Wie kann man den Gastzugriff in Microsoft Teams aktivieren? Welche Einstellungen gibt es, um die Berechtigungen für Gäste in Teams und Kanälen zu regeln?
In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du Personen außerhalb der Organisation zu Microsoft Teams einladen und als Gäste hinzufügen kannst. Ich zeige Dir außerdem die wichtigsten Optionen für neue und bestehende Gastzugänge.
Voraussetzungen für Gäste in Microsoft Teams
Viele Firmen und Schulen nutzen Microsoft Teams für die interne Kommunikation. Mitarbeiter*innen können innerhalb der Plattform miteinander chatten, Dateien austauschen und Online-Besprechungen durchführen.
Microsoft Teams eignet sich aber auch für den Kontakt mit Personen außerhalb Deiner Organisation. Das können zum Beispiel externe Projektpartner, unabhängige Berater oder gebuchte Dozenten sein. Lehrkräfte möchten per Teams vielleicht mit Eltern oder Kolleg*innen anderer Schulen kommunizieren.
Es gibt drei Voraussetzungen dafür, dass Du externe Personen als Gäste hinzufügen und mit ihnen kommunizieren kannst:
- Der Administrator muss den Gastzugriff in Microsoft Teams erlauben. Unten zeige ich Dir, wo Du die Einstellung aktivieren kannst.
- Du musst die E-Mail-Adressen der Personen kennen, die Du als Gäste in Teams einladen willst.
- Die Organisation Deines Kontakts – falls vorhanden – muss die Kommunikation mit Externen natürlich ebenfalls zulassen.
Gastzugriff aktivieren im Teams Admin Center
Zunächst ist der Gastzugriff in Microsoft Teams deaktiviert. Aus Sicherheitsgründen müssen Organisationen diese Einstellung einmalig einschalten. Das kannst Du demnach nur als Administrator mit entsprechenden Rechten tun.
Öffne dafür das Admin Center von Microsoft 365. Vom dortigen Menü aus gelangst Du zum Teams Admin Center mit speziellen Einstellungen für die Plattform. Alternativ kannst Du dafür auch den folgenden Link nutzen und Dich anmelden:
Klappe auf der linken Seite den Menüpunkt Benutzer auf. Darunter findest Du den Eintrag Gastzugriff mit einer kurzen Erklärung und den dazugehörigen Einstellungen.
Ändere den Eintrag auf Ein. Dann erscheinen auf der Seite weitere Optionen für den Gastzugriff in Microsoft Teams. Du kannst zum Beispiel näher definieren, ob externe Personen ihre gesendeten Nachrichten löschen oder animierte GIFs nutzen dürfen.
Schau Dir am besten alle verfügbaren Schalter an. Triff die dazugehörigen Entscheidungen und vergiss nicht, die ausgewählten Einstellungen über den Button unten zu Speichern.
Laut Microsoft kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis der Gastzugriff in Teams aktiviert ist. Nach meiner Erfahrung klappt das aber meist schneller.
Chat mit externen Personen in Microsoft Teams
Sobald der Gastzugriff aktiviert ist, kannst Du mit Personen außerhalb Deiner Organisation kommunizieren. Das klappt zum Beispiel per Chat in Microsoft Teams. Dabei spielt keine Rolle, ob Du die Web-App oder die installierte Teams-App auf Deinem Gerät nutzt.
Wie oben beschrieben: Du benötigst die E-Mail-Adresse des externen Kontakts. Starte einen neuen Chat und gib oben unter An: die Adresse ein. Teams erkennt, dass die Person nicht zu Deiner Organisation gehört, und ergänzt neben dem Namen den Hinweis (Extern).
Nun kannst Du Deine Nachricht wie üblich verfassen und an die gewünschte Person senden. Auch im Chat-Fenster siehst Du den Hinweis Extern, wenn es sich um einen Kontakt außerhalb Deiner Firma oder Schule handelt.
Lass uns noch anschauen, was auf der Gegenseite passiert. Die Person erhält in Teams eine Benachrichtigung darüber, dass ein externer Kontakt mit ihr chatten möchte. Außerdem kann sie sich eine Vorschau der Nachricht anzeigen lassen, bevor sie den Chat annimmt.
Bislang haben mich über Microsoft Teams noch keine Spam-Nachrichten von Fremden erreicht. Deshalb musste ich hier den Button Blockieren bislang noch nie drücken.
Sobald die Person die Nachricht annimmt, könnt Ihr euch per Teams natürlich auch anrufen, Dateien austauschen und Online-Besprechungen per Videokamera starten.
Externen Kontakt als Team-Mitglied hinzufügen
Kontakte außerhalb Deiner Organisation lassen sich auch zu einem bestehenden Team in Teams einladen. Klicke dafür auf die drei Punkte neben dem Team-Namen und dann auf Mitglied hinzufügen. In dem Fenster gibst Du wieder die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein.
Microsoft Teams sendet dann automatisch eine E-Mail an den Kontakt. Diese Nachricht enthält einen Button mit einem Link zum bestehenden Team.
Ein Klick darauf öffnet den Browser oder dann auf Wunsch die installierte Teams-App. Die Gast-Mitgliedschaft wird damit quasi bestätigt.
Ab sofort kann die Person auf die vorgegebenen Kanäle und Dateien zugreifen, Beiträge mitlesen und sich an Diskussionen im Team beteiligen. Ggf. muss sie dafür innerhalb der Benutzeroberfläche die Organisation wechseln. Das klappt in der aktuellen Version von Microsoft Teams schnell und reibungslos.
Schau Dir vorsorglich noch die weiteren Einstellungen für den Gastzugriff im aktuellen Team an:
- Unter Team verwalten entscheidest Du u. a., ob Gäste anderer Organisationen auch Kanäle erstellen und löschen dürfen.
- Unter Kanal verwalten legst Du jeweils fest, ob Gäste hier neue Beiträge starten dürfen.
Gastbenutzer aus Team entfernen oder komplett löschen?
Vielleicht soll ein externer Projektpartner, Dozent oder sonstiger Kontakt nur vorübergehend Teil Deines Teams sein. Du kannst das Mitglied jederzeit entfernen und dadurch den Zugriff auf die Gruppe wieder entziehen.
Wechsle dafür ein weiteres Mal zur Ansicht unter Team verwalten. Auf der Registerkarte Mitglieder werden auch die hinzugefügten Gäste angezeigt. Ein Klick auf das Kreuz ganz rechts entfernt die Person aus dem Team und damit den erteilten Gastzugriff.
Alle Gäste tauchen auch in der Benutzerverwaltung von Microsoft 365 auf. Darauf hast Du wiederum nur als Administrator Zugriff. Rufe also das allgemeine Admin Center auf und wechsle unter Benutzer zum Eintrag Gastbenutzer.
Hinter den drei Punkten in der Zeile verbirgt sich die Option Benutzer löschen. Damit werden alle Daten der externen Person dauerhaft aus Microsoft 365 gelöscht.
Wie klappt’s bei Dir und Euch mit dem Gastzugriff in Microsoft Teams? Welche Einstellungen haben sich bei der Kommunikation mit externen Personen in Teams bewährt? Ich freue mich auf Deine Tipps und Erfahrungen – gerne als Kommentar unter dieser Anleitung!