Wie können Lehrer Microsoft Excel einsetzen, um Noten berechnen und Punkte auswerten zu lassen? In diesem Blog-Artikel zeige ich Dir, wie Du eine einfache Punkte- bzw. Notentabelle mit Excel erstellen kannst.
Die Tabelle soll automatisch Punkte aus Schüleraufgaben zusammenzählen und den Notendurchschnitt berechnen. Für diese Anleitung brauchen Lehrer*innen keine Vorkenntnisse in Excel. Du kannst alle Schritte leicht nachvollziehen.
Einfache Punktetabelle in Excel vorbereiten
Öffne Microsoft Excel – wahlweise als Programm auf Deinem PC oder als Web-App 👉🏻 im Online-Portal von Microsoft 365. Wenn Du eine neue Datei erstellst, siehst Du zunächst eine frisch erstellte leere Arbeitsmappe. So heißen Dateien in Excel.
Jede Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten. Die Zeilen sind von oben nach unten durchnummeriert. Die Spalten sind von links nach rechts mit fortlaufenden Buchstaben bezeichnet.
So kannst Du die einzelnen Zellen in der Tabelle eindeutig identifizieren – von A1 über C4 bis hin zu J17 – ähnlich wie Koordinaten beim Spiel »Schiffe versenken«.
In unserem ersten Beispiel erstellen wir in Excel eine Punktetabelle für drei Tests, die Deine Schüler*innen in einem Halbjahr schreiben. Die Tabelle soll die vergebenen Punkte automatisch addieren.
Kopfzeile & erste Spalte füllen
In der ersten Zeile tragen wir ein, welche Angaben wir dafür brauchen. Um später den Überblick zu behalten, reserviere ich die erste Spalte für eigene fortlaufende Nummern.
Ich habe außerdem bewusst zwischendurch Spalten freigelassen, damit die Tabelle übersichtlich bleibt. Das ist in Excel kein Problem.
Zunächst kümmern wir uns um die Nummerierung in der ersten Spalte. Bei 20 und mehr Schülerinnen und Schülern ist es aber lästig, die Zahlen einzeln einzugeben.
Lasse stattdessen Excel für Dich arbeiten: Trage zunächst nur die ersten Zahlen ein und markiere die beiden Zellen.
Excel kann die 👉🏻 Zahlenreihe nun automatisch vervollständigen.
- Klicke mit der linken Maustaste auf das kleine Kästchen rechts unten an der zuletzt markierten Zelle.
- Halte die Maustaste gedrückt und ziehe den Rahmen dabei nach unten bis zur gewünschten Anzahl von Zeilen.
- Wenn Du die Maustaste loslässt, füllt Excel die Zellen für Dich aus.
Die Zeilenzahl ganz vorne und unsere soeben eingetragenen Zahlen weichen übrigens voneinander ab, weil unsere eigene Zahlenreihe ja erst ab der dritten Zeile von oben beginnt. Davon solltest Du Dich hier also nicht irritieren lassen.
Schülernamen in der Excel-Tabelle eintragen
Trage nun die Namen Deiner Schüler*innen ein. Entscheide, ob eine getrennte Eingabe von Vorname und Nachname sinnvoll sein kann.
So hast Du zum Beispiel später die Möglichkeit, die Tabellendaten jeweils nach Nachnamen oder Vornamen alphabetisch zu sortieren.
Manche Namen sind vielleicht zu lang für die Standard-Zellen in Excel und deshalb nicht mehr gut lesbar. Du kannst die Breite einer Spalte verändern und anpassen, indem Du die Begrenzung mit gedrückter Maustaste verschiebst.
Excel kann die volle Breite auch automatisch festlegen. Fahre dafür mit der Maus auf den Übergang zwischen zwei Spalten. Sobald sich der Mauspfeil verändert, klickst Du doppelt auf die linke Maustaste.
Summe berechnen als Funktion in Excel
Die letzte Vorbereitung für unsere Punktetabelle betrifft schon die geplante Rechenoperation:
Excel soll später die unter Test 1, Test 2 und Test 3 eingetragenen Punkte addieren und das Ergebnis dann automatisch unter Summe eintragen – und zwar in jeder einzelnen Schülerzeile.
Genau das richten wir jetzt Schritt für Schritt ein:
- Markiere zunächst die erste Zelle, die in der Spalte Summe ein Ergebnis enthalten soll. In meinem Beispiel ist das die Zelle I3.
- Wechsle im Menüband oben zum Reiter Einfügen und klicke die erste Schaltfläche mit der Bezeichnung Funktion an.
- Wähle in dem neu geöffneten Fenster SUMME aus, die erste Option in der Liste und die wohl am häufigsten genutzte Funktion in Excel.
Zellen für die Formel auswählen
- Jetzt definierst Du, aus welchen Zellen sich die Summe zusammensetzen soll. Du kannst die gewünschten Koordinaten in dem Feld händisch eintragen oder einfach per Maus markieren. Schaue Dir mal die dabei entstehende Formel an:
Die Schreibweise der Formel =SUMME(E3:G3) bedeutet, dass hier die Werte der Zellen von E3 bis G3 addiert werden sollen. Die Formel ist auch im Eingabefeld über der Tabelle zu sehen und kann hier angepasst werden. Würdest Du statt des Doppelpunkts ein Semikolon zwischen die Zellen-Koordinaten setzen, also =SUMME(E3;G3) eingeben, würde Excel nur die beiden Zellen E3 und G3 addieren.
Mit der Enter-Taste bestätigst Du die Formel. Weil wir bislang noch keine Punktezahlen in den jeweiligen Feldern eingetragen haben, sollte in dem Feld jetzt vorerst die Zahl 0 erscheinen.
- Bevor wir die automatische Berechnung live ausprobieren, wollen wir die erstellte Funktion für alle weiteren Schülerzeilen in der Tabelle festlegen. Auch das musst Du nicht einzeln händisch für alle Zeilen machen: Markiere die Zelle mit der SUMME-Formel und ziehe wieder das kleine Kästchen in der Ecke mit gedrückter linker Maustaste nach unten, bis alle gewünschten Zellen markiert sind.
Dass die Funktion für die weiteren Zellen übernommen wurde, erkennst Du nun an den weiteren Nullen in der Tabelle. Glücklicherweise ist Excel so klug und passt die Koordinaten der Summen-Funktion an die jeweilige Zeile an. Überprüfe das stichprobenartig, indem Du in einzelne Zellen klickst und Dir oben in der Bearbeitungsleiste die jeweilige Formel ansiehst.
- Nun kannst Du die erzielten Punkte in die vorgesehenen Felder eintragen. Excel errechnet die Gesamtpunktzahl für jede Zeile automatisch.
Du kannst die Tabelle in Excel auch noch ein wenig gestalten. Variiere zum Beispiel Schriftart und Größe der Einträge. Einzelne oder mehrere Zellen kannst Du zudem einfärben. Markiere dafür die gewünschten Bereiche. Die Füllfarbe kannst Du dann im Menü auf dem Reiter Start auswählen.
Es gibt auch eine Möglichkeit, Werte in einem bestimmten Zahlenbereich automatisch einzufärben. In einem separaten Blog-Artikel erkläre ich Dir, wie die sogenannte 👉🏻 Bedingte Formatierung in Microsoft Excel funktioniert.
Notentabelle mit Durchschnittsnoten erstellen
Ich möchte Dir jetzt noch zeigen, wie Excel Durchschnittsnoten für Dich ausrechnet.
Eigentlich kennst Du schon nahezu alle Handgriffe zum Erstellen einer Notentabelle. Im folgenden Beispiel ermitteln wir die Durchschnittsnoten für drei geschriebene Klassenarbeiten – aufbauend auf unserer vorherigen Tabelle.
- Lösche dafür zunächst die Werte und Funktionen in den Spalten E bis I, indem Du sie markierst und die Entf-Taste drückst. Außerdem habe ich die Titel der Spalten angepasst: »KA« steht für »Klassenarbeit«.
- Für die Zelle in der letzten Spalte wählst Du diesmal statt SUMME die Funktion MITTELWERT aus. Markiere die Felder, deren Mittelwert berechnet werden soll – hier die drei Notenfelder für die Klassenarbeiten.
- Sobald Du die Funktion mit der Enter-Taste bestätigen, wird in der Zelle eine Fehlermeldung angezeigt. Keine Sorge: #DIV/0! ist der berechtigte Hinweis darauf, dass Du nicht durch die Zahl 0 teilen kannst. Sobald Du später Werte in der Tabelle einträgst, sollte die Rechnung stimmen.
- Du weißt auch schon, wie Du die Funktion auf alle darunter stehenden Zellen anwendest: Halte wieder die linke Maustaste auf dem kleinen Kästchen rechts unten gedrückt und ziehe den Markierungsrahmen nach unten.
Letzte Probleme in der Notentabelle lösen
Jetzt stoßen wir bei der Notenberechnung trotzdem noch auf ein Problem: Excel kann beim Berechnen mit Zahlenwerten umgehen. Zwischennoten wie 2+ oder 3- sind aus mathematischer Sicht aber nicht vorgesehen.
Eine Lösung dafür könnte eine Skala in Dezimalschritten sein, wie sie an Hochschulen üblich ist: Eine 2+ entspricht dort zum Beispiel der Note 1,7, während die Note 3- mit dem Wert 3,3 ausgedrückt wird. So kann Excel die Zahlen für die Notenberechnung verwenden.
Wir erkennen in der Notentabelle ein weiteres Problem, das Du auch beim Ausrechnen mit dem Taschenrechner hättest: Einige Ergebnisse gehen nicht glatt auf und sorgen für viele Stellen nach dem Komma.
Für die Ansicht in der Tabelle kannst Du die Werte auf eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen reduzieren und automatisch runden lassen. Nutze dafür die beiden kleinen Buttons im Menüband unter Start.
Ich gehe davon aus, dass Du bei der Benotung Deiner Schüler*innen nicht nur rein rechnerisch vorgehst, sondern auch Tendenzen und weitere Faktoren wohlwollend einfließen lässt.
Vielleicht lohnt es sich, in der Excel-Datei noch eine weitere Spalte einzurichten, in der Du die tatsächlich von Dir vergebenen Noten händisch einträgst – ganz ohne mathematische Formel.
Ich kann Dir sehr empfehlen, weitere Funktionen und Formeln kennenzulernen. Mit ein bisschen Übung kannst Du zum Beispiel Excel-Tabellen mit Punkten erstellen und daraus Noten ausrechnen lassen. So sparst Du als Lehrer*in viel Zeit.
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