Wenn ich die Wahl habe, bevorzuge ich die Arbeit mit den Desktop-Programmen für Windows. Die installierten Versionen der Office-Anwendungen sind flüssiger zu bedienen und haben deutlich mehr Funktionen als die Web-Apps von Microsoft 365 im Browser. Auch beim Multitasking mit mehreren offenen Fenstern finde ich die PC-Varianten brauchbarer. Zudem lassen sie sich offline nutzen, also ohne Internetverbindung.
Falls Du als Lehrkraft mit einem Apple Mac bzw. einem MacBook arbeitest: Die Office-Programme sollten auf Deinem Gerät ähnlich aufgebaut sein wie ihre Pendants auf dem PC. Ich konzentriere mich in diesem Blog auf die Windows-Versionen, weil sie einfach deutlich verbreiteter sind.
In einem früheren Blog-Beitrag habe ich Dir bereits erklärt, dass Du die Office-Anwendungen nur mit bestimmten kostenpflichtigen Lizenzen für Microsoft 365 (Education) verwenden kannst. Wenn Dir Deine Schule also ein Benutzerkonto mit entsprechender Lizenz zugewiesen hat, kannst Du das Software-Paket herunterladen und auf jedem geeigneten Gerät installieren. Die Installationsdatei findest Du als Download im Online-Portal von Microsoft 365. Die Anleitung dafür gibt’s auf dieser Seite.
Microsoft Office – vielleicht schon vorhanden?
Auf Dienstgeräten wie Laptops und Tablet-PCs mit dem Betriebssystem Windows sind die Anwendungen oft schon vorinstalliert. Dann kannst Du Dich bei Deinem Schulträger bedanken und die folgende Anleitung für Download und Installation überspringen. Prüfe also zunächst im Startmenü, ob Du dort schon irgendwelche Einträge für Word, Excel und PowerPoint entdeckst.
Eventuell musst Du Dich beim ersten Start der Programme auf dem PC mit Deinem Benutzerkonto als Lehrkraft verbinden – einmalig und so wie weiter unten im Text beschrieben. Dadurch wird die Dir zugewiesene Lizenz Deiner Schule erkannt, sodass Du die Software vollumfänglich verwenden kannst.
Vielleicht schlummert auf Deinem Heimcomputer auch noch eine frühere Version von Microsoft Office – aktiviert mit einer privaten Lizenz. Wenn sich die Programme mit Deinem Benutzerkonto verbinden lassen, solltest Du damit auch auf alle Inhalte innerhalb Deine Schul-Cloud zugreifen können. Je nach Alter der Software musst Du aber ggf. auf neuere Funktionen verzichten.
Dieses Problem hast Du natürlich nicht, wenn Du Microsoft 365 abonnierst oder eine Schullizenz nutzt. Dann hast Du jederzeit Zugriff auf die aktuellen Programmversionen.
Microsoft 365 Single / Family
Lizenz für Privatpersonen mit den bekannten Office-Programmen und Cloud-Speicher
Achtung, Verwechslungsgefahr: Microsoft 365 (Office) im Startmenü
Eventuell findest Du im Startmenü von Windows einen Eintrag mit dem Namen Microsoft 365 (Office). Diese App ist oft schon auf einem frisch eingerichteten PC vorinstalliert. Sie lässt sich sonst auch per Microsoft Store herunterladen.
Allerdings handelt es sich bei dieser App nicht etwa um das bekannte Office-Paket, sondern quasi nur um eine Verpackung für die Benutzeroberfläche der Web-Apps, die Du im vorherigen Kapitel kennengelernt hast und die wir bislang einfach im Browser aufgerufen haben.
Kurz gesagt: Diese sogenannte Progressive Web App (PWA) macht nichts anderes, als das Online-Portal in einem eigenen Programmfenster auf dem Desktop öffnen. Die schlechten Bewertungen im Microsoft Store zeigen, dass viele Nutzer*innen den Sinn dieser vermeintlichen App nicht kapieren – und ich übrigens auch nicht. Die Bezeichnung Microsoft 365 (Office) im Startmenü trägt zusätzlich dazu bei, dass man hier die vollständigen PC-Programme erwartet. Spätestens wenn sich die App dann ohne Internetverbindung nicht öffnen lässt oder wenn fehlende Funktionen auffallen, ist wahlweise die Verwirrung perfekt oder die Enttäuschung groß.
Stattdessen widmen wir uns also jetzt den vollständigen Office-Programmen für Windows, die seit Jahrzehnten auf Büro-Computern zum Einsatz kommen und alle versprochenen Vorteile bieten.
Download und Installation der Office-Programme
Um die Office-Programme auf Deinen PC zu bringen, benötigst Du zunächst eine Installationsdatei, die sich im Hintergrund um den Download und die Einrichtung kümmert. Melde Dich dafür im Online-Portal von Microsoft 365 an. Auf der dortigen Startseite entdeckst Du rechts oben eine Schaltfläche mit der Beschriftung Installieren und mehr.
Ein Klick darauf zeigt die Option Microsoft 365-Apps installieren, die Dich auf die Download-Seite führt. Entscheide Dich hier für eine Sprachversion. Du kannst die Office-Programme nämlich nicht nur auf Deutsch nutzen, sondern auch in vielen anderen Sprachen, die Du in dem Drop-Down-Menü angezeigt bekommst.
Außerdem musst Du hier eine Entscheidung mit technischem Hintergrund treffen: Die Software gibt’s nämlich in zwei verschiedenen Versionen: 64-Bit und 32-Bit. Kurz erklärt: Die 64-Bit-Version nutzt aktuelle PC-Hardware besser aus und sollte daher flotter arbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass Dein Gerät einen geeigneten Prozessor hat und dass Windows in der passenden Version installiert ist.
Das kannst Du vorsorglich in den Einstellungen des Betriebssystems prüfen, die Du im Startmenü von Windows findest. Wechsle dort zu System und dann ganz unten zu Info. Unter Systemtyp ermittelst Du, ob Du mit einem 64-Bit-Betriebssystem arbeitest oder stattdessen auf die 32-Bit-Version zurückgreifen musst.
Klicke nun auf der Seite im Browser auf die hellrote Schaltfläche Office installieren. Damit startest Du nun den Download einer relativ kleinen Datei mit dem Namen OfficeSetup.exe. Erst wenn Du diese Setup-Datei anklickst und die Aktion bestätigst, wird die eigentliche Software aus dem Internet heruntergeladen.
Um alle weiteren Schritte für die Installation von Microsoft 365 und Office kümmert sich das System automatisch für Dich. Du musst nur abwarten und Dich währenddessen um nichts weiter kümmern. Wie lange der Vorgang dauert, hängt von der Geschwindigkeit Deiner Internetverbindung sowie der Leistung Deines Geräts ab.
Am Ende bestätigt ein Fenster die erfolgreiche Installation. Danach solltest Du die Einträge für die Office-Programme im Startmenü von Windows finden (siehe erste Abbildung).
Erste Schritte nach Installation der Microsoft 365-Apps
Sobald die Installation abgeschlossen ist, solltest Du als erstes sicherstellen, dass die Software mit gültiger Lizenz aktiviert und mit mindestens einem Benutzerkonto verbunden ist. Das hat mehrere Vorteile:
- Du kannst dann mit den Office-Programmen direkt auf alle Dateien in der Cloud OneDrive und auf einem gemeinsam genutzten SharePoint zugreifen. In einem separaten Beitrag erfährst Du mehr über diese verschiedenen Speicherorte in Microsoft 365.
OneDrive & SharePoint: Unterschied der Speicherorte in Microsoft 365
- Außerdem werden diverse Einstellungen synchronisiert. Nach der Anmeldung auf einem anderen Gerät nutzt Du die PC-Programme auch dort so, wie Du es persönlich am liebsten hast.
Das Software-Paket besteht ja aus mehreren Anwendungen, die auf Deinem PC installiert werden. Du musst Dein Benutzerkonto aber nur einmalig in einem der Office-Programme einrichten. Die Verbindung zu Deinem Microsoft-Konto wird dann automatisch für alle anderen Programme übernommen.
Bei Office anmelden
In dieser Anleitung zeige ich Dir die Anmeldung am Beispiel der Textverarbeitung Word. Du kannst den Weg aber auch in Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote oder Access nachvollziehen.
- Öffne Microsoft Word wie üblich über das Startmenü. Beim ersten Start sollst Du in der Regel erst die üblichen Lizenzvereinbarungen akzeptieren und Dich dann vielleicht schon mit Deinem Benutzerkonto anmelden.
- Klicke sonst links unten auf den Eintrag Konto, um die Benutzerinformationen für Microsoft Office aufzurufen.
- Auf dieser Übersicht findest Du den Abschnitt Bei Office anmelden. Klicke auf die Schaltfläche Anmelden darunter.
- In einem neuen Fenster gibst Du die E-Mail-Adresse zu Deinem Benutzerkonto sowie das dazugehörige Kennwort ein. Das Prinzip kennst Du schon von der Anmeldung im Online-Portal von Microsoft 365.
- Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint oben auf der Seite Dein Namen. Unter Verbundene Dienste weiter unten sieht Du die Verbindung zur Cloud OneDrive. Zu Firmen- und Schulkonten von Microsoft 365 gehören außerdem Websites auf dem gemeinsamen SharePoint.
Ab sofort kannst Du also schon mit allen installierten Office-Programmen direkt und ohne Umweg über die Festplatte auf Deine Dateien in der Cloud zugreifen. Beim Öffnen bzw. Speichern von Dokumenten wählst Du in Zukunft einfach den passenden Speicherort.
Unter Dienst hinzufügen kannst Du auf Wunsch noch weitere Microsoft-Konten einrichten. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Du Deinen PC sowohl für berufliche als auch für private Aufgaben nutzt. Du musst Dich dann in Microsoft Office nicht jeweils umständlich abmelden und neu anmelden. Stattdessen kannst Du flexibel auf alle eingerichteten Cloud-Speicherorte zugreifen.
Software mit Lizenz für Microsoft 365 aktivieren
Prüfe auf der rechten Seite unter Produktinformationen noch, ob Deine Lizenz für die Microsoft 365 Apps gültig ist. Ohne gültige Lizenz kannst Du die installierten Office-Anwendungen auf dem PC nämlich höchstens zum Ansehen von Dateien nutzen. Erst nach entsprechender Aktivierung lassen sich Inhalte auch bearbeiten.
Dafür musst Du Dich hier auf der Seite nochmal separat anmelden. Dabei wird geprüft, ob Deinem Benutzerkonto eine gültige Lizenz zugeordnet ist. Das ist ja zum Beispiel bei der Education-Version von Microsoft 365 nicht immer so.
Wenn Du Microsoft Office als Privatperson erworben hast, erhältst Du stattdessen meist einen Product Key. Mit dieser Seriennummer musst Du die Software einmalig aktivieren. Eine Anleitung dafür erhältst Du beim Kauf der Programme.
Mehr Infos zu den installierten Microsoft 365-Apps
Je nach Lizenz kannst Du die Office-Programme auf mehreren Geräten parallel nutzen. Ich habe die Software zum Beispiel sowohl auf meinem Desktop-PC als auch auf meinem tragbaren Laptop als auch auf einem kleinen Tablet installiert.
In der Regel aktualisiert sich die Software zwischendurch automatisch, sobald eine neue Version bereitsteht. Je nachdem, wie Dein Gerät betreut wird, solltest Du auch mal manuell prüfen, ob Microsoft irgendwelche Updates veröffentlicht hat. So hältst Du die PC-Programme sicher und profitierst auch als Lehrer*in zeitnah von neuen Funktionen.
Klicke dafür erst rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Updateoptionen und dann auf Jetzt aktualisieren (siehe Abbildung oben). Neue Programmversionen werden dann im Hintergrund heruntergeladen. Sobald die Updates installiert werden können, müssen die Office-Apps vorübergehend geschlossen werden. Achte darauf, dass geöffnete Dateien vorher ordnungsgemäß gespeichert wurden.
Auf der Konto-Seite kannst Du noch die optische Erscheinung der Anwendungen ändern. Wähle unter Office-Design die Ansicht aus, die Dir am besten gefällt. Beliebt ist auch hier der Modus Schwarz, der angeblich die Augen schont und Energie spart. Ich bevorzuge meist die Ansicht Bunt. Die Office-Apps haben dann unterschiedlich eingefärbte Titelleisten. So kannst Du im Unterricht mehrere geöffnete Programmfenster schnell voneinander unterscheiden.
Microsoft 365 Education
Das umfassende Handbuch für digitalen Unterricht mit Microsoft Teams, OneNote & Co.
