Microsoft 365 Education: Datenschutz in der Schule [Update 2024]

Auf die Gefahr hin, dass Dir das Thema schon aus den Ohren herauskommt: Wir müssen uns in diesem Blog rund um Microsoft 365 Education auch mit Fragen zum Datenschutz auseinandersetzen.

Keine Sorge: Ich bin kein Jurist und werde hier keine rechtliche Abhandlung niederschreiben. Eine verständliche Einordnung und paar grundlegende Hinweise für die praktische Arbeit möchte ich Dir aber trotzdem mitgeben, damit Du Dich als Lehrkraft sorgenfrei an die Arbeit machen kannst.

Darum geht’s bei der Diskussion:

Vielleicht hast Du es mitbekommen: Bis heute streiten Befürworter und Gegner heftigst über den Einsatz von Microsoft 365 – vor allem im Bildungsbereich. Diese Diskussionen begleiten mich, seit ich als Medientrainer im Einsatz bin und an Schulen die Möglichkeiten von OneNote, PowerPoint & Co. vermittle. Auch hier im Lehrer-Blog berichte ich regelmäßig darüber, wie sich Microsoft und die Datenschützer bei dem Thema verstricken und dabei unglücklich kommunizieren.

Leidtragende sind die vielen verunsicherten Lehrkräfte im Land, die die Software einfach gerne sorgenfrei für ihren Unterricht nutzen möchten. Sie wünschen sich rechtliche Klarheit: Ist der Einsatz von Microsoft 365 in Schulen nun erlaubt oder verboten? Was sollten Lehrer*innen wissen und beachten, wenn sie mit dem beliebten Software-Paket arbeiten (wollen)?

Position der Gegner von Microsoft 365 in Schulen

Du weißt ja schon, dass es sich bei Microsoft 365 Education um eine Sammlung verschiedener Apps und Online-Dienste handelt. Einige Teile davon sind speziell auf den Einsatz in der Schule zugeschnitten. Das Angebot enthält zum Beispiel zusätzliche Anwendungen und hilfreiche Funktionen, die Lehrkräfte auf der ganzen Welt für digitalen Unterricht nutzen, darunter spezielle Lerntools und Assistenten für verschiedene Fächer.

Was ist Microsoft 365 Education? – Einfach erklärt für Einsteiger!

Microsoft 365 Education ist ein Software-Paket, das viele Apps und Dienste unter einem Dach bündelt – speziell für Schule und Unterricht …

Allerdings ist die Verwendung von Microsoft 365 in Schulen teilweise umstritten – bislang vor allem aus zwei Gründen:

• Einigen Kritikern missfällt aus Prinzip der Einsatz von professioneller Software im Bildungsbereich. Sie befürchten die Abhängigkeit von einem kommerziellen Anbieter – in diesem Fall auch noch von einem US-Konzern, dem sie grundsätzlich nicht vertrauen.

• Einige Datenschützer vertreten die Auffassung, dass Microsoft mit seinem Angebot gegen geltendes EU-Recht verstoße, und zwar gegen die berühmte Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Deshalb raten sie pauschal von der Nutzung der Apps und Cloud-Dienste ab. Einige würden die Software am liebsten komplett verbieten.

Mich erstaunt ja immer wieder, wie emotional manche Verfechter freier Software auf das Thema reagieren und auch vor Boshaftigkeiten nicht zurückschrecken. Das habe ich selbst schon oft zu spüren bekommen: Regelmäßig werde ich im Internet angefeindet, teilweise sogar persönlich beleidigt, wenn ich die Möglichkeiten der Microsoft-Software im Kontext Schule auch nur erwähne. Einige der Nachrichten könnte ich hier aus Jugendschutzgründen nicht veröffentlichen.

Argumente für Microsoft-Software im Bildungsbereich

Befürworter der Software kennen die Vorbehalte der Datenschützer natürlich. Sie argumentieren aber vor allem damit, dass die Anwendungen von Microsoft eben weit verbreitet, beliebt und leicht zu bedienen sind.

• Die Software sei verlässlich und dabei vergleichsweise einfach und intuitiv zu erlernen – auch für Schüler*innen. Mit dem riesigen Funktionsumfang und der Vielseitigkeit von Microsoft 365 könne zudem keine frei verfügbare Alternative mithalten. Vor allem schulspezifische Tools wie das Kursnotizbuch in OneNote, die unkomplizierte Integration der Cloud und die umfassenden Möglichkeiten für mehr Barrierefreiheit gelten als einzigartig.

• Software von Microsoft gilt in der Berufswelt als Branchen-Standard. Firmen würden heutzutage erwarten, dass Schüler*innen die bewährten Programme beherrschen lernen – und nicht irgendwelche funktional rückständigen Open-Source-Lösungen wie Libre Office oder die in manchen Ländern eigens entwickelten, aber im Alltag oft unzumutbaren Lernplattformen.

Ich finde sowohl die Argumente der Befürworter als auch der Kritiker prinzipiell nachvollziehbar. Von der oft einseitigen, undifferenzierten und teilweise sehr emotional geführten Diskussion halte ich persönlich aber nichts.

Medienkompetenz beim Thema Datenschutz

Als Medientrainer setze ich stattdessen schon seit Jahren lieber auf die Vermittlung von Medienkompetenz. Ich befürworte einen bewussten und mündigen Umgang mit digitalen Tools. Es kommt nämlich in der Regel nicht darauf an, ob Du eine Software nutzt, sondern wie Du die Software nutzt. Was ich damit meine, erkläre ich in diesem Beitrag. Lass uns einen differenzierten Blick auf die Sachlage werfen und uns eine eigene Meinung zum Einsatz von Microsoft 365 in der Schule bilden.

Vorsorglich nochmal vorab zur Klarstellung: Natürlich finde auch ich das Thema Datenschutz wichtig!

Nicht umsonst erwähne ich es eigeninitiativ in nahezu jeder Lehrerfortbildung sowie in jedem meiner Software-Handbücher. Ich möchte mich sorgenfrei in der digitalen Welt bewegen können. Ich möchte selbst entscheiden, wem ich meine persönlichen Daten und Inhalte anvertraue. Von Betreibern und Dienstleistern erwarte ich, dass sie meine privaten Informationen vor ungewolltem Zugriff schützen.

Beim Datenschutz geht es aber nicht nur um meine eigenen Daten, sondern auch um den Schutz personenbezogener Daten Dritter, zum Beispiel von Kolleg*innen, von Schüler*innen oder von Elternteilen. Wenn Du Daten einer anderen Person speicherst oder anderweitig digital verarbeitest, muss diese Person damit einverstanden und darüber informiert sein. Das gilt übrigens für jede Software und hat überhaupt nichts speziell mit Anwendungen von Microsoft zu tun.

Digitales Unterrichtsmaterial mit Microsoft 365 erstellen

Jetzt schlagen wir die Brücke zur konkreten Anwendung im Schulalltag: Viele Lehrkräfte bereiten ihr Unterrichtsmaterial mithilfe digitaler Tools vor. Sie entscheiden sich bewusst für bestimmte Programme und verfassen zum Beispiel Lesetexte mit Word, Arbeitsblätter mit OneNote, Präsentationen mit PowerPoint, Tafelbilder mit Microsoft Whiteboard und vieles mehr.

In aller Regel enthält diese Art von digitalem Unterrichtsmaterial überhaupt keine personenbezogenen Daten. Aus rechtlicher Sicht sind diese Inhalte also nicht besonders schützenswert. Demnach ist die Nutzung der erwähnten Programme völlig unproblematisch, und es gibt keinerlei nachvollziehbare Grundlage dafür, irgendwelche Anwendungen für diese Zwecke pauschal zu verbieten, so wie es manche übervorsichtigen Schulträger handhaben.

Daraus folgt: Du kannst solche pädagogischen Inhalte für den Unterricht völlig sorgenfrei mit Deinen bevorzugten Microsoft-Programmen erstellen sowie in der dazugehörigen Cloud OneDrive speichern – wenn Du es möchtest. Klar formuliert:

Ohne personenbezogene Daten kannst Du den Datenschutz ja nicht verletzen!

Erst wenn irgendwelche persönlichen Informationen ins Spiel kommen, ist eine Klärung erforderlich. Wenn Ihr Euch zum Beispiel als Kollegium per Microsoft Teams austauschen möchtet oder Eure Kontaktdaten in Outlook verfügbar sein sollen, dann sollten alle Kolleg*innen damit grundsätzlich einverstanden sein. Solche Vereinbarungen sind in jeder Firma üblich.

Dasselbe gilt demnach zum Beispiel für am PC erstellte Briefe an die Eltern, für Berichte über Projektpartner und für ähnliche Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten – übrigens völlig unabhängig von der verwendeten Software. Viele Schulen bitten bei der Anmeldung um eine pauschale Einverständniserklärung für die digitale Datenverarbeitung.

Der Konflikt zwischen Microsoft und Datenschützern

Beim nächsten Schritt wird’s etwas kniffliger. Ich fasse deshalb nur die groben Fakten zusammen und vereinfache hier im Sinne der Verständlichkeit bewusst:

• Ich habe oben schon die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erwähnt. Das Gesetz gilt für die gesamte Europäische Union. Es regelt u. a., wie Unternehmen personenbezogene Daten speichern dürfen und darüber informieren müssen.

• Microsoft behauptet, alle Vorgaben der DSGVO zu erfüllen. Das Angebot Microsoft 365 (Education) könne demnach datenschutzkonform genutzt werden. Man speichere zum Beispiel alle Inhalte auf Servern innerhalb der EU – größtenteils sogar in Deutschland. Es erfolge auch keine unerlaubte Weiterleitung personenbezogener Daten in die USA.

• Das glauben einige Datenschutzbeauftragten dem Konzern allerdings nicht. Aus ihrer Sicht beschreibe Microsoft zudem nicht transparent genug, wie die gesammelten Daten verarbeitet werden. Aufgrund dieser Vorbehalte raten sie vom Einsatz der Software ab und rücken bislang – trotz diverser Bemühungen von Microsoft – nicht von ihrer Einschätzung ab.

• Es gibt bislang kein einziges Gerichtsurteil dazu, dass Microsoft mit seinem Angebot gegen geltendes Recht verstoßen würde. Viele Juristen halten den rechtskonformen Einsatz von Microsoft 365 unter bestimmten Voraussetzungen für möglich. Eine Neubewertung durch die Datenschutzbeauftragten der Länder steht seit Monaten aus.

• Es gibt kein generelles Verbot der Software: Microsoft 365 wird von vielen großen Unternehmen und Einrichtungen im Arbeitsalltag verwendet. Auch zahlreiche Behörden in Deutschland setzen auf die Apps und Dienste mit integrierter Cloud-Anbindung – freigegeben und abgesegnet von den jeweils zuständigen Datenschutzbeauftragten. Dazu gehören zum Beispiel die Bundesarbeitsagentur und das Land Niedersachsen, offenbar auch die Bundesregierung und viele Abgeordnete im EU-Parlament.

Der berühmte Flickenteppich an deutschen Schulen

Jetzt blicken wir endlich auf die Situation an Schulen, aber einfacher wird’s leider nicht. Im Gegenteil: Für Schulen in Deutschland gibt es zurzeit nämlich keine einheitliche Regelung, sondern einen absurden Flickenteppich!

• In vielen Bundesländern kommt Microsoft 365 Education problemlos zum Einsatz. Schulträger schaffen dort bewusst Lizenzen für ihre Lehrer und Schüler an, die täglich mit der beliebten Office-Software arbeiten können. Das gilt zum Beispiel auch für unser Nachbarland Österreich – mit Unterstützung des dortigen Bundesbildungsministeriums.

• In anderen Bundesländern wiederum wird Lehrkräften doch tatsächlich mit rechtlichen Konsequenzen gedroht, wenn sie die Software – oder bestimmte Funktionen darin – einsetzen. Auf den ausgegebenen Dienstgeräten werden die Microsoft-Apps manchmal sogar grundsätzlich gesperrt.

Also: Ob Du die Software sorgenfrei nutzen darfst, hängt tatsächlich davon ab, in welchem Bundesland Du unterrichtest. Ich kenne sogar Fälle, bei denen direkt benachbarte Kommunen bzw. Schulträger unterschiedlich entscheiden. Zur Erinnerung: Überall gilt dasselbe Gesetz!

Auf Nachfrage halten sich die meisten Schul- und Kultusministerien der Länder dazu bedeckt. Viele haben nach eigener Aussage gar keinen Überblick, welche ihrer Schulen welche Software nutzen. Einige folgen offenbar nur vorsichtshalber dem Unbehagen der Datenschützer.

Viele Schulen haben irgendwann einfach Fakten geschaffen, statt endlos juristisch zu theoretisieren und jahrelang auf klare Richtlinien „von oben“ zu warten:

• Die einen setzen zufrieden auf OneNote, Teams & Co., um digital zu unterrichten und sich im Kollegium auszutauschen. Fragen zum Datenschutz wurden einfach vorab im Hintergrund geklärt – auf Sachebene und unter Einbeziehung von Experten. Von den oft befürchteten oder angedrohten „rechtlichen Problemen“ hört man dort schlicht nichts.

• Die anderen haben vorher kapituliert und schulterzuckend hingenommen, dass ängstliche Schulträger die Software pauschal ablehnen und deshalb die interne Schulorganisation über andere Plattformen stattfinden muss oder soll. Zuhause wiederum arbeiten viele engagierte Lehrkräfte einfach weiterhin mit den Office-Programmen von Microsoft – und keinen stört’s.

Microsoft und die Vertrauensfrage

Ich will hier auch die andere Seite nochmal in den Fokus rücken: Aus meiner Sicht hat Microsoft in den vergangenen Jahren viel zu wenig dafür getan, transparent zu informieren und Vertrauen aufzubauen.

Die Bedenken der Datenschutzbeauftragten so lange wie möglich zu ignorieren und nicht selbstbewusst Stellung zu beziehen, war meines Erachtens nicht klug. Dadurch hat man nach meiner Beobachtung viele verunsicherte Schulen verloren. Verantwortliche Schulleitungen haben sich irgendwann aus reiner Vorsicht für andere Plattformen entschieden, obwohl sie viel lieber mit Programmen wie OneNote und Microsoft Teams arbeiten würden.

Vor allem in den USA hatte man zunächst wenig Verständnis für die Bedenken aus Europa. Das habe ich einige Male persönlich erlebt, zum Beispiel in Diskussionen mit den Entwicklern vor Ort.

Unsere recht vorsichtige Haltung zum Datenschutz wurde eher belächelt statt ernst genommen. Immerhin hat man sich bei Microsoft mittlerweile darum bemüht, auf Kritik und Vorgaben der EU zu reagieren (s. o.). Nicht zuletzt mit dem Aufkommen von KI-Anwendungen scheint auch in den USA die Sensibilität für den Umgang mit personenbezogenen Daten zu wachsen.

Meine Meinung: Mehr Medienkompetenz wagen

Treue Leser*innen wissen, dass ich als Medientrainer lieber auf die Vermittlung von Medienkompetenz statt auf pauschale Verbote setze – auch beim Datenschutz. Was mich an der persönlich stört und was ich mir wünschen würde, fasse ich hier nochmal zusammen:

• Statt zu differenzieren und nachvollziehbare Regeln für die rechtskonforme Nutzung der Anwendungen zu vermitteln, konstruieren einige Datenschützer mithilfe juristischer Spitzfindigkeiten bedrohlich wirkende Risiko-Szenarien. Die politische Motivation einiger Verantwortlichen schwingt dabei erkennbar mit: Sie wollen den Einsatz von Microsoft 365 in Schulen ganz offensichtlich nicht ermöglichen, sondern verhindern. Ist das wirklich das Bild, das wir von diesem eigentlich wichtigen Thema bekommen sollen? Und ist es überhaupt die Aufgabe von Datenschutzbeauftragten, Nutzer*innen so zu bevormunden?

• Man hat sich auf Microsoft eingeschossen und will hier offensichtlich ein Exempel statuieren. Hardware und Software von Firmen wie Apple und Google steht bislang nicht ansatzweise so im Fokus – trotz großer Verbreitung von iPads und Suchmaschinen in deutschen Schulen. Es braucht aus meiner Sicht endlich generelle Entscheidungen und allgemeingültige Leitlinien für digitale Technologien im Bildungsbereich. Das jahrelange Tauziehen um einen einzelnen Anbieter frustriert alle Beteiligten und führt augenscheinlich zu keinem Ergebnis.

• Die Diskussion wird auf dem Rücken unserer Lehrer*innen ausgetragen. Sie fühlen sich wahlweise verunsichert oder gegängelt. Einige trauen sich kaum noch, digitale Tools in irgendeiner Form einzusetzen, weil ja „das mit dem Datenschutz“ so problematisch sei. Das ist die Folge einer seit Jahren unbefriedigenden Debatte – kontraproduktiv in der eigentlich gemeinsamen Sache und beschämend im Ergebnis.

• Medienkompetenz heißt für mich: Den bewussten Umgang mit verschiedenen digitalen Tools erlernen, also auch deren Vorteile und Nachteile verstehen. Dazu gehören eben sowohl freie Software als auch kommerzielle Tools. Nur wer die unterschiedlichen Angebote mit allen Chancen und Risiken kennenlernt und einschätzen kann, kann sie in Zukunft sicher nutzen und sich kompetent für die beste Lösung entscheiden.

• Apropos „beste Lösung“: Microsoft 365 ist einfach ein unschlagbarer Werkzeugkasten mit fantastischen Möglichkeiten für Schule und Unterricht. Ich habe über die Jahre wirklich unendlich viele Tools ausprobiert. Keine freie Software und erst recht keine selbst entwickelte Lernplattform der Länder kann auch nur ansatzweise mit dem Funktionsumfang der Apps und Dienste in Microsoft 365 Education mithalten. Wer dieses umfangreiche Angebot für besseren Unterricht nutzen möchte, sollte unter bestimmten Voraussetzungen auch die Möglichkeit dazu bekommen!

Microsoft 365 Education: Apps im Überblick [PDF]

Übersicht über Microsoft 365 Education: Welche Apps, Programme und Dienste für Lehrer sind enthalten? Hier gibt’s meine Liste als PDF-Download! …

• Wir dürfen gerade den Bereich Schule und Bildung nicht von Vornherein von neuen Technologien ausschließen. Microsoft und andere US-Anbieter haben gerade nun mal bei der Entwicklung von Cloud-Software und Künstlicher Intelligenz die Nase vorn. Die KI-Tools mit Bedacht einzusetzen, sollte selbstverständlich möglich sein. Theoretische Bedenken dürfen aber die Offenheit für praktischen Fortschritt nicht behindern.

Antworten und Empfehlungen für Lehrer*innen

Jetzt habe ich so viel über das Thema Datenschutz geschrieben und bin Dir immer noch brauchbare Antworten schuldig: Was heißt das alles nun für Lehrkräfte, die sich für Microsoft 365 Education in Schule und Unterricht interessieren? Kannst Du die Software nutzen, ohne gegen den Datenschutz zu verstoßen und ohne rechtliche Probleme zu befürchten?

• Natürlich musst Du Dich in Deiner beruflichen Rolle an Vorgaben halten und solltest Dich über die in Deinem Bundesland bzw. an Deiner Schule geltenden Bestimmungen informieren. Diese gelten in der Regel nicht nur für die Arbeit mit Microsoft-Software, sondern für jede Datenverarbeitung im Schulnetzwerk, auf der heimischen Festplatte und für die Nutzung von Cloud-Speicherorten.

• Wie oben beschrieben: Für die Erstellung von Unterrichtsmaterial und pädagogischen Inhalten solltest Du die meisten Programme sorgenfrei verwenden können. Solange Du keine personenbezogenen Daten nutzt, verletzt Du schließlich auch nicht den Datenschutz. Lerne bewusst zu ent- und unterscheiden, was Du wann darfst – und was nicht.

• Informiere Dich bei den verantwortlichen Schulträgern in Deinem Bezirk und bei den Behörden in Deinem Bundesland, ob und in welcher Form Du die Software einsetzen darfst. Vielleicht gehörst Du ja zu den Glücklichen, die sich über das Thema Datenschutz keine allzu großen Gedanken machen müssen.

• Falls in Deiner Region gerade noch abgewogen wird: Kommuniziert als Kollegium offen Euren Bedarf, um ggf. notwendige Prozesse anzustoßen und vor Ort etwas in Bewegung zu setzen. Vielleicht bietet sich mit Erlaubnis der Behörden auch eine Erprobungsphase für Deine Schule an. Denkt dabei unbedingt daran, das ggf. notwendige Einverständnis aller beteiligten Kolleg*innen und Eltern einzuholen.

• Thematisiert und versachlicht das Thema Datenschutz im Team: Wie steht Ihr als Schule dazu? Was ist Euch wichtig? Der sichere und bewusste Umgang mit privaten Daten gehört meiner Meinung nach zur modernen Medienkompetenz. Die Einführung von Microsoft 365 Education kann also auch eine wunderbare Gelegenheit sein, sich fortzubilden. Je besser Du informiert bist, desto sicherer fühlst Du Dich im Umgang damit.

Ich werde die Entwicklungen rund um den Datenschutz an Schulen weiter gespannt verfolgen. Natürlich interessiert mich auch Deine Meinung zum Thema sowie zum Einsatz von Microsoft 365 und der Office-Anwendungen in der Schule. Schreibe mir dazu gerne eine E-Mail an stefan@malter365.de.