiten. Beim Umgestalten kannst Du auch den integrierten Designer nutzen, ebenfalls eine KI-Funktion in PowerPoint. Der Assistent rechts oben im Menüband schlägt Dir vor, wie Du die Elemente auf der Folie anordnen könntest.
Lass Dir bei der weiteren Bearbeitung auch wieder von der KI helfen, indem Du den Chatbot darum bittest: Komplizierte Textpassagen umformulieren, uneinheitliche Formatierungen anpassen, inhaltlich unpassende Fotomotive auswechseln – alles kein Problem!
Das wären Beispiele für mögliche Prompts in natürlicher Sprache:
»Schreibe den Text auf der Folie so um, dass 5-Jährige ihn verstehen.«
»Füge eine Folie mit Infos zu Honig hinzu.«
»Füge eine Folie mit drei Quiz-Fragen zur Präsentation ein.«
»Organisiere meine Folien in sinnvolle Abschnitte.«
»Ersetze das Bild durch eine Nahaufnahme von einer Biene.«
Kommt Copilot einer Bitte nicht nach? Manchmal hilft es, eine Eingabeaufforderung etwas anders zu formulieren, damit der Chatbot sie besser versteht und bereitwillig umsetzt. Microsoft spendiert PowerPoint kontinuierlich weitere KI-Funktionen.
Weitere Möglichkeiten von Copilot in PowerPoint
Auch darüber hinaus kannst Du Copilot in PowerPoint um Unterstützung bitten:
- Lass den KI-Assistenten zum Beispiel eine Zusammenfassung der vorliegenden Präsentation schreiben.
- Nutze Copilot für die Recherche im Internet. Suche nach bestimmten Infos und kopiere das Ergebnis direkt in Deine Präsentation.
- Frage den Chatbot, wo Du eine bestimmte Funktion in PowerPoint findest und wie Du sie anwenden kannst.
- Bitte Copilot darum, Deine komplette Präsentation in eine andere Sprache zu übersetzen. Nach einer Bestätigung erstellt die Software eine Kopie der Datei, und kurze Zeit später siehst Du das Ergebnis auf Deinem Bildschirm. Copilot berücksichtigt eigenständig alle Texte in der Datei und übersetzt zum Beispiel auch die Notizen zu Deinem Vortrag sowie die Bezeichnungen der Abschnitte.
Die Übersetzung kann Fehler enthalten, missverständlich formuliert sein oder nicht zum eigentlichen Kontext passen. Deshalb solltest Du den ausgegebenen Text immer nochmal von einer Person mit entsprechenden Sprachkenntnissen begutachten lassen, bevor Du die Präsentation weitergibst oder veröffentlichst.
Es gibt noch viele weitere KI-Funktionen, die Du unbedingt kennen solltest. Du lernst sie in meinem umfassenden Handbuch “Microsoft Copilot für Einsteiger” kennen.
