Wenn Kollegen in Teams zusammenarbeiten, dann bekommt meist jede Person bestimmte Aufgaben zugewiesen. Um diese Aufgaben gesammelt und übersichtlich zu verwalten, eignet sich Microsoft Planner.
Arbeitsgruppen nutzen die Online-Anwendung, um Projekte zu planen. Du kannst leicht gemeinsame To-Do-Listen erstellen, zum Beispiel fürs Kollegium, für die Schulleitung oder für Deine Klasse. Die einzelnen Aufgaben lassen sich dann übersichtlich anzeigen, einzelnen Lehrer*innen bzw. Schüler*innen zuweisen und im Projektverlauf jederzeit nachhalten.
Ich setze hier voraus, dass Ihr in der Schule bereits Lizenzen für die Software-Sammlung Microsoft 365 Education zur Verfügung habt. Im dortigen Online-Portal findest Du Planner als Web-App. Das Tool ist zum Beispiel auch in Microsoft Teams integriert.
Pläne und Aufgaben erstellen
Vielleicht kennst Du schon die App Microsoft To Do, mit der Du Deine persönlichen Aufgaben verwalten und jeweils abhaken kannst.
Microsoft To Do für Lehrer: App für Aufgaben und Li...
Planner funktioniert ähnlich, richtet sich aber vorrangig eben an Teams mit mehreren Personen, die den Überblick über viele zu erledigende Aufgaben behalten möchten.
Im folgenden Beispiel nutze ich Planner für die Vorbereitung einer fiktiven Theateraufführung in der Schule. Natürlich eignet sich die Software auch, um gemeinsam eine Klassenfahrt, eine Fachschaftssitzung, eine Lehrerfortbildung oder eine Abschlussfeier zu planen.
Für mein Beispielprojekt habe ich zunächst einen Plan erstellt. Ein Plan ist in der Regel an eine Gruppe in Microsoft 365 gebunden. Alle Mitglieder dieser Gruppe können Aufgaben in dem Plan erstellen und bearbeiten.
Zu jeder neuen Aufgabe in Planner kannst Du dann passende Informationen hinterlegen, zum Beispiel:
- Zuweisen: Welche Personen kümmern sich um die Aufgabe?
- Startdatum / Fälligkeitsdatum: Wann muss die Aufgabe erledigt sein?
- Status / Priorität: Läuft die Bearbeitung schon? Wie wichtig ist die Aufgabe?

Auf der Abbildung oben siehst Du, dass Du auch Notizen, Kommentare und Anlagen zu einer Aufgabe hinzufügen kannst.
Hilfreich ist außerdem die zusätzliche Checkliste für kleinteiligere Schritte. Diese Einträge lassen sich innerhalb einer Aufgabe einzeln abhaken.
Aufgaben anzeigen und bearbeiten
Dank verschiedener Ansichten behalten alle Mitglieder im Team den Überblick über den Projektstatus. Als Standard-Ansicht bietet Planner das sogenannte Board an.

Auf dem Board werden alle Aufgaben des ausgewählten Plans als einzelne Karten angezeigt. Klicke eine Karte an, um die zuvor eingetragenen Details anzuzeigen und ggf. zu bearbeiten.
Die Aufgaben lassen sich außerdem gruppieren und damit ordnen – in sogenannten Buckets. Auf dem Board siehst Du die selbst benannten Buckets mit allen enthaltenen Aufgaben in Spalten nebeneinander.
Erledigte Aufgaben lassen sich nun sichtbar für alle abhaken – über den Kreis neben dem Titel auf jeder Karte. Überfällige Aufgaben werden optisch hervorgehoben.
Weitere Tipps für Microsoft Planner
Es lohnt sich, sich auch mit den weiteren Funktionen von Microsoft Planner vertraut zu machen:
- Oben im Menü kannst Du weitere Ansichten auswählen. Der Zeitplan zeigt anstehende Aufgaben in einer Kalenderübersicht an. Unter Diagramme kannst Du den Projektstatus des gesamten Plans gut überblicken.
- Sehr hilfreich: Zugewiesene Aufgaben können Mitglieder auch in der anderen Anwendungen wie Microsoft To Do und Outlook sehen – dank Synchronisierung per Cloud.
- Du kannst Planner zudem als Registerkarte in Microsoft Teams integrieren.
- Außerdem gibt’s Planner als App für Android und iOS. So kannst Du Deine Aufgaben auch auf mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet überblicken und abhaken.
Für welche Zwecke nutzt Du die Software in Schule und Job? Welche Funktionen vermisst Du in Microsoft Planner? Wie klappt das Zusammenspiel mit weiteren Apps und Diensten in Microsoft 365? Ich freue mich auf Deine Erfahrungen als Kommentar unter diesem Artikel!