Mit Microsoft Forms erstellst Du Online-Umfragen im Job oder ein Quiz für Deine Schüler*innen. Weil das Frage-Tool zu Microsoft 365 (Education) gehört, kannst Du ein Formular auch in einige andere Apps einfügen. In dieser Anleitung zeige ich Dir Beispiele dafür, wie Du Forms im Zusammenspiel mit diversen Programmen nutzt.
Ich setze hier voraus, dass Du Microsoft Forms schon kennst und damit eigene Formulare erstellen kannst. Für die ersten Schritte mit dem praktischen Online-Tool empfehle ich Dir mein Handbuch „Microsoft Forms für Einsteiger“. Schon nach kurzer Zeit kennst Du die wichtigsten Fragetypen und veröffentlichst eigene Umfragen und Tests.
OneNote: Formular in Notizbuch einbetten
OneNote ist eine App zum Erstellen und Verwalten von Notizen, Dokumenten und multimedialen Elementen. Alle Inhalte fügst Du in digitale Notizbücher ein, die auf Wunsch in der Cloud gespeichert werden.
Das können nicht nur Texte und Bilder sein, sondern auch Screenshots von Websites, PDF-Dokumente, Online-Videos oder eben auch Formulare aus Microsoft Forms. Die Formulare werden auf einer Notizbuchseite eingebettet und können dann direkt auf der Seite ausgefüllt werden – ähnlich wie in einem Blog-Artikel.
Ein Formular in OneNote einzufügen, ist wirklich einfach: Zuerst klickst Du in Forms auf die Schaltfläche Senden bzw. Teilen, um einen Freigabe-Link für Dein Formular zu erstellen. Diesen Link kopierst Du dann und fügst ihn an einer beliebigen Stelle auf einer OneNote-Seite ein.
OneNote erkennt die Herkunft des Links und ruft das Forms-Formular in einem eigens eingebetteten Rahmen ab. Per Klick darauf wird die erste Seite geladen. Du kannst die Fragen also direkt hier beantworten, ohne dafür ein Browser-Fenster öffnen zu müssen.
Weil es sich um ein Online-Formular handelt, kann es natürlich nur mit einer bestehenden Internetverbindung angezeigt und ausgefüllt werden. Bei den anderen Inhalten in OneNote ist das anders, weil Du sie dank Synchronisierung auch offline zur Verfügung hast.
Microsoft Stream: Formular zu Video hinzufügen
Microsoft Stream ist eine interne Video-Plattform, die Firmen und Schulen innerhalb von Microsoft 365 nutzen können. Anders als YouTube ist Stream quasi ein „geschützter Raum“, in dem Du zum Beispiel Erklärfilme oder Aufzeichnungen von Online-Unterricht zur Verfügung stellen kannst.
Mehr über die Video-Plattform und viele weitere Dienste für Schule und Unterricht erfährst Du in meinem Handbuch „Microsoft 365 Education“.
Auf der rechten Seite unter Interaktivität kannst Du ein Formular hinzufügen, das Fragen zum angezeigten Video enthält. Das kann eine Umfrage oder eine Abstimmung sein: Wie gefällt Dir der neue Trickfilm Deiner Mitschüler*innen? Welche Fragen hast Du, die beim Online-Unterricht per Videokonferenz offengeblieben sind?
Du kannst auch ein Quiz zu einem Video hinzufügen. Damit kannst Du zum Beispiel testen, ob Schüler*innen oder Studierende beim Inhalt gut aufgepasst und wirklich alles verstanden haben.
Auch hier benötigst Du den Freigabe-Link zu Deinem Formular in Microsoft Forms. Trage außerdem einen Titel ein und lege fest, ab welcher Stelle im Video die Abfrage erscheinen soll.
Microsoft Teams: Quiz als Aufgabe
Wer die Education-Version von Microsoft Teams nutzt, profitiert von einer cleveren Aufgabenverwaltung. Mit der vielseitigen Plattform können Lehrende ihren Kursen digital Aufgaben stellen und diese auch online korrigieren.
Die Aufgaben lassen sich zum Beispiel als Word-Dokument, als Seite in einem OneNote-Kursnotizbuch oder eben als Quiz aus Forms bereitstellen. Du musst dafür natürlich mit demselben Benutzerkonto in der App angemeldet sein.
Wechsle links im Menü von Teams zum Reiter Aufgaben und klicke dort auf Erstellen. Wähle nun Quiz aus und lege danach fest, welchem Deiner Kurse Du die folgende Aufgabe zuordnen möchtest. Im nächsten Fenster solltest Du alle in Deinem Benutzerkonto verfügbaren Quiz-Formulare angezeigt bekommen.
Wähle aus, welches Quiz quasi an die neue Aufgabe in Teams angehängt wird. Nun kannst Du alle weiteren Eckdaten ausfüllen und die Aufgabe Deinem Kurs Zuweisen. Danach kann Deine Klasse die Aufgabe direkt in Teams bearbeiten und die Fragen in dem Quiz- bzw. Test-Formular online beantworten.
Wie Du die Antworten prüfst und die Ergebnisse danach automatisch berechnen lässt, erkläre ich Dir in meinem Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“.
Microsoft Teams: Formular auf Registerkarte
Auch darüber hinaus kannst Du ein Formular aus Microsoft Forms einbetten, und zwar als neue Registerkarte in einem Kanal. Klicke dazu oben in der Zeile mit allen Reitern auf das Pluszeichen und wähle das Symbol für Forms aus. Wenn Du es nicht auf Anhieb findest, kannst du es auch über die Suche rechts oben anzeigen lassen.
Wähle im darauffolgenden Fenster das vorbereitete Formular aus, das Du auf der neuen Registerkarte in Teams hinzufügen möchtest. Es muss im selben Microsoft-Konto gespeichert sein, mit dem Du in Teams angemeldet bist.
Nur wenige Sekunden später sollte der neue Reiter erstellt sein. Klicke bei Bedarf noch auf den kleinen Pfeil neben dem Titel um die Beschriftung zu ändern.
Wer die Registerkarte anklickt, sollte nun ohne zusätzliche Anmeldung das hier eingebettete Online-Formular sehen. Er kann die Fragen sofort beantworten, ohne ein zusätzliches Browser-Fenster öffnen zu müssen.
Mache die anderen Team-Mitglieder am besten noch mit einer kurzen Chat-Nachricht auf das neue Formular im Kanal aufmerksam, damit die Beteiligung bei der Umfrage möglichst groß ist.
Power Automate: Flow mit Microsoft Forms
Die Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte ist im Zuge der Digitalisierung ein großes Thema. Firmen und Schulen können davon profitieren, bestimmte Aktionen automatisch auszulösen.
Wenn Dir die Vorstellungskraft dafür fehlt, empfehle ich Dir meine Übersicht zu Power Automate, einem recht neuen Tool in Microsoft 365.
Wenn Du die Software schon kennst: Du kannst auch Formular-Eingaben in Microsoft Forms als Trigger für Aktionsketten in Power Automate festlegen. Leite bestimmte Antworten zum Beispiel automatisch an ausgewählte E-Mail-Adressen weiter oder informiere Gruppen in Microsoft Teams darüber. Die Möglichkeiten, die Dienste mithilfe von Power Automate zu verbinden, sind schier endlos.
Es lohnt sich jedenfalls, Microsoft Forms von Grund auf kennenzulernen. Das Tool kann Dir viel Arbeit abnehmen, zum Beispiel bei Abfragen unter Eltern oder bei kleinen Prüfungen für die Klasse. Die wichtigsten Funktionen zeige ich Dir in meinem Handbuch „Microsoft Forms für Einsteiger“ – wie immer mit vielen Abbildungen und einfach erklärt!