OneNote: Tabelle einfügen und formatieren [Anleitung]

Tabellen sind oft die beste Möglichkeit, um Daten und Zahlen übersichtlicher darzustellen und Inhalte optisch zu strukturieren. Auch auf einer digitalen Seite in OneNote kannst Du eine Tabelle einfügen, die diesen Zweck gut erfüllt.

In dieser Anleitung zeige ich Dir, wie Du in OneNote zum Beispiel tabellarische Namenslisten, Stundenpläne oder Abrechnungen erstellen und formatieren kannst. Ich erkläre Dir auch die Unterschiede zu Tabellen in Word und Excel.

Ich setze hier voraus, dass Du mit dem Erstellen von Notizbüchern und Inhalten in der Software schon vertraut bist. Alle Grundlagen und viele weitere Tipps gibt’s in meinen beliebten Handbüchern für OneNote.

Einfache Tabellen in OneNote

Damit Deine Erwartung nicht zu hoch ist: Die Design- und Layout-Funktionen einer einfachen Tabelle in OneNote kommen nicht an die umfangreichen Möglichkeiten in Microsoft Word heran. Auch für automatische Berechnungen wie in der bekannten Tabellenkalkulation Excel eignen sich Tabellen in OneNote nicht.

Es gibt auf einer OneNote-Seite grundsätzlich zwei Möglichkeiten, eine einfache Tabelle zu erstellen. Beide möchte ich Dir hier vorstellen:

Tabelle per Tastatur erstellen

Im Idealfall weißt Du vorab schon ziemlich genau, wie Deine Tabelle aussehen und wie viele Spalten sie umfassen soll. Dann ist diese Methode sicher die schnellste. Dabei kommt die Tabulator-Taste auf Deiner Computer-Tastatur zum Einsatz.

Falls Du sie noch nicht kennst: Du findest die Taste in der Regel ganz links in der zweiten Tastenreihe. Sie ist meist mit zwei entgegengesetzten Pfeilen versehen.

Wir wollen nun beispielhaft eine Geburtstagsliste für Dein Team anlegen. In der dazugehörigen Tabelle benötigen wir eine Spalte für die Nachnamen, eine Spalte für die Vornamen und eine Spalte für das jeweilige Datum. Das ist also unser Ziel.

Klicke irgendwo auf die neue Seite in OneNote und gib im Text-Container den Nachnamen der ersten Person ein.

Wenn Du nun die Tabulator-Taste auf der Tastatur einmal drückst, erstellt OneNote automatisch eine Tabelle – direkt mit einer zweiten Spalte rechts daneben. Darin befindet sich auch sofort der Cursor für die Texteingabe.

Du kannst nun den Vornamen eintippen, wieder die Tab-Taste drücken und in der neuen dritten Spalte das Geburtsdatum eingeben – alles in dieser einen Zeile.

Für den nächsten Schülernamen brauchen wir jetzt eine neue Zeile. Drücke dafür die Eingabetaste – so wie sonst am Ende einer Zeile. Der Cursor springt unter die erste Zelle und erweitert Deine Tabelle wie gewünscht um eine weitere Zeile. So sieht das Ergebnis nun in OneNote aus:

Ich habe hier außerdem schon die einzelnen Spalten etwas breiter gezogen. Fahre dazu mit der Maus über die Linie zwischen zwei Zellen. Wenn sich der Mauspfeil verändert, kannst Du die Linie mit gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen. So passt Du die Breite einer Spalte beliebig an.

Jetzt kannst Du nach und nach alle Namen und Daten eingeben – komplett per Tastatur und ohne per Mausklick zu den einzelnen Zellen springen zu müssen.

Innerhalb der Tabelle kannst Du Dich übrigens auch per Tastatur bewegen, zum Beispiel mithilfe der Pfeiltasten. So wie Du mit der Tabulator-Taste zur jeweils nächsten Zelle springst, führt das Tastenkürzel Shift + Tab eine Zelle zurück.

Tabelle einfügen per Befehl im Menüband

Vielleicht möchtest Du direkt eine größere Tabelle anlegen und die Zellen nicht der Reihe nach, sondern flexibel mit Inhalten füllen. Dann könnte dies die schlauere Methode sein.

In diesem Beispiel legen wir einen einfachen Stundenplan an. Dazu gehören eine Kopfzeile für die Wochentage sowie eine erste Spalte, um die Stunden durchzunummerieren.

Oben im Menüband von OneNote findest Du auf der Registerkarte Einfügen den Befehl zum Erstellen einer neuen Tabelle. Wenn Du darauf klickst, bekommst Du ein Raster mit Kästchen angezeigt, das der geplanten Tabelle entspricht.

Wähle für unser Beispiel sechs Spalten und sieben Zeilen aus. OneNote setzt Deinen Wunsch umgehend um und erstellt auf der Seite die Tabelle nach Deinen Angaben. Fülle danach die Kopfzeile und die erste Spalte mit Textelementen aus.

Layout der Tabelle formatieren und anpassen

Unsere Tabelle lässt sich natürlich noch bearbeiten und erweitern. Vielleicht bist Du mehr als sechs Stunden am Tag in der Schule (wovon ich zumeist ausgehe) oder unterrichtest auch samstags. Dafür musst Du weitere Zeilen und Spalten einfügen.

Wenn Du irgendwo in die Tabelle klickst, erscheint oben im Menüband eine eigene Registerkarte mit allen dazugehörigen Funktionen. Mache Dich am besten mit den verschiedenen Möglichkeiten vertraut. Du findest sie zusätzlich im Kontextmenü, sobald Du mit der rechten Maustaste auf die Tabelle klickst.

• Du kannst eine Zelle, eine Zeile, eine Spalte oder die ganze Tabelle auswählen. Alternativ lässt sich eine Spalte oder Zeile markieren, indem Du über den Tabellenrand fährst. Klicke dann auf einen der davor angezeigten Pfeile.

• Lösche die aktuelle Zeile, Spalte oder ganze Tabelle.

• Ergänze die Tabelle um weitere Zeilen oder Spalten – jeweils darüber oder darunter bzw. links oder rechts neben der aktuellen Zelle.

• Blende den Rahmen der Tabelle ein oder aus.

• Gib einer oder mehreren Zellen in der Tabelle einen farbigen Hintergrund, also eine Schattierung. Klicke auf den kleinen Pfeil unter dem Symbol, um wahlweise eine der vorgegebenen Designfarben oder eine eigene Farbe festzulegen.

• Ändere die Ausrichtung von Text in dem ausgewählten Tabellenbereich. Du kannst zwischen Linksbündig, Zentriert und Rechtsbündig wählen.

• Sortiere den Tabelleninhalt aufsteigend oder absteigend.

• Du kannst die dargestellte Tabelle in eine Excel-Tabelle konvertieren. OneNote erstellt dann eine Excel-Datei, die auf der aktuellen Seite eingebettet wird.

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Ehrlicherweise sind die Optionen zum Gestalten von Tabellen in OneNote recht überschaubar. Du kannst zum Beispiel die Zellen einer Tabelle nicht verbinden oder den Rahmen unterschiedlich designen.

OneNote eignet sich unterm Strich also zwar nicht zum maßgenauen Erstellen druckfertiger Übersichten mit professionellem Layout. Du kannst aber mit wenigen Handgriffen solche einfachen Tabellen gestalten, um beliebige Informationen zu strukturieren.

Lehrer*innen nutzen Tabellen zum Beispiel, um Arbeitsblätter, Unterrichtsentwürfe, Protokolle und Projektpläne übersichtlicher zu gestalten. Sehr beliebt ist auch die Möglichkeit, einen individuellen Schulplaner in OneNote zu erstellen.

Mithilfe von Tabellen entstehen eigene Kalenderseiten, auf denen Du neben Text auch handschriftliche Notizen eintragen kannst. Dank Synchronisierung lässt sich der persönliche Lehrerkalender auf mehreren Geräten öffnen, zum Beispiel parallel auf dem PC und dem iPad.

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