OneNote: Seiten drucken, Seitenansicht prüfen [Anleitung]

Kaum eine Office-Software steht so sehr für papierloses Arbeiten wie Microsoft OneNote. Wer sein Arbeitsmaterial digital verwaltet, kann oft aufs Drucken von Seiten verzichten und spart so jede Menge Papier und Tinte. Meist genügt es, Unterlagen in der App aufzubewahren und Notizbücher bei Bedarf auf einem Bildschirm aufzurufen.

Je nach technischer Ausstattung in Deiner Firma benötigst Du vielleicht trotzdem noch ausgedruckte Dokumente, Auswertungen oder Formulare. Auch in der Schule kommen noch oft Arbeitsblätter und Aufgaben auf Papier zum Einsatz.

Kein Problem: Du kannst Deine Notizbuchseiten in wenigen Schritten ausdrucken – so wie Du es von anderen PC-Programmen kennst. In dieser Anleitung zeige ich Dir die wichtigsten Einstellungen fürs Drucken verschiedener Inhalte in OneNote.

Vor dem Drucken: Seitenansicht prüfen

Schaue Dir zuerst an, wie Dein Ausdruck auf Papier aussehen wird: Passen alle Inhalte überhaupt auf eine Seite? Das solltest Du vorab prüfen, weil es in OneNote nicht selbstverständlich ist. Schließlich sind die Seiten im digitalen Notizbuch zunächst unendlich groß und haben keine feste Begrenzung.

Im besten Fall weißt Du vorher, dass Du die Seiten später ausdrucken willst, zum Beispiel als Reiseunterlagen für unterwegs oder als Hand-Out für ein Seminar. Dann empfehle ich Dir, schon beim Erstellen das Papierformat in OneNote festzulegen. Das ist bei fast allen Dokumenten sinnvoll, die Du auf DIN-A4-Papier brauchen könntest. Mehr über die besonderen Seiteneigenschaften sowie alle Grundfunktionen der Software erfährst Du in meinem beliebten Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

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Um Dir die Druckvorschau für die aktuelle Seite anzusehen, klickst Du erst links oben auf Datei und dann im Menü unter Drucken auf Seitenansicht. OneNote öffnet dann ein Fenster, in dem Du die Anordnung der Inhalte vorab prüfen kannst.

Druckeinstellungen in OneNote

Auf der linken Seite siehst Du den möglichen Ausdruck. Auf der rechten Seite kannst Du verschiedene Druckeinstellungen auswählen:

• Soll nur die aktuelle Seite ausgedruckt werden? Oder möchtest Du mehrere Seiten, vielleicht sogar alle Seiten im ausgewählten Abschnitt drucken? Das legst Du ganz oben unter Druckbereich fest und kannst dann je nach Auswahl durch die Seitenvorschau blättern – links unten über die beiden Pfeile.

• Unter Papierformat stehen Dir zahlreiche übliche Maße zur Verfügung. Wenn der Haken darunter gesetzt ist, wird der Inhalt der Seite an die Papierbreite angepasst. Das kann vor allem bei größeren Skizzen und Tafelbildern sinnvoll sein, die beim Zeichnen per Hand in die Breite gewachsen sind.

• Unter Ausrichtung entscheidest Du, ob Du die Seite im Hochformat oder im Querformat ausdrucken willst. Die Ansicht passt sich an Deine Auswahl an.

• In der Grundeinstellung ergänzt OneNote unten auf der Seite eine Fußzeile. Die Fußzeile enthält wahlweise die Seitenzahl und/oder den Namen des aktuellen Abschnitts. Die Auswahl (keine) blendet die Fußzeile aus. Diese Einstellung gilt auch, wenn Du eine Seite in OneNote als PDF-Dokument exportieren willst.

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Seite(n) drucken aus OneNote

Wenn Du mit der Vorschau der Seitenansicht zufrieden bist, klickst Du unten rechts auf Drucken. Damit öffnest Du das eigentliche Dialogfenster zum Drucken, das Du vielleicht schon von den anderen Office-Programmen für Windows kennst.

Hier kannst Du zunächst Deinen Drucker auswählen. Entscheide in den Optionen darunter, wie viele Kopien der Seite(n) Du brauchst und wie die Ausdrucke sortiert sein sollen. Außerdem kannst Du hier nochmal festlegen, ob Du nur die aktuelle Seite oder gleich mehrere Seiten im ausgewählten Abschnitt ausdrucken möchtest.

Du kannst auch einen Seitenbereich angeben. Die Angabe »1,4,5-7« sendet zum Beispiel die Seite 1, die Seite 4 und die Seiten 5 bis 7 an den Drucker. Welche Optionen darüber hinaus verfügbar sind, hängt von Deinem Gerätemodell ab.

Klicke zuletzt ein weiteres Mal auf Drucken, um den Vorgang zu starten. Dann wird der gewünschte Seiteninhalt an das Gerät übergeben und auf Papier ausgedruckt.

Du musst übrigens nicht jedes Mal den Umweg über die Seitenansicht gehen. Im Menü unter Datei kannst Du auch sofort die Funktion Drucken wählen. Noch schneller öffnest Du den Print-Dialog mit der Tastenkombination Strg + P – so wie in den anderen Office-Programmen auch.

So kannst Du also eine oder mehrere Seiten im aktuellen Abschnitt an den Drucker senden. Das ganze Notizbuch zu drucken, bietet OneNote aber zunächst nicht an. Dafür musst Du einen Zwischenschritt gehen und erst das Notizbuch aus OneNote als PDF-Datei exportieren.

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Übrigens: Manchmal möchtest Du vielleicht mehr Einfluss auf das Layout eines Ausdrucks haben. Dann kann es sinnvoll sein, die Seiten zuerst als Word-Datei zu exportieren. Das Dokument kannst Du dann nämlich mit Microsoft Word öffnen und das Layout entsprechend anpassen, bevor Du das Ergebnis auf Papier bringst.

Seiten per iPad drucken

Auf dem iPad versteckt sich die Druckfunktion hinter dem Dialog zum Teilen einer OneNote-Seite.

• Tippe in der App auf den dazugehörigen Pfeil rechts oben und dann ganz unten auf Kopie der Seite senden.

• Statt mit der meist vorgegebenen Mail-App geht’s dann weiter über »Mit einer anderen App senden«.

• Im Menü solltest Du nun die Aktion Drucken angeboten bekommen und antippen können.

Die Druckoptionen sind auf dem iPad überschaubar. Du kannst hier nur Deinen vom Tablet erkannten Drucker auswählen, die Anzahl der Kopien bestimmen und die gewünschte Papiergröße festlegen.

Je nach Drucker-Modell hast Du eventuell noch Einfluss auf weitere Einstellungen. Das sollte Dir die Bedienungsanleitung Deines Geräts verraten.

Auf der linken Seite siehst Du wieder eine Seitenvorschau. Hier kannst Du prüfen, ob alle Inhalte aus OneNote gut auf die Seite passen. Wenn Du mit der Ansicht zufrieden bist, startest Du den Vorgang, indem Du rechts oben auf Drucken tippst.

Mehr Tipps und Anleitungen findest Du in meinem beliebten Handbuch „OneNote für iPad“ – speziell fürs Tablet von Apple.