Microsoft Word: Barrierefreie Dokumente erstellen [Anleitung]

Wie kann man mit Microsoft Word möglichst barrierefreie Dokumente erstellen? Die Textverarbeitung bietet zahlreiche Funktionen, damit Texte und Inhalte für alle Menschen besser zu erfassen sind – im Sinne der Inklusion. Einfache Tipps für mehr Barrierefreiheit in Word-Dokumenten findest Du in diesem Blog-Artikel.


Barrierefreiheit für mehr Inklusion in Firmen und Schulen

Ich möchte mit dieser Anleitung auch ein Bewusstsein für mehr Inklusion schaffen. Dazu gehört, dass wir Dokumente wie Briefe, Informationsschreiben und Unterrichtsmaterial möglichst barrierefrei gestalten. Das Ziel: Menschen mit Behinderung, besonderen körperlichen Bedürfnissen oder einer anderer Auffassungsgabe sollen Texte und Inhalte besser erfassen können.

Selbstverständlich ist das leider noch nicht. Zumindest in einigen Institutionen wie Behörden und Hochschulen gibt es feste Leitfäden fürs Erstellen barrierefreier bzw. barrierearmer Inhalte. Dokumente in Word müssen dann entsprechend gestaltet und aufbereitet sein. Im besten Fall tragen wir alle dazu bei, dass Inklusion in Schulen und Firmen selbstverständlicher wird und sich niemand benachteilig fühlt.

Vollständige Barrierefreiheit wird man laut Experten nie erreichen können. Büroarbeiter, Autor*innen und Lehrende sollten zumindest das Ziel haben, Word-Dokumente wie Arbeitsblätter, Berichte und Lesetexte möglichst barrierefrei zu erstellen. Mit wenigen Handgriffen werden Texte und Bilder verständlicher oder lassen sich mithilfe unterstützender Apps besser erfassen.


Funktionen für barrierefreie Dokumente mit Microsoft Word

Ich sammle hier verschiedene Tipps, die sich beim Erstellen von Dokumenten mit Word und den weiteren Office-Programmen einfach umsetzen lassen. Du kannst sie in Zukunft ganz selbstverständlich anwenden und so Deinen Teil zu mehr Barrierefreiheit in Job und Schule beitragen.

Formatvorlagen in Word nutzen

Eine erkennbare Gliederung erhöht generell die Verständlichkeit von Texten. Du kannst Deine Word-Dokumente mit den angebotenen Formatvorlagen strukturieren. Feste Elemente wie Titel, Überschriften und Absätze werden von vielen unterstützenden Tools wie Vorlese-Software als solche erkannt und benannt.

Formatvorlagen in Microsoft Word
Formatvorlagen in Microsoft Word

Die Formatvorlagen erleichtern auch die Navigation innerhalb des Dokuments. Sie helfen auch denen bei der Orientierung, die nicht gut sehen können und sich einen Text Abschnitt für Abschnitt vorlesen lassen.

Auch im Notizbuch-Programm OneNote kannst Du Text auf einer Seite entsprechend strukturieren. Wie Du die verschiedenen Formatvorlagen in den Office-Programmen nutzt, erkläre ich Dir 📙 in meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“.

Sprache im Word-Dokument einstellen

Überprüfe die festgelegte Sprache Deines Dokuments. In den meisten Fällen ist das vermutlich Deutsch. Vielleicht erstellst Du aber auch mal internationale Berichte für die Firma oder 👉🏻 digitale Arbeitsblätter für den Fremdsprachenunterricht. Nur mit der richtigen Spracheinstellung kann der Text von Lese-Tools passend vorgelesen und korrekt übersetzt werden.

In den Web-Apps für Word, OneNote und PowerPoint markierst Du dafür den gesamten Text im Dokument, zum Beispiel mit der Tastenkombination Strg + A. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Text und dann auf den Eintrag Sprachen für die Korrekturhilfen festlegen. In einem neuen Fenster wählst Du nun die richtige Sprache aus.

Sprache festlegen in Word Online
Sprache festlegen in Word Online

In den Desktop-Versionen findest Du die Funktion zum Festlegen der Sprache oben im Menüband unter Überprüfen. Danach sollte auch die Rechtschreibprüfung in der angegebenen Sprache funktionieren.

Schrift in Dokumenten und Präsentationen prüfen

Sind alle Schriften im Dokument groß genug für jeden Monitor? Ist Dein Text auf farbigem Hintergrund noch gut lesbar? Arbeite beim Gestalten von Word-Dokumenten mit möglichst viel Kontrast, sodass sich Schrift auch mit etwas Distanz gut abhebt. Dasselbe gilt übrigens auch für Präsentationen mit PowerPoint.

Überflute Deine Dateien bitte generell nicht mit unnötig viel Text, langen Schachtelsätzen und umfangreichen Abschnitten. Das sorgt nicht nur für mehr Barrierefreiheit in Job und Schule, sondern ist erfahrungsgemäß grundsätzlich im Sinne der Verständlichkeit sinnvoll.

Alternativtext für Bilder, Fotos und Grafiken einfügen

Für Sehende ist es selbstverständlich, in Word-Dokumenten Fotos und Grafiken zu nutzen, zum Beispiel um Aussagen zu veranschaulichen oder Zusammenhänge zu erklären. Menschen ohne Sehvermögen sind bei visuellen Inhalten aber zunächst ausgeschlossen und aufgeschmissen.

Gewöhne Dir deshalb an, für alle verwendeten Bilder in Microsoft Word und den anderen Office-Programmen einen Alternativtext hinzuzufügen. Dieser beschreibende Text wird dann zum Beispiel beim Vorlesen berücksichtigt und sorgt so für mehr Barrierefreiheit im Dokument. Der Alternativtext sollte demnach prägnant zusammenfassen, was auf einem Bild zu sehen ist.

Du findest die Funktion Alternativtext je nach Office-App an unterschiedlichen Stellen. Meist verbirgt sie sich unter dem Menüreiter Bild oder im Kontextmenü der rechten Maustaste.

Funktion »Alternativtext« in Word Online
Funktion »Alternativtext« in Word Online

Die meisten Office-Apps in Microsoft 365 machen dank künstlicher Intelligenz sogar eigenständig Vorschläge und erstellen automatisch eine Bildbeschreibung. Du kannst sie zum besseren Verständnis im jeweiligen Kontext des Dokuments noch anpassen.

Alternativtext für ein Bild eingeben
Alternativtext für ein Bild eingeben

Geeignete Farben bei Grafiken auswählen

Bei der Erstellung von Grafiken kommen oft Farben zum Einsatz, die bestimmten Aussagen zugeordnet werden. Solche Erklärungen schließen sehbehinderte oder farbenblinde Personen meist aus. Ihnen fällt es nämlich schwer, ähnliche oder bestimmte Farbtöne zu unterscheiden. Du hast vielleicht schon mal von der „Rot-Grün-Schwäche“ gehört.

Problematische Farbkodierung in einer Grafik
Problematische Farbkodierung in einer Grafik

Mache Dir mögliche Probleme bei der Gestaltung von Präsentationen oder Unterrichtsmaterial bewusst. Denke ggf. über ergänzende Hinweise, eine kontrastreichere Farbwahl oder eine alternative Darstellung nach. Auch das kann die Barrierefreiheit in Deinem Word-Dokument erhöhen.

Links zu Internetseiten werden heute auch oft in Dokumente oder E-Mails eingefügt. Wegen ihrer Länge und der manchmal kryptischen Zeichenfolgen sind sie eine unschöne Stolperfalle für Menschen, die auf unterstützende Tools angewiesen sind. Stell Dir vor, Du würdest die folgende Web-Adresse von einem Sprachassistenten vorgelesen bekommen.

Kopierter Link in Word-Dokument
kopierter Link in Word-Dokument

Deshalb solltest Du stattdessen immer einen verständlichen Link-Text eingeben, der das Ziel der Web-Adresse klar benennt. In den meisten Office-Apps klickst Du dafür mit der rechten Maustaste auf den eingefügten Link und dann im Kontextmenü auf Link bearbeiten bzw. Hyperlink bearbeiten. Gib dann den anzuzeigenden Text ein.

Link-Text in Word-Dokument
Link-Text mit Quick-Info im Word-Dokument

In den Desktop-Versionen von Word, Outlook und PowerPoint kannst Du zusätzlich eine Quick-Info hinterlegen. Dieser kleine Hinweis wird angezeigt, wenn Du mit dem Mauspfeil auf einem Link verweilst.


Barrierefreiheit prüfen mit Microsoft Office

Zuletzt empfehle ich Dir die Funktion Barrierefreiheit überprüfen. In Microsoft Word und den anderen Office-Apps gibt sie Dir Tipps, was Du in einem Dokument noch verbessern könntest.

Du findest die Option meist im Menüband unter Überprüfen, in 👉🏻 OneNote Online zum Beispiel auch unter Ansicht. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet auf der rechten Seite ein Fenster mit konkreten Vorschlägen für mehr Barrierefreiheit. Einige davon kennst Du sicher schon aus diesem Blog-Artikel.

Barrierefreiheit prüfen in Word und den Office-Apps
Barrierefreiheit prüfen in Word und den Office-Apps

Arbeite beim Erstellen Deiner Word-Dokumente am besten die Hinweise in diesem Blog-Artikel der Reihe nach ab. Dann kannst Du Inhalte weitgehend barrierefrei an Deine Leser, Kunden und Schüler weitergeben – mit gutem Gefühl!

Microsoft hat auch in sein Betriebssystem Windows viele Einstellungen für mehr Barrierefreiheit eingebaut. Menschen mit besonderen Bedürfnissen profitieren von zahlreichen Funktionen und können den PC so besser bedienen. In meinen Handbüchern 📘 „Windows 11 für Einsteiger und Umsteiger“ und 📙 „Microsoft 365 Education“ habe ich dem Thema Barrierefreiheit jeweils ein eigenes Kapitel gewidmet.

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