Excel: Bedingte Formatierung – Regeln erstellen [Anleitung]

Rund 15.000 mal wurde meine Anleitung für 👉🏻 Notentabellen und Punktelisten mit Microsoft Excel schon abgerufen. Doch eine hilfreiche Funktion habe ich Dir darin vorenthalten: Die Bedingte Formatierung in Excel markiert bestimmte Zellen automatisch für Dich. Du kannst zum Beispiel Regeln erstellen, nach denen auffällige Werte mit einer Farbe hinterlegt werden. So siehst Du in der Tabelle auf einen Blick alle Ausreißer nach oben und unten.

In diesem Blog-Artikel zeige ich Dir, wie die Bedingte Formatierung nach eigenen Regeln funktioniert. Ich setze hier nur voraus, dass Du schon mal Texte und Zahlen in eine Excel-Tabelle eingetragen hast. Im besten Fall hast Du mithilfe von Formeln auch schon Summen und Mittelwerte berechnet. Nachlesen kannst Du das bei Bedarf 📙 in meinem Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“.


Punktetabelle in Excel als Grundlage

Für diese Anleitung nutze ich die Punktetabelle, die Du schon aus meinem 👉🏻 früheren Beitrag kennst. Darin haben wir einzelne Zellen manuell mit Farbe versehen. Diese Markierungen habe ich vorab wieder entfernt.

Punktetabelle in Excel Online
Punktetabelle in Excel Online

In der Spalte ganz rechts siehst Du die automatisch addierten Punkte. Wir möchten nun erreichen, dass Excel hohe Punktzahlen grün markiert und niedrige Punktzahlen rot markiert. So siehst Du in der Tabelle auf einen Blick, welche Schüler*innen besonders gut oder eher bescheiden abgeschnitten haben.

Markiere zunächst die letzte Spalte mit der Maus. Suche dann die Funktion Bedingte Formatierung oben im Menüband unter Start. Du findest sie dort sowohl in der Web-App Excel Online als auch in der auf dem PC installierten Desktop-Version. Wenn Du die Schaltfläche anklickst, kannst Du direkt eine der vorgefertigten Regeln auswählen.

Bedingte Formatierung im Menü von Microsoft Excel
Bedingte Formatierung im Menü von Microsoft Excel

Regel anpassen in Excel Online (Web-App)

In Excel Online lassen sich die Bedingungen für die neue Regel sehr leicht festlegen. Auf der rechten Seite trage ich die gewünschten Parameter in die angebotenen Felder ein:

Parameter für die Bedingte Formatierung in Excel Online
Parameter für die Bedingte Formatierung in Excel Online

In diesem Beispiel werden also alle Zellen im markierten Bereich hervorgehoben, wenn ihr Zellwert größer oder gleich 20 ist. Als Format habe ich einen hellgrünen Hintergrund und dunkelgrüner, fetter Schrift ausgewählt. Klicke unten auf Fertig, damit die Bedingte Formatierung übernommen und angewendet wird.

Regel anpassen in Microsoft Excel (Desktop-Version)

Mit dem Office-Paket und Microsoft Excel auf dem PC hast Du mehr Möglichkeiten für eigene Regeln. Allerdings ist das Anpassen der Bedingten Formatierung etwas komplizierter. Wenn Du die Regel wie oben beschrieben im Menüband auswählst, kannst Du sie zunächst nur grob festlegen.

erster Schritt in der Desktop-Version von Excel
erster Schritt in der Desktop-Version von Excel

Bestätige den Eintrag mit OK, klicke dann nochmal auf die Schaltfläche oben im Menü und wähle stattdessen Regeln verwalten aus. Die gerade nur grob erstellte Formatierungsregel lässt sich nun bearbeiten und in einem neuen Fenster spezifizieren. Erst hier kannst Du zum Beispiel „kleiner oder gleich“ auswählen und die Schrift auf fett setzen.

Formatierungsregel bearbeiten in Microsoft Excel
Formatierungsregel bearbeiten in Microsoft Excel

Alle erstellten Regeln kannst Du nachträglich anpassen, mit weiteren Bedingungen versehen oder natürlich wieder löschen. Beachte nur, dass die Einstellungen in der Übersicht etwas anders aussehen – je nachdem, welche Version von Excel Du nutzt.

Regeln verwalten in Excel Online
Regeln verwalten in Excel Online

Weitere Möglichkeiten für die Bedingte Formatierung

Schau Dir auch gerne mal an, welche weiteren Möglichkeiten Dir die Bedingte Formatierung bietet. Mithilfe der verschiedenen Parameter und Darstellungen lassen sich in Excel-Tabellen ganz einfach hilfreiche Übersichten mit passend markierten Zellen erstellen.

  • Bedingungen für Regeln sind nicht nur an Zahlen geknüpft. Du kannst Excel zum Beispiel auch bestimmte Texteinträge in der Tabelle oder doppelte Werte in einer Spalte automatisch markieren lassen.
  • Excel hebt auf Wunsch die obersten und untersten Werte in der aktuellen Auswahl hervor. So siehst Du eine bestimmte Anzahl von Top-Einträgen in der Liste auf einen Blick.
  • Außerdem stehen bei der Bedingten Formatierung noch weitere Darstellungen zur Verfügung, zum Beispiel Datenbalken mit Farbverläufen. Die Länge der Balken orientiert sich an den eingetragenen Werten.
Datenbalken und Top-Werte als Bedingte Formatierung
Datenbalken und Top-Werte als Bedingte Formatierung

Für welche Zwecke verwendest Du die Bedingte Formatierung in Microsoft Excel? Welche Regeln nutzt Du besonders häufig? Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen mit dieser praktischen Funktion als Kommentar unter diesem Blog-Artikel!

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