Wie zukunftssicher ist Microsoft OneNote? [Leserfrage]

Leserfragen erreichen mich mittlerweile auf fast allen Kanälen, zum Beispiel per E-Mail, bei Instagram und natürlich in unserer lebendigen Facebook-Gruppe für Lehrer*innen. Dazu gehört auch die folgende Nachricht mit einer Frage zur beliebten Notiz-Software Microsoft OneNote:

Moin,

vor einiger Zeit habe ich eine App gekauft und mit dieser App ein Tagebuch geführt: Viele Tage, viele Seiten mit Fotos, Links etc.

Dann gab es ein Update für das iPhone, und die App funktionierte nicht mehr. Sie wurde nicht mehr angepasst, und alle Einträge waren futsch. Keine Möglichkeit mehr an seine Daten ranzukommen.

Warum diese Geschichte? Ich habe Angst, dass Microsoft eines Tages OneNote ebenfalls einstellt. (Vielleicht verdient man damit nicht genug?) und die viele Arbeit dann im Daten-Nirwana verschwindet.

Bin ich allein mit meinen Bedenken?

Liebe Grüße

Ulli

Ulli ist mit seinen Bedenken sicher nicht allein. Deshalb veröffentliche ich meine ausführliche Antwort an ihn in diesem Beitrag. Du kannst sie gerne mit einem Kommentar und persönlichen Erfahrungen ergänzen.

Meine Antwort zur Leserfrage: Risiko minimieren!

Also: Wie zukunftssicher ist Microsoft OneNote? Wie können sich Nutzer*innen vor dem plötzlichen Verlust wichtiger Inhalte schützen?

Im Sinne der Medienkompetenz bin ich für diese wichtige und sinnvolle Frage sehr dankbar. Solche Bedenken sind nämlich immer berechtigt, wenn man mit einer bestimmten Software arbeitet und dieser seine Arbeit anvertraut.

Das gilt im Übrigen nicht nur für OneNote, sondern auch für andere Apps – wie im obigen Beispiel. Dass mein treuer Leser Ulli so eine Erfahrung machen musste, tut mir natürlich leid. Umso wichtiger ist es ab sofort, bewusst mit solchen möglichen Problemen umzugehen.

Eine Garantie dafür, dass ein Programm für alle Zeit weiterentwickelt wird, gibt es natürlich nie. Die folgenden Punkte haben jedenfalls dazu geführt, dass ich mich guten Gewissens für Microsoft OneNote entschieden und diese Entscheidung bislang nicht bereut habe.

OneNote als langjähriger Begleiter

OneNote gibt es mittlerweile seit 20 Jahren. Die Software ist also keine Eintagsfliege und wird weltweit genutzt. Deshalb halte ich die Chance für größer als bei vielen Apps irgendwelcher Start-Ups, dass die Software eine Zukunft hat.

Es gibt aktuell auch keine Anzeichen für eine andere Entwicklung – trotz anderslautender Gerüchte. Im Gegenteil: Microsoft investiert gerade viel in die Überarbeitung der aktuellen Windows-Version sowie die weiteren Apps für andere Geräte. Die Notizen halten gerade fest Einzug in Microsoft Teams. Auch der KI-Assistent Copilot bekommt jetzt einen Platz in OneNote.

Regelmäßige Backups: Inhalte extern sichern

Sämtliche Notizbuchseiten und -abschnitte lassen sich leicht exportieren, zum Beispiel in verbreitete Formate wie .docx und .pdf. Anders als bei anderen Apps und Programmen sind die Inhalte also nicht dauerhaft in OneNote gefangen. Auch das beruhigt mich.

Natürlich sollte man zwischendurch Sicherheitskopien seiner Inhalte machen. Das gilt aber für nahezu jede Software. Ich verlasse mich dabei nicht nur auf die Microsoft-Cloud OneDrive als Speicherort. Regelmäßig exportiere ich wichtige Notizbücher im OneNote-eigenen Format .onepkg und sichere die Dateien dann auf meiner Netzwerkfestplatte (NAS).


Meine bewusste Entscheidung für OneNote

Mittlerweile arbeite ich komplett papierlos und habe wirklich sämtliche Dokumente meines Lebens in OneNote gespeichert – von Steuerunterlagen über Versicherungsverträge bis hin zu Seminarkonzepten, Reisevorbereitungen, Zeugnissen und vielem mehr.

Ich möchte die Möglichkeit nicht mehr wissen, jederzeit auf jedem Gerät an jedem Ort auf die Inhalte zugreifen zu können. Leider habe ich nie ausgerechnet, wie viel Geld für Büromaterial, wie viel Zeit bei der Recherche und wie viel Platz im Arbeitszimmer ich dadurch schon gespart habe.

Dabei gehe ich bewusst damit um, was ich in digitalen Notizbüchern und damit in der Cloud speichere, also zum Beispiel keine Kreditkartendaten, Passwörter oder allzu persönliche Fotos.

Zusätzlich informiere ich mich eigenverantwortlich über aktuelle Entwicklungen rund um OneNote und sonstige digitale Technologien. Wichtige Inhalte sichere ich auch anderweitig, um eine zu große Abhängigkeit zu vermeiden und das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren. Das empfehle ich exakt so auch in meinen Schulungen für OneNote.

Ulli hat mir übrigens auch nochmal geantwortet:

Lieber Stefan,

vielen Dank für deine schnelle Antwort.

Ja, ein wenig Vertrauen gehört dazu und natürlich Sicherheitskopien auf anderen Programmen. Ich werde weiterhin OneNote einsetzen und bedanke mich ganz herzlich für deine tollen Tipps und natürlich auch für die sehr hilfreichen Bücher.

Liebe Grüße

Ulli

Mein aktuelles Handbuch „OneNote für Einsteiger“ ist das Rundum-sorglos-Paket für alle, die die Software von Grund auf kennenlernen und Inhalte klug verwalten möchten. Zusätzlich zu den wichtigsten Funktionen erkläre ich Dir auch, wie Du Notizbücher sicherst und was Du über die verschiedenen Speicherorte wissen solltest.

Über den Autor

Ich bin Stefan Malter aus Dortmund. Hier im Blog zeige ich Dir, wie Du mit Microsoft 365 viel Zeit und Arbeit sparst. Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft MVP und als Microsoft Innovative Education Expert ausgezeichnet.

Stefan Malter, Autor und Medientrainer aus Dortmund

Schreibe einen Kommentar

Buchcover von "OneNote für Einsteiger"

Meine beliebteste Anleitung

Sichere Dir mein Handbuch "OneNote für Einsteiger" mit vielen Tipps und Beispielen auf mehr als 300 Seiten: