![Microsoft Planner: Aufgaben im Team verwalten [Update]](https://www.malter365.de/wp-content/uploads/m365_planner_apps_teaser-640x360.webp)
Planner ist eine Web-App für die Zusammenarbeit im Team. Du kannst gemeinsame To-Do-Listen erstellen und einzelne Aufgaben an andere Personen verteilen. So behalten alle Beteiligten den Überblick.
Auf dieser Seite stelle ich die Grundfunktionen der Software vor. Du findest Planner im Online-Portal von Microsoft 365 als Web-App. Es gibt auch Apps für mobile Geräte. Außerdem ist Planner zum Beispiel in Microsoft Teams integriert.
Mehr über die Software-Sammlung erfährst Du in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
Microsoft To Do vs. Microsoft Planner
Planner sieht ähnlich aus wie Microsoft To Do und funktioniert auch ähnlich. Die Anwendung richtet sich aber gezielt an Gruppen mit mehreren Personen.
Wenn Kolleg*innen im Team zusammenarbeiten, zum Beispiel in wiederkehrenden Abläufen oder an einem gemeinsamen Projekt, dann bekommen die Beteiligten jeweils bestimmte Aufgaben zugewiesen.
Um den Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben zu behalten und offene Aktionen nachzuhalten, eignet sich Planner wunderbar.
Plan erstellen & Ansicht anpassen in Planner
Für mein Beispielprojekt – ein Tag der offenen Tür in einem fiktiven Unternehmen – habe ich zunächst einen Plan erstellt.
Ein Plan ist an eine Gruppe in Microsoft 365 gebunden. Alle Mitglieder dieser Gruppe können Aufgaben in dem Plan erstellen und bearbeiten. Das würde man genauso für ein gemeinsames Marketing-Projekt, einen internen Fortbildungstag oder eine Theateraufführung in der Schule machen.
Um den aktuellen Projektstatus auf einen Blick beurteilen zu können, bietet Planner verschiedene Ansichten an. Als Standard gilt das sogenannte Board. Darauf werden alle Aufgaben des ausgewählten Plans als einzelne Karten angezeigt.
Die Aufgaben lassen sich gruppieren und damit ordnen, und zwar in Buckets. Auf dem Board siehst Du die frei benannten Buckets als Spalten nebeneinander. Darunter werden die jeweils enthaltenen Aufgaben untereinander aufgelistet.
Du brauchst dieses Buch, …
… wenn Du Microsoft 365 endlich von Grund auf kennenlernen und verstehen willst:
Aufgaben erstellen in Planner
Du kannst mit wenigen Klicks eine neue Aufgabe hinzufügen und vorhandene Karten bearbeiten. Für jede Aufgabe kannst Du diverse Informationen hinterlegen:
- Aufgabenname – Trage einen eindeutigen und aussagekräftigen Titel ein, den alle Mitglieder der Gruppe gut zuordnen können.
- Ziel / Bezeichnung – Vergib ein internes Ziel und eine Kategorie. So kannst Du die dazugehörigen Aufgaben später gesammelt anzeigen.
- Zuweisen – Welche Personen kümmern sich um die Aufgabe? Du kannst nicht nur Mitglieder der Gruppe auswählen, sondern auch weitere Kontakte hinzufügen.
- Status / Priorität – Läuft die Bearbeitung schon? Wie wichtig ist die Aufgabe? Auf dem Board werden passende Icons angezeigt.
- Startdatum / Fälligkeitsdatum / Wiederholen – Wann muss diese Aufgabe erledigt sein? Handelt es sich um eine wiederkehrende Aufgabe, die regelmäßig ansteht. Diese Hinweise sind vor allem für die zugewiesenen Gruppenmitglieder hilfreich. Überfällige Aufgaben werden auf dem Board optisch hervorgehoben.
- Sinnvoll finde ich auch die Checkliste für kleinteiligere Schritte einer größeren Aufgabe. Diese Einträge lassen sich innerhalb einer Aufgabe einzeln abhaken.
- Notizen / Anlagen – Füge eine Beschreibung hinzu, auf Wunsch auch Dateien, die für die Erledigung der Aufgabe hilfreich sind.
- Manchmal reichen die hinterlegten Details nicht aus. Für inhaltliche Nachfragen zu den Aufgaben gibt es den Aufgabenchat – jeweils rechts in der Spalte.
Aufgaben auf allen Geräten im Überblick
Wer eine Aufgabe erledigt, kann sie schließlich für alle sichtbar abhaken, und zwar über den kleinen Kreis links neben dem Aufgabennamen – so wie in Microsoft To Do.
In Microsoft To Do kann man sich die persönlich zugewiesenen Aufgaben aus Planner übrigens auch anzeigen lassen: Aktiviere die Synchronisierung mit Planner einmalig in den Einstellungen von To Do unter Verbundene Apps.
Viele Unternehmen integrieren die Web-App von Planner einfach als Registerkarte in einem Kanal in Microsoft Teams.
Außerdem gibt’s eine App für Android und iOS. So kannst Du die gemeinsamen Aufgaben auf mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet einsehen und jederzeit bequem abhaken.
Weitere Möglichkeiten von Microsoft Planner
Mache Dich auch mit den weiteren Möglichkeiten von Planner vertraut. Schau Dir vor allem mal die weiteren Ansichten an:
- Unter Raster werden alle eingetragenen Aufgaben untereinander aufgelistet. Du kannst sie nach verschiedenen Metadaten sortieren und filtern.
- Im Kalender sind die Aufgaben gemäß Startdatum und Fälligkeit eingetragen.
- Unter Berichte fasst Planner den Projektstatus zusammen – mithilfe von KI.
- Die Ansicht Diagramme stellt den aktuellen Stand in verschiedenen Infografiken dar – typischerweise in Kreis- und Balkendiagrammen.
Planner Agent: KI-Assistent für Aufgaben
Apropos KI: Hier hat Microsoft mal einen anderen Ansatz gefunden. Statt wie üblich nur den Copilot Chat zu integrieren, hat man den Planner Agent entwickelt. Diesem KI-Assistenten kannst Du eine Aufgabe zuweisen – so wie sonst einem Teammitglied.
Der Agent bemüht sich dann eigenständig darum, die Aufgabe für Dich zu erledigen oder zumindest vorab Tipps dafür auszugeben.
Microsoft bietet noch weitere KI-Agenten für verschiedene Aufgaben an. Außerdem kannst Du leicht eigene Copilot Agents erstellen. Das alles und mehr erkläre ich Dir auch in meinem aktuellen Handbuch „Microsoft 365 für Einsteiger“.
